Automatyzacja procesów z AI dla biur rachunkowych

Ogranicz ręczne przepisywanie, importowanie i porównywanie danych pochodzących z wyciągów bankowych, plików Excel oraz systemów księgowych. Automatyzacja może pobierać, porządkować i łączyć dane, a następnie przygotowywać je do dalszego księgowania.

Po zamknięciu miesiąca system może również:

• kontrolować poprawność zapisów,
• wykrywać brakujące dane i nietypowe wartości,
• porównywać wyniki pomiędzy okresami lub spółkami,
• generować raporty i zestawienia kontrolne.

Takie rozwiązanie automatyzacji biura rachunkowego może zostać zintegrowane m.in. z systemami Comarch, Optima, Insert, ERP oraz KSeF. Dzięki temu zespół szybciej przeprowadza kontrolę księgową, a ryzyko przeoczeń i opóźnień jest mniejsze.

Przy setkach lub tysiącach dokumentów miesięcznie ręczne sortowanie faktur szybko staje się wąskim gardłem. Elektroniczny obieg dokumentów w biurze księgowym może automatycznie odczytywać, kategoryzować i kierować dokumenty do odpowiednich osób lub procesów.

Dodatkowo, dzięki zastosowaniu AI w biurze rachunkowym, system może uczyć się na podstawie decyzji użytkowników, dzięki czemu z czasem coraz trafniej rozpoznaje typy dokumentów i sposób ich obsługi. Integracja z portalem klienta, systemem księgowym lub programem takim jak Subiekt pozwala ograniczyć liczbę ręcznych korekt.

Efekt to sprawniejsza obsługa większej liczby dokumentów bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zespołu.

Zamiast ręcznie sprawdzać, który klient nie przesłał faktury za leasing, media lub inną cykliczną usługę, system może kontrolować kompletność dokumentów na bieżąco.

Na podstawie historii kosztów oraz ustalonych zasad automatyzacja biura rachunkowego oparta o sztuczną inteligencję, może między innymi:

• sprawdzić, jakich dokumentów brakuje,
• przypisać brak do odpowiedniego klienta i okresu,
• wysłać wiadomość z prośbą o jego uzupełnienie,
• ponowić przypomnienie, gdy dokument nadal nie zostanie dostarczony.

Dzięki temu księgowi nie muszą prowadzić własnych list ani przeszukiwać korespondencji, a dokumenty trafiają do biura z mniejszym opóźnieniem. Skorzystaj z AI w księgowości i usprawnij codzienną pracę biura rachunkowego.

Dzięki wdrożeniu systemu automatyzacji biura księgowego, w jednym miejscu możesz sprawdzić, na jakim etapie znajduje się obsługa każdego klienta. Takie rozwiązanie może pokazywać, czy dokumenty zostały dostarczone, zaksięgowane, przekazane do wyjaśnienia lub zaplanowane na kolejny miesiąc.

Pracownicy mogą dodawać komentarze, oznaczać wyjątki i przypisywać zadania odpowiednim osobom. Informacje dotyczące np. zawieszenia działalności, brakującej faktury czy oczekiwania na odpowiedź klienta pozostają uporządkowane i dostępne dla całego zespołu.

To mniej pytań, wiadomości i ręcznego sprawdzania – oraz większa kontrola nad terminami i podziałem pracy.

Podstawowe czynności, takie jak wyliczanie wynagrodzeń, potrąceń, składek ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy, są dziś obsługiwane przez większość programów kadrowo-płacowych. Usprawnienia można jednak rozszerzyć na cały proces współpracy z klientem – od zebrania danych, przez przygotowanie dokumentów, aż po ich wysyłkę.

System może automatycznie przypominać klientom o konieczności przesłania wymaganych dokumentów, generować checklisty brakujących materiałów oraz ponawiać prośby bez angażowania pracownika biura. Dotyczy to również list obecności, które często trzeba regularnie pozyskiwać od klientów. Automatyczne powiadomienia mogą przypominać o ich dostarczeniu, a przesłane pliki mogą zostać odczytane za pomocą technologii OCR i wprowadzone do systemu kadrowo-płacowego. Pracownik biura jedynie weryfikuje poprawność danych.

Po zakończeniu rozliczeń dokumenty, takie jak paski wynagrodzeń, mogą zostać przygotowane i wysłane do klienta jednym kliknięciem lub całkowicie automatycznie, zgodnie z ustalonym harmonogramem. System może również monitorować terminy zakończenia umów i z odpowiednim wyprzedzeniem przypominać o konieczności skontaktowania się z klientem lub ustalenia warunków ich przedłużenia.

W nowoczesnej księgowości, informacje pomiędzy działami mogą być przekazywane automatycznie, bez kopiowania danych pomiędzy wiadomościami i arkuszami.

Listy płac, zestawienia czasu pracy, ustalenia z klientem czy dane potrzebne do wystawienia faktury mogą trafiać bezpośrednio do właściwej osoby. Możliwe jest również wykorzystanie nagrań lub podsumowań rozmów, aby ważne ustalenia telefoniczne nie pozostały wyłącznie w notatkach jednego pracownika.

Dzięki takiej automatyzacji biura księgowego informacje nie giną w skrzynkach e-mail, zadania szybciej przechodzą między działami, a każdy pracuje na aktualnych danych.