Optymalizacja procesów biznesowych – sposób na zwiększenie efektywności w firmie 

Dlaczego firmy optymalizują procesy biznesowe?

Koszty prowadzenia przedsiębiorstw systematycznie rosną – droższe koszty zatrudnienia, wyższe ceny energii, usług zewnętrznych i technologii sprawiają, że utrzymanie rentowności staje się coraz większym wyzwaniem. Szczególnie mocno odczuwają to firmy z sektora MŚP, które często nie dysponują dużymi rezerwami finansowymi ani rozbudowanymi zespołami operacyjnymi. W efekcie codzienne funkcjonowanie firmy pochłania coraz więcej zasobów, a margines budżetu na rozwój zaczyna się kurczyć.

W obliczu tej sytuacji wielu przedsiębiorców staje przed kluczowym wyborem: albo zwiększyć przychody, inwestując w rozwój sprzedaży produktów lub usług i realnie zacząć generować większy zysk, albo pozostać na podobnym poziomie przychodów, jednocześnie szukając sposobów na ograniczenie kosztów prowadzenia firmy. To właśnie w tym miejscu coraz częściej pojawia się temat optymalizacji procesów biznesowych jako realnej, skalowalnej alternatywy dla kosztownych i ryzykownych inwestycji w szybki wzrost.

Czym jest optymalizacja procesów biznesowych w firmie?

Najprościej ujmując, optymalizacja procesów biznesowych to szukanie sposobów na usprawnienie codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa w taki sposób, aby ograniczyć koszty stałe, które generuje firma. W praktyce oznacza to świadome przyjrzenie się temu, jak działa organizacja na co dzień, jakie działania są wykonywane, przez kogo i w jakiej kolejności. Podstawą jest tu analiza procesów biznesowych firmy, która pozwala zrozumieć, jak poszczególne elementy organizacji wpływają na siebie nawzajem i gdzie pojawiają się nieefektywności.

Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie nie polega na pojedynczych zmianach, lecz na całościowym spojrzeniu na firmę jako system powiązanych działań. Dzięki temu możliwe jest nie tylko usprawnienie codziennej pracy zespołów, ale również stworzenie solidnej podstawy do dalszego skalowania organizacji i wdrażania automatyzacji.

Mapowanie procesów jako podstawa optymalizacji

Kluczowym elementem optymalizacji jest mapowanie procesów, czyli szczegółowe rozpisanie wszystkich czynności wykonywanych w firmie oraz przepływów komunikacji między działami, zespołami i wykorzystywanymi narzędziami. Najczęściej przyjmuje ono formę graficznych map lub diagramów (grafów), które pokazują, jak dana praca faktycznie przebiega – od momentu rozpoczęcia procesu aż do jego zakończenia.

Takie podejście pozwala zidentyfikować tzw. wąskie gardła procesowe, powtarzalne lub zbędne działania, a także miejsca, w których dochodzi do opóźnień, błędów lub niepotrzebnego zaangażowania pracowników. Dopiero na podstawie dobrze przeprowadzonego mapowania możliwe jest zaplanowanie realnych usprawnień i świadome podjęcie decyzji o dalszych krokach optymalizacyjnych.

Jakie koszty redukuje optymalizacja procesów biznesowych?

Dobrze przeprowadzona optymalizacja procesów biznesowych pozwala spojrzeć na firmę jak na spójny system działań, a nie zbiór oderwanych zadań realizowanych niezależnie przez poszczególne zespoły. Dzięki temu organizacja zyskuje większą przejrzystość procesów, lepszą kontrolę nad kosztami oraz solidną podstawę do wprowadzania dalszych usprawnień. W praktyce analiza procesów biznesowych najczęściej prowadzi do redukcji kosztów w trzech kluczowych obszarach, które opiszemy w poniższych akapitach.

Koszty zatrudnienia

Podczas mapowania i analizy procesów biznesowych firmy bardzo często okazuje się, że część działań jest wykonywana równolegle przez kilku pracowników, inne są realizowane mimo braku realnej wartości dla organizacji, a jeszcze inne zajmują znaczną część czasu osób, które mogłyby skupiać się na bardziej kluczowych procesach. Optymalizacja kosztów w tym obszarze polega na systematyzacji działań firmy, lepszym rozłożeniu odpowiedzialności oraz eliminacji zbędnych czynności. W efekcie przedsiębiorstwo może lepiej wykorzystać istniejące zasoby, zwiększyć efektywność zespołów i dostosować strukturę organizacji do rzeczywistych potrzeb operacyjnych, bez konieczności ciągłego zwiększania zatrudnienia do obsługi nieefektywnych procesów.

Koszty narzędzi i programów firmowych

Kolejnym obszarem, który ujawnia się podczas mapowania procesów biznesowych, są koszty technologiczne. Analiza często pokazuje, że firma opłaca subskrypcje narzędzi, które nie są wykorzystywane, albo korzysta z kilku rozwiązań realizujących bardzo podobne działania. Zdarza się również, że kosztowne narzędzie używane jest przez tylko jedną osobę, mimo że ten sam proces mógłby być wykonany na prostszym lub darmowym rozwiązaniu. Optymalizacja procesów biznesowych w tym obszarze pozwala uporządkować narzędzia, ograniczyć zbędne koszty operacyjne i lepiej dopasować technologie do realnych procesów zachodzących w organizacji.

Dobrym przykładem tego, że firmy nie zawsze są świadome możliwości optymalizacji kosztów narzędzi, z których korzystają, jest fakt, że bardzo często dopiero podczas naszej pracy identyfikujemy takie obszary u klientów. W jednym z przedsiębiorstw z branży e-commerce, z którym współpracowaliśmy, wdrożono popularne narzędzie do automatyzacji sklepu internetowego. Dopiero po analizie procesów biznesowych okazało się, że rzeczywiste potrzeby firmy obejmowały jedynie część dostępnych funkcjonalności, a roczny koszt subskrypcji wynoszący 72 000 zł był nieproporcjonalny do uzyskiwanej wartości. Zgodnie z podstawową zasadą optymalizacji procesów, zamiast korzystać z gotowego rozwiązania, zaprojektowaliśmy dedykowane integracje, które w pełni odpowiadały potrzebom organizacji, obniżając koszt wdrożenia do 28 000 zł i pozwalając firmie zaoszczędzić 61% pierwotnie planowanego budżetu już w pierwszym roku.

Koszty procesów wykonywanych ręcznie – digitalizacja i automatyzacja

Największy potencjał oszczędności i usprawnień kryje się zazwyczaj w procesach realizowanych manualnie. Gdy firma ma już zmapowane procesy, usunięte niepotrzebne działania i jasno określone przepływy pracy, kolejnym krokiem jest ich digitalizacja i automatyzacja. Przykładowo, jeśli pracownik działu finansów poświęca około 80 godzin miesięcznie na ręczne wystawianie faktur, proces ten może zostać zautomatyzowany. Faktury są generowane automatycznie, a rola księgowej ogranicza się do ich sprawdzenia i zatwierdzenia, co może zająć maksymalnie kilka godzin. Takie usprawnienia nie tylko redukują koszty, ale też zwiększają skalowalność organizacji i zmniejszają ryzyko błędów operacyjnych.

Jeśli interesuje Cię, ile dokładnie możesz zaoszczędzić na usprawnieniu procesów firmowych i automatyzacji, przeczytaj nasz artykuł: https://www.sagiton.pl/blog/automatyzacja-a-oszczednosci-w-firmie

Jak zoptymalizować firmę? 3 podstawowe procesy, które możesz usprawnić

Jeśli zastanawiasz się, jak zoptymalizować procesy w firmie w praktyce, warto zacząć od obszarów, które występują w niemal każdym biznesie i najszybciej przynoszą wymierne efekty. O tym, aby w ramach podstawowej zasady optymalizacji procesów, przejrzeć wszystkie czynności w firmie i wyeliminować te powtarzalne lub niepotrzebne, już wiesz. Teraz przejdziemy do bardziej zaawansowanych zmian, jakimi są wprowadzanie digitalizacji i automatyzacji. Poniżej przedstawiamy trzy procesy, które najczęściej usprawniamy u klientów podczas wdrożeń optymalizacyjnych – niezależnie od branży czy skali organizacji.

1. Proces obsługi klienta

To jeden z najbardziej wrażliwych procesów w firmie – bezpośrednio wpływa na wizerunek przedsiębiorstwa, a jednocześnie generuje duże koszty operacyjne. Co możesz wdrożyć, aby zoptymalizować ten obszar:

• Chatboty i voiceboty – automatyczne narzędzia konwersacyjne, które obsługują powtarzalne zapytania 24/7 bez angażowania zespołu.
• Zautomatyzowane zarządzanie zgłoszeniami – systemy, które automatycznie kategoryzują, priorytetyzują i przypisuje zgłoszenia do odpowiednich osób lub działów.
• Automatyczne SMS-y i powiadomienia – automatyczne komunikaty informujące klienta o statusie zgłoszenia, realizacji usługi lub kolejnych krokach.

Jak widzisz, istnieje wiele metod optymalizacji procesów w obsłudze klienta, które pomogą Ci skrócić czas reakcji, zmniejszyć obciążenie zespołu i poprawić spójność komunikacji.

2. Procesy sprzedażowe i ofertowe

W wielu firmach proces sprzedaży opiera się na ręcznych działaniach, arkuszach i niejednolitych procedurach, przez co handlowcy poświęcają zbyt dużo czasu na zadania administracyjne zamiast pracy z klientem. Jak możesz to zmienić:

• Automatyzacja obsługi leadów w systemie CRM – ta optymalizacja sprzedaży pomoże handlowcom w rejestrowaniu, kwalifikacji i komunikacji z leadami.
• Automatyczne dashboardy sprzedażowe – wyeliminuj ręczne przenoszenie informacji pomiędzy różnymi systemami.
• Automatyzacja ofertowania – oferty mogą być generowane automatycznie na podstawie danych klienta i ustalonych warunków handlowych.

Dobra optymalizacja biznesu nie obędzie się bez usprawnienia procesów sprzedażowych – tak jak pisaliśmy w poprzednich akapitach, zwiększenie zysków, które może z tego wynikać, to połowa sukcesu do dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa.

3. Procesy finansowe i operacyjne

Procesy związane z finansami, rozliczeniami czy raportowaniem są kluczowe dla stabilności biznesu, ale często obciążone dużą liczbą manualnych czynności. U naszych klientów najczęściej doskonalimy procesy:

• Raportowania – dane mogą być automatycznie zbierane, przetwarzane i prezentowane w czytelnych raportach bez ręcznego przygotowywania zestawień, co bezpośrednio wpływa na wydajność i efektywność przedsiębiorstw.
• Przetwarzania danych – dane z różnych systemów mogą być ze sobą zintegrowane, w celu automatycznego przesyłania i przygotowywanie do dalszego wykorzystania.

Automatyzacja procesów finansowych i operacyjnych nie tylko uwalnia czas zespołu na zadania o większej wartości dla biznesu, ale przede wszystkim redukuje ryzyko błędów.

Optymalizacja procesów w firmie – konieczność czy wybór?

Na ten moment zagadnieniami, o których pisaliśmy w artykule, interesuje się wciąż tylko część firm. Jednak im więcej organizacji zacznie świadomie wdrażać usprawnienie procesów firmowych, tym szybciej zauważą realny spadek kosztów operacyjnych. A to bezpośrednio przekłada się na większe budżety na rozwój, inwestycje i skalowanie biznesu. Firmy, które nie zdecydują się na żadne działania w tym obszarze, z czasem po prostu zostaną w tyle – mniej elastyczne, mniej efektywne i mniej konkurencyjne.

Nawet jeśli dziś wydaje Ci się, że Twoje procesy są już dobrze poukładane, warto to zweryfikować. Brak regularnej identyfikacji problemów, rzetelnej analizy danych i oceny efektywności procesów często sprawia, że w firmie pojawiają się niewidoczne na pierwszy rzut oka „przecieki” finansowe. W Sagiton przeprowadzamy audyty procesów biznesowych, podczas których identyfikujemy wąskie gardła i proponujemy konkretne usprawnienia dopasowane do realnych potrzeb organizacji.