Automatyzacja procesów prawnych, dokumentów i windykacji

Wdrożenie automatyzacji tworzenia umów polega na pełnym uproszczeniu procesu od momentu pozyskania nowego klienta po sfinalizowanie dokumentu. Jak to może wyglądać? Po rozpoczęciu współpracy klient może automatycznie otrzymać wiadomość e-mail z formularzem, w którym uzupełnia wszelkie dane wymagane w wybranym przez pracownika typie umowy. Na podstawie podanych informacji, automatyzacja umów generuje dokument, który jest gotowy do podpisu przez obie strony.

Możliwa jest także automatyzacja korespondencji w sprawie podpisu, dzięki której w przypadku gdy klient nie odeśle podpisanego dokumentu na czas, system zarządzania dokumentacją wyśle mu automatyczne przypomnienie.

Bardziej zaawansowana automatyzacja dokumentów z użyciem sztucznej inteligencji, może także proponować wstawienie do umowy zapisów adekwatnych do konkretnego przypadku, pozostawiając jednak pełną kontrolę po stronie zespołu kancelarii. Dzięki temu kancelaria prawna oszczędza czas, ogranicza błędy i zwiększa efektywność pracy, bez całkowitej rezygnacji z nadzoru merytorycznego nad treściami dokumentów prawnych.

Ile czasu w Twojej kancelarii pochłania ręczna obsługa dokumentów i spraw?

Brak spójnego systemu zarządzania dokumentacją powoduje chaos informacyjny, ryzyko błędów, niekompletne akta, przekroczone terminy i niepotrzebne zaangażowanie zespołu w czynności administracyjne. Ręczna weryfikacja danych, kontrola procedur czy przygotowanie informacji do fakturowania to procesy, które spowalniają pracę kancelarii i obniżają jakość obsługi klientów.

Wdrażamy dedykowane rozwiązania typu Case Management Software (CMS), które automatyzują kluczowe procesy prawne – od rejestracji spraw, przez sprawdzanie kompletności akt i zgodności z procedurami kancelarii, po przypisywanie zadań, kontrolę terminów czy komunikację z klientami. System automatycznie wysyła dokumenty do akceptacji, zbiera statystyki dotyczące spraw oraz zlicza dane potrzebne do fakturowania. Całość dopasowujemy do realnego sposobu pracy Twojej kancelarii, bez narzucania sztywnych schematów. Umów się na bezpłatną konsultację i zobacz, jak taka automatyzacja prawna może działać w praktyce.

W kancelariach prawnych sztuczna inteligencja (AI) może być bezpieczna i w pełni zgodna z RODO.

Jako Sagiton, świadczymy również usługi cyberbezpieczeństwa dla przedsiębiorstw, dlatego tak ważne jest dla nas zapewnienie bezpiecznego działania naszych rozwiązań. Naszym klientom oferujemy możliwość uruchamiania prywatnych modeli AI, aby odpowiednio zadbać o poufność danych prawnych i zapewnić pełną kontrolę nad przetwarzaniem informacji w sztucznej inteligencji.

Przykładowe zastosowania AI w kancelarii prawnej:

• wewnętrzne chatboty AI dla prawników, uczone na bazie dokumentów i wiedzy kancelarii,
• automatyczne streszczanie akt, umów i pism procesowych,
• tworzenie podsumowań spotkań z klientami,
• inteligentne wyszukiwanie informacji w dokumentacji,
• wsparcie analizy dużych zbiorów danych prawnych.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej na temat automatyzacji kancelarii prawnej z użyciem AI!

Automatyzacja działań windykacyjnych pozwala ograniczyć ręczną pracę i zwiększyć skuteczność odzyskiwania należności. Proces może obejmować automatyczne monitorowanie terminów płatności oraz wielokanałową komunikację z dłużnikami.

W ramach automatyzacji procesów windykacji możliwe jest m.in.

• wysyłanie automatycznych e-maili i SMS-ów z przypomnieniami o płatnościach,
• generowanie wezwań do zapłaty gotowych do wysyłki elektronicznej lub pocztowej,
• eskalowanie działań w zależności od opóźnień,
• bieżący podgląd statusu należności.

Dzięki automatyzacji odzyskiwania należności kancelaria prawna oszczędza czas i zwiększa skuteczność windykacji bez angażowania zespołu w powtarzalne zadania.

Czy masz pełny obraz finansów kancelarii w jednym miejscu – bez ręcznego łączenia danych z kilku systemów i arkuszy Excel?

Dashboardy zarządcze porządkują kluczowe dane operacyjne i finansowe kancelarii, integrując informacje z systemów księgowych, narzędzi do ewidencji czasu pracy oraz systemów do obsługi spraw. Dzięki temu dane automatycznie przepływają pomiędzy systemami – bez ręcznego kopiowania, bez rozbieżności i bez dziesiątek arkuszy Excel.

W ramach dashboardów wdrażamy m.in.:

• rozliczenia kancelarii i dane z księgowości w czasie rzeczywistym,
• automatyczne fakturowanie klientów na podstawie przepracowanych godzin,
• monitoring płatności, zaległości i cashflow,
• zestawienia przychodów według klientów, prawników i spraw,
• pełny wgląd w kondycję finansową kancelarii w jednym widoku.

Dashboard staje się centralnym punktem zarządzania kancelarią – zawsze aktualnym, spójnym i dostosowanym do realnego sposobu pracy zespołu.

Ile czasu i energii pochłania przygotowywanie raportów finansowych i księgowych w Twojej kancelarii?

Ręczne zestawienia w Excelu, kopiowanie danych z różnych systemów i składanie raportów do PDF-ów to procesy, które generują błędy, zabierają czas i utrudniają podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Bez spójnych i aktualnych danych trudno rzetelnie ocenić rzeczywistą rentowność kancelarii oraz kontrolować jej kondycję finansową.

Automatyzacja generowania raportów opiera się na bezpośredniej integracji z systemami księgowymi i operacyjnymi kancelarii, dzięki czemu dane są zawsze aktualne i kompletne. Dzięki temu możesz:

• generować raporty księgowe i finansowe jednym kliknięciem,
• analizować rentowność kancelarii w różnych ujęciach czasowych,
• tworzyć raporty dla partnerów i zarządu w dowolnym schemacie lub drafcie,
• dowolnie customizować strukturę raportów,
• automatycznie eksportować raporty do PDF lub innych formatów.

Zamiast ręcznie przygotowywać arkusze i dokumenty, otrzymujesz gotowe raporty zawsze wtedy, gdy ich potrzebujesz.

Chcesz zobaczyć, jak takie automatyczne raportowanie mogłoby działać w Twojej kancelarii? Umów się na bezpłatną konsultację z naszym specjalistą: https://www.sagiton.pl/kontakt