Case study: System do zarządzania zleceniami produkcyjnymi

Problem, z którym zgłosiła się do nas firma produkcyjna

Zgłosiła się do nas firma posiadająca jeden zakład produkcyjny, która obawiała się, że nie jest wystarczająco dużym przedsiębiorstwem, aby automatyzacja zarządzania produkcją była dla niej opłacalna. Klient chciał wdrożyć system usprawniający przede wszystkim proces ofertowania, ponieważ kalkulacja były realizowane w Excelu (np. planowanie czasu pracy maszyn i zużycia materiału), a proces nestingu w różnych programach graficznych oraz CAD. Rozwiązanie miało obliczać:

• ilość potrzebnego materiału,
• czas produkcji jednej sztuki,
• zapotrzebowanie materiałowe dla określonego MOQ (Minimum Order Quantity).

W trakcie analizy procesów wewnętrznych okazało się jednak, że potencjał optymalizacji jest znacznie większy. Nawet stosunkowo proste oprogramowanie do zarządzania produkcją mogło znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy.

W efekcie wspólnie z klientem zdecydowaliśmy się na stworzenie dedykowanego rozwiązania obejmującego cały proces – od pierwszego kontaktu z klientem, przez kalkulację i planowanie, aż po produkcję i wysyłkę.

Zaproponowane przez nas funkcjonalności systemu zarządzania produkcją

Tak jak pisaliśmy w poprzednim akapicie, przygotowany system nie ograniczał się wyłącznie do automatyzacji nestingu. Został rozbudowany o szereg modułów wspierających kompleksowe zarządzanie sprzedażą i produkcją.

Co istotne, klient wcześniej analizował dostępne na rynku oprogramowania dla produkcji, jednak żadne z nich nie spełniało w pełni jego wymagań. Dodatkowo, model subskrypcyjny wielu systemów powodował, że ich roczny koszt mógł przewyższyć inwestycję w proste, dedykowane oprogramowanie.

W następnych częściach artykułu omówimy poszczególne moduły systemu do zarządzania produkcją, który zaproponowaliśmy naszemu klientowi. 

Zarządzanie zapytaniami ofertowymi

Do tej pory handlowcy nie posiadali żadnego systemu CRM, w którym mogliby zapisywać potencjalne szanse sprzedażowe. Klienci kontaktowali się zarówno mailowo jak i telefonicznie, handlowcy pracowali również w terenie, z dojazdem do klienta. Dlatego też zespół sprzedaży potrzebował łatwego sposobu na zebranie wszystkich potencjalnych sprzedaży w jednym miejscu. 

Wdrożyliśmy moduł obsługi zapytań, w którym możliwe jest:

• centralne gromadzenie zapytań ofertowych,
• rejestrowanie danych klientów i historii kontaktu,
• zarządzanie lejkiem sprzedażowym.

System zapisuje również historię aktywności, co pozwala na pełny wgląd w przebieg kontaktu z klientem. Dodatkowo wprowadziliśmy widok lejka sprzedażowego, wzbogacony o niestandardowy etap „projektowanie”. Po przeniesieniu leada do tego etapu automatycznie trafia on do kolejnego modułu systemu.

Projektowanie i nesting

Kiedy handlowiec przeniesie szansę do etapu planowania, osoba z działu projektowego otrzymuje automatyczne powiadomienie o konieczności rozpoczęcia kolejnego etapu prac. We wdrożonym systemie planowania produkcji, każde zgłoszenienie posiada dedykowany panel zawierający szczegóły zamówienia oraz dostęp do konfiguratora nestingu. W pierwszym etapie pracownik modeluje produkt, który ma zostać wykonany dla klienta – wybiera odpowiedni materiał bazowy (surowiec) oraz definiuje wymiary i parametry elementu.

Następnie algorytm nestingu w systemie do planowania produkcji analizuje przygotowany model i wylicza, ile gotowych produktów można uzyskać z jednej bryły materiału. Dodatkowo generuje przebieg linii cięcia maszyny (wyrażony w metrach bieżących), co pozwala na precyzyjne określenie kosztu materiału oraz szacowanego czasu i kosztu pracy maszyny (np. CNC) dla całego zadania.

Wysyłka oferty

Po zatwierdzeniu etapu planowania, program automatycznie przenosi szansę sprzedaży do "Przygotowanie oferty". Z poziomu tego widoku, możliwe jest dostosowanie treści maila, (w tym ceny) oraz wygodne przesłanie oferty potencjalnemu klientowi. Plik ofertowy generowany jest na bazie informacji z zamówienia, w odpowiednim szablonie pdf. Do oferty mogą także zostać dodane niestandardowe zapisy, w zależności od rodzaju zamówionego produktu (np. w przypadku gdy materiały, z którego jest wyprodukowany, nie są odporne na działania atmosferyczne i muszą być odpowiednio przechowywane).

Oferta od razu zapisuje się w panelu, a jeśli lead zdecyduje się na zakup produktu, handlowiec może oznaczyć go jako "Wygrany" lub analogicznie jeśli zrezygnuje "Utracony". 

Czasami również zdarza się, że zanim klient zdecyduje się na zakup, do procesu produkcji dodawany jest kolejny etap – wykonanie tzw. testowej sztuki, dzięki której zespół wie, czy wyprodukowanie takiego elementu jest w ogóle możliwe i opłacalne. W naszym dedykowanym systemie CRM dla firmy produkcyjnej dodaliśmy więc specjalną aktywność umożliwiającą zlecenie na produkcję testowej sztuki. W ten sposób dział jakości wie, że musi sprawdzić testową sztukę oraz ma w tym celu ustawiony osobny termin wykonania.

Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi

W kolejnym widoku znajdują się wszystkie zapytania klientów, które przeszły do fazy produkcyjnej. Umożliwia on nie tylko podgląd karty zlecenia w formie elektronicznej, ale także jego wydrukowanie – korzystanie z wersji papierowej ułatwia pracownikom podgląd, gdy są już przy stanowisku pracy na hali produkcyjnej. Jest to bardzo przydatna funkcjonalność, ponieważ nie każde stanowisko ma dostęp do terminala lub komputera.

Na zleceniu znajdują się między innymi informacje o tym, jaka jest liczba sztuk do wykonania lub do kiedy należy zrealizować zamówienie. Widnieje również miejsce na ręczne wpisanie wyników produkcji, informacji o brakach oraz na podpis operatora obsługującego maszynę.

Każda karta posiada także kod kreskowy, który pod koniec pracy należy zeskanować, w celu otworzenia widoku zadań w programie produkcyjnym. To tam odbywa się proces śledzenia wydajności procesu produkcyjnego.

Monitorowanie efektywności produkcji

Moduł zadań służy do raportowania procesu produkcyjnego – pracownik wpisuje w nim, ile dobrych sztuk towaru zostało wyprodukowane, ile jest braków, czyli elementów niewyprodukowanych, oraz z jakiego powodu (np. z uwagi na uszkodzenie maszyny lub braku surowców). Dostęp do takiego panelu ma każdy pracownik, który bierze udział w wykonaniu danego zlecenia – do zadań w jednym zamówieniu może być przypisana więcej niż jedna osoba.

Dzięki temu, że efektywność mierzona jest per pracownik, możliwe jest podgląd raportu rentowności jednej osoby. Na dashboardach widzimy ile sztuk wyprodukował dany pracownik, czy jest to powyżej czy poniżej zakładanej normy, a także ile wadliwych sztuk powstało podczas jego zmiany. Na tej podstawie, nasze oprogramowanie zarządzania produkcją, wylicza premie. Firma ma ustandaryzyowany system premiowy, w którym naliczany jest dodatek pieniężny uzależniony od wyników. Aplikacja umożliwia kierownikom także ręczne dodanie premii oraz jej uzasadnienia.

Podgląd procesu produkcji 

W panelu każdego zamówienia znajduje się historia, która pokazuje cały proces produkcyjny w przejrzystych krokach. Dzięki temu kierownik może w czasie rzeczywistym dowiedzieć się na jakim etapie jest dana partia. System zarządzania produkcją pokazuje także, jeśli któreś z zadań jest opóźnione oraz z jakiego powodu.

Dostępna jest także pełna historia zatwierdzania sztuk testowych. Dzięki temu, w przypadku gdy partia wyjdzie wadliwa, firma ma dostęp do danych o tym, czy testowa sztuka została wykonana i jeśli tak, który audytor ją zatwierdził. 

Moduł ustawiania struktury

W systemie znajduje się także panel do ustawiania struktury produktu, w którym firma uzupełnia, listę materiałów (Bill of Materials) potrzebnych do wyprodukowania danego elementu oraz poszczególne kroki jego produkcji. Jeśli któryś z elementów zawsze wykonywany jest zewnętrznie, ustawiany jest mu odpowiedni status w instrukcji wyprodukowania. 

Na tej podstawie oprogramowanie dla produkcji wie, jakie materiały są potrzebne do realizacji zlecenia i w sposób zautomatyzowany rezerwuje je w magazynie. W przypadku braków system wskazuje, które surowce należy uzupełnić i w jakiej ilości.

Kooperacja z innymi producentami

Tak jak wspominaliśmy w akapicie o harmonogramie procesu, stworzone przez nas oprogramowanie do zarządzania produkcją, pozwala także na uwzględnienie elementów, które firma produkuje zewnętrznie. W osobnym panelu kierownicy mogą dodawać firmy zewnętrzne i podwykonawców. Dzięki temu, jeśli w planie produkcji część operacji wymaga wykonawstwa zewnętrznego, jest to odpowiednio zaznaczone w systemie oraz nie zaburza wewnętrznych wskaźników efektywności.

Podgląd stanów magazynowych i przeliczanie jednostek 

System zarządzania produkcją zintegrowany został także z Subiektem, w celu wygodnego podglądu stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu też oprogramowanie przekazuje informacje o tym, czy dane zlecenia może być już zrealizowane, czy jednak pracownicy potrzebują do niego materiałów, które obecnie są niedostępne.

Problemem klienta był również brak możliwości wygodnego przeliczania jednostek magazynowych na produkcyjne. Pracownicy hali produkcyjnej widzieli na przykład, że na magazynie znajdują się 3 rolki materiału, jednak nie mieli informacji, ile metrów kwadratowych faktycznie jest dostępnych. W efekcie musieli ręcznie wykonywać przeliczenia, dopytywać magazynierów o parametry rolek i tracić czas na dodatkowe ustalenia.

Wdrożony przez nas zintegrowany system zarządzania produkcją automatycznie przelicza stany magazynowe na realne ilości materiałów wykorzystywanych w procesie wytwórczym. Dzięki temu przedsiębiorstwo eliminuje ryzyko błędów kalkulacyjnych oraz znacząco usprawnia codzienną pracę zespołu. Co więcej, firma może w prosty sposób aktualizować ustawienia konwersji – na przykład w sytuacji zmiany dostawcy, gdy zmienia się ilość surowca na rolce.

W module magazynowym widoczna jest również informacja o materiałach przypisanych do konkretnych zleceń produkcyjnych. Dzięki automatyzacji obsługi zamówień w produkcji system zapobiega zjawisku oversellingu – surowce są automatycznie rezerwowane, a przy nowych zleceniach produkcyjnych pojawia się komunikat o konieczności ich uzupełnienia. Rezerwacje można w każdej chwili zwolnić, co pozwala działowi handlowemu elastycznie reagować na większe zapytania ofertowe i efektywniej zarządzać dostępnością materiałów.

Inteligenta logistyka dostaw

Automatyzacja zarządzania zleceniami produkcyjnymi została także rozszerzona o moduł dostawy. Dzięki integracji wszystkich informacji – zarówno o czasie potrzebnym na wytworzenie danego produktu, jak i o terminach realizacji oczekiwanych przez klienta – system jest w stanie precyzyjnie wspierać harmonogramowanie produkcji oraz powiązanych z nią procesów logistycznych.

W praktyce oznacza to, że oprogramowanie nie tylko wskazuje, kiedy należy zaplanować wysyłkę, ale również uwzględnia aktualne obciążenie produkcji, dostępność materiałów oraz kolejność realizowanych zleceń. Dzięki temu przedsiębiorstwo może lepiej synchronizować działania między działem produkcji a logistyką, minimalizując ryzyko opóźnień i przestojów.

Co więcej, system na bieżąco aktualizuje rekomendowane terminy wysyłek w przypadku zmian w planie produkcyjnym, takich jak przesunięcia wynikające z braków materiałowych czy priorytetyzacji pilnych zleceń. Takie podejście znacząco zwiększa przewidywalność procesów i pozwala firmie skuteczniej administrować terminowością realizacji, jednocześnie poprawiając komunikację zarówno wewnątrz organizacji, jak i z klientami.

Korzyści z wdrożenia systemu planowania procesu produkcyjnego

Wdrożenie systemu do zarządzania zleceniami produkcyjnymi pozwoliło firmie uporządkować i zautomatyzować kluczowe procesy, znacząco skrócić czas przygotowania ofert oraz realizacji zamówień, a także wyeliminować błędy wynikające z ręcznych kalkulacji. Dzięki pełnej widoczności procesu produkcyjnego i dostępowi do aktualnych danych firma zwiększyła efektywność operacyjną, lepiej wykorzystuje zasoby oraz może podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.