Automatyzacja procesów biznesowych dla firm

Jeśli tworzenie raportów, podsumowań strategii czy zestawień z KPI w Twojej organizacji zajmuje więcej niż 20 godzin miesięcznie, to czas zastanowić się nad automatyzacją tego procesu. Świadczymy usługi generowania automatycznych raportów, które eliminują konieczność ręcznego przeklikiwania się pomiędzy narzędziami. Dzięki integracji z systemami Twojej firmy (np. CRM, ERP, narzędziami marketingowymi) automatyczne raportowanie zapewnia dostęp do najnowszych danych, co pozwala na podejmowanie trafnych decyzji w czasie rzeczywistym. Automatyzacja raportowania to sposób na eliminację problemu przestarzałych informacji w raportach – wszystkie informację są aktualne, a raporty w dowolnym formacie (np. PDF) możesz wygenerować jednym kliknięciem.

Przykład możliwego przepływu pracy:

W firmie B2C, gdzie sprzedawcy kontaktują się z klientami telefonicznie, po każdej rozmowie muszą ręcznie uzupełniać dane w Excelu. Jest to proces czasochłonny i mało efektywny, ponieważ dochodzi w nim do wielu pomyłek. Dzięki AI, możemy jednak go zautomatyzować – informacje z rozmów mogą być automatycznie pobierane i przetwarzane, a raporty generowane na bieżąco, np. codziennie lub tygodniowo. Taka automatyzacja pozwala oszczędzać czas, eliminując rutynową pracę i pozwala skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.

Połączenie wszystkich danych na jednym wspólnym dashboardzie to koniec z chaosem i rozproszeniem informacji! Dzięki narzędziom automatyzacji oraz technologii no/low code, jesteśmy w stanie szybko i kosztowo efektywnie stworzyć dedykowane dashboardy, które wyświetlą dokładnie te dane, które są Ci potrzebne, w formacie, który najbardziej Ci odpowiada. Dzięki integracji z systemami Twojej firmy, wszystkie kluczowe informacje monitorowane są w jednym miejscu – finanse, marketing, sprzedaż.
Koniec z korzystaniem z niedostosowanych dashboardów, które przedstawiają dane w sztywny sposób! Możemy stworzyć dla Ciebie narzędzie, które nie tylko wyświetli rekordy w formie graficznej, ale również umożliwi dwukierunkową komunikację z innymi systemami, np. wysyłając powiadomienia mailowe, gdy budżety przekroczą ustalone limity.

Przykład wprowadzenia automatyzacji:
Firma B2B prowadząca liczne działania marketingowe, takie jak Meta Ads, Google Ads, cold calling czy cold mailing, nie miała możliwości agregowania informacji z różnych źródeł na jednym dashboardzie. Wdrożenie dedykowanego dashboardu opartego na Airtable pozwoliło na centralne zarządzanie budżetami, analizowanie wyników kampanii i łatwe podejmowanie decyzji na podstawie pełnych, zintegrowanych danych.

Automatyzacja obiegu dokumentów przyspiesza podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów, dzięki czemu nie musisz się zastanawiać, na jakim etapie procesu znajduje się dany dokument. Wszystko jest uporządkowane i śledzone automatycznie. Jako Sagiton zajmujemy się wdrożeniami od A do Z, łącznie z digitalizacją dokumentów. Dzięki naszym dedykowanym rozwiązaniom, dokumenty (takie tak np. umowy wypożyczenia sprzętu) generowane są jednym kliknięciem, a dane pracowników czy kontrahentów pobierane automatycznie z bazy. Wysyłanie dokumentów do podpisu i przypomnienia o brakujących podpisach stają się prostą czynnością. Tworzymy również panele administracyjne, w których dział administracji ma pełną kontrolę nad wszystkimi etapami obiegu dokumentów w firmie.

Jak mogłoby to wyglądać w Twoim biznesie?

Załóżmy, że prowadzisz magazyn, w którym proces generowania i zatwierdzania dokumentów WZ jest nieefektywny. Wykorzystanie technologii BPA (business process automation) sprawia, że po wydaniu towaru, dokumenty mogą być stworzone automatycznie, a następnie wysłane do podpisu elektronicznego. Jeśli dokument nie zostanie podpisany na czas, automatyczne przypomnienie przyspieszy proces, eliminując jakiekolwiek opóźnienia.

Jeśli w Twoim przedsiębiorstwie księgowanie jest problematyczne, dane często się nie zgadzają, a utrzymanie dużego działu księgowego staje się coraz droższe, zautomatyzowanie księgowości może znacząco Ci pomóc. Dzięki połączeniu systemów, faktury mogą być wystawiane automatycznie, dane przesyłane do KSEF, a analizy finansowe dostępne na jednym dashboardzie. Automatyzacja księgowości zmniejsza ryzyko błędów, oszczędza czas i pozwala na lepsze zarządzanie finansami firmy.

Jak to może wyglądać w praktyce?

Na przykład, w firmie, która prowadzi wiele projektów i na koniec miesiąca dział finansów musi ręcznie zbierać godziny z każdego projektu, by wystawić faktury – zautomatyzowanie procesu może przynieść wysokie oszczędności. Odpowiednia integracja sprawi, że faktury będą wystawiane automatycznie w wyznaczonym dniu, a system sam obliczy godziny, stawki i przypisze je do właściwego klienta. Dzięki temu, cała procedura odbywa się bezbłędnie, szybko i bez potrzeby angażowania dużego zespołu księgowego.

Automatyzacja ofertowania pozwoli Ci skrócić czas przygotowania ofert i zminimalizować ryzyko występowania w nich błędów. Jest to jeden z kluczowych procesów, które automatyzujemy w Sagiton – ponieważ klienci nie płacą za czas poświęcony na tworzenie ofert – im więcej czasu spędzisz na przygotowywaniu oferty, tym więcej czasu tracisz na klienta, który jeszcze nie zdecydował, czy zrealizuje zakup. Dodatkowo, szybka reakcja na zapytania jest kluczowa, aby nie dać przewagi konkurencji. Każda projektowana przez nas automatyzacja ofertowania jest tworzona indywidualnie w taki sposób, aby najlepiej odpowiadać potrzebom naszych klientów. Na przykład, jeśli Twoi handlowcy przygotowują ofertę na podstawie kalkulacji, możemy wdrożyć dla Ciebie system, który automatycznie wykona obliczenia, a następnie wygeneruje plik PDF z odpowiednio podstawionymi danymi.

Przykład zastosowania:
W firmie zajmującej się sprzedażą usług IT, klient zgłasza zapytanie o dostosowaną ofertę. System automatycznie przypisuje odpowiedniego sprzedawcę, pobiera informacje o wymaganej technologii i generuje ofertę w kilka minut na podstawie historycznych wycen i bazy danych projektów. Jeśli oferta jest gotowa, handlowiec ją zatwierdza i wysyła do klienta, bez zbędnego czekania czy manualnego wprowadzania informacji.

Wydaje Ci się, że procesów sprzedaży nie da się już bardziej zoptymalizować? A jednak – czy Twoi handlowcy nadal robią ręcznie notatki po rozmowach? Czy wiesz, o czym rozmawiają z potencjalnymi klientami, jeśli większość kontaktu odbywa się telefonicznie? A może oferty tworzone są u Was kilka dni, zamiast w 30 minut? Automatyzacja sprzedaży pozwala firmom znacząco przyspieszyć procesy handlowe, jednocześnie minimalizując kosztowne błędy wynikające z chaosu komunikacyjnego. Wdrażamy u naszych klientów m.in. monitoring połączeń telefonicznych wraz z automatycznymi transkrypcjami, nadzór nad komunikacją mailową, automatyczne generowanie ofert oraz integracje z CRM i firmowymi komunikatorami.

Jak to może wyglądać w praktyce?
Wyobraź sobie firmę B2B, w której sprzedaż odbywa się telefonicznie, a handlowcy dodatkowo piszą maile i SMS-y. Komunikacja szybko się rozprasza, a ustalenia znikają w różnych narzędziach. Automatyzacja pozwala zebrać całą historię kontaktu w jednym CRM-ie, bez ręcznego przepisywania. Gdy handlowiec idzie na urlop, przekazanie leada jest proste i bez niedomówień. Kluczowe informacje mogą trafiać także na firmowy komunikator, dzięki czemu cały dział sprzedaży jest na bieżąco. Tak uporządkowany proces staje się szybszy, powtarzalny i łatwy do skalowania.