Automatyzacja procesów sprzedaży – czym jest? Jak usprawnić procesy i poprawić wyniki?

Jak wygląda automatyzacja sprzedaży w różnych sektorach biznesowych?

Automatyzacja procesów sprzedaży może wyglądać różnie w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. W przypadku e-commerce obejmuje ona m.in. dynamiczne ustalanie cen w marketplace’ach czy rekomendacje produktowe. Z kolei w sektorze usług B2C najczęściej dotyczy automatyzacji e-mail marketingu oraz rozwiązań podnoszących jakość obsługi klienta (np. spersonalizowane rabaty na kolejne usługi).

W niniejszym artykule skupimy się jednak na automatyzacji sprzedaży w sektorze B2B, czyli w obszarze, w którym kluczowe znaczenie mają bezpośrednie relacje z klientem, prowadzenie rozmów handlowych oraz efektywne zarządzanie lejkiem sprzedażowym i raportowanie wyników.

Istotną różnicą pomiędzy sektorem B2B a B2C jest sposób postrzegania automatyzacji przez klienta. W B2C automatyczne wiadomości (np. SMS) są standardem i powszechnie akceptowaną praktyką. Natomiast w B2B nadmierna automatyzacja komunikacji może zostać odebrana jako brak indywidualnego podejścia. Z tego względu automatyzacja dla działu sprzedaży w B2B często obejmuje głównie procesy wewnętrzne, niewidoczne dla klienta. Poniżej przedstawiamy przykładowy przebieg takiego procesu.

Jak może wyglądać zautomatyzowany proces sprzedażowy w B2B?

Proces sprzedażowy zazwyczaj rozpoczyna się od momentu, gdy lead zgłasza się za pośrednictwem strony internetowej. Informacja o nowym zapytaniu trafia automatycznie do wybranego kanału komunikacji (np. Slack, Microsoft Teams), jednocześnie przypisując odpowiedniego handlowca oraz dodając dane kontaktu do systemu CRM. Dzięki temu znacząco skraca się czas reakcji, a proces nie wymaga ręcznego wprowadzania danych.

Kolejnym etapem może być wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji do przeprowadzenia tzw. screeningu leada, czyli zebrania i przedstawienia najważniejszych informacji o potencjalnym kliencie. Pozwala to handlowcowi lepiej przygotować się do pierwszego kontaktu.

System automatyzacji może również wysyłać powiadomienia w sytuacji, gdy lead nie zostanie odpowiednio szybko obsłużony. W przypadku umówienia spotkania online możliwe jest automatyczne tworzenie notatek oraz zadań dla handlowca. Dzięki temu system CRM wspiera zarządzanie procesem sprzedaży, a przypisane zadania są realizowane w sposób uporządkowany i terminowy.

Case study: Wdrożenie automatyzacji procesu sprzedaży w systemie CRM dla firmy usługowej

Zgłosiła się do nas firma z sektora usług B2B, która mierzyła się z problemem niskiej efektywności procesów sprzedażowych oraz brakiem spójnej organizacji działań sprzedażowych. Struktura organizacyjna obejmowała cztery zespoły handlowe, z których każdy odpowiadał za inny typ usług. Wszystkie zapytania klientów trafiały jednak do jednego wspólnego źródła, co wymuszało ręczną weryfikację i przypisywanie leadów – najpierw do odpowiedniej specjalizacji, a następnie do konkretnego handlowca. Taki powtarzalny, manualny proces nie tylko wydłużał czas reakcji na zapytania, ale również generował niejasności związane z podziałem leadów, co przy modelu wynagrodzeń opartym o prowizję (success fee) negatywnie wpływało na współpracę oraz motywację zespołu.

W ramach wdrożenia przeprowadziliśmy optymalizację procesu, a następnie automatyzację dystrybucji zapytań. Wykorzystano cztery dedykowane formularze kontaktowe, odpowiadające poszczególnym kategoriom usług, co umożliwiło automatyczne przypisywanie leadów do właściwych zespołów już na etapie ich pozyskania. Następnie wdrożono mechanizm rotacyjnego przydzielania kontaktów wewnątrz zespołów, co pozwoliło na bardziej równomierne rozłożenie pracy i wyeliminowanie sporów związanych z dostępem do potencjalnych klientów.

Dodatkowo system CRM został rozszerzony o dashboardy umożliwiające śledzenie wyników oraz bieżącą analizę efektywności działań sprzedażowych. Dzięki temu, firma może teraz monitorować konwersje, identyfikować obszary wymagające usprawnień oraz transparentnie porównywać wyniki poszczególnych handlowców.

Wdrożone rozwiązania pozwoliły znacząco skrócić czas reakcji na zapytania, usprawnić obsługę klienta oraz uporządkować proces sprzedaży. Automatyzacja wyeliminowała powtarzalne czynności administracyjne, co przełożyło się na wzrost efektywności pracy zespołu. W rezultacie leady są podejmowane szybciej, proces sprzedażowy stał się bardziej przejrzysty, a handlowcy – dzięki jasnym zasadom i dostępowi do danych – wykazują wyższy poziom zaangażowania i motywacji do realizacji celów.
‍

Szczegóły realizacji
Długość projektu: 1 miesiąc
Koszt projektu: 35 tys. zł

Jaki jest koszt wdrożenia automatyzacji w sprzedaży?

Koszt implementacji zależy w dużej mierze od tego jaki fragment procesu chcesz zautomatyzować oraz z jakich narzędzi korzysta Twoja firma.

Większość nowoczesnych narzędzi sprzedażowych takich jak CRMy czy systemy marketing automation, umożliwia łatwe łączenie poprzez API lub gotowe integracje. Pozwala to szybko wdrażać podstawowe usprawnienia, na przykład automatyczne przesyłanie danych czy wysyłanie powiadomień. Droższe może być natomiast połączenie się ze starszymi aplikacjami, które chociażby nie posiadają wersji webowej – do integracji takich narzędzi wymagane jest więcej pracy technicznej.

Jeśli chodzi zaś o złożoność procesów, najtańsze do automatyzacji będą takie procesy, w których po prostu przesyłane są dane (np. z formularzy do systemu CRM lub na komunikator firmowy). Takie wdrożenie przy współpracy z agencją automatyzacji zaczyna się już od 2 000 zł. Droższe natomiast będą bardziej skomplikowane procesy, które opierają się na czymś więcej niż tylko na wysłaniu danych o odpowiedniej porze i w odpowiednim formacie.

Przykładem droższej automatyzacji może być chociażby umożliwienie handlowcom zarządzania leadami bezpośrednio z poziomu komunikatora (np. Slack, Microsoft Teams) – zmienianie statusów, dodawanie notatek czy wysyłanie informacji bez konieczności logowania się do CRM. Automatyzacja pozwala w tym przypadku ograniczyć powtarzalny charakter pracy, zapewnić oszczędność czasu i uporządkować proces. Takie wdrożenia zaczynają się zazwyczaj od około 10 000 zł, ponieważ łączą ze sobą wiele aplikacji i triggerują wykonanie różnych akcji. Więcej o automatyzacjach obsługi leadów przeczytasz w naszym artykule "Automatyzacja sprzedaży – obsługa leadów z telefonu".

Natomiast najdroższe automatyzacje to te usprawnienia, w których algorytm musi coś stworzyć/wygenerować. Najczęściej w takich projektach wykorzystujemy po prostu sztuczną inteligencję. Przykłady najdroższych automatyzacji procesów sprzedażowych:

• Generowanie podpowiedzi dla sprzedawców – algorytm analizuje dotychczasowy kontakt z klientem i doradza sprzedawcom personalizowane follow-upy, upsell lub cross-sell w odpowiednim momencie.
• Generowanie podsumowań rozmów – dzięki odpowiednim technologiom jesteśmy w stanie nagrywać rozmowy, aby na ich podstawie AI stworzyło podsumowanie oraz wygenerowało PDFa, którego handlowiec może przesłać do klienta.
• Zautomatyzowane oferty – AI wykona potrzebne kalkulacje i wygeneruje ofertę  w oparciu o odpowiedni szablon.

Tego typu rozwiązania wymagają bardziej zaawansowanego podejścia do projektowania oraz testowania. W przypadku standardowych automatyzacji opartych na określonych regułach i algorytmach, jesteśmy w stanie precyzyjnie przewidzieć ich działanie – jeśli nie wprowadzimy zmian, system będzie wykonywał te same akcje w sposób stabilny i powtarzalny.

Natomiast automatyzacja z użyciem AI jest bardziej nieprzewidywalna – nigdy nie wiemy jaki wynik zwróci nam AI, dlatego jej zastosowanie wymaga dłuższej fazy testów i stworzenia odpowiednich promptów (instrukcji dla modelu AI), dzięki którym automatyzacja będzie wiedziała jakich błędów nie popełniać.

W efekcie implementacja takich rozwiązań jest bardziej czasochłonna, ale jednocześnie daje największy potencjał w zakresie zwiększenia efektywności oraz skalowania procesów. Koszt takich projektów zazwyczaj zaczyna się od 30 000 zł.

Modułowe automatyzacje dla działów sprzedażowych – tania alternatywa

Jak widzisz wdrożenie automatyzacji sprzedaży w B2B może wymagać różnych budżetów, a tak naprawdę przy indywidualnym projekcie dopasowanym do procesów wewnętrznych Twojej firmy, agencja automatyzacji i tak przygotuje dla Ciebie indywidualną wycenę. Niestety budżetowanie, zwłaszcza większych kwot, w wielu przedsiębiorstwach przeciąga się, a specyfikacja automatyzacji jest taka, że im szybciej ją wdrożysz, tym szybciej zaczniesz oszczędzać.

Dlatego, aby pomóc naszym klientom szybciej implementować usprawnienia, stworzyliśmy moduły automatyzacji sprzedaży. Są to gotowe, sprawdzone rozwiązania, które odpowiadają na najczęstsze potrzeby zespołów handlowych i mogą być wdrażane w modelu subskrypcyjnym, bez konieczności angażowania dużego budżetu na start – ich miesięczna subskrypcja zaczyna się już od 300 zł miesięcznie. Każdy moduł obejmuje konkretne narzędzia wspierające wybrane obszary pracy – od obsługi leadów, przez tworzenie ofert, aż po raportowanie – i może być łatwo łączony z innymi, tworząc spójny system automatyzacji sprzedaży.

Dzięki takiej modułowej automatyzacji możliwe jest szybkie ograniczenie powtarzalnych procesów, co przekłada się na realną oszczędność czasu oraz wzrost efektywności sprzedaży już od pierwszych tygodni. Co istotne, podejście modułowe pozwala stopniowo rozwijać system – zaoszczędzone zasoby można przeznaczać na kolejne wdrożenia, a całość rozbudowywać w sposób elastyczny, dopasowany do rosnących potrzeb firmy. Więcej o naszych modułach automatyzacji sprzedaży i ich funkcjonalnościach dowiesz się w artykule: https://www.sagiton.pl/blog/tania-automatyzacja-sprzedazy

Od czego warto zacząć automatyzację dla działu sprzedaży, aby zoptymalizować zyski

Kiedy wdrażamy automatyzację w firmach naszych klientów w większości przypadków zaczynamy od przeprowadzenia audytu. Audyt nie jest niczym innym niż zestawem spotkań z wybranymi przez klienta interesariuszami, podczas których dowiadujemy się jak przebiegają procesy biznesowe w ich firmie. Wynikiem audytu (warsztatów) jest tzw. raport powarsztatowy, w którym nasz klient widzi, jakie workflow (przepływy pracy) i powtarzalne zadania warto zautomatyzować, ile wyniesie ROI (zwrot z inwestycji) optymalizacji, a także jakie problemy możemy napotkać podczas wdrożenia. W raporcie przygotowujemy także listę odpowiednich narzędzi, z których będziemy korzystać do stworzenia automatyzacji w Twojej firmie. Zobacz jak wygląda raport powarsztatowy, którzy otrzymują nasi klienci po przeprowadzeniu audytu procesów: https://www.sagiton.pl/uslugi/audyty-procesow-biznesowych

Bez audytu wybranych procesów, ciężko jest ocenić od czego najlepiej zacząć projekt, czy będzie on opłacalny oraz ile będzie trwał. Dlatego też zawsze polecamy naszym klientom zacząć projekt od takiej analizy audytowej.

A więc pierwszym krokiem jest zazwyczaj analiza – ale co dzieje się po niej? W większości przypadków po audycie patrzymy na to, które czynności w firmie zajmują najwięcej manualnej pracy i zaczynamy automatyzację właśnie od nich. Dzięki temu nasz klient już po pierwszym etapie projektu widzi realne oszczędności czasu i budżetu i może alokować swoje zasoby do implementacji kolejnych usprawnień. Często też pierwszym przepływem pracy, który automatyzujemy jest ten najbardziej błędogenny – ponieważ częste błędy manualne mogą być dla firm tragiczne w skutkach (np. zaksięgowanie nieprawidłowej faktury lub wysłanie klientowi raportu utworzonego na podstawie danych innej firmy).

Jeśli jednak chodzi o automatyzację dla działu sprzedaży sprawa wygląda nieco inaczej. Kiedy klienci zgłaszają się do nas z pomysłem na takie usprawnienie, często chodzi im o to, aby dzięki automatyzacji po prostu podnieść poziom sprzedaży i sprzedawać więcej. Tak jak pisaliśmy wyżej w sekcji z case study –  problemem klienta była niska efektywność procesów sprzedażowych, a automatyzacja kluczowym elementem usprawnienia cyklu sprzedaży. Dzięki niej wzrosło nie tylko zaangażowanie handlowców, ale także satysfakcja klientów, którzy otrzymują teraz odpowiedź od sprzedawców szybciej. Wszystko to w dłuższej perspektywie doprowadziło do zwiększenia ilości zamkniętych szans sprzedaży.

Pamiętaj więc, aby myśląc o usprawnieniu obszaru sprzedaży w Twojej firmie, że największe efekty przynosi automatyzacja tych działań, które bezpośrednio wpływają na szybkość reakcji na leady i jakość obsługi klienta.

Przykładowe automatyzacje, które poprawiają wyniki sprzedażowe

Teraz już wiesz, że nie warto patrzeć tylko na czynności, które zajmują dużo czasu, ale przede wszystkim na te, które realnie wpływają na wyniki. Automatyzacja procesów sprzedaży pozwala uporządkować działania handlowców i zwiększyć skuteczność na każdym etapie lejka. Poniżej znajdziesz przykłady  usprawnień, które mogą pozytywnie wpłynąć na wyniki działań sprzedawców:

• Automatyczne follow-upy po kontakcie z klientem – regularny kontakt sprawia, że klient nie zapomina o ofercie i znacząco rośnie szansa na domknięcie sprzedaży
• Automatyczna kwalifikacja szans sprzedaży – handlowcy skupiają się na najbardziej wartościowych kontaktach, co zwiększa efektywność działań sprzedażowych
• Automatyczne przypisywanie leadów do handlowców – skraca czas reakcji na zapytanie i pozwala szybciej rozpocząć rozmowy z potencjalnym klientem.
• Sekwencje wiadomości e-mail (nurturing) – automatyczna personalizacja maili utrzymuje zainteresowanie ofertą i prowadzi klienta krok po kroku do decyzji zakupowej
• Transkrypcje rozmów i automatyczne podsumowania spotkań – po rozmowie klient otrzymuje PDF z najważniejszymi ustaleniami i kolejnymi krokami, dzięki czemu ma pełen wgląd w ustalenia i większe poczucie kontroli.

Podsumowując, dobrze zaprojektowana digitalizacja nie tylko usprawnia pracę zespołu, ale przede wszystkim zwiększa przewidywalność i skuteczność działań, co bezpośrednio przekłada się na wyższe wyniki sprzedażowe.

Automatyzacja procesów sprzedażowych – o czym warto pamiętać

Myśląc o digitalizacji pracy działu handlowego warto pamiętać o tym, że kluczowym krokiem jest audyt procesów, który pozwala zidentyfikować obszary do optymalizacji i realnie ocenić potencjał wzrostu wyników sprzedażowych. Niestety często firmy, które chcą wdrożyć automatyzację sprzedaży, nie mają sposobu na porównanie agencji IT, ponieważ wszystkie zamiast wycen lub proponowanych kroków, oferują im właśnie audyt. W podejściu najpierw audyt, później wycena nie wiesz tak naprawdę czy agencja jest rzetelna, czy dowozi funkcjonalności na czas, ani czy Twojemu zespołowi będzie się dobrze z nią współpracowało. Jednak aby porównać ze sobą kilka firm automatyzujących, Twoja firma musiałaby zakupić kilka audytów – brzmi bez sensu, prawda?

Dlatego w Sagiton oferujemy naszym potencjalnym klientom możliwość przeprowadzenia testowego projektu automatyzacji, za który nic nie zapłacą, jeśli nie spełni on ich oczekiwań. Dowiedz się więcej o takim podejściu do współpracy na naszej podstronie: https://www.sagiton.pl/testowy-projekt-automatyzacji

Pamiętaj także, że automatyzacja nie tylko usprawnia działania i skraca czas reakcji na leady, ale też często obejmuje inne rozwiązania, których możesz jeszcze nie znać. Dlatego warto skonsultować się z doświadczoną agencją automatyzującą – jeśli masz pytania, zapraszamy do bezpłatnej konsultacji z naszym specjalistą.