Automatyzacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Czym jest automatyzacja obiegu dokumentów?

Automatyzacja obiegu dokumentów to proces zastępowania ręcznego zarządzania dokumentami przez systemy automatyzujące (tzw. workflow). Taki system elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na:

• automatyczne tworzenie umów, cyfrowych faktur lub zamówień na podstawie predefiniowanych szablonów,
• automatyczny przepływ dokumentów w organizacji,
• monitorowanie opóźnień i ewentualnych błędów w procesie,
• usprawnienie procesu akceptacji dokumentów.

Automatyzacja pozwala firmom zaoszczędzić czas i zasoby, jednocześnie zwiększając efektywność i bezpieczeństwo pracy z dokumentacją.

System elektronicznego obiegu dokumentów w praktyce

Wiemy już, że automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na przyspieszenie pracy w dziale administracji czy księgowości. Ale jak tak naprawdę może wyglądać taki zautomatyzowany proces w Twoim przedsiębiorstwie? Poniżej znajdziesz przykładowy system obiegu dokumentów, który usprawnia przepływ pracy w firmie naszego klienta:

Jak widzisz, zautomatyzowaliśmy nie tylko generowanie czy archiwizację umowy, ale tak naprawdę całą ścieżkę, którą pokonuje dokument. Oto opis przedstawionego procesu obiegu dokumentów:

1. Pracownik administracji otrzymuje informację o konieczności rozpoczęcia procesu podpisania nowej umowy.
2. Za pomocą intuicyjnego formularza w systemie zarządzania dokumentami, pracownik uzupełnia dane klienta z bazy oraz wybiera typ dokumentu.
3. Dzięki integracji z narzędziem Slack, informacja o rozpoczęciu procesu przetwarzania dokumentów zostaje automatycznie wysłana do osoby, która ma podpisać umowę.
4. Z poziomu komunikatora, menadżer wyznaczony do podpisu może teraz sprawdzić treść nadesłanego pliku oraz przejść do podpisu elektronicznego. Następnie w czasie rzeczywistym sprawdzać status dokumentu (otrzyma on powiadomienia np. w przypadku podpisu porozumienia przez drugą stronę).
5. Oprogramowanie do obiegu dokumentów eliminuje także konieczność ręcznego wysyłania maila do klienta, system robi to automatycznie.
6. Procedura kończy się, w momencie podpisania dokumentu przez klienta. Automatyzacja, czyli nasz program do elektronicznego obiegu dokumentów, archiwizuje wtedy plik na dysku nadając mu odpowiednią nazwę – ułatwia to przeglądanie i przechowywanie dokumentów.

Korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów w firmie

Zautomatyzowany obieg dokumentów w firmie to nie tylko sposób na przyspieszenie codziennych procesów, ale także gwarancja większej przejrzystości i lepszej kontroli nad każdym etapem pracy z dokumentacją. Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania wszystkie działania są dokładnie udokumentowane, a ich status łatwy do śledzenia dla wszystkich zaangażowanych stron. Automatyzacja eliminuje wiele ręcznych, czasochłonnych zadań, minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia komunikację wewnętrzną oraz z klientami. Poniżej znajdziesz główne korzyści, jakie może przynieść Twojej firmie automatyzacja obiegu dokumentów:

1. Usprawnione zarządzanie procesem przez menadżerów

Menadżer wie, na jakim etapie jest proces obiegu dokumentów, czy klient podpisał dokument czy też nadal czekamy na podpis drugiej strony. Najnowszy raport B2BE wskazuje, że:

60% respondentów uważa procesy zatwierdzania dokumentów za czasochłonne, a 30 % narzeka na ich nadmierne skomplikowanie.

Elektroniczny obieg dokumentów znacząco przyspiesza te procedurę. Dodatkowo, automatyzacja procesów biznesowych pozwala na wprowadzenie rozwiązań umożliwiających obsługę sytuacji, w których klient zgłasza poprawki do dokumentu — system może wówczas przekierować plik do odpowiedniego pracownika administracyjnego, odnotować zmiany oraz wznowić obieg po ich wprowadzeniu.

2. Integracje umożliwiające szybszą reakcję pracowników

Dzięki automatyzacji biznesowej oraz integracji z codziennie używanymi narzędziami, takimi jak Slack, firmy zyskują większą przejrzystość i spójność komunikacyjną. Informacje o statusie dokumentów, wymaganych działaniach czy zbliżających się terminach trafiają bezpośrednio do użytkowników w ich środowisku pracy (np. na komunikatory lub skrzynki mailowe). Takie powiadomienia skracają czas reakcji. Według raportu The ECM Consultant:

Pracownicy tracą ok. 30 % swojego czasu na poszukiwanie dokumentów i zbędne powielanie plików, co przekłada się na znaczne straty w produktywności.

Tymczasem korzystanie z zautomatyzowanego obiegu dokumentów ogranicza te straty, zapewniając szybki dostęp do aktualnych wersji plików i eliminując chaos informacyjny. Dodatkowo aktualizacje w czasie rzeczywistym eliminują potrzebę ręcznego sprawdzania postępów lub wysyłania dziesiątek e-maili w celu wymiany informacji, a więc pracownicy firmy mogą skupić się na działaniach merytorycznych zamiast na żmudnej administracji.

3. Zmniejszenie częstotliwości błędów dzięki oprogramowaniu do walidacji formularzy

Automatyzacja pozwala na zastosowanie walidacji, która sprawdzi wszystkie wpisane przez pracownika lub klienta dane. Znacząco zmniejsza to ryzyko wystąpienia błędów ludzkich, takich jak brakujące dane, nieprawidłowe formaty czy niezgodności logiczne. System zarządzania obiegiem dokumentów w czasie rzeczywistym sprawdza poprawność danych z dokumentów i nie pozwala przejść do kolejnego etapu procesu bez ich uzupełnienia lub korekty. Dzięki temu dokumenty są od razu kompletne i zgodne z wymaganiami formalnymi.

4. Oszczędność czasu i zwiększenie efektywności operacyjnej firmy

Automatyzacja procesów i elektroniczny obieg dokumentów sprawiają, że pracownicy nie muszą wykonywać już wielu kroków manualnych. Większość ich pracy odbędzie się z automatu i za pomocą jednego systemu. Dzięki temu zespół administracji w Twojej firmie nie będzie już tzw. "wąskim gardłem", a wszystkie procesy biznesowe znacznie przyspieszą.

5. Ułatwione zarządzanie zapisami z umów

Transformacja elektronicznego obiegu dokumentów pozwala uzyskać automatyczną bazę zapisów z historycznych umów i aneksów. Takie usprawnienie pozwala na szybkie odnajdywanie kluczowych informacji, takich jak kary umowne, terminy wypowiedzenia czy harmonogramy realizacji. Zautomatyzowane przeszukiwanie dokumentów eliminuje konieczność ręcznej analizy wielu plików, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko pominięcia istotnych danych. Dodatkowo możliwe jest wygodne wykorzystanie zapisów z poprzednich umów do tworzenia nowych, odpowiednio dostosowanych dokumentów. Usprawnia to cały proces przygotowywania i aktualizacji już istniejącej dokumentacji.

6. Automatyzacja procesów, a lepsze doświadczenie partnerów biznesowych

Dzięki automatyzacji klienci oraz partnerzy otrzymują spójne, profesjonalnie przygotowane dokumenty szybciej i bez błędów. Możliwość zdalnego wypełnienia formularzy, automatycznie generowanie faktur oraz klarowny proces podpisu cyfrowego przekładają się na wyższy poziom obsługi i większe zaufanie do organizacji.

Gotowy system obiegu dokumentów czy dedykowana automatyzacja procesów – co lepsze?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów z pozoru wydaje się być prostym zadaniem. Kiedy jednak weźmiemy pod uwagę ilość dostępnych na rynku opcji, nasuwa się pytanie: w co tak naprawdę warto zainwestować?

Poniżej znajdziesz proste porównanie, które pozwoli Ci zrozumieć różnice pomiędzy  gotowym systemem obiegu dokumentów a dedykowaną automatyzacją procesów:

Gotowy system obiegu faktur i dokumentów

Rozwiązanie „z półki”, które umożliwia szybkie wdrożenie podstawowych funkcji, takich jak podpisywanie dokumentów, wersjonowanie, powiadomienia czy archiwizacja. Sprawdzi się w firmach, które mają standardowe procesy i zależy im na natychmiastowej optymalizacji dokumentacji. Gotowe systemy są zazwyczaj łatwe w obsłudze i nie wymagają dużych nakładów na start, ale ich minusem jest ograniczona elastyczność – trudniej je dostosować do nietypowych potrzeb czy zintegrować z innymi systemami używanymi w organizacji.

Dedykowana automatyzacja procesów zarządzania dokumentami

Podejście oparte na budowie systemu „na miarę”, idealnie dopasowanego do konkretnych wymagań firmy. Pozwala odwzorować nawet bardzo złożone procedury, zintegrować się z narzędziami używanymi na co dzień (np. ERP, CRM, Slack) i wprowadzać zmiany w miarę rozwoju organizacji. Choć wymaga więcej czasu i inwestycji na etapie wdrożenia, zapewnia pełną kontrolę, skalowalność i przewagę konkurencyjną. To rozwiązanie dla firm, które myślą długofalowo i chcą zautomatyzować procesy dokładnie tak, jak tego potrzebują.

Jeżeli myślisz nad wdrożeniem automatyzacji obiegu faktur i dokumentów w Twojej firmie, warto abyś zastanowił/-a się więc, jakie rozwiązanie będzie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb biznesowych. Zazwyczaj gotowe systemy są lepszym rozwiązaniem dla mniejszych przedsiębiorstw, które mają mniej rozbudowane procesy. Natomiast jeżeli Twoja firma funkcjonuje w wielostopniowej strukturze lub posiada skomplikowane procesy przetwarzania i przechowywania dokumentów, prawdopodobnie lepszym rozwiązaniem będzie dedykowana automatyzacja.

Umów się na bezpłatną konsultację z naszym specjalistą i dowiedz się, jaki system zarządzania dokumentami będzie odpowiedni dla Twojego przedsiębiorstwa: https://www.sagiton.pl/kontakt

Case Study: Automatyzacja obiegu dokumentów dla działu administracji w firmie usługowej

Zgłosiła się do nas firma, która miała problemy z nieefektywnym procesem obiegu faktur i dokumentów. Przetwarzanie umów trwało zbyt długo, co często wpływało negatywnie na relacje biznesowe, o które starali dbać się sprzedawcy. Zobacz, jak digitalizacja dokumentów papierowych i wdrożenie automatyzacji pozwoliło na optymalizację działań operacyjnych w firmie naszego klienta.

‍
‍Problem naszego klienta:
Pracownicy administracji za każdym razem, ręcznie wypełniali dane do faktur i innych dokumentów. Klientowi brakowały bazy danych, która usprawniłaby obieg dokumentów w formie elektronicznej.

Rozwiązanie:
Za pomocą technologii no/low-code utworzyliśmy przejrzyste formularzy z odpowiednimi walidacjami, dzięki czemu klienci samodzielnie uzupełniają swoje dane firmowe. Dodatkowo raz wpisane informacje są zapisywane do bazy danych, aby system automatyzacji obiegu dokumentów mógł je następnym razem od razu wkleić do dokumentu.

Problem naszego klienta:
Menadżerowie i sprzedawcy, na prośbę których rozpoczynało się procesy związane z przetwarzaniem faktur i innych dokumentów, zbierali wszystkie wymagania podczas rozmów telefonicznych. Powodowało to liczne błędy i opóźnienia.

Rozwiązanie:
Wdrożyliśmy automatyzację procesu zbierania wymagań od klientów poprzez formularze online, które zastąpiły rozmowy telefoniczne prowadzone przez menadżerów i sprzedawców. Informacje z formularzy trafiają bezpośrednio do systemu i automatycznie uzupełniają draft umowy, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych. Automatyzacja znacząco ograniczyła liczbę błędów i opóźnień, poprawiając jakość obsługi oraz przyspieszając realizację zadań związanych z przetwarzaniem faktur i dokumentów.

Problem naszego klienta:
Monitorowanie procesu obiegu dokumentów było utrudnione, co prowadziło do braku przejrzystości i trudności w ustaleniu, na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz kto odpowiada za jego dalsze przetwarzanie. Brak centralnego narzędzia uniemożliwiał sprawne śledzenie postępów i powodował konieczność ręcznego kontaktowania się z wieloma osobami w celu uzyskania podstawowych informacji. To z kolei często prowadziło do zagubienia dokumentów.

Rozwiązanie:
Wdrożyliśmy przejrzystą aplikację no/low code, która znacząco uprościła zarządzanie całym procesem. Dział administracji zyskał dostęp do narzędzia, z poziomu którego może na bieżąco sprawdzać status dokumentów, identyfikować osoby odpowiedzialne za podpisanie oraz w razie potrzeby wysyłać automatyczne przypomnienia. Dzięki centralizacji informacji i automatyzacji kluczowych funkcji aplikacja zwiększyła kontrolę nad procesem. Czas przetwarzania dokumentów skrócił się, a dodatkowo, dzięki skorzystaniu z rozwiązania chmurowego, pracownicy otrzymali dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia.

Korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów w organizacji naszego klienta:

• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów o 70%
• Eliminacja błędów w danych oraz podczas przesyłania dokumentów
• Znaczne ułatwienie zarządzania dokumentacją za pomocą automatycznego tworzenia historii dokumentów i ich archiwum

Podsumowując, jak skutecznie zautomatyzować i usprawnić obieg dokumentacji w twojej firmie?

Pamiętaj, że skuteczna automatyzacja obiegu dokumentacji w firmie powinna zacząć się od analizy istniejących procesów i identyfikacji kluczowych obszarów, które generują najwięcej strat czasu i błędów. Dopiero po dokonanej analizie, możesz wybierać pomiędzy gotowym systemem a dedykowanym rozwiązaniem – przy podejmowaniu decyzji zwróć uwagę na złożoność procesów około administracyjnych. Dobrze wdrożona automatyzacja obiegu dokumentów przynosi wiele korzyści. Warto również wesprzeć ją integracjami z codziennie używanymi narzędziami oraz walidacjami formularzy, które pozwalają znacząco zmniejszyć liczbę błędów i przyspieszyć działanie w przedsiębiorstwie.

Jeżeli chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, skontaktuj się z nami. Z chęcią pomożemy Ci wybrać odpowiednie technologie i ułożyć proces w taki sposób, aby był najbardziej opłacalny i realnie podnosił efektywność w Twojej firmie.