Automatyzacja sprzedaży – obsługa leadów z telefonu

Automatyzacja zbierania leadów spadających z różnych narzędzi i źródeł

Jeżeli Twój dział marketingu prowadzi wiele kampanii jednocześnie, na pewno wiesz, że im większa liczba kanałów, tym większa szansa na pozyskanie leada. Niestety, wiąże się to również z dużym ryzykiem, że niektóre zapytania zostaną przeoczone – sprzedawcy nie zawsze mają czas, aby zalogować się do wszystkich aplikacji i na bieżąco sprawdzać pojawiające się leady. Jak narzędzia do automatyzacji marketingu i sprzedaży mogą im w tym pomóc?

Automatyczne zbieranie leadów pozwala uporządkować chaos w procesie generowania leadów, związany z korzystaniem z wielu kanałów jednocześnie. Wdróż system, który zintegruje ze sobą wszystkie źródła komunikacji z klientami (od formularza na stronie internetowej, przez chatboty, media społecznościowe, marketplace’y, a nawet SMS-y) w jednym miejscu. Dodatkowo, dzięki automatyzacji sprzedaży, sprzedawcy mogą otrzymywać spersonalizowane powiadomienia na komunikator firmowy (o tym rozwiązaniu będziemy opowiadać więcej w dalszej części artykułu). W ten sposób, żaden lead nie umknie uwadze Twojego zespołu, a reakcja działu sprzedaży może nastąpić niemal natychmiast – i to bez ręcznego przeszukiwania wszystkich narzędzi wykorzystywanych w kampaniach.

‍

Jak już pisaliśmy w naszym artykule o automatyzacji ofertowania:

78% klientów kupuje od firmy, która jako pierwsza odpowie na ich zapytanie. Źródło: LeanData

A więc jeśli chcesz zwiększyć efektywność sprzedaży w swojej firmie, musisz zapewnić Twoim potencjalnym klientom błyskawiczne odpowiedzi na ich zapytania, a pomóc Ci w tym może właśnie automatyzacja procesów sprzedażowych. Przeczytaj poniższe case study i dowiedz się jak takie rozwiązanie pomogło naszemu klientowi.

Case Study – skuteczne przyspieszenie przetwarzania leadów za pomocą automatyzacji

Zgłosił się do nas klient z branży usługowej, który mierzył się z niską konwersją leadów na klientów. Analiza danych przeprowadzona przez kadrę menadżerską wykazała, że pozyskiwanie leadów przez dział marketingu jest wykonywane w prawidłowy sposób. Jednak pomimo wysokiej jakości leadów, prowadzone działania marketingowe nie przynosiły skutków. Okazało się, że jednym z kluczowych problemów był zbyt długi czas oczekiwania klienta na pierwszy kontakt ze strony sprzedawcy po wypełnieniu formularza na stronie – tzw. podejmowanie leadów. Nowym, jasno określonym celem było skrócenie tego czasu do maksymalnie 15 minut.

Firma korzystała z Livespace CRM, który służył do obsługi leadów zakwalifikowanych już jako SQL (Sales Qualified Leads). Jednak w praktyce ten sam system wykorzystywano także do wstępnej kwalifikacji MQL (Marketing Qualified Leads), mimo że nie był do tego przeznaczony. W efekcie proces pielęgnowania leadów był rozproszony, nieefektywny i trudny do analizowania, szczególnie jeśli chodzi o czas reakcji i konwersję “per sprzedawca”.

Klient potrzebował automatyzacji leadów, która pozwoliłoby na:

• szybką, półautomatyczną kwalifikację MQL-i poza głównym CRM-em,
• stały monitoring czasu pierwszego kontaktu z leadem,
• czytelny dashboard prezentujący dane o konwersji i skuteczności sprzedawców.

W odpowiedzi na te potrzeby zaprojektowaliśmy zintegrowane środowisko kwalifikacji MQL, oparte na Airtable, n8n i Slack. System składa się z:

• Integracji formularzy z Airtable – wszystkie formularze kontaktowe na stronie klienta podłączyliśmy do bazy danych w Airtable, gdzie zapytania automatycznie trafiają jako nowe rekordy (MQL).
• Automatyczne generowanie powiadomienia na Slacku – za pomocą n8n stworzyliśmy ścieżkę automatyzacji, która przy każdym nowym MQL-u z kampanii marketingowej, wysyła powiadomienie do kanału sprzedażowego na Slacku. MQL jest automatycznie przypisywany do kolejnego dostępnego handlowca zgodnie z ustaloną rotacją.
• Bezpośrednia kwalifikacja z poziomu Slacka – sprzedawcy mogą jednym kliknięciem zadecydować, czy lead jest gotowy do przekazania do systemu CRM jako SQL, czy powinien zostać odrzucony. Dostępny był również przycisk "podejmuję", który służy do rejestrowania momentu rozpoczęcia kontaktu, co umożliwia dalszą analizę danych i wyników sprzedażowych. Integracja z systemami CRM i Slackiem sprawia, że relacja z klientami może w całości odbyć się z poziomu aplikacji mobilnej.
• Monitoring i analityka – wszystkie informacje (momenty przypisania, podjęcia, decyzje o kwalifikacji) są zapisywane w bazie danych. Dzięki temu możliwe jest stworzenie przejrzystych dashboardów prezentujących: średni czas pierwszego kontaktu z MQL-em, konwersję MQL do SQL oraz skuteczność poszczególnych handlowców w czasie i liczbie zakwalifikowanych leadów. Takie rozwiązanie upraszcza efektywne zarządzanie i analizę danych, dzięki czemu firma może podejmować świadome decyzje i budować skuteczne strategie marketingowe.

Efekty wdrożonej przez nas automatyzacji sprzedaży:

• Skrócenie czasu generowania zestawień i raportów o 90%.
• Lepsze decyzje w modelu data-driven.
• Zwiększenie motywacji w dziale handlowym.

Inteligentne powiadomienia i obsługa leadów w systemie CRM z poziomu komunikatora firmowego – również w wersji mobile

Integracja kampanii marketingowych z CRM oraz komunikatorem firmowym nie tylko zwiększa szybkość reakcji na pojawiające się zapytania, ale może także zaoszczędzić Twoim handlowcom mnóstwo czasu. Zmień firmowy kanał sprzedażowy w centrum zarządzania procesami, aby całą obsługę leada można było wykonywać z poziomu jednej aplikacji (mobilnej lub web).

‍

7 procesów sprzedaży, które możesz zautomatyzować i zoptymalizować z użyciem komunikatora:

1. Pojawienie się leada oraz przypisanie osoby odpowiedzialnej

O tym, jak ważny jest czas pierwszego kontaktu z leadem, pisaliśmy już wcześniej. Dzięki integracji formularzy z komunikatorem nowe zapytania trafiają od razu na odpowiedni kanał – i co najważniejsze – mogą być automatycznie przypisywane do konkretnego pracownika według ustalonego schematu. Zespół nie musi się zastanawiać, kto powinien zadzwonić lub umówić spotkanie, a więc reakcja na zapytanie jest natychmiastowa.

2. Zmiana odpowiedzialności na inną osobę z działu sprzedaży

Jeśli z jakiejkolwiek przyczyny potrzebna jest zmiana opiekuna leada, handlowcy za pomocą jednego kliknięcia mogą przekazać kontakt innej osobie z zespołu. System automatyzacji natychmiast powiadamia nowego opiekuna o przydzielonym leadzie – bez konieczności logowania się do zewnętrznych narzędzi.

3. Zmienienie statusu leada w lejku sprzedażowym

Zamiast przełączać się między narzędziami, handlowiec może zmienić status leada (np. z "Wylądował" na "Podjęto leada", "Zakwalifikowany", "Odrzucony") bezpośrednio z poziomu komunikatora – klikając w listę rozwijaną pod wiadomością. Dzięki integracji z Twoim systemem CRM lub bazą danych status automatycznie się zaktualizuje.

4. Wysyłka e-maili z poziomu komunikatora

Sprzedawca może szybko wysłać predefiniowaną wiadomość e-mail do leada bez wychodzenia z komunikatora – za pomocą przycisku przy powiadomieniu o nowym zapytaniu. System automatycznie podstawia dane z formularza lub CRMa, dzięki czemu mail jest spersonalizowany i gotowy do wysłania w kilka sekund i to bez logowania się do agenta pocztowego. Jeśli wymagane są bardziej indywidualne odpowiedzi, możliwe jest również tworzenie półautomatycznych wiadomości – handlowiec pisze treść „od zera” z poziomu komunikatora, a dane kontaktowe i kontekst leada są automatycznie uzupełnione. Połączenie komunikatora ze skrzynką pocztową, znacznie skraca czas obsługi i eliminuje konieczność żonglowania aplikacjami. Co ważne, każda wysłana wiadomość może być zapisywana w systemie CRM, dzięki czemu historia kontaktu jest dostępna dla innych członków zespołu. Upraszcza to pracę, w przypadku gdyby lead musiał zostać przekazany lub przejęty przez innego handlowca.

5. Wysyłka SMS i szybkie zadzwonienie do leada

Dzięki wdrożeniu automatyzacji procesów sprzedażowych, z poziomu komunikatora możesz także wysłać SMS do klienta lub rozpocząć rozmowę telefoniczną. A wszystko to dzięki integracji z centralą VoIP (wirtualna centrala telefoniczna, która wykorzystuje sieć internetową do przesyłania połączeń głosowych). System automatyzacji może dodać gotową treść wiadomości lub zasugerować kontakt w odpowiednim czasie. Tak jak w przypadku wiadomości e-mail, rozmowy i SMSy mogą być automatycznie archiwizowane.

6. Automatyczne generowanie podsumowania rozmowy telefonicznej

Jeśli Twoi handlowcy często rozmawiają z klientami przez telefon, na pewno wiesz jak ważne przy takiej obsłudze jest przygotowywanie notatek. Ręczne notowanie jest jednak czasochłonne i podatne na błędy, a dodatkowo odciąga uwagę sprzedawcy od meritum rozmowy. Dzięki wdrożeniu automatyzacji sprzedaży i integracji z narzędziem do transkrypcji nagrań, po zakończeniu połączenia handlowiec może wygenerować podsumowanie rozmowy. Następnie informacje trafiają bezpośrednio do systemu – jako notatka w CRM lub wpis w bazie danych. Dzięki temu cały zespół ma dostęp do bieżącej wiedzy o odbytych rozmowach, bez konieczności pisania długich raportów czy ustnego dzielenia się informacjami.

7. Automatyczna wysyłka oferty handlowej i follow-upy z poziomu komunikatora

Po kwalifikacji i zapoznaniu się z potrzebami leada handlowiec może jednym kliknięciem w Slacku wysłać dopasowaną ofertę handlową – bez konieczności otwierania systemu CRM, przeszukiwania szablonów czy tworzenia maila “od zera”. Dzięki temu klient otrzymuje powiadomienie SMS z linkiem do oferty, co zwiększa szansę na szybkie zapoznanie się z propozycją. Dodatkowo, z poziomu komunikatora, możliwe jest również ustawienie automatycznych maili do klienta o dowolnej, wcześniej przygotowanej treści (np. z pytaniami o zapoznanie się ofertą) – tzw. follow-up. Wdróż automatyzację sprzedaży i zapewnij swojej firmie, że żadna czynność nie “przepadnie” w natłoku codziennych zadań.

Jeśli zależy Ci na szybkiej reakcji na zapytania klientów, automatyczne powiadomienia to rozwiązanie, które warto wdrożyć. Dzięki integracji z komunikatorem firmowym – również w wersji mobilnej – zawsze będziesz na bieżąco, niezależnie od miejsca i czasu. To realna oszczędność czasu i szansa na skuteczniejsze domykanie sprzedaży. Obsługa leadów jeszcze nigdy nie była tak wygodna i intuicyjna. Więcej o naszych usługach z zakresu automatyzacji sprzedaży możesz dowiedzieć się tutaj: https://www.sagiton.pl/branze/uslugi-automatyzacje-sprzedaz-marketing

Automatyzacja sprzedaży, a rozmowy telefoniczne – czy można je zautomatyzować?

W wielu firmach, zwłaszcza w sektorze B2B, sprzedaż opiera się niemal w całości na rozmowach telefonicznych. To nadal jeden z najskuteczniejszych sposób na lead nurturing i zrozumienie potrzeb klienta. Problemy natomiast mogą pojawić się wtedy, gdy zespół handlowy rozrasta się, a liczba połączeń rośnie – może to doprowadzić do tego, że:

• nie wiemy, ile połączeń wykonuje każdy handlowiec,
• rozmowy nie są rejestrowane ani podsumowywane,
• związku z powyższym ciężko nam ocenić jakość i skuteczność kontaktów,
• przekazywanie spraw pomiędzy handlowcami albo nie odbywa się wcale, albo jest bardzo chaotyczne,
• cały kontakt telefoniczny staje się niewidzialną częścią lejka, do którego nikt nie ma dostępu.

Jaki może być tego efekt? Rozmowy telefoniczne trafiają do „szarej strefy” procesu sprzedaży – nie da się ich analizować, mierzyć ani usprawniać. Dlatego też, w nowoczesnych firmach, coraz popularniejsza staje się technologia VoIP, o której pisaliśmy wcześniej. Pozwala ona na wdrożenie szeregu automatyzacji sprzedaży usprawniających codzienną pracę zespołów handlowych.

Centrum zarządzania rozmowami telefonicznymi – CRM Sales Automation

Jako Sagiton sami mierzyliśmy się z trudnościami w mierzeniu efektywności procesów sprzedażowych odbywających się przez telefon. Dlatego, najpierw na użytek własny, a następnie u kilku naszych klientów, wdrożyliśmy narzędzie nazwane przez nas CRM Sales Automation. Oparte jest na low-code’owym rozwiązaniu Airtable, dzięki któremu możemy w prosty sposób rozbudowywać je o kolejne funkcjonalności i tworzyć automatyzacje dopasowane do konkretnych procesów oraz potrzeb danej firmy.

W standardowej wersji naszego systemu CRM, znajdziesz:

Nagrywanie rozmów i widok listy połączeń

Dzięki integracji telefonu z CRM, każda rozmowa wykonana przez handlowca jest automatycznie nagrywana i zapisywana. Połączenia trafiają do uporządkowanej listy, która pokazuje: datę, czas trwania, numer rozmówcy i nazwisko handlowca. To pozwala nie tylko kontrolować aktywność zespołu, ale też wracać do oznaczonych, kluczowych rozmów – np. w razie reklamacji czy potrzeby głębszej analizy.

Podsumowanie rozmów AI

Po zakończonej rozmowie system CRM może automatycznie wygenerować jej podsumowanie, dzięki czemu nie trzeba tracić czasu na pisanie notatek. AI wychwytuje najważniejsze informacje: potrzeby klienta, ustalenia, potencjalne obiekcje, kolejne kroki. Wszystko trafia do CRM-a i jest dostępne dla całego zespołu – również wtedy, gdy lead trafia do innego sprzedawcy. Sprzedawca może takie podsumowania wykorzystywać również w wiadomościach e-mail wysyłanych do klientów.

Wysyłka oraz odbieranie SMS-ów z poziomu CRM

Zaraz po rozmowie handlowiec może wysłać SMS z potwierdzeniem ustaleń, linkiem do oferty lub przypomnieniem o spotkaniu – bez opuszczania systemu. SMS-y wychodzące jak i ewentualne odpowiedzi od klienta trafiają bezpośrednio do CRM, co zapewnia pełen kontekst komunikacji i ułatwia prowadzenie dalszych działań.

Optymalizacja komunikacji z zespołem

Jeśli handlowiec potrzebuje wsparcia lub chce przekazać rozmowę innemu członkowi zespołu, może to zrobić w kilka sekund. Rozmowa może zostać oznaczona i przypisana innemu sprzedawcy z prośbą o pomoc. Wszystko odbywa się w jednym narzędziu – bez maili, bez przełączania się między komunikatorami i przede wszystkim bez zgadywania kto powinien się zająć sprawą.

Integracja z zewnętrznym systemem CRM

CRM Sales Automation może działać jako osobne narzędzie lub zostać w pełni zintegrowane z systemem CRM używanym w Twojej firmie (np. Livespace, HubSpot, Pipedrive). Dzięki temu dane o rozmowach, notatki, statusy i SMS-y trafiają do głównego systemu sprzedażowego, a cały zespół pracuje na jednej wersji danych.

Dashboardy ze statystykami rozmów

Dzięki przejrzystym dashboardom menedżerowie widzą dokładnie, kto ile rozmawia, jakie są średnie czasy połączeń, które rozmowy były efektywne i ilu klientów przeszło do kolejnego etapu lejka po rozmowie telefonicznej. To narzędzie nie tylko do kontroli, ale przede wszystkim do podejmowania lepszych decyzji opartych na danych.

Rozmowy telefoniczne to jeden z tych elementów pracy handlowca, które wydają się trudne – jeśli nie niemożliwe – do zautomatyzowania. W końcu to żywa rozmowa, niuanse, kontekst, emocje. A jednak, narzędzia takie jak Sagiton Sales Automation CRM pokazują, że da się tę część sprzedaży zoptymalizować. Jeśli codzienna praca z telefonem zajmuje Twojemu zespołowi mnóstwo czasu i energii – warto sprawdzić, jak takie rozwiązanie może ją ułatwić.

Podsumowując – co i kiedy opłaca się wdrożyć, aby podnieść efektywność w Twojej firmie?

Jeśli Twoi sprzedawcy spędzają godziny na ręcznym wprowadzaniu danych, przeklikiwaniu się między systemami i tworzeniu notatek po każdej rozmowie, to znak, że pora coś zmienić. Automatyzacja procesów sprzedażowych – od zbierania leadów, przez komunikację, po analizę rozmów – pozwala odzyskać czas i skupić się na tym, co najważniejsze: kliencie. Narzędzia i oprogramowania do automatyzacji, takie jak CRM Sales Automation upraszczają codzienną pracę i eliminują powtarzalne zadania. Nawet rozmowy telefoniczne, które długo wydawały się “nie do ruszenia”, dziś można monitorować, analizować i integrować z resztą systemu sprzedażowego. Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad lejkiem, szybciej reagować na zapytania i zwiększyć efektywność zespołu – to rozwiązanie, które warto przetestować.

Nie wiesz, od czego zacząć automatyzację albo co tak naprawdę spowalnia Twój zespół sprzedażowy? Napisz do nas i umów się na bezpłatną konsultację. Podczas rozmowy opowiesz nam o problemach z jakimi mierzy się Twoja firma, a my pomożemy Ci znaleźć rozwiązania dopasowane do Twoich procesów.