Systemy CPQ – konfiguracja produktów i wycen B2B

Czym jest system CPQ?

Rozwinięcie skrótu CPQ (Configure, Price, Quote) z angielskiego oznacza Konfiguracja, Wycena, Oferta. Oprogramowanie tego typu służy więc firmom do szybszego i sprawniejszego przygotowywania ofert produktów konfigurowalnych, czyli takich, które dostosowywane są pod wymagania danego klienta.

Żeby przygotowanie oferty dla takiego produktu było szybkie i powtarzalne, w systemie CPQ odwzorowuje się know-how firmy, czyli sposób, w jaki handlowcy przygotowują dziś wyceny. Obejmuje ono m.in. zasady konfiguracji produktów, kalkulacji cen, rabatowania oraz różnego rodzaju reguły, które wpływają na finalną ofertę. Na ich podstawie system może prowadzić sprzedawcę przez kolejne kroki konfiguracji i automatycznie przygotować właściwą wycenę.

Bardziej rozbudowane systemy CPQ mogą również posiadać wbudowane konfiguratory 2D lub 3D. Handlowiec może w nich np. zmieniać wymiary produktu, wybierać materiał, komponenty lub dodatkowe opcje. Połączenie konfiguratora z zapisanymi regułami oraz integracją z innymi systemami sprzedażowymi, takimi jak ERP czy CRM, pozwala systemowi korzystać z aktualnych danych i szybko obliczyć cenę dla konkretnego klienta.

Czym różnią się konfiguratory wewnętrzne od rozwiązań konfiguracji dla klientów B2C?

W przypadku oprogramowania CPQ najczęściej mamy na myśli konfiguratory wewnętrzne, z których korzystają pracownicy działów sprzedaży. Handlowiec loguje się do systemu, wprowadza wymagania klienta i na ich podstawie konfiguruje odpowiedni wariant produktu. Część wiedzy technicznej oraz reguł sprzedażowych jest już zapisana w systemie, dzięki czemu przygotowanie wyceny jest szybsze i mniej podatne na błędy. W bardziej złożonych przypadkach sprzedawca nadal wykorzystuje jednak swoją wiedzę produktową. Z takimi konfiguratorami dla sprzedaży szczególnie często spotykamy się w branży produkcyjnej, gdzie liczba możliwych wariantów produktu może być bardzo duża.

Innym rodzajem konfiguratorów są rozwiązania kierowane do klientów końcowych, najczęściej wykorzystywane w sprzedaży B2C. W B2B stosuje się je rzadziej, choć zdarza się, że firmy wdrażają je, gdy użytkownikiem również jest osoba techniczna. Pozwalają one na dostosowywanie produktu bezpośrednio na stronie internetowej, a efekt wprowadzanych zmian może być prezentowany w czasie rzeczywistym. Takie konfiguratory produktowe sprawdzają się przede wszystkim tam, gdzie proces konfiguracji jest na tyle prosty, że klient może przejść go samodzielnie, bez większego wsparcia specjalisty.

Oba rodzaje konfiguratorów można natomiast integrować z innymi systemami firmowymi, np. ERP, CRM czy platformami e-commerce. Pozwala to na dalszą automatyzację procesów – od pobrania danych o produkcie i cenach, przez przygotowanie oferty, aż po przekazanie zamówienia do realizacji.

Dlaczego firmy decydują na oprogramowanie CPQ?

Jako jeden z dostawców oprogramowania CPQ w Polsce, w Sagiton Automation obserwujemy rosnące zainteresowanie firm wdrażaniem tego typu rozwiązań. Rozwój technologii pozwala coraz skuteczniej automatyzować procesy ofertowania i ograniczać pracę wykonywaną ręcznie. Firmy decydują się na wdrożenie usprawnień w tym obszarze przede wszystkim z czterech powodów, które opisujemy poniżej.

Zmniejszenie kosztów procesu sprzedaży

Wielu naszych klientów decyduje się na wdrożenie systemów CPQ właśnie ze względu na koszty. Utrzymanie wykwalifikowanego działu sprzedaży, szczególnie przy dużej liczbie przygotowywanych ofert, może być znaczącym obciążeniem dla firmy. Automatyzacja procesu ofertowania pozwala ograniczyć powtarzalne czynności, które handlowcy wcześniej wykonywali ręcznie, a tym samym obsłużyć większą liczbę wycen i sprzedaży bez proporcjonalnego zwiększania zespołu.

Na obniżenie kosztów wpływa również mniejsza liczba błędów powstających podczas ręcznego tworzenia ofert handlowych. Ten aspekt opisujemy szerzej poniżej.

Mniejsza liczba błędów

Konfiguratory wewnętrzne pomagają ograniczyć ryzyko błędów popełnianych przez handlowców. Jeśli odpowiednie reguły i zależności są zapisane w systemie, sprzedawca nie może w procesie ofertowym wybrać niedozwolonej konfiguracji czy zastosować parametrów wykraczających poza możliwości produktu.

Eliminowanie takich błędów jest szczególnie istotne przy sprzedaży złożonych produktów oraz współpracy z dystrybutorami, którzy nie zawsze posiadają taką samą wiedzę techniczną jak producent. Wykorzystanie systemu CPQ pomaga więc zachować spójność ofert przygotowywanych przez producenta i jego partnerów handlowych.

Przyspieszenie działań sprzedażowych i wyprzedzenie konkurencji

Proces tworzenia ofert jest jednym z kluczowych elementów sprzedaży, ponieważ bezpośrednio wpływa na to, jak szybko firma może odpowiedzieć na zapytanie klienta. W wielu branżach czas reakcji może mieć znaczenie również w rywalizacji z konkurencją. Konfiguratory produktowe skracają czas potrzebny na dobór wariantu produktu i jego wycenę. Dzięki CPQ handlowcy szybciej przygotowują oferty, co pozwala sprawniej prowadzić działania sprzedażowe, obsługiwać większą liczbę zapytań i wyprzedzać konkurencję.

Zabezpieczenie know-how firmy

Choć firmy rzadziej wskazują ten argument jako główny powód wdrożenia, jest on istotny z punktu widzenia zarządzania zespołem sprzedażowym. Implementacja konfiguratora ofert B2B pozwala przenieść część wiedzy ekspertów do systemu w postaci reguł, zależności, cenników, czy chociażby zasad wystawiania rabatów. Dzięki temu wiedza potrzebna do konfiguracji i wyceny produktów nie pozostaje wyłącznie w głowach najbardziej doświadczonych pracowników. Nawet przy zmianach w zespole know-how pozostaje w dziale sprzedaży i może być wykorzystywane przez kolejne osoby.

Wdrożenie systemu CPQ w branży produkcyjnej – Aliaxis

Jednym z przykładów systemu CPQ, który współtworzyliśmy jako Sagiton, jest rozwiązanie przygotowane dla Aliaxis – globalnego producenta systemów hydraulicznych i energetycznych. Narzędzie Akasison AutoPlanner automatyzuje proces projektowania podciśnieniowych systemów odwodnienia dachów, wykorzystując zapisane reguły techniczne oraz wiedzę doradców. Na podstawie danych przekazanych przez klienta może dobierać odpowiednie komponenty, wykonywać obliczenia, weryfikować poprawność projektu oraz generować dokumentację BIM i zestawienia materiałowe.

Projekt bardzo dobrze pokazuje korzyści opisane wcześniej w tym artykule. Automatyzacja pozwoliła ograniczyć liczbę błędów, ustandaryzować proces tworzenia wycen i zabezpieczyć know-how ekspertów w rozwiązaniu, z którego może korzystać większa liczba osób. Jednocześnie znacząco przyspieszyła pracę działu handlowego.

Efekty wdrożenia są mierzalne: czas prac inżynieryjnych skrócił się z około 8 godzin do 1 minuty, a czas przygotowania oferty z 6 tygodni do 3 dni. Margines na odpady budowlane zmniejszył się z 10% do 3%, a zużycie materiałów spadło o 6–8%.

Czy warto zainwestować w oprogramowanie CPQ w sprzedaży B2B?

Oprogramowanie CPQ sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie przygotowanie oferty wymaga uwzględnienia wielu wariantów produktu, reguł technicznych, cenników czy indywidualnych warunków dla klienta. Automatyzacja tego procesu pozwala nie tylko przyspieszyć pracę sprzedawców, ale również ograniczyć liczbę błędów, ustandaryzować sposób tworzenia ofert i zabezpieczyć know-how firmy.

W praktyce inwestycja w taką automatyzację ofert często może zwrócić się stosunkowo szybko, szczególnie w firmach, które obsługują dużą liczbę zapytań lub angażują w ten proces wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Im więcej ręcznej pracy można zastąpić regułami zapisanymi w systemie, tym większy potencjał do obniżenia kosztów i zwiększenia wydajności sprzedaży.

Jeśli myślisz nad implementacją rozwiązania CPQ w swojej firmie, skontaktuj się z nami – podczas bezpłatnej konsultacji podpowiemy Ci jak odpowiednio podejść do tego typu projektu.