Automatyzacja procesów dla dystrybutorów i hurtowni – jak usprawnić obsługę zamówień B2B?

Dlaczego warto wdrażać automatyzację zamówień w hurtowniach?

Proces obsługi sprzedaży w hurtowniach i firmach dystrybucyjnych znacząco różni się od tego, który znamy z B2C. Zamówienia B2B są często bardziej złożone, obejmują indywidualne warunki handlowe, różne kanały sprzedaży, większą liczbę dokumentów oraz konieczność wymiany danych pomiędzy kilkoma systemami. Jednocześnie duża skala operacji i powtarzalność wielu czynności sprawiają, że hurtownie mają bardzo duży potencjał do automatyzacji.

Wdrożenie odpowiednich usprawnień pozwala przyspieszyć realizację zamówień, ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych operacji i zmniejszyć ryzyko błędów. Dzięki temu firmy mogą obsługiwać większą liczbę klientów i zamówień bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Można to osiągnąć m.in. dzięki:

• wdrożeniu dedykowanego, nowoczesnego oprogramowania dla hurtowni, które wspiera handlowców i pracowników obsługi zamówień,
• tworzeniu integracji z systemami ERP lub WMS, pozwalających automatycznie wymieniać dane o klientach, produktach, stanach magazynowych i zamówieniach,
• wykorzystaniu reguł biznesowych oraz AI automatyzujących systemy zamówień – od odczytywania zapytań i zamówień klientów, przez ich weryfikację, aż po przygotowanie danych do dalszej realizacji.

Więcej o tym, jakie automatyzacje hurtowni warto wdrożyć oraz w których elementach procesu sprzedażowego mogą przynieść największe korzyści, opowiemy w następnych akapitach.

Jeśli natomiast szukasz informacji na temat automatyzacji sklepów internetowych w zakresie zamówień i dostaw, zachęcamy do przeczytania naszego artykułu "Automatyzacja zamówień w e-commerce – 8 procesów, które warto wdrożyć".

5 rodzajów automatyzacji hurtowni, które usprawnią obsługę zamówień w firmie

Poniżej przedstawiamy cztery rodzaje automatyzacji, które usprawniają zarządzanie hurtownią i obsługę zamówień B2B. Pozwalają one ograniczyć liczbę ręcznych czynności, przyspieszyć przepływ informacji oraz poprawić jakość obsługi klientów.

Integracja platform B2B z systemami WMS i ERP

Automatyczna synchronizacja danych pomiędzy różnego rodzaju oprogramowaniem hurtowni jest możliwa dzięki odpowiednio przygotowanym integracjom. Sama integracja systemów nie jest jeszcze automatyzacją, ale tworzy podstawę do automatycznego przepływu danych i uruchamiania kolejnych procesów. Takie połączenie systemów pozwala m.in. na:

• pobieranie aktualnych stanów magazynowych, nawet jeśli sprzedaż prowadzona jest jednocześnie na kilku platformach – dzięki temu klienci widzą rzeczywistą dostępność produktów,
• automatyczne pobieranie najnowszych cen z systemu ERP i aktualizowanie ich na platformie B2B,
• wdrożenie różnego rodzaju reguł pricingowych, np. automatycznej aktualizacji cen dla poszczególnych kontrahentów, grup klientów lub cenników.

Dzięki takim integracjom dane pomiędzy systemami hurtowni mogą przepływać niemal natychmiast po każdej zmianie. Ogranicza to ryzyko błędów i jednocześnie tworzy podstawę do bardziej zaawansowanych automatyzacji. Jedną z nich jest automatyczne informowanie klienta o zmianie statusu zamówienia, o którym piszemy w kolejnym akapicie.

Automatyczne informowanie o zmianie statusów zamówień

Dzięki integracji platformy B2B z systemem ERP lub WMS można automatycznie informować klientów o tym, na jakim etapie znajduje się ich zamówienie. Informacja może być dostępna bezpośrednio na platformie B2B, a także wysyłana automatycznie e-mailem lub SMS-em.

Klient może otrzymywać powiadomienia o przyjęciu zamówienia, rozpoczęciu kompletacji, przygotowaniu przesyłki, jej wysłaniu czy wystąpieniu opóźnienia. W przypadku integracji z systemem magazynowym komunikaty mogą być wysyłane od razu po zmianie statusu zamówienia, bez konieczności ręcznej obsługi przez pracownika. Dodatkowo, klientom można udostępnić dostęp do strony internetowej, na której będą mieli oni możliwość śledzenia postępów zamówień.

Takie rozwiązania ograniczają czas poświęcany przez pracowników na ręczne informowanie klientów oraz odpowiadanie na powtarzające się pytania dotyczące statusu zamówienia. Jednocześnie klient zyskuje większą przejrzystość procesu i może lepiej zaplanować odbiór lub dalsze wykorzystanie zamówionego towaru.

Usprawnienia podnoszące jakość obsługi klienta B2B

Podstawą sprawnej obsługi klientów hurtowych jest stworzenie platformy B2B, na której kontrahent może samodzielnie składać zamówienia, sprawdzać dostępność produktów oraz korzystać z przypisanego do niego cennika. Taka automatyzacja zamówień B2B ogranicza konieczność angażowania handlowca w każdą transakcję – pracownicy nie muszą ręcznie przyjmować zamówień, sprawdzać cen ani kalkulować indywidualnych warunków sprzedaży. Klient z kolei może złożyć zamówienie w dogodnym momencie i od razu zobaczyć aktualną ofertę przygotowaną dla jego firmy. Dodatkowym usprawnieniem jest możliwość zapisywania gotowych koszyków lub szablonów zamówień. Klienci, którzy regularnie kupują podobny zestaw produktów, nie muszą za każdym razem tworzyć zamówienia od początku – wystarczy otworzyć zapisany koszyk, zmienić ilości lub dodać brakujące pozycje.

Firmy coraz częściej wdrażają także systemy CPQ (Configure, Price, Quote), dzięki którym handlowcy lub nawet klienci samodzielnie, mają możliwość szybkiego skonfigurowania produktu lub zamówienia. Więcej o takim rozwiązaniu pisaliśmy w naszym artykule: “Systemy CPQ – konfiguracja produktów i wycen B2B”.

W bardziej zaawansowanych wdrożeniach rozwiązań zamówień B2B, można pójść o krok dalej i umożliwić składanie zamówień bezpośrednio z systemu ERP klienta. Zamówienie utworzone po jego stronie jest automatycznie przesyłane i tworzone w systemie dostawcy za pomocą klucza API danej hurtowni. Pozwala to wyeliminować konieczność przepisywania danych pomiędzy systemami, przyspieszyć realizację zamówienia i ograniczyć ryzyko pomyłek.

W praktyce tego rodzaju usprawnienia przynoszą korzyści obu stronom: klient B2B może szybciej i wygodniej składać zamówienia, a handlowcy odzyskują czas, który zamiast na ręczną obsługę transakcji mogą przeznaczyć na doradztwo, rozwój relacji i sprzedaż.

Automatyzacja sprzedaży produktów wariantowych i zamienników

W hurtowniach ten sam produkt często jest dostępny u kilku dostawców albo występuje w wariantach różniących się jednym z parametrów. Automatyzacja pozwala wykorzystać te informacje podczas przygotowywania oferty, aby hurtownicy mogli łatwiej dobierać rozwiązania korzystniejsze dla klientów pod względem ceny lub dostępności.

Może to działać na przykład poprzez:

• automatyczne sprawdzanie cen i dostępności u dostawców – system może łączyć dane z ERP, systemu WMS, cenników oraz API dostawców. Jeśli własny magazyn nie pokrywa całego zamówienia, można automatycznie sprawdzić, który dostawca posiada brakujący towar, w jakiej cenie i z jakim terminem dostawy,
• automatyczne przygotowywanie ofert wariantowych – jeśli produkt różni się tylko jednym parametrem, a jego zmiana jest dopuszczalna, system może przygotować alternatywną wersję oferty i pokazać klientowi, jak zamiana wpłynie na wartość całego zamówienia.

Dzięki temu handlowiec nie musi ręcznie porównywać wielu produktów i dostawców, a klient szybciej otrzymuje ofertę uwzględniającą zarówno dostępność, jak i możliwe oszczędności.

Wykorzystanie AI do automatycznego zarządzania zamówieniami

Najbardziej zaawansowaną automatyzacją zamówień B2B jest wykorzystanie sztucznej inteligencji. W przeciwieństwie do klasycznych reguł, które działają na ustrukturyzowanych danych, AI może analizować również treści wiadomości e-mail, dokumentów czy załączników przesyłanych przez klientów. Dzięki temu AI w hurtowni może wspierać m.in. klasyfikowanie zapytań i zamówień, odczytywanie list produktów, sprawdzanie kompletności danych czy kierowanie spraw do odpowiednich handlowców.

Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których klienci nie korzystają wyłącznie z platformy B2B, ale nadal przesyłają zapytania i zamówienia mailowo, w załącznikach lub przekazują je podczas rozmów telefonicznych. AI może wyciągnąć z takiej komunikacji istotne informacje i przekształcić je w ustrukturyzowane dane, które następnie trafiają do dalszego procesu zarządzania zamówieniami.

Przykładem takiego wykorzystania technologii jest nasze wdrożenie dla hurtowni Anda Śruby, w którym AI wspiera obsługę zapytań klientów i przygotowywanie ofert – opowiadamy o nim w następnym akapicie.

Case study: Wdrożenie automatyzacji AI do obsługi klienta dla hurtowni Anda Śruby

Anda Śruby to hurtownia elementów złącznych obsługująca wielu klientów biznesowych. Wraz ze wzrostem liczby zapytań firma szukała sposobu na usprawnienie procesu obsługi sprzedaży i odciążenie handlowców z najbardziej powtarzalnych czynności. Duża część zapytań trafiała do firmy e-mailem, często wraz z załącznikami zawierającymi wiele produktów i ich parametry techniczne.

Głównym problemem było to, że handlowiec musiał ręcznie analizować wiadomość i załączniki, rozpoznawać poszczególne produkty, sprawdzać informacje o kliencie oraz dostępności potrzebnych pozycji w wykorzystywanych przez firmę systemach. Przy rozbudowanych zapytaniach oznaczało to dużo ręcznej pracy jeszcze przed przygotowaniem samej oferty.

Wdrożony przez nas agent AI w hurtowni Anda Śruby, automatycznie analizuje teraz przychodzące wiadomości i załączniki. System rozpoznaje zapytania ofertowe, wykorzystuje OCR do odczytywania dokumentów, identyfikuje wskazane przez klienta produkty i ich parametry, a następnie przekazuje uporządkowane informacje do CRM oraz panelu ofertowego. Handlowiec otrzymuje więc przygotowane dane, które może zweryfikować i wykorzystać do stworzenia oferty, zamiast rozpoczynać cały proces od ręcznego przepisywania informacji.

Automatyzacja objęła również informacje pochodzące z rozmów telefonicznych – rozmowy są transkrybowane, a dane mogą zostać powiązane z odpowiednim klientem i zapytaniem w CRM. Dzięki temu powstał bardziej spójny system zarządzania zamówieniami i ofertowaniem, w którym informacje z różnych kanałów kontaktu trafiają do jednego procesu obsługi.

Efektem wdrożenia było zwiększenie przepustowości procesu ofertowania, poprawa jakości danych w CRM oraz ograniczenie czasu przeznaczanego przez zespół na powtarzalne działania. Taka automatyzacja hurtowni pozwala naszemu klientowi zaoszczędzać nawet do 200 godzin ręcznej pracy miesięcznie. Przeczytaj pełne case study i zobacz, jak dokładnie wyglądało wdrożenie agenta AI dla Anda Śruby: https://www.sagiton.pl/case-studies/agent-ai-do-obslugi-klienta

Podsumowując, jakie efekty daje automatyzacja hurtowni

Dobrze zaprojektowana automatyzacja procesów biznesowych przede wszystkim pozwala skrócić czas obsługi zamówień B2B, ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności i zmniejszyć ryzyko błędów. Dzięki integracji systemów, platformom B2B oraz wykorzystaniu AI hurtownie i dystrybutorzy mogą sprawniej obsługiwać większą liczbę klientów bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Jeśli ty też chcesz zacząć usprawniać procesy biznesowe – skontaktuj się z nami. Podpowiemy Ci, od jakich procesów obsługi sprzedaży zacząć, aby osiągnąć najlepsze rezultaty.