Jak wykorzystać AI do zarządzania dokumentami w firmie?

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to system, w którym firmowe dokumenty tworzone i przetwarzane są w sposób zdigitalizowany. Coraz częściej firmy decydują się na taki sposób pracy, ponieważ dokumentami elektronicznymi po prostu łatwiej jest zarządzać. A sprawę jeszcze bardziej ułatwia fakt, że obecnie możemy korzystać z różnego rodzaju podpisów elektronicznych, dzięki którym to właśnie wersja zdigitalizowana jest jedyną wiążącą wersją dokumentu.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów nie oznacza jednak, że cała dokumentacja musi od razu być zamieniona na taką w wersji elektronicznej – większość przedsiębiorstw decyduje się na stopniowe eliminowanie dokumentów papierowych.

Dzięki temu, że dokumentacja nie musi być drukowana, różnego rodzaju procesy związane z tworzeniem, podpisywaniem czy dostarczaniem dokumentów, jesteśmy w stanie zautomatyzować. Więcej o tym, jakie automatyzacje obiegu dokumentów warto jest wdrożyć, pisaliśmy w materiale "Automatyzacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie", polecamy go przeczytać, jako wstęp do tego artykułu. W dzisiejszym materiale skupimy się jednak na nieco bardziej zaawansowanych automatyzacjach zarządzania dokumentami opartych na sztucznej inteligencji.

Dlaczego w systemach zarządzania dokumentami warto skorzystać z AI?

W biznesie coraz częściej mówi się o tzw. IDP, Intelligent Document Processing, czyli zarządzaniu dokumentami z wykorzystaniem AI. I o ile dzięki typowym, zautomatyzowanym zarządzaniu dokumentacją, jesteśmy w stanie zaoszczędzić wiele godzin pracy na czynnościach, które prowadzą do powstania i podpisania dokumentu, to dzięki AI, możemy wdrożyć różnego rodzaju usprawnienia pracy już z gotowymi dokumentami. Sztuczna inteligencja pozwala bowiem nie tylko na bardzo szybkie, automatyczne analizowanie zawartości plików, ale także na ekstrakcję danych, ocenianie, opiniowanie czy też tworzenie podsumowań. Takie "umiejętności" tej technologii warto więc wykorzystać do bardziej zaawansowanych zadań, których jeszcze kilka lat temu nie bylibyśmy w stanie zautomatyzować. I o nich właśnie opowiemy w dzisiejszym artykule.

4 sposoby na wykorzystanie sztucznej inteligencji do zarządzania dokumentami

Możliwości zastosowania AI w systemie zarządzania dokumentami nie kończą się na odczytywaniu danych z plików czy tworzeniu ich krótkich podsumowań. Odpowiednio zaimplementowane rozwiązania mogą analizować treść dokumentów, rozpoznawać ich znaczenie, uruchamiać kolejne etapy procesu, a nawet wskazywać użytkownikom potencjalne problemy.

Poniżej przedstawiamy 4 przykłady wykorzystania sztucznej inteligencji do zarządzania dokumentami, które mogą usprawnić codzienną pracę w firmie.

Automatyczne kategoryzowanie dokumentów

Jednym z podstawowych zastosowań AI może być automatyczne kategoryzowanie dokumentów trafiających do systemu. W prostych rozwiązaniach do automatyzowania dokumentów, umowy czy faktury przypisywane są do odpowiednich kategorii na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł – na przykład obecności konkretnego słowa w nazwie pliku. Jeśli znajduje się w niej określenie „Faktura” lub skrót „FV”, dokument może zostać w sposób zautomatyzowany przekazany do działu księgowego.

AI pozwala pójść o krok dalej. Zamiast analizować wyłącznie nazwę dokumentu lub pojedyncze słowa kluczowe, może wziąć pod uwagę jego treść i kontekst. Dzięki temu jest w stanie rozpoznać, czego rzeczywiście dotyczy dokument, i na tej podstawie zdecydować, do jakiej kategorii powinien trafić lub kto powinien się nim zająć.

Przykładowo AI może odróżnić fakturę dotyczącą zakupu sprzętu IT od dokumentu związanego z zakupem artykułów biurowych. Pierwsza może zostać skierowana do akceptacji przez dział IT, a druga do osoby odpowiedzialnej za administrację biura. Takie rozwiązanie ogranicza konieczność manualnego sortowania dokumentacji i pozwala szybciej uruchamiać kolejne etapy obiegu dokumentów.

Asystenci AI odpowiadający na pytania dot. zawartości dokumentów

Jeżeli dokumentacja firmy znajduje się w jednym systemie, można wykorzystać ją również jako źródło wiedzy dla asystenta AI. Zamiast samodzielnie przeglądać wiele plików w poszukiwaniu konkretnej informacji, użytkownik może zadać pytanie w naturalnym języku i otrzymać odpowiedź przygotowaną na podstawie zgromadzonych dokumentów.

Pracownik może na przykład zapytać o okres wypowiedzenia zapisany w umowie z konkretnym dostawcą, termin obowiązywania polisy albo warunki gwarancji określone w zamówieniu. Odpowiednio przygotowany asystent nie tylko udzieli odpowiedzi, ale również wskaże dokument, z którego pochodzi dana informacja, tak aby użytkownik mógł samodzielnie zweryfikować odpowiedni zapis. Jest to tak zwany mechanizm human-in-the-loop, pozostawiający człowiekowi kontrolę nad procesem, pomimo zastosowania w nim AI.

Takie rozwiązanie pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na wyszukiwanie informacji. Zamiast sprawdzać kolejne foldery i pliki, pracownik otrzymuje dostęp do potrzebnych danych praktycznie od razu. W rezultacie zastosowanie asystentów AI zwiększa efektywność pracy z dokumentacją, szczególnie w firmach, które każdego dnia przetwarzają setki lub tysiące plików.

Tworzenie zadań na podstawie danych z dokumentów

Kolejnym krokiem może być wykorzystanie danych z dokumentów do automatycznego uruchamiania działań w innych systemach wykorzystywanych przez firmę. Dzięki integracji z systemem do zarządzania projektami, zadaniami czy procesami, automatyzacja może rozpoznawać informacje znajdujące się w dokumencie i na ich podstawie tworzyć odpowiednie zadania.

Najprostszym przykładem jest faktura z określonym terminem płatności. Po odczytaniu dokumentu, technologia AI może od razu utworzyć na tablicy działu księgowego zadanie „Opłacić fakturę”, przypisać je do odpowiedniej osoby i ustawić termin realizacji zgodny z datą płatności wskazaną w dokumencie.

Podobny mechanizm można wykorzystywać również w innych branżach i procesach. System nie musi przy tym reagować wyłącznie na daty czy konkretne pola. Dzięki analizie kontekstu może rozpoznać także informacje zapisane w zwykłym tekście. Jeżeli na przykład klient w zamówieniu poprosi o przygotowanie analizy opłacalności dodatkowego rozwiązania, AI może automatycznie utworzyć odpowiednie zadanie dla handlowca lub konsultanta. W ten sposób dzięki automatyzacji eliminujemy błędy ludzkie polegające na zapomnieniu o konieczności wykonania pewnego zadania.

Dzięki sztucznej inteligencji, dokument przestaje być jedynie plikiem przechowywanym w systemie, a może stać się elementem uruchamiającym kolejne działania w całym procesie biznesowym.

Analiza kontekstu i automatyczne podpowiedzi

W ramach efektywnego zarządzania, system obiegu dokumentów z AI może na bieżąco analizować nowe pliki, porównywać znajdujące się w nich informacje z innymi dokumentami i zwracać uwagę na potencjalne niezgodności. W takim przypadku AI wspiera użytkownika nie tylko wtedy, gdy ten zada konkretne pytanie, ale działa również "w tle", nawet gdy pracownik nie analizuje w danym momencie dokumentów.

Wyobraźmy sobie, że w umowie z klientem zapisano maksymalną wartość projektu na poziomie 10 000 zł. Pierwsze zamówienie ma wartość 7000 zł, a kolejne 3500 zł. Każdy z tych dokumentów analizowany osobno może wyglądać poprawnie, jednak dopiero uwzględnienie szerszego kontekstu pozwala zauważyć, że łączna wartość zamówień przekracza limit zapisany w umowie.

System może wykryć taką sytuację i wyświetlić pracownikowi automatyczne podpowiedzi, zanim dokument zostanie zaakceptowany lub proces przejdzie do kolejnego etapu. Podobnie można wychwytywać różnice w terminach, cenach, warunkach współpracy czy innych ustaleniach znajdujących się w powiązanych dokumentach.

Tego rodzaju mechanizmy sprawiają, że AI nie służy wyłącznie do szybszego wyszukiwania informacji. Może również aktywnie pomagać w kontrolowaniu procesów i wcześniej sygnalizować sytuacje wymagające uwagi pracownika.

Case study: Mecenika – asystent prawny AI do przetwarzania dokumentów

Kilka miesięcy temu zgłosiła się do nas kancelaria, która chciała wdrożyć system zarządzania dokumentacją prawną. Firmie zależało przede wszystkim na rozwiązaniu umożliwiającym szybkie przetwarzanie informacji z różnego rodzaju umów czy wniosków, bez żmudnego, ręcznego przeglądania dokumentów. Obecnie prawnicy większość swojego czasu zamiast na podejmowaniu kluczowych decyzji, spędzają po prostu na czytaniu i odnajdywaniu potrzebnych informacji. Taka automatyzacja pracy kancelarii miałaby więc na celu podniesienie efektywności operacyjnej firmy naszego klienta poprzez wyeliminowanie tych ręcznych procesów.

Aby zaprezentować klientowi możliwości automatyzacji procesów biznesowych stworzyliśmy inteligentny system, który umożliwia:

• Zagregowanie wszystkich dokumentów w jednej bazie – aby umożliwić sztucznej inteligencji analizę informacji z dokumentów, stworzyliśmy bazę plików, do której użytkownicy kilkoma kliknięciami mogą wgrać kolejne rekordy.
• Odpytywanie asystenta AI o kluczowe informacje – dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu danych z dokumentów, AI odpowiada na pytania użytkownika (zadane za pomocą dedykowanego chatbota) w kilka sekund.
• Automatyczne tworzenie zadań dla prawników – problemem kancelarii było również szybkie ustalanie zadań związanych z obsługą dokumentów, stworzyliśmy więc automatyzację tworzenia zadań, która bierze pod uwagę ustalenia z umów i deadline'y wewnętrzne firmy.
• Priorytetyzację zadań za pomocą AI – aby jeszcze bardziej zoptymalizować proces obsługi klientów, zdecydowaliśmy sie także na zastosowanie sztucznej inteligencji do nadawania priorytetów utworzonych zadań.

Jak zabezpieczyliśmy dostęp do danych w systemie zarządzania dokumentami AI?

W rozwiązaniu zadbaliśmy również o bezpieczeństwo i zgodność przetwarzania danych. Komunikacja użytkownika z AI jest dodatkowo nadzorowana przez bota pełniącego funkcję filtra bezpieczeństwa i kontrolującego dostęp do informacji.

System wykorzystuje także prywatny kontekst AI – dane klienta nie są więc współdzielone z dostawcą usług AI. Dodatkowo, informacje wrażliwe są filtrowane w zależności od roli i poziomu uprawnień użytkownika, dzięki czemu każda osoba otrzymuje dostęp wyłącznie do danych, które są jej potrzebne. Całość uzupełniają zarządzanie poziomami dostępu oraz logowanie 2FA, wspierające bezpieczeństwo i zgodność rozwiązania z wymaganiami organizacji.

Automatyzacja oraz AI w zarządzaniu dokumentami – kiedy warto wdrożyć

Automatyzację zarządzania dokumentami z AI warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy pracownicy poświęcają łącznie ponad 70 godzin miesięcznie na wyszukiwanie, analizowanie i przepisywanie informacji z dokumentów. Im więcej czasu firma przeznacza na takie powtarzalne czynności, tym większy potencjał oszczędności i szybszy zwrot z inwestycji.

Przyjmując, że całkowity koszt godziny pracy specjalisty wynosi około 80 zł brutto, ograniczenie około 50 godzin pracy miesięcznie oznacza potencjalną oszczędność na poziomie 4 000 zł miesięcznie. Koszt wdrożenia prostego systemu tego typu zaczyna się od około 10 000 zł, co oznacza, że przy takich założeniach inwestycja może zwrócić się w około 2,5 miesiąca. Jeżeli na pracę z dokumentami firma przeznacza więcej niż 50 godzin miesięcznie, okres ten może być jeszcze krótszy.

Warto przy tym pamiętać, że korzyścią nie jest wyłącznie oszczędność czasu. Taka automatyzacja może również zwiększyć dokładność pracy z dokumentami, przyspieszyć dostęp do informacji i pozwolić specjalistom skupić się na zadaniach, które faktycznie wymagają ich wiedzy i doświadczenia.

Jeśli chcesz wdrożyć system zarządzania dokumentami oparty na sztucznej inteligencji – skontaktuj się z nami! W Sagiton pomagamy firmom naszych klientów usprawniać obiegi dokumentów z wykorzystaniem AI!