Automatyzacja obsługi klienta

Agenci AI dla obsługi klienta to nie tylko voiceboty i chatboty, ale także bardziej zaawansowane systemy wykorzystujące sztuczną inteligencję do samodzielnej realizacji wybranych zadań. Odpowiednio stworzeni agenci mogą analizować zapytania, katalogować zgłoszenia, wysyłać wiadomości e-mail, przekazywać sprawy do właściwych konsultantów, a nawet przygotowywać wstępne wyceny.

Taka automatyzacja obsługi pomaga odciążyć zespół z powtarzalnych czynności i tym samym zmniejsza czas obsługi klienta. Dzięki temu konsultanci mogą skupić się na bardziej złożonych sprawach, a klienci szybciej otrzymują odpowiedź.

Więcej o tego typu rozwiązaniach przeczytasz na naszej podstronie: wdrażanie agentów AI.

Voiceboty i chatboty AI pomagają obsługiwać powtarzalne pytania klientów bez konieczności angażowania konsultanta w każdą odpowiedź. Chatboty obsługi klienta mogą odpowiadać na pytania dotyczące statusu zamówienia, dostępności produktów, terminów, reklamacji czy podstawowych zasad współpracy.

Dobrze zaprojektowany chatbot dla obsługi klienta może także zbierać dane, kwalifikować zgłoszenia i przekazywać rozmowę do konsultanta wtedy, gdy sprawa wymaga indywidualnego podejścia. Rozwiązania wykorzystujące różnego rodzaju boty zwiększają efektywność obsługi klienta, ponieważ część zapytań jest rozwiązywana automatycznie, a zespół może szybciej reagować na bardziej złożone sprawy.

Automatyczna klasyfikacja zgłoszeń pozwala analizować wiadomości i zapytania klientów już na etapie ich wpływu do systemu. W firmach B2C, które korzystają z narzędzi typu customer support, system może rozpoznawać temat zgłoszenia, intencję klienta oraz poziom pilności sprawy – na przykład nadając wyższy priorytet wiadomościom od najbardziej zdenerwowanych klientów.

W firmach B2B podobny mechanizm może klasyfikować zapytania ofertowe, zgłoszenia techniczne, prośby o kontakt lub sprawy wymagające reakcji konkretnego działu. Dzięki temu zgłoszenia szybciej trafiają do właściwych osób, a firma poprawia jakość obsługi klienta i skraca czas odpowiedzi.

W firmie jednego z naszych klientów, stworzyliśmy automatyzację, która automatycznie klasyfikuje zgłoszenia i wysyła je do jednego z 4 działów handlownych. Dzięki temu, czas oczekiwania klientów na konsultanta znacznie się skrócił. Więcej o tym rozwiązaniu przeczytaj tutaj: https://www.sagiton.pl/case-studies/automatyzacja-procesu-sprzedazy-w-b2b

Automatyczna obsługa reklamacji sprawdza się szczególnie tam, gdzie firma obsługuje dużą liczbę zgłoszeń, zwrotów lub napraw serwisowych. System może przyjmować reklamacje online, sprawdzać kompletność danych, nadawać statusy, przypisywać sprawy do odpowiednich osób lub serwisów oraz automatycznie informować klienta o kolejnych etapach procesu.

W bardziej złożonych scenariuszach automatyzacja może być połączona z systemem CRM, ERP, logistyką lub narzędziami serwisowymi za pomocą odpowiednich integracji. Dzięki temu firma ogranicza ręczne przekazywanie informacji między działami, szybciej obsługuje zgłoszenia i zyskuje większą kontrolę nad całym procesem reklamacyjnym.

Tak zautomatyzowany system, pozwala firmom poprawić jakość obsługi reklamacji i zwiększa poziom zadowolenia klientów.

Automatyzacja telefonicznej obsługi klienta może być oparta na systemach VoIP, czyli rozwiązaniach do obsługi połączeń telefonicznych przez internet. Takie systemy pozwalają mierzyć nie tylko liczbę i czas rozmów, ale także nagrywać konwersacje, analizować ich przebieg oraz łączyć dane z innymi narzędziami wykorzystywanymi przez firmę.

Możemy wdrożyć także transkrypcję rozmów z klientami, dzięki której łatwiej sprawdzić, jak konsultanci prowadzą rozmowy, jakie pytania pojawiają się najczęściej i gdzie proces wymaga usprawnienia. Takie dane wspierają doskonalenie jakości obsługi klienta oraz pomagają lepiej szkolić zespół i tym samym, zwiększają długoterminową satysfakcję klientów.

Zautomatyzowane wysyłanie ofert pozwala szybciej odpowiadać na zapytania klientów i ograniczyć ręczną pracę przy przygotowywaniu dokumentów. Wdrażamy między innymi kalkulatory wycen online, narzędzia AI i generatory ofert, konfiguratory produktów z wyceną, automatyczne liczenie kosztów, generowanie ofert przetargowych oraz zautomatyzowaną wysyłkę dokumentów.

Dzięki automatyzacji oferta może być przygotowana szybciej, mieć spójny wygląd niezależnie od osoby, która ją tworzy, i zawierać poprawne dane pobrane bezpośrednio z systemów firmy. Klient szybciej otrzymuje wycenę, a zespół sprzedaży ogranicza zarówno ilość poświęcanego czasu jak i liczbę potencjalnych błędów.

Więcej o tym, jak możemy usprawnić obsługę zapytań klientów, znajdziesz na naszej podstronie dotyczącej automatyzacji ofert.