Czym jest automatyzacja biznesu? Jakie daje korzyści?

Czym jest automatyzacja procesów w firmie i na czym polega?

Zacznijmy od podstaw, czyli od definicji automatyzacji procesów – na pewno wiele razy przeglądając portale z newsami lub czytając artykuły branżowe na Linkedin natknąłeś/-aś się na akronim BPA. Stworzony on został od słów Business Process Automation i jest określeniem na wszystkie usprawnienia, które wdrażamy w firmach w celu zautomatyzowania i tym samym przyspieszenia wykonywania codziennych zadań – takich jak wypełnianie dokumentów czy wysyłanie maili. Możliwe jest to dzięki zastosowaniu systemów automatyzacji, czyli programów wykonujących za nas zdigitalizowaną (wykonywaną za pomocą komputera) pracę. Takie systemy tworzone są przez specjalistów ds. automatyzacji procesów.

Przykład automatyzacji procesu sprzedaży – case study

Aby pokazać Ci, czym różni się proces wykonywany ręcznie od takiego, wykonywanego w sposób pół-automatyczny, opiszemy przykład naszego klienta – firmy świadczącej usługi B2B.

Problem naszego klienta
Firma zgłosiła się do nas ze względu na nieefektywny proces sprzedaży, który wyglądał następująco: potencjalni klienci zgłaszali się głównie poprzez wypełnienie jednego z czterech formularzy kontaktowych na stronie internetowej. Następnie wszystkie zgłoszenia były wysyłane na skrzynkę e-mail działu sprzedaży. Stamtąd handlowcy podejmowali leady, ale nie wiadomo było kto i kiedy podjął zapytanie przez co często dochodziło do nieporozumień w dziale.

Jak wyglądała automatyzacja, którą stworzyliśmy dla firmy?
Stworzyliśmy algorytm, który automatycznie przypisuje leady do handlowców aktualnie mających najmniejsze obłożenie. Dzięki temu nie tylko pozbyliśmy się problemu nieporozumień w zespole, ale także znacznie przyspieszyliśmy podejmowanie leadów. Dodatkowo zaprogramowaliśmy system, który wykrywa moment, w którym handlowiec podejmuje pierwszy kontakt z potencjalnym klientem, a gdy tego nie zrobi, oprogramowanie wysyła mu przypomnienie.

Jaki był efekt zautomatyzowania procesów w organizacji?
Stworzenie tego typu automatycznego nadzoru nad procesem sprzedaży pomogło naszemu klientowi usprawnić działania i zredukować manualne zadania handlowców. Dodatkowo, firma zaczęła podejmować leady w mniej niż 15 minut, dzięki temu znacznie wyprzedziła konkurencję.

Inne rodzaje automatyzacji

Oprócz Business Process Automation możesz spotkać się również z określeniami RPA i IPA. Choć wszystkie dotyczą automatyzacji procesów, różnią się sposobem działania i wykorzystywanymi technologiami.

RPA (Robotic Process Automation), czyli robotyzacja procesów, polega na wykorzystaniu botów, które naśladują działania człowieka przy komputerze – klikają, wypełniają formularze i przenoszą informacje między aplikacjami. W przeciwieństwie do narzędzi takich jak n8n czy Zapier, które łączą systemy za pomocą API, RPA może działać bez bezpośrednich integracji. Sprawdza się szczególnie w starszych aplikacjach, choć jest bardziej podatne na zmiany ich interfejsów.

IPA (Intelligent Process Automation), czyli inteligentna automatyzacja procesów, która łączy automatyzację ze sztuczną inteligencją. Dzięki AI systemy mogą nie tylko wykonywać zaprogramowane czynności, ale również analizować dokumenty, rozumieć treść wiadomości czy podejmować decyzje na podstawie dostępnych informacji. Przykładem takich rozwiązań są agenci AI, o których więcej przeczytasz w naszym artykule: Czym są agenci AI?

Jakie obszary biznesu warto zautomatyzować?

Jeśli zastanawiasz się nad tym jak zwiększyć efektywność procesów w swoim przedsiębiorstwie i nie wiesz od jakich czynności zacząć, przygotowaliśmy dla Ciebie małą "ściągę". Poniżej przedstawiamy 5 obszarów, w których najczęściej implementujemy automatyzację w firmach naszych klientów.

1. Administracja – w obszarze administracji możliwe jest dziś usprawnienie zarówno najbardziej rutynowych jak i bardziej złożonych i skomplikowanych procesów. Wysyłka maili i przypomnień do kontrahentów, generowanie umów czy elektroniczny obieg dokumentów mogą przebiegać całkowicie automatycznie.
2. Finanse – w obszarze finansów automatyzacja ma szczególne znaczenie, ponieważ pozwala eliminować błędy ludzkie związane z przepisywaniem dużej ilości informacji, przyspieszać księgowanie dokumentów i lepiej kontrolować przepływy pieniężne. Dzięki odpowiednim narzędziom można np. automatycznie przetwarzać faktury, generować raporty i usprawniać procesy związane z zarządzaniem budżetami w czasie rzeczywistym.
3. HR i rekrutacja – w dziale kadr często identyfikujemy takie procesy do usprawnienia jak rekrutacja, onboarding pracowników, przetwarzanie wniosków urlopowych czy ocen okresowych. Dzięki wprowadzeniu automatyzacji w tym obszarze, pracownicy mogą skupiać się na tym co naprawdę ważne, czyli kontakcie z pracownikami oraz kandydatami.
4. Obsługa klienta i sprzedaż – w obszarze zarządzania relacjami z klientem automatyzacja ma ogromny wpływ na poprawę jakość obsługi oraz efektywność działań sprzedażowych. Z pomocą BPA możliwe jest automatyczne odpowiadanie na zapytania, personalizowanie komunikacji czy też analizowanie historii kontaktu bez udziału pracowników. Istnieje również wiele automatyzacji, które możemy wdrożyć do istniejących już systemów zarządzania relacjami z klientem (CRM). Dzięki takim usprawnieniom, zapewniamy naszym klientom spójność i szybkość reakcji, jednocześnie zmniejszając koszty operacyjne poświęcane na obsługę klienta i sprzedaż.
5. Ofertowanie – proces ofertowania jest często rozbudowany i wieloetapowy, ale również on może zostać zautomatyzowany. Odpowiednio przygotowany system zarządzania ofertami redukuje czas oczekiwania i eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego kopiowania danych. W Sagiton pomagamy firmom zarówno usprawniać analizę danych, której wykonanie jest konieczne do przygotowania oferty, jak i sam proces przenoszenia wyceny do uporządkowanego dokumentu.

Jak widzisz, automatyzacja procesów biznesowych pomaga firmom zarówno w obszarach wewnętrznych, w których styczność z technologią mają jedynie pracownicy, jak i w tych, w których firma ma kontakt z potencjalnymi kandydatami oraz klientami.

Natomiast to, jaki rezultat przyniesie projekt nie zależy jedynie od automatyzowanego obszaru. Ważne jest, jak często proces w danej firmie jest powtarzany, ilu pracowników bierze w nim udział oraz jak czasochłonnych czynności dotyczyć będzie optymalizacja. Przykładowo, skala rekrutacji w firmie IT może być większa niż w firmie księgowej przez co optymalizacja procesów w dziale HR przyniesie większy rezultat.

Korzyści, jakie niesie ze sobą automatyzacja

Zastosowanie technologii do obsługi procesów w firmie kojarzone jest głównie z oszczędnością budżetów. Jak podaje firm ProValet:

"Badania pokazują, że 74% organizacji korzystających z BPA odnotowało znaczną poprawę produktywności i oszczędności kosztów. Nie jest to już tylko narzędzie dla dużych korporacji; firmy każdej wielkości wykorzystują automatyzację, aby pozostać konkurencyjnymi." źródło: ProValet.io

Warto jednak pamiętać o tym, że redukcja kosztów to nie jedyna zaleta transformacji cyfrowej. Obok niej, znajdziemy również korzyści takie jak:

• poprawienie jakości usług i co za tym idzie, satysfakcji klientów,
• szybsza obsługa procesów sprzedaży oraz wyprzedzenie konkurencji,
• usprawnienie podejmowania decyzji biznesowych w firmie,
• szybsze przystosowywanie się firmy do zmieniających się warunków rynkowych.

Tak jak pisaliśmy w poprzednim akapicie, automatyzacja znajduje zastosowanie w wielu obszarach, co za tym idzie, możemy wybrać w jakim procesie ją zastosujemy. Różne procesy dają firmom różne korzyści. Jeśli zależy Ci na większym ROI w marketingu – zautomatyzuj zarządzanie kampaniami, a jeśli chcesz zmniejszyć koszt prowadzenia administracji, zainteresuj się tematem elektronicznego obiegu dokumentów.

Ile wynosi i od czego zależy koszt automatyzacji procesów biznesowych?

Automatyzacja to bardzo popularny w ostatnim czasie temat, nic więc dziwnego, że na rynku pojawia się coraz to więcej firm automatyzujących czy też indywidualnych specjalistów ds. automatyzacji procesów. Zauważ jednak, że tylko niektórzy przedsiębiorcy udostępniają cenę usług na swoich stronach internetowych. Czy jest to jakiegoś rodzaju spisek w tej branży? Nic bardziej mylnego – dedykowanej automatyzacji po prostu nie da się wycenić (a przynajmniej jest to bardzo trudne i często niedokładne) bez otrzymania choćby podstawowych informacji od potencjalnego klienta.

W Sagiton przyjmujemy, że automatyzacja pojedynczego procesu to koszt z zakresu od 2 do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Przy wycenie automatyzacji należy znać szereg czynników, a tymi czynnikami są:

1. Aktualny stan procesów
Na początku należy ustalić, czy procesy są już dobrze zmapowane, opisane i zdigitalizowane. Jeśli nie, to konieczne będzie ich uporządkowanie, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami analizy oraz przygotowania dokumentacji. Jeżeli wybierzesz usługę wdrożenia automatyzacji procesów u agencji automatyzującej, zmapowanie procesów powinno być przedstawione jako część oferty.

Mapowanie procesów jest niezbędnym elementem każdego projektu, ponieważ zautomatyzowanie nieodpowiednich czynności zamiast przynieść Ci korzyści może jedynie wygenerować wysokie koszty.

2. Rodzaj narzędzi, z jakich korzysta firma
‍To, z jakimi systemami ma pracować automatyzacja (np. CRM, ERP, arkusze kalkulacyjne, systemy finansowe), wpływa na wybór technologii oraz zakres integracji koniecznych do wykonania. Niektóre narzędzia posiadają otwarte API i są łatwe do zintegrowania, inne wymagają bardziej złożonych rozwiązań, tak jak wspomniane przez nas wcześniej RPA. Czasami może się okazać, że narzędzie, z którego korzystasz np. w celu rozliczeń faktur, jest praktycznie niemożliwe do zautomatyzowania czy też zintegrowania z innymi programami. W takich przypadkach najcześciej zaleca się zmianę systemu na taki, który bardzie bardziej kompatybilny z innymi.

3. Poziom skomplikowania procesów
‍Im więcej kroków, warunków i wyjątków w przepływie pracy, tym bardziej zaawansowane musi być rozwiązanie. To z kolei wpływa zarówno na czas realizacji, jak i koszt narzędzi automatyzujących, które będą w stanie obsłużyć skomplikowane procesy i reguły. Dlatego najlepiej, aby firma która zajmie się wprowadzeniem automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie, przed rozpoczęciem prac, miała możliwość dokładnego poznania wszystkich wewnętrznych procedur, które będzie optymalizować. Więcej o tym, jak przebiega przygotowanie i samo wdrażanie automatyzacji przeczytasz w następnej części artykułu.

4. Liczba osób zaangażowanych w proces
‍Automatyzacja procesów, w których bierze udział wiele osób lub działów, wymaga precyzyjnego zarządzania przepływem informacji i odpowiedzialnością. Im więcej uczestników, tym większa potrzeba stworzenia przemyślanego systemu monitorowania procesów. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że niektóre narzędzia do automatyzacji pobierają opłaty na podstawie ilości wykonywanych akcji (np. Zapier) czy ilości użytkowników (np. Airtable). Dlatego nawet jeśli za samo wdrożenie automatyzacji nie zapłacisz więcej jeśli posiadasz wielu pracowników, tak cena za zarządzanie zautomatyzowanymi procesami i ich utrzymanie może wzrastać wprost proporcjonalnie do wielkości Twojej firmy.

Teraz już wiesz, że jeśli agencja nie poda Ci ceny po pierwszym spotkaniu, to nie dlatego, że sprzedawca nie jest zainteresowany współpracą czy też coś przed Tobą ukrywa. Proces wyceny automatyzacji jest dość skomplikowany i nie zawsze można go zakończyć po kilkunastu minutach rozmowy z klientem.

Więcej o tym, ile kosztuje automatyzacja przeczytasz w naszym artykule: "Ile kosztuje automatyzacja firmy? Poznaj ceny i ROI w 2026 r.", w którym pokazujemy ile kosztowały projekty w firmach naszych klientów.

Jak wygląda proces wdrożenia automatyzacji?

Doskonalenie procesów biznesowych nie powinno być przypadkowe ani zbyt pospieszne – dobrze zaplanowane etapy wdrożenia automatyzacji pozwalają zminimalizować ryzyko zautomatyzowania nieodpowiednich procesów, maksymalnie zoptymalizować poświęcany budżet i osiągnąć realne oszczędności operacyjne. Firma zajmująca się automatyzacją powinna podejść do tego zadania strategicznie, opierając się na dogłębnej analizie Twoich procesów i ścisłej współpracy z Twoim zespołem. Niezbędnym elementem jest zrozumienie specyfiki działań, ich celów oraz ograniczeń technologicznych i organizacyjnych.

Cały proces powinien być przejrzysty i podzielony na jasno określone etapy. Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku wygląda automatyzacja procesów biznesowych firmy:

1. Konsultacja wstępna – pierwsza rozmowa pozwala agencji automatyzacji poznać Twoje potrzeby, zidentyfikować problemy i wstępnie ocenić możliwości automatyzacji procesów. Na tym etapie możesz również poznać orientacyjne koszty automatyzacji oraz potencjalne korzyści dla Twojej firmy.
2. Konsultacja techniczna – analityk biznesowy i ekspert techniczny analizują szczegóły procesów oraz możliwości ich usprawnienia. W przypadku mniej skomplikowanych projektów już na tym etapie możliwe jest określenie zakresu prac i przygotowanie końcowej wyceny.
3. Warsztaty projektowe lub audyt procesów – audyt procesów obejmuje mapowanie procesów biznesowych, identyfikację wąskich gardeł oraz ocenę kosztów, ryzyk i potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI). Na podstawie analizy eksperci przygotowują strategię automatyzacji, dobierają odpowiednie technologie i określają zakres pierwszej wersji rozwiązania (MVP).
4. Decyzja o dalszej współpracy i realizacja projektu – na podstawie przygotowanej strategii automatyzacji podejmujesz decyzję o zakresie i opłacalności dalszych prac. Projekt zazwyczaj rozpoczyna się od uruchomienia podstawowej wersji rozwiązania, a następnie obejmuje testowanie, monitorowanie procesów biznesowych i ich stopniową optymalizację.

W trakcie realizacji projektu, agencja automatyzująca powinna zadbać również o odpowiedniego monitorowanie procesów biznesowych i na bieżąco reagować na potencjalne błędy. Możesz również otrzymać już część dostępów do narzędzi, które pomogą Ci w zarządzaniu zautomatyzowanymi procesami.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji automatyzacji?

Podczas wyboru agencji automatyzacji warto zwrócić uwagę nie tylko na jej ofertę, ale przede wszystkim na realne działania i doświadczenie. Sprawdź, czy agencja posiada udokumentowane case studies, pracowała z klientami o podobnym profilu oraz czy sama korzysta z rozwiązań, które oferuje. Kluczowe jest, aby partner miał doświadczenie w mapowaniu procesów biznesowych – to fundament do wdrożeń usprawniających procesy biznesowe. Zapytaj potencjalnego dostawcę, czy automatyzację można wdrażać stopniowo, dobre agencje proponują podejście iteracyjne, które pozwala szybko uzyskać efekty i ograniczyć ryzyko. Weryfikuj opinie klientów, np. na Clutch, oraz to, czy agencja angażuje się w działalność edukacyjną, zdobywa nagrody branżowe czy też rozwija własne produkty.

Podsumowując, co musisz wiedzieć o automatyzacji biznesu?

Automatyzacja procesów to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do zwiększania efektywności operacyjnej w firmie. Dzięki niej ograniczysz liczbę błędów, przyspieszysz wykonywanie zadań i odciążysz zespół z czasochłonnych, powtarzalnych czynności. BPA pozwoli Ci nie tylko obniżyć koszty, ale także lepiej wykorzystywać zasoby firmowe i skupić się na działaniach, które rzeczywiście generują rynkową wartość.

Automatyzacja to również większa przewidywalność i możliwość łatwego skalowania procesów w miarę rozwoju firmy. Dodatkowo, technologia ta poprawia jakość obsługi klienta, usprawnia przepływ informacji i zwiększa kontrolę nad kluczowymi obszarami działalności. Co ważne, nie musisz zaczynać od automatyzacji całej firmy od razu, pamiętaj, że możesz zacząć od jednego procesu i rozwijać projekt stopniowo. W 2026 roku automatyzacja biznesu to nie tylko technologia, ale strategiczne podejście do prowadzenia nowoczesnej firmy.