Automatyzacja procesów HR – na czym polega? Co warto wdrożyć? Przykłady

Czym jest automatyzacja HR i na czym polega

Automatyzacja procesów biznesowych to technologia, która pomaga firmom zamieniać manualne czynności wykonywane przez pracowników, na takie które częściowo lub nawet w całości wykonywane są w sposób automatyczny. Dla zespołów HR może to oznaczać wdrożenie usprawnień z różnych obszarów, na przykład:

• automatyczne zarządzanie harmonogramami pracy,
• generowanie dokumentów,
• usprawnienie procesu rekrutacyjnego, on i off boardingu,
• sprawniejsze układanie i zatwierdzanie urlopów.

Automatyzacje w dziale HR skupiają się głównie na przyspieszeniu przetwarzania dokumentów oraz ulepszeniu komunikacji z pracownikami lub, jak w przypadku zatrudnienia nowych osóļ, z potencjalnymi kandydatami na stanowisko. W tym artykule opiszemy 5 ciekawych automatyzacji procesów HR, zarówno z obszaru kadr, rekrutacji jak i wdrożenia nowego pracownika.

Co warto zautomatyzować – 5 ciekawych automatyzacji HR

Poniżej przedstawiamy 5 przykładów automatyzacji, które mogą znaleźć zastosowanie w optymalizacji procesów w działach HR.

Systemy do zarządzania rekrutacją

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele platform do zarządzania procesami rekrutacyjnymi, które pomagają rekruterom sprawniej prowadzić nabór nowych pracowników, a także ograniczać błędy i opóźnienia pojawiające się na kolejnych etapach rekrutacji.

Najczęściej mówi się o systemach ATS (z ang. Applicant Tracking System), służących do obsługi aplikacji kandydatów. Coraz częściej powstają jednak bardziej rozbudowane rozwiązania, łączące rekrutację chociażby z pre-onboardingiem pracownika. W tego typu platformach można znaleźć między innymi:

• zbieranie aplikacji z różnych źródeł w jednym miejscu,
• wstępną analizę i segregację CV z wykorzystaniem sztucznej inteligencji,
• wysyłanie przygotowanych wcześniej wiadomości na określonych etapach rekrutacji.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy system ATS oferuje bardziej zaawansowane funkcje, takie jak tworzenie transkrypcji rozmów czy integracje z innymi narzędziami używanymi w firmie. Jeśli potrzebujesz niestandardowych automatyzacji HR, których nie oferują gotowe platformy, warto skonsultować się z agencją automatyzacji. Może ona rozbudować używany system ATS lub połączyć go z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi przez zespół.

Automatyzowanie powtarzalnych zadań w tym obszarze jest kluczowe, ponieważ coraz więcej osób aplikujących odczuwa negatywne skutki przedłużających się procesów rekrutacyjnych:

Nawet przy podstawowych metodach weryfikacji i oceny CV kandydatów, czas oczekiwania kandydatów na kwalifikację wzrósł do 198 godzin (8 dni, 6 godzin), a w przypadku ról w firmach IT wynosi aż 15 dni. Źródło: Traffit, Raport Jakości Aplikacji w 2024

Więcej o tym, jakie problemy podczas szukania pracy dostrzegają kandydaci i jak automatyzacja procesów biznesowych może pomóc w ich rozwiązaniu, pisaliśmy szerzej w artykule: https://www.sagiton.pl/blog/co-automatyzowac-w-hr-automatyzacja-procesow-rekrutacyjnych.

Onboarding i offboarding pracowników

Jeśli Twoja firma nadal zarządza on off-boardingiem w arkuszach Excel, warto rozważyć przeniesienie tych procesów do narzędzia stworzonego z myślą o zarządzaniu zadaniami. Excel pozwala śledzić historię zmian, jednak przy wielu osobach pracujących na jednym pliku łatwo o nadpisanie lub usunięcie ważnej informacji. Po pewnym czasie ustalenie, co dokładnie się wydarzyło i kto odpowiadał za konkretną zmianę, może być problematyczne.

Alternatywą może być chociażby checklista onboardingowa lub offboardingowa w systemie ClickUp. Każde zadanie ma tam własną historię aktywności, dzięki czemu łatwiej sprawdzić jego status, termin oraz osobę odpowiedzialną. Co więcej, odpowiednia reguła może utworzyć całą listę zadań po zakończeniu procesu rekrutacji lub zgłoszeniu odejścia pracownika. Jeśli któreś z zadań nie zostanie wykonane w terminie, system może wysłać przypomnienie do odpowiedniej osoby. Pozwala to lepiej kontrolować cały proces bez konieczności ciągłego sprawdzania arkusza.

Więcej o automatyzacji onboardingu pokażemy na konkretnym case study w dalszej części artykułu.

Automatyzacja procesów kadrowych w twardym HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi wiąże się z obsługą wielu dokumentów – formularzy osobowych, umów, wniosków urlopowych czy aneksów. Uzupełnianie dokumentacji, przekazywanie jej kolejnym osobom oraz kontrolowanie procesu podpisów może zajmować specjalistom HR wiele godzin. Dużą część tych czynności można jednak usprawniać poprzez przekazanie ich odpowiednio zintegrowanym ze sobą narzędziom.

W jednym z naszych projektów wykorzystaliśmy technologię no-code/low-code do stworzenia formularzy z odpowiednimi walidacjami. Informacje wpisane przez klienta lub managera trafiają bezpośrednio do projektu umowy, a dział administracji może z poziomu jednej aplikacji sprawdzić jej status, zobaczyć, kto powinien złożyć kolejny podpis, oraz wysłać przypomnienie.

Taka automatyzacja kadr sprawiła, że czas przetwarzania dokumentów skrócił się o 70%, a firma oszczędza około 110 godzin miesięcznie. Cały projekt został zrealizowany w ciągu 4 tygodni, a zwrot z inwestycji nastąpił po 9 miesiącach.

Zautomatyzowana rejestracja czasu pracy

Podobnie jak w przypadku systemów ATS, na rynku istnieje wiele gotowych narzędzi do rejestracji i prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pomagają one kontrolować realizację zadań, obciążenie zespołu czy liczbę godzin przeznaczanych na poszczególne projekty. W przypadku bardziej specyficznych procesów gotowe rozwiązanie nie zawsze odpowiada jednak sposobowi działania danej firmy. Wtedy warto wdrożyć automatyzację dopasowaną do jej organizacji pracy.

Przykładowo w Sagiton do rejestracji czasu korzystamy z ClickUp, w którym pracownicy zapisują czas poświęcony na konkretne zadania. Równolegle korzystamy ze stworzonego przez nas w systemie low-code panelu, który w czasie rzeczywistym pobiera informacje z ClickUp i przedstawia je w jednym miejscu.

Z poziomu panelu pracownicy mogą przesłać przełożonym zestawienie czasu pracy do zatwierdzenia. Manager widzi dzięki temu, nad jakimi zadaniami pracowała dana osoba i ile czasu przeznaczyła na nie w danym tygodniu. Pozwala to połączyć wygodną rejestrację czasu z procesem jego kontroli i akceptacji, bez konieczności ręcznego przenoszenia informacji pomiędzy kilkoma narzędziami.

Automatyczne raporty pracownicze

W poprzednim akapicie pisaliśmy o raportach dotyczących rejestracji czasu, ale nie są to jedyne zestawienia, które warto zautomatyzować w obszarze HR. W zależności od potrzeb firmy mogą to być między innymi:

• ankiety satysfakcji pracowników – mogą być automatycznie rozsyłane w określonych odstępach czasu, a zebrane odpowiedzi od razu przedstawiane w formie czytelnych zestawień i wizualizacji,
• raporty wynagrodzeń – mogą pokazywać, jak w czasie zmieniają się wysokości wynagrodzeń w poszczególnych zespołach czy na stanowiskach. Sztuczna inteligencja może dodatkowo wskazywać nietypowe odchylenia lub różnice, które warto następnie przeanalizować,
• sprawozdania dotyczące nieobecności i urlopów – pozwalają na bieżąco obserwować skalę absencji, wykorzystanie urlopów czy okresy, w których częściej występują braki kadrowe. Gotowe zestawienie może być cyklicznie przekazywane do HR lub managerów.

Takie raportowanie ogranicza czas poświęcany na przygotowywanie kolejnych zestawień i pozwala szybciej zauważyć zmiany wymagające uwagi. Dzięki temu dział HR może skupić się na analizie wyników i podejmowaniu decyzji, zamiast za każdym razem zbierać informacje z kilku różnych źródeł.

Przykład automatyzacji HR w praktyce: Wdrożenie automatyzacji rekrutacji i onboardingu

Naszym klientem była firma IT, która z uwagi na specyfikę swojej pracy, często musiała prowadzić procesy rekrutacyjne. Dział HR potrzebował pomocy w uporządkowaniu powtarzalnych i czasochłonnych czynności związanych zarówno z wyborem kandydatów, jak i późniejszym wdrażaniem nowych pracowników.

Dużym obciążeniem były m.in. rozmowy z potencjalnymi pracownikami. Rekruterka podczas każdego spotkania przygotowywała notatki, po jego zakończeniu porządkowała je i przesyłała hiring managerom odpowiedzialnym za poszczególne zespoły. Następnie musiała zebrać ich opinie, przypominać o feedbacku i na tej podstawie ustalać, które osoby powinny przejść do kolejnego etapu.

Podobnie wyglądała sytuacja po zatrudnieniu pracownika. HR koordynował nadawanie dostępów, wydawanie sprzętu, dokumentację oraz zbieranie informacji zwrotnej. Przy większej liczbie nowych osób trudno było zachować jednolity przebieg procesu i na bieżąco kontrolować jego postępy.

Jak zautomatyzowaliśmy te procesy?

W pierwszej kolejności zaimplementowaliśmy automatyczną analizę rozmów z wykorzystaniem AI. System tworzy transkrypcję spotkania oraz podsumowanie najważniejszych informacji o kandydacie. Gotowy materiał trafia bezpośrednio do odpowiedniego hiring managera, który otrzymuje powiadomienie i może od razu wystawić ocenę lub dodać swoje uwagi. Dzięki takiej automatyzacji procesów HR za pomocą AI, wszystkie informacje są gromadzone w jednym miejscu, a osoba prowadząca proces może łatwo porównać kandydatów i zdecydować, kogo zaprosić do kolejnego etapu.

Zautomatyzowaliśmy także działania związane z wprowadzaniem nowych pracowników. Przygotowane checklisty i harmonogramy prowadzą HR oraz pracownika przez kolejne etapy, a dashboard pozwala na bieżąco sprawdzać, które zadania zostały wykonane i gdzie pojawiają się opóźnienia.

Automatyzacja objęła również nadawanie dostępów do wybranych narzędzi, przygotowywanie dokumentów związanych z przekazaniem sprzętu oraz aktualizację jego ewidencji. W ustalonych momentach system wysyła także ankiety dotyczące przebiegu wdrożenia, a zebrane odpowiedzi trafiają do jednego miejsca i mogą być łatwo porównywane.

Korzyści z automatyzacji procesów HR naszego klienta

Zautomatyzowanie procesów ograniczyło liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez dział HR i przyspieszyło przepływ informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w zatrudnianie i wdrażanie pracowników.

W efekcie klient:

• przyspieszył pracę działu HR o ponad 50%,
• oszczędza około 200 godzin pracy miesięcznie,
• ograniczył ryzyko błędów przy nadawaniu dostępów i ewidencji sprzętu,
• ustandaryzował proces wdrażania nowych pracowników,
• poprawił proces wymiany informacji pomiędzy HR a hiring managerami,
• zyskał możliwość monitorowania całego procesu w jednym miejscu.

Cały projekt ukończyliśmy w ciągu 4 tygodni, a zwrot z inwestycji nastąpił po około 4 miesiącach.
Koszt projektu: 45 000 zł
Narzędzia do automatyzacji, których użyliśmy: n8n, Fireflies, Clickup

Na co należy uważać przy wdrażaniu automatyzacji procesów HR?

Choć automatyzacje w działach kadr mogą przynieść firmie dużą oszczędność czasu pracowników, do każdego projektu warto podejść z rozwagą. Szczególne znaczenie ma bezpieczeństwo wykorzystywanych systemów, ponieważ w obszarze HR przetwarzanych jest wiele informacji wrażliwych dotyczących pracowników.

Nie oznacza to oczywiście, że zadań HR nie da się usprawniać. Odpowiednie, strategiczne podejście do automatyzacji pozwala połączyć korzyści biznesowe z wysokim poziomem ochrony informacji. Przy wyborze agencji automatyzacji warto więc sprawdzić, czy ma ona doświadczenie w zakresie cyberbezpieczeństwa i potrafi odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo danych pracowników.

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia automatyzacji HR

Największą korzyścią automatyzacji HR jest przede wszystkim skrócenie czasu potrzebnego na realizację powtarzalnych procesów, takich jak przygotowywanie dokumentów, raportowanie czy obsługa kolejnych etapów rekrutacji. Dzięki temu dział HR może poświęcić więcej uwagi zadaniom wymagającym wiedzy, analizy i kontaktu z pracownikami.

Odpowiednio zaplanowana automatyzacja procesów pomaga również ograniczać liczbę pomyłek (jak na przykład tych popełnianych przy ręcznym notowaniu) oraz wykonywać czynności, które ze względu na swoją czasochłonność mogłyby być wcześniej pomijane. Dobrym przykładem są regularne ankiety satysfakcji pracowników czy cykliczne raporty, które mogą wspierać bardziej efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Jeśli myślisz o zastosowaniu automatyzacji procesów w zarządzaniu zasobami ludzkimi, skontaktuj się z nami. Nasz specjalista przeanalizuje Twój proces i bezpłatnie wyceni dedykowane rozwiązanie.