Zbyt wiele narzędzi w firmie? Jak automatyzacja porządkuje dane

Gdy narzędzia się mnożą, a wartość danych maleje

W świecie SaaS wiele firm korzysta dziś z dziesiątek aplikacji do codziennej pracy. Systemy marketingowe, CRM-y, narzędzie obsługi klienta, platformy do zarządzania projektami czy komunikatory (jak na przykład Slack) stały się standardem. Problem w tym, że procesy biznesowe coraz częściej są zamknięte w pojedynczych narzędziach, które nie wymieniają między sobą danych. W efekcie każdy dział pracuje na innym fragmencie informacji, a firma traci pełny obraz sytuacji.

W teorii każde kolejne wdrożone narzędzie ma usprawniać pracę Twojego zespołu. W praktyce jednak nadmiar systemów często przynosi odwrotny efekt. Gdy firma wdraża kolejne narzędzie dla działu sprzedaży i oczekuje, że handlowcy będą ręcznie uzupełniać dane jednocześnie w CRM-ie, w ClickUp i jeszcze w systemie klienta, bardzo szybko okazuje się, że rośnie jedynie liczba kliknięć, a efektywność stoi w miejscu lub się pogarsza. Pracownicy więcej czasu spędzają na przenoszeniu danych niż na realnej pracy z klientem, przez co procesy biznesowe niepotrzebnie się wydłużają.

To, że posiadanie odpowiednich narzędzi samo w sobie nie usprawni efektywności operacyjnej firm widać na przykładzie działań marketingowych i pracy z danymi. Organizacje przez lata budują bazy mailingowe w MailChimp lub HubSpot, ale działania marketingowe często zatrzymują się na etapie zbierania kontaktów. Dlaczego? Bo dane są rozproszone między różnymi systemami marketingowymi, a ich ręczne przenoszenie, segmentacja i przygotowanie wysyłki to żmudna praca. W efekcie potencjał, jaki kryje się w narzędziach i pozyskanych danych, pozostaje w dużej mierze niewykorzystany.

Dane są, ale decyzji wciąż brakuje

Największy problem zaczyna się wtedy, gdy dane pochodzą z różnych źródeł, ale nikt nie łączy ich i nie analizuje jako całokształt, aby podejmować decyzje biznesowe.

Firma wie, że jest nierentowna, ale nie potrafi wskazać gdzie uciekają pieniądze. Dział finansów ręcznie zbiera raporty z różnych systemów, każdy zespół pracuje na innym dashboardzie, a porządkowanie danych w firmie praktycznie nie istnieje.

Bez spójnego przepływu informacji w firmie:

• procesy marketingowe działają w izolacji,
• automatyzacja sprzedaży jest fragmentaryczna,
• analiza danych wymaga dużej ilości ręcznej pracy polegającej na zbieraniu informacji,
• działania marketingowe nie wykorzystują pełnego potencjału danych (np. baz mailingowych, czy informacji o zachowaniach użytkowników).

W następnych akapitach opiszemy, w jaki sposób wdrożenie automatyzacji i integracji narzędzi pozwala na lepsze zarządzanie danymi w przedsiębiorstwach.

Jak automatyzacja pomaga w porządkowaniu danych w firmie

Na szczęście chaos informacyjny w firmie można zwalczać z pomocą automatyzacji procesów biznesowych, która w dużej mierze polega na integracji narzędzi w firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują ujednolicone systemy automatyzacji, które potrafią samodzielnie przesyłać dane pomiędzy aplikacjami oraz je natychmiastowo wykorzystywać (np. wysłać spersonalizowaną kampanię marketingową bazując na historycznym zachowaniu użytkownika).

Odpowiednio wdrożona technologia BPA (business process automation) pozwala budować scenariusze automatyzacji, w których dane z wielu narzędzi (np. CRM, systemów reklamowych czy platform sprzedażowych) trafiają w jedno miejsce — bez ręcznej pracy i przenoszenia informacji pomiędzy plikami Excel.

Przykład: Zamiast logować się do Google Ads, Meta Ads i LinkedIn, zespół marketingu wchodzi na jeden dashboard. Automatyzacja analizy danych zbiera wyniki kampanii marketingowych i prezentuje je w czasie rzeczywistym na interfejsie użytkownika. Dzięki temu zespół w minutę sprawdzi, która kampania najlepiej performuje.

Zbyt wiele narzędzi w firmie? Zobacz jak automatyzacja może Ci z tym pomóc

Jeśli w Twojej firmie liczba narzędzi rośnie szybciej niż efektywność zespołu, to znak, że czas uporządkować procesy. Nadmiar aplikacji zwykle nie oznacza większej produktywności — częściej prowadzi do chaosu informacyjnego, ręcznego przenoszenia danych i rosnących kosztów. Dobrze zaprojektowana automatyzacja oraz integracja systemów pozwala odzyskać kontrolę nad danymi, uprościć codzienną pracę zespołów i realnie zwiększyć zwrot z inwestycji w technologię.

Połączenie narzędzi, które eliminuje ręczną pracę

Wdrożenie integracji pomiędzy systemami to znacznie więcej niż samo przesyłanie danych z punktu A do punktu B. Jeśli dodatkowo zdecydujesz się na implementację efektywnej automatyzacji procesów, pozwoli Ci ona budować scenariusze, w których procesy wykonują się samodzielnie — bez angażowania pracowników w powtarzalne czynności.

Dzięki narzędziom, które są ze sobą połączone, dane mogą automatycznie uruchamiać kolejne działania: tworzyć zadania w narzędziach projektowych, aktualizować rekordy w CRM, wysyłać komunikację marketingową czy generować raporty. W praktyce oznacza to, że zespół przestaje pełnić rolę „przekaźnika danych”, a może skupić się na pracy wymagającej kompetencji i decyzyjności. Automatyzacja nie tylko przyspiesza procesy — ona realnie zdejmuje z ludzi część operacyjnych obowiązków.

Automatyzacja analizy danych, czyli jak podejmować właściwie decyzje

Rozproszone dane to jeden z głównych powodów, dla których firmy nie wykorzystują swojego potencjału analitycznego. Jeśli koszty kampanii znajdują się w jednym narzędziu reklamowym, informacje o pozyskanych leadach w CRM, a dane o wartości zamkniętych projektów w systemie sprzedażowym, zespół marketingu widzi tylko fragment obrazu. Przez to nie jest w stanie jednoznacznie określić, z których kampanii napływają najbardziej „kaloryczne” zapytania i które działania faktycznie generują przychód.

Jeśli przygotowanie jednego raportu wymaga logowania do 4 systemów — to nie jest skalowalny proces.

Integracja narzędzi i uporządkowanie przepływu danych sprawiają, że marketing może pracować na własnym, dopasowanym dashboardzie, który automatycznie łączy te informacje w jednym widoku. Dzięki temu zespół nie analizuje już wyłącznie kosztu leada, ale realny wpływ kampanii na sprzedaż.

W efekcie decyzje przestają opierać się na niepełnych danych lub intuicji. Spójne, automatycznie aktualizowane dashboardy pozwalają szybko wychwytywać, które kampanie dowożą jakość, a które jedynie generują ruch. Taka automatyzacja biznesu sprawia, że poszczególne działy w firmach zaczynają pracować jak dobrze naoliwiona maszyna – procesy przebiegają płynniej, a decyzje podejmowane są szybciej.

Mniej narzędzi to niższe koszty

Wiele firm przyzwyczaja się do drogich subskrypcji. Tymczasem automatyzacja procesów biznesowych często pozwala zastąpić kilka drogich systemów jednym, tańszym rozwiązaniem.

Przykład: zamiast wdrażać dedykowany system rezerwacji B2B, wystarczy zintegrować Google Workspace (Calendar), z którego większość firm już korzysta, ze stroną internetową i wdrożyć zautomatyzowany przepływ danych pomiędzy nimi.

W niektórych firmach, którym pomagamy porządkować procesy, regularnie spotykamy się z sytuacją, w której zespoły korzystają z nadmiaru narzędzi — często wykorzystywanych tylko częściowo lub do jednej wąskiej funkcjonalności. Z czasem prowadzi to do niekontrolowanego wzrostu kosztów, ponieważ miesięczne subskrypcje specjalistycznych platform potrafią sięgać tysięcy złotych.

Częstym scenariuszem jest równoległe korzystanie z kilku systemów do analizy danych: osobno do marketingu, osobno do finansów i osobno do HR. Tymczasem po dokładnej analizie procesów często okazuje się, że zamiast utrzymywać wiele rozproszonych narzędzi, można wdrożyć rozwiązanie w technologii no-/low-code (np. w Airtable), które pozwala obsłużyć wszystkie dashboardy w jednym systemie.

Dzięki temu firma płaci tylko za jedną technologię, a jednocześnie zachowuje pełną separację widoków dla zespołów. Zaawansowane mechanizmy uprawnień i filtrowania sprawiają, że każdy użytkownik widzi wyłącznie swój dashboard, podczas gdy management ma dostęp do przekrojowego widoku całej organizacji. Co równie ważne, dane przestają być rozproszone — znajdują się w jednym spójnym środowisku i mogą zasilać wspólne raporty, na przykład zbiorczy raport finansowy dla całej firmy.

Kiedy automatyzacja procesów biznesowych jest najlepszym krokiem w porządkowaniu danych w firmie?

Jeśli masz wrażenie, że Twoi pracownicy więcej klikają w systemach, niż realnie pracują z klientami czy projektami, to zwykle pierwszy sygnał ostrzegawczy. Podobnie wtedy, gdy mimo wdrażania kolejnych narzędzi nie widzisz proporcjonalnej poprawy wyników firmy, a miesięczne subskrypcje rosną z kwartału na kwartał.

To często oznacza, że problemem nie jest brak technologii, lecz brak spójnego przepływu informacji i uporządkowanych danych. Gdy zespoły ręcznie przenoszą dane między systemami, raporty powstają w Excelu, a decyzje biznesowe opierają się na fragmentarycznych widokach, automatyzacja procesów biznesowych (BPA) przestaje być „usprawnieniem”, a zaczyna być koniecznością.

Właśnie w takich momentach porządkowanie danych w firmie poprzez integrację narzędzi i automatyzację procesów przynosi najszybszy zwrot. Uporządkowane dane, automatyczne przepływy informacji i dashboardy dopasowane do ról sprawiają, że technologia w końcu zaczyna pracować na wynik — zamiast generować kolejne koszty.