Ile możesz zaoszczędzić w firmie w 2026 roku dzięki automatyzacji procesów?

Zautomatyzowane procesy firmowe jako podstawa przewagi konkurencyjnej w 2026 – prawda czy mit?

Na pewno wiele razy napotkałeś/-aś się na treści eksperckie dot. automatyzacji procesów biznesowych i jej rzekomemu przełożeniu na wzrost oszczędności w firmie. Dlaczego użyliśmy zwrotu rzekomemu? Ponieważ, chociażby na popularnym Linkedinie, istnieje wiele postów o tym, że automatyzacja pozwala redukować koszty operacyjne, przyspieszać działania czy zmniejszać ilość błędów, ale tak naprawdę niewiele twórców mówi o tym, ile faktycznie udało im się dzięki niej zaoszczędzić. Dlatego też chcemy, aby ten artykuł był rzetelnym źródłem wiedzy, a nie kolejną marketingową wydmuszką. Oczywiście, jako firma zajmująca się wdrażaniem automatyzacji firm stoimy po stronie technologii, ale postaramy Ci się przedstawić same fakty, na podstawie których będziesz mógł lub mogła samodzielnie zadecydować o wdrożeniu. A jeśli nie wiesz jeszcze, jak może wyglądać automatyzacja w firmie, dowiedz się więcej o automatyzacji procesów biznesowych przed przeczytaniem tego artykułu.

Aby realne case studies, o których będziemy pisali w następnych akapitach, i ich wyniki były bardziej zrozumiałe, poniżej przedstawiamy krótkie podsumowanie tego, jak automatyzacja wpływa na koszty operacyjne oraz konkurencyjność firm na rynku:

1. Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że czynności w firmach wykonywane są szybciej, co za tym idzie, użyta w odpowiednich czynnościach może pomóc nam faktycznie wyprzedzić konkurencję.

Przykład: Składamy ofertę na nasze usługi w firmie, której zależy na szybkim rozpoczęciu projektu. My korzystamy z zautomatyzowanego procesu ofertowania, a nasz konkurent przygotowuje ofertę ręcznie. Dzięki BPA (business process automation) możemy więc szybciej złożyć dokument i tym samym podnieść nasze szanse wygrania klienta.

2. Automatyzacja pozwala zmniejszyć ilość roboczogodzin wymaganych do wykonania danego procesu.‍

Przykład: Prowadzimy firmę usługową, w której do tej pory wymagany był jeden specjalista ds. księgowości. Jednak wraz ze wzrostem naszego biznesu, musimy wystawiać coraz więcej faktur. Możemy w tym celu albo zatrudnić kolejnego pracownika, albo wdrożyć odpowiednie narzędzia, które zautomatyzują cały proces księgowania.

3. Dzięki automatyzacji zmniejszają się także tzw. koszty ukryte – czyli zmniejsza się ilość czynności, które musielibyśmy wykonać chociażby z uwagi na popełnione błędy czy chaos informacyjny.

Przykład: Handlowcy w Twojej firmie prowadzą sprzedaż głównie poprzez spotkania online z klientami. Po takich rozmowach, potencjalni klienci co jakiś czas wracają prosząc o przygotowanie dodatkowych dokumentów albo o ponowne potwierdzenie założeń. Po wdrożeniu automatyzacji procesów sprzedaży okazuje się jednak, że wystarczy wysłać im zautomatyzowane podsumowanie rozmowy, aby uniknąć większości dodatkowych pytań.

Powyższe przykłady pokazują, że automatyzacja nie jest abstrakcyjną koncepcją oderwaną od realiów biznesowych, lecz bardzo konkretnym narzędziem wpływającym na codzienną pracę zespołów i tempo rozwoju firmy. Odpowiadając więc na pytanie z nagłówka – tak, zautomatyzowane procesy firmowe mogą stać się podstawą Twojej przewagi konkurencyjnej w 2026. Jednak, aby tak się stało, musisz wiedzieć, które czynności zautomatyzować oraz oczywiście na co najlepiej przeznaczyć zaoszczędzony czas i budżet.

Jak wyliczamy ROI automatyzacji dla naszych klientów?

Aby ocenić, czy automatyzacja jest opłacalna, zaczynamy od policzenia, ile dana firma faktycznie wydaje każdego miesiąca na wykonywanie danego procesu. Jeśli np. do obsługi konkretnego zadania potrzebne są dwie osoby, każda zarabiająca 9 000 zł brutto, to koszt procesu wynosi 18 000 zł miesięcznie. Automatyzacja, która ogranicza czas pracy o 70%, pozwala odzyskać około 12 600 zł każdego miesiąca — co oznacza, że przy wdrożeniu za 20 000 zł inwestycja zwraca się już po ok. półtora miesiąca. Od tego momentu wszystkie wygenerowane oszczędności stają się czystym zyskiem dla firmy. Dzięki takim wyliczeniom przed startem projektu, nasi klienci wiedzą, czy warto automatyzować procesy i ile mogą przy tym realnie zaoszczędzić.

Przykłady automatyzacji procesów, które przyniosły oszczędności w firmach naszych klientów

Zanim przejdziemy do konkretnych liczb, chcemy podkreślić, że poniższe zestawienie to jedynie wycinek realizacji, które wykonaliśmy dla naszych klientów. Pokazujemy tu głównie małe usprawnienia wdrożone dla sektora MŚP – wszystkie oparte na realnych danych i efektach, jakie firmy osiągnęły dzięki automatyzacji. Jeśli chcesz zobaczyć więcej przykładów, w tym bardziej skomplikowane projekty, zapraszamy do naszych pełnych case studies, w których szczegółowo opisujemy procesy, narzędzia i rezultaty: https://www.sagiton.pl/case-studies

Poniżej przedstawiamy 5 przykładów automatyzacji procesów biznesowych, które wdrażaliśmy dla naszych klientów. Zobacz, ile udało nam się zaoszczędzić czasu poprzez automatyzację procesów sprzedaży czy obsługi klienta!

1. Automatyzacja procesów sprzedaży dla klienta z branży usługowej

Co zrobiliśmy:
Wdrożyliśmy automatyzację procesów sprzedaży polegającą na zintegrowaniu komunikatora Slack ze stroną internetową klienta oraz jego systemem CRM. Dzięki temu leady od razu wpadają na odpowiedni kanał komunikatora. Dodatkowo stworzyliśmy dedykowane dashboardy, które w czasie rzeczywistym pokazują wyniki sprzedażowe.

Na czym polegała redukcja kosztów:
Przede wszystkim dzięki automatyzacji firmy, handlowcy nie muszą już logować się do systemu CRM oraz zaczęli szybciej podejmować leady, co w branży naszego klienta ma realne przełożenie na ilość zamkniętych sprzedaży. Wdrożenie dashboardów wyeliminowało potrzebę ręcznego tworzenia raportów operacyjnych, które łącznie zajmowały działowi sprzedaży nawet 30 godzin tygodniowo.

Czas wdrożenia: 3 tygodnie
Koszt implementacji: 13 000 zł netto
Oszczędność czasu: 70 h miesięcznie
Oszczędność budżetu: 6 500 zł miesięcznie
Zwrot z inwestycji (ROI): po 2 miesiącach

2. Automatyzacja systemu obiegu dokumentów dla działu administracji

Co zrobiliśmy:
Stworzyliśmy system, który umożliwił automatyzację procesu podpisywania dokumentów. Klienci otrzymują teraz intuicyjny formularz, w którym sami uzupełniają swoje dane do umowy. Dodatkowo dział administracji uzyskał pogląd na wszystkie statusy umów, a więc pracownicy wiedzą, kiedy dany dokument został otworzony, a w przypadku braku podpisów mogą wysłać powiadomienie mailowe za pomocą jednego przycisku.

Na czym polegała redukcja kosztów:
Ta automatyzacja obsługi klienta przede wszystkim zapewniła oszczędność czasu, który był przeznaczany na kontrolowanie procesu. Dział administracji nie musi już ciągle dopytywać się menadżerów, na jakim etapie jest dany dokument, ani upominać klientów o podesłanie informacji wymaganych do umowy.

Czas wdrożenia: 4 tygodnie
Koszt implementacji: 50 000 zł
Oszczędność czasu: 110 h miesięcznie
Oszczędność budżetu: 5 500 zł miesięcznie
Zwrot z inwestycji (ROI): po 9 miesiącach

3. Zautomatyzowany raport finansowy

Co zrobiliśmy:
Wdrożyliśmy automatyzację raportu finansowego, która zbierała dla naszego klienta dane z czterech oddzielnych spółek oraz prezentowała wyniki na czytelnych dashboardach. Stworzyliśmy także zautomatyzowane powiadomienia, które w momencie wykrycia przekroczenia ustalonego progu, informują klienta mailowo oraz poprzez wiadomość na komunikatorze.

Na czym polegała redukcja kosztów:
Oszczędności w firmie, które przyniosła ta automatyzacja, to głównie redukacja kosztów ukrytych. Klient zredukował ryzyko operacyjne związane z niedokładnością informacji (podczas przenoszenia danych często dochodziło do pomyłek). Firma odzyskała także czas 4 pracowników działów księgowych, którzy raz w tygodniu przygotowywali raporty operacyjne ręcznie.

Czas wdrożenia: 3 miesiące
Koszt implementacji: 80 000 zł
Zaoszczędzony czas: 300 h miesięcznie
Oszczędność budżetu: 10 000 zł miesięcznie
Zwrot z inwestycji (ROI): po 8 miesiącach

4. Automatyzacja ofertowania i obsługi klienta z wykorzystaniem Agenta AI

Co zrobiliśmy:
Wdrożyliśmy system automatyzacji oparty na agencie AI, który automatyzuje obsługę zapytań ofertowych w dziale handlowym. Sztuczna inteligencja analizuje treść zapytania telefonicznego i mailowego, korzystając z automatycznych transkrypcji rozmów oraz danych z Subiekta i systemu CRM. Na tej podstawie przygotowuje wstępny draft oferty, który handlowiec jedynie weryfikuje i zatwierdza. System automatycznie klasyfikuje klientów, podpowiadając potencjał zakupowy oraz sugerując działowi obsługi klienta optymalne warunki oferty.

Na czym polegała redukcja kosztów:
Optymalizacja procesów oraz ich zautomatyzowanie wyeliminowało konieczność ręcznego tworzenia ofert i samodzielnej analizy rozmów handlowych. Handlowcy przestali tracić czas na sporządzanie notatek, odsłuchiwanie rozmów i sprawdzanie historii zamówień. Firma odzyskała dziesiątki godzin miesięcznie i mogła obsłużyć większą liczbę zapytań bez powiększania zespołu — jednocześnie redukując ryzyko utraconych szans sprzedażowych spowodowanych opóźnieniami w procesach obsługi klienta.

Czas wdrożenia: 6 tygodni
Koszt implementacji: 45 000 zł
Oszczędność czasu: 80 h miesięcznie
Oszczędność budżetu: 9 000 zł miesięcznie
Zwrot z inwestycji (ROI): po 5 miesiącach

5. Zautomatyzowany proces analizy cen konkurencji

Co zrobiliśmy:
Wdrożyliśmy system, który automatycznie pobiera ceny konkurencji na podstawie kodów EAN i aktualizuje je w pliku Excel. Połączyliśmy go z narzędziem do monitorowania sprzedaży, dzięki czemu w przypadku spadku wyników system sam pobiera dane o konkurencyjnych ofertach i informuje o tym pracowników. Dzięki temu firma zawsze wie, jak pozycjonuje się na tle rynku i może szybko reagować na zmiany.

Na czym polegała redukcja kosztów:
Automatyzacja w firmie naszego klienta wyeliminowała konieczność ręcznej analizy konkurencji, która wcześniej zajmowała pracownikom nawet 60 godzin miesięcznie. Firma uniknęła też strat wynikających z zawyżonych cen oraz spadku sprzedaży – system automatyzacji sam wykrywa krytyczne sytuacje i podpowiada działania. Dzięki temu klient realnie obniżył koszty operacyjne i zwiększył rentowność sprzedaży.

Czas wdrożenia: 1 tydzień
Koszt implementacji: 5 000 zł
Oszczędność czasu: 60 h miesięcznie
Oszczędność budżetu: 2 500 zł miesięcznie
Zwrot z inwestycji: po 2 miesiącach

Ile można zaoszczędzić dzięki automatyzacji procesów w firmie?

Na podstawie przedstawionych przykładów z małych i średnich przedsiębiorstw widać, że firmy oszczędzają średnio 6 700 zł/mies. na pojedynczym zautomatyzowanym procesie. Ostateczny poziom oszczędności zależy od tego, ile firma obecnie płaci pracownikom za realizację danego procesu, jakie zadania mają zostać zautomatyzowane oraz czy automatyzacja będzie rzeczywiście wykorzystywana przez pracowników na co dzień. Warto pamiętać, że nie każdy proces opłaca się automatyzować — ale te powtarzalne, czasochłonne i wykonywane często potrafią generować znaczące oszczędności i szybki zwrot inwestycji (2/3 miesiące) nawet w mniejszych firmach.

Symulacje oszczędności w firmie, które może przynieść automatyzacja

Automatyzacja pozwala znacząco obniżyć koszty prowadzenia przedsiębiorstwa nawet w małych firmach. Poniżej prezentujemy przykłady automatyzacji procesów, które najczęściej wdrażamy u naszych klientów i które zapewniają szybki zwrot z inwestycji w automatyzację.

Aby odpowiedzieć na pytanie, ile firma może zaoszczędzić dzięki automatyzacji w 2026 roku, przedstawiamy trzy najbardziej podstawowe procesy, które występują w prawie każdej organizacji:

1. Automatyzacja fakturowania – automatyczne generowanie faktur na podstawie danych z narzędzi projektowych, CRM lub arkuszy Excel. W firmie z 2-osobowym działem księgowym taka optymalizacja procesu to średnio 40 h oszczędności miesięcznie.

Przeliczając na stawkę pracownika 50 zł/h –> 40 h × 50 zł = 2 000 zł oszczędności miesięcznie, 24 000 zł oszczędności rocznie

2. Automatyzacja raportowania – taki system automatyzacji zbiera dane z różnych działów, porównuje koszty, wysyła powiadomienia o przekroczeniach, generuje PDF-y oraz umożliwia tworzenie własnych, customizowanych dashboardów. Dla zespołu 5 menadżerów przygotowujących raporty: 75 h oszczędności miesięcznie.

75 h × 50 zł = 3 750 zł oszczędności miesięcznie, 45 000 zł oszczędności rocznie

3. Automatyzacja ofertowania – klient wybiera produkt lub konfigurację, a system automatycznie wylicza cenę, generuje ofertę oraz generuje ją w formie gotowego do wysyłki pliku PDF. Menadżerowie mogą edytować dokument, np. dostosować marżę lub indywidualne warunki. Oszczędność: 90 h miesięcznie – zamiast ręcznych kalkulacji i tworzenia od zera ofert przez dwóch menadżerów.

90 h × 50 zł = 4 500 zł oszczędności miesięcznie, 54 000 zł oszczędności rocznie

Łączna symulacja oszczędności to ok. 10 250 zł oszczędności miesięcznie tylko na trzech podstawowych procesach, które występują w większości firm. W skali roku, takie automatyzacje pozwalają na ok. 123 000 zł oszczędności. Co ważne, to dopiero początek. Przedstawiliśmy najłatwiejsze do wdrożenia automatyzacje procesów biznesowych, ale w praktyce zdarzają się wdrożenia, które dają kilkukrotnie większe efekty. W jednej z firm naszego klienta zautomatyzowaliśmy ofertowanie w taki sposób, że czas przygotowania oferty skrócił się z 8 godzin pracy wysoko wykwalifikowanego specjalisty do 1 minuty. W efekcie firma generowała oszczędności w setkach tysięcy złotych miesięcznie, jednocześnie obsługując zdecydowanie większą liczbę zapytań bez zwiększania zespołu.

Podsumowując – jakie oszczędności może przynieść automatyzacja w firmie?

Jak widzisz, w małych firmach podstawa automatyzacja potrafi generować oszczędności w firmie rzędu 10 000 zł miesięcznie. Przy bardziej zaawansowanych procesach – takich jak skomplikowane ofertowanie czy analiza danych – oszczędności rosną jeszcze bardziej i mogą wynosić kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie, znacząco podnosząc efektywność całej organizacji.

Jeśli chcesz zredukować koszty operacyjne w swojej firmie, napisz do nas i stwórz z nami plan optymalizacji procesów!