Wdrożenie agenta AI do obsługi klienta dla Anda Śruby

O kliencie

Anda Śruby to firma specjalizująca się w sprzedaży elementów złącznych dla klientów B2B, obsługująca dużą liczbę zapytań ofertowych. Wraz z rozwojem sprzedaży pojawiła się potrzeba usprawnienia obsługi zapytań i skrócenia czasu reakcji. Firma poszukiwała agencji, która wdrożyłaby agenta AI do obsługi zapytań ofertowych oraz zintegrowała go z procesami sprzedażowymi i CRM, w celu odciążenia zespołu handlowego.

Podstawowe problemy, z którymi mierzył się nasz klient

Zbyt długi czas odpowiedzi na zapytania ofertowe

Proces obsługi zapytań ofertowych był w dużej mierze realizowany ręcznie, co znacząco wydłużało czas reakcji. W efekcie część klientów decydowała się na zakup u konkurencji, nie czekając na przygotowanie oferty. Brak szybkiej odpowiedzi bezpośrednio wpływał więc na utratę potencjalnych przychodów.

Czasochłonne ręczne uzupełnianie danych w CRM

Każde zapytanie wymagało ręcznego sprawdzania, czy dany klient istnieje już w HubSpot, a następnie uzupełniania lub aktualizowania informacji w CRM. Proces ten był powtarzalny i absorbował dużą część czasu zespołu sprzedaży, ograniczając ich możliwość skupienia się na faktycznej obsłudze klientów.

Długa analiza zapytań i dostępności produktów

Z uwagi na specyfikę branży, zapytania klientów Anda Śruby często zawierają długie listy produktów w załącznikach. Przez zautomatyzowaniem procesu, handlowcy musieli ręcznie odczytywać pozycje, wyciągać kluczowe dane oraz sprawdzać dostępność każdego produktu w systemach magazynowych, co było bardzo czasochłonne.

Brak pełnej informacji o przebiegu rozmów sprzedażowych

Uzupełnianie CRM o informacje z rozmów telefonicznych było dla handlowców uciążliwe, dlatego w praktyce często nie było realizowane. Notatki z rozmów trafiały do systemu bardzo nieregularnie lub wcale. W efekcie menedżerowie nie mieli wglądu w to, jak wyglądały rozmowy sprzedażowe.

Aby usprawnić sprzedaż w Anda Śruby, wdrożyliśmy system AI zawierający

Automatyczny nasłuch e-maili i filtrowanie wiadomości

Wdrożyliśmy automatyzację obsługi klienta zintegrowaną z firmową skrzynką e-mail. System nasłuchuje wszystkie przychodzące wiadomości, a moduł AI klasyfikuje je pod kątem spamu oraz rozpoznaje, czy dana wiadomość jest zapytaniem ofertowym. Maile niezwiązane z ofertami są odpowiednio oznaczane i wykluczane z dalszego procesu.

Agenta AI do weryfikacji klienta i scoringu leadów

Po wykryciu zapytania ofertowego agent AI sprawdza, czy dana firma istnieje już w HubSpot. Jeśli nie, automatycznie wyszukuje dane firmowe, a następnie tworzy w CRM notatkę z opisem działalności klienta, wstępną oceną leada i rekomendacjami dla handlowców. W przypadku istniejących klientów system analizuje historię sprzedaży i ocenia potencjał aktualnego zapytania.

Analizę załączników z wykorzystaniem AI i OCR

Załączniki przesyłane w mailach są automatycznie pobierane i analizowane przy użyciu technologii OCR (Google Vision API). System odrzuca pliki technicznie nieistotne oraz informuje handlowców o załącznikach wymagających ręcznej weryfikacji. To istotny element wykorzystania AI w obsłudze klientów Anda Śruby.

Generowanie listy produktów przez agenta AI

Treść zapytania i dane z załączników są przekazywane do asystenta AI, który na podstawie zdefiniowanych instrukcji generuje listę poszukiwanych produktów wraz z parametrami technicznymi i cechami produktów, które określił klient. Informacja ta trafia do HubSpot oraz do przygotowanego przez nas panelu ofert w Airtable.

Automatyczną transkrypcję i analizę rozmów sprzedażowych

Telefoniczne rozmowy sprzedażowe są teraz automatycznie nagrywane, transkrybowane i agregowane dzięki integracji z T-mobile. Umożliwia to agentowi AI przypisanie transkrypcji do odpowiedniego leada w HubSpocie. Historyczne rozmowy dostępne są także dla menedżerów w dedykowanym panelu do analizy sprzedaży.

Panel automatycznego generowania ofert

Ostatnim krokiem jest panel w Airtable, w którym handlowcy weryfikują produkty rozpoznane przez AI i ewentualnie wprowadzają korekty. W systemie mogą oni ponownie przesłać do AI niedopasowane produkty z uwzględnieniem dodatkowych rozmowy doprecyzowujących wymagania klienta. Po zatwierdzeniu listy produktów generowany jest plik oferty.

Chcesz wdrożyć agenta AI w swojej firmie? Skontaktuj się z nami

W Sagiton pomagamy naszym klientom automatyzować procesy tak, aby przynosiło to realne oszczędności dla ich firm. Jeśli widzisz miejsce na usprawnienia w swoim przedsiębiorstwie, skontaktuj się z nami – nasz specjalista pomoże Ci wybrać odpowiednie rozwiązanie AI.