Automatyzacja procesu sprzedaży dla firmy B2B

Kategoria:

Marketing i sprzedaż

Obsługa klienta

Technologie: n8n, Airtable, Wordpress, GetResponse, Livespace, Google Workspace, SMSAPI

O kliencie

Zgłosiła się do nas firma oferująca produkty oraz usługi B2B. Ze względu na zróżnicowany charakter oferty przedsiębiorstwo posiada cztery odrębne działy handlowe. Kluczowym wyzwaniem dla klienta było zautomatyzowanie ich pracy.

Podstawowe problemy, z którymi mierzył się nasz klient

Cztery różne formularze kontaktowe

Wraz z uruchomieniem nowej strony internetowej klient wdrożył cztery odrębne formularze kontaktowe, odpowiadające różnym rodzajom usług. Takie zmiany wymagały stworzenia nowej logiki automatycznego przekazywania zapytań do właściwych działów handlowych.

Brak możliwości kwalifikacji leadów w Livespace

Ze względu na dużą liczbę zapytań, konieczne było wdrożenie procesu kwalifikacji leadów (MQL → SQL). CRM używany przez klienta – Livespace – nie umożliwiał jednak podziału tych statusów, przez co wszystkie zapytania trafiały do CRMa jako jeden typ leadów.

Brak jasnych zasad dystrybucji leadów

Przed wdrożeniem automatyzacji wszystkie leady trafiały na jeden adres e-mail. Handlowcy samodzielnie ustalali, kto przejmie dane zapytanie, bez rejestrowania tej informacji. Prowadziło to do nieporozumień w zespole i poczucia nierównego podziału leadów.

Zbyt długi czas reakcji na zapytania

Jednym z celów biznesowych było wyróżnienie się na tle konkurencji poprzez szybki kontakt z klientem (do 15 minut od wysłania zapytania). Ręczne ustalanie, kto podejmie leada, uniemożliwiało osiągnięcie takiego czasu reakcji.

W odpowiedzi na problemy i wyzwania klienta wdrożyliśmy

Centralizacja i kwalifikacja MQLi

Wdrożyliśmy bazę MQL w Airtable, do której trafiają wszystkie zapytania z formularzy WordPress przez GetResponse. Dane są automatycznie agregowane i uporządkowane, wraz ze statusem leada (nowy, podjęty, zakwalifikowany, odrzucony). Dzięki temu zespół ma jedno źródło prawdy i może szybko kwalifikować zgłoszenia bez chaosu i rozproszenia informacji.

Automatyczna dystrybucja i przypisywanie MQLi

MQLe są automatycznie kierowane do odpowiednich zespołów sprzedaży przez Slack. System przypisuje je handlowcom rotacyjnie, dbając o równomierne obciążenie. Uwzględnia też ich dostępność – osoby na spotkaniu lub urlopie są pomijane, a po powrocie wracają do kolejki z priorytetem. To eliminuje ręczne zarządzanie i przyspiesza reakcję.

Obsługa leadów i integracja z CRM

Slack stał się centrum pracy na leadach – handlowcy mogą kwalifikować lub odrzucać zgłoszenia jednym kliknięciem. Manager ma możliwość szybkiego przypisywania leadów do innych osób. Po zakwalifikowaniu kontakt automatycznie trafia do Livespace jako szansa sprzedaży, wraz z kompletem danych z formularza, gotowa do dalszego procesu sprzedaży.

Automatyczne potwierdzenie kontaktu z klientem

Po wysłaniu formularza klient otrzymuje automatycznego SMS-a z informacją o szybkim kontakcie (do 15 minut). Dla zgłoszeń poza godzinami pracy wdrożono alternatywne treści wiadomości. Integracja Airtable z SMSAPI pozwala utrzymać spójny i natychmiastowy kontakt, zwiększając zaufanie i ograniczając ryzyko utraty leada na starcie.

Kontrola czasu reakcji

System pilnuje czasu reakcji handlowców – po przypisaniu leada uruchamiane są powiadomienia i przypomnienia. W przypadku braku działania zgłoszenie trafia do kolejnej osoby. Parametry czasu są w pełni konfigurowalne w Airtable. Dzięki temu firma utrzymuje wysoki standard obsługi i minimalizuje ryzyko utraty potencjalnych klientów.

Analityka, raportowanie i grywalizacja

Zbudowaliśmy moduł statystyk i dashboardy zarządcze w Airtable. Menedżerowie mogą śledzić konwersję MQL-i, wartość sprzedaży oraz efektywność marketingu względem przychodów. System wspiera także grywalizację – wyniki handlowców prezentowane są w czasie rzeczywistym na telewizorze w biurze, co motywuje zespół i zwiększa zaangażowanie w realizację celów.

Korzyści z wdrożenia

Skrócenie czasu pierwszego kontaktu z leadem do 15 minut.

Wprowadzenie standardu sprawiedliwego podziału zgłoszeń pomiędzy handlowców.

Skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie raportów sprzedaży o 90%.

Szczegóły realizacji

Czas wdrożenia:

1 miesiąc

Koszt projektu:

35 000 zł

Chcesz wdrożyć podobną automatyzację procesów sprzedażowych w swojej firmie?

W Sagiton pomagamy firmom naszych klientów osiągać wyższe wyniki sprzedażowe za pomocą automatyzacji i AI. Napisz do nas, aby umówić bezpłatną konsultację z naszym specjalistą ds. wdrożeń.

Zapytaj o konsultację