Automatyzacja składania zapytań ofertowych (RFQ) dla firm produkcyjnych

Dlaczego produkcja wdraża automatyzację zapytań ofertowych?

Ile czasu Twoi pracownicy tracą na przygotowywanie zapytań ofertowych, wyszukiwanie odpowiednich sprzedawców i porównywanie otrzymanych ofert? Nawet jeśli firma posiada rozbudowaną bazę dostawców, każde niestandardowe zapotrzebowanie oznacza konieczność przygotowania wiadomości, wysłania ich do odpowiednich firm, a następnie przeanalizowania odpowiedzi, często przesyłanych w długich plikach PDF. Wszystko to sprawia, że proces RFQ (Request for Quotation, czyli proces zapytania ofertowego) pochłania znacznie więcej czasu, niż powinien.

A co, jeśli pracownik odpowiedzialny za zapytanie pójdzie na urlop, przeoczy wiadomość lub odpowiedź dostawcy trafi do spamu? Bez wdrożonego systemu do obsługi procesów RFQ trudno kontrolować status poszczególnych zapytań i pilnować terminów. W efekcie opóźnienia w zakupie potrzebnych materiałów lub części mogą prowadzić nawet do przestojów w produkcji.

Automatyzacja w produkcji do wysyłki zapytań ofertowych pozwala wyeliminować wiele z tych problemów – usprawnia przygotowywanie i wysyłanie zapytań, zbieranie odpowiedzi oraz porównywanie ofert. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na wyborze najlepszych warunków zakupu, zamiast na ręcznej obsłudze całego procesu. Więcej o tym, jak mógłby wyglądać taki zautomatyzowany proces wysyłania i monitorowania zapytań ofertowych opiszemy w kolejnym akapicie.

Jak system do zgłaszania zamówień usprawnia proces RFQ?

Automatyzacja procesu RFQ to nie tylko usprawnienie wysyłania zapytań ofertowych, ale przede wszystkim wdrożenie systemu, który łączy pracowników produkcji, dział zakupów oraz administrację w jednym miejscu. Dzięki temu informacje o zapotrzebowaniu, ofertach sprzedawców i realizowanych zamówieniach przepływają automatycznie między działami, ograniczając błędy, opóźnienia i konieczność ręcznego przekazywania danych.

Jak może wyglądać taki proces?

1. Zgłaszanie zapotrzebowania przez pracowników produkcji

Pracownik produkcji zgłasza zapotrzebowanie w dedykowanym formularzu, określając potrzebny produkt, termin dostawy, parametry techniczne oraz obszar, którego dotyczy zakup, np. konserwacja urządzeń. Wszystkie informacje trafiają bezpośrednio do systemu, dzięki czemu dział zakupów otrzymuje komplet danych potrzebnych do przygotowania zapytania ofertowego.

2. Automatyczne przygotowywanie i wysyłanie zapytań ofertowych

Dział zakupów korzysta z dedykowanego panelu do zarządzania zamówieniami, w którym wybiera dostawców z firmowej bazy. System automatycznie przygotowuje wiadomości e-mail na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania i przesyła zapytania do wybranych dostawców. System pozwala również wysłać jedno zapytanie do wielu firm, co znacząco przyspiesza zbieranie ofert i umożliwia ich późniejsze porównanie.

3. Zarządzanie bazą dostawców i ofertami

System umożliwia dodawanie nowych dostawców do wspólnej bazy oraz gromadzenie informacji o dotychczasowej współpracy. Pracownicy mogą oceniać terminowość dostaw, jakość produktów i komunikację. Dzięki temu firma stopniowo buduje bazę sprawdzonych dostawców, a kolejne zapytania ofertowe nie wymagają każdorazowego wyszukiwania nowych kontrahentów.

Dodatkowo, w bardziej zaawansowanych rozwiązaniach możliwe jest także zautomatyzowanie procesu poszukiwania nowych dostawców. Może to działać na zasadzie wbudowanego chata AI, który na podstawie wpisanych przez pracowników kryteriów przeszuka internet w celu znalezienia najbardziej dopasowanych firm. Dzięki temu pracownicy nie muszą manualnie szukać produktów, bo gotową listę potencjalnych dostawców otrzymają w kilka chwil.

4. Automatyczne zbieranie i analizowanie odpowiedzi dostawców

Dzięki integracji ze skrzynką mailową oprogramowanie automatycznie rejestruje odpowiedzi dostawców i przypisuje je do odpowiednich zapytań. System może również odczytywać ceny, terminy dostaw i dostępność produktów z treści wiadomości oraz załączników PDF. Automatyzacja RFQ nie ogranicza się jednak do zapisywania tych informacji w bazie danych – przekształca je w uporządkowane, ujednolicone dane, które pracownicy mogą łatwo zestawiać i porównywać. Dzięki temu nawet oferty przesłane w różnych formatach można analizować w jednym miejscu, bez konieczności ręcznego przepisywania informacji. Automatyzację można również rozbudować o obsługę informacji przekazywanych innymi kanałami, np. przez SMS lub podczas rozmów telefonicznych, pod warunkiem ich odpowiedniego zarejestrowania.

Możliwe jest także zbudowanie modułu do zarządzania negocjacjami – dzięki zebraniu wszystkich ofert w jednej aplikacji, pracownicy widzą, z którymi dostawcami warto byłoby wynegocjować niższą cenę. W tym celu, system może wysyłać automatyczne maile.

5. Monitorowanie statusów w czasie rzeczywistym

Dzięki wspólnemu systemowi pracownicy wszystkich zaangażowanych działów mają dostęp do aktualnych informacji o procesie zakupu. Mogą sprawdzić, czy zapytanie zostało wysłane, czy dostawca przesłał ofertę oraz czy zamówienie zostało już złożone. Automatyzacja i synchronizacja danych w czasie rzeczywistym ograniczają konieczność kontaktowania się z działem zakupów w celu ustalenia statusu.

W przypadku, gdy sprzedający nie wyśle swojej oferty w określonym okresie czasu, system automatyzacji RFQ może automatycznie wysłać mu przypomnienie mailowe.

6. Archiwizacja historii zakupów i pełna kontrola procesu

System zachowuje historię zapotrzebowań, wysłanych zapytań ofertowych, odpowiedzi dostawców i złożonych zamówień. Dlaczego to ważne? Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik produkcji zapisuje zapotrzebowanie na kartce i przekazuje je do działu zakupów, a dostarczony produkt okazuje się nieprawidłowy. Kto popełnił błąd – pracownik produkcji, osoba zamawiająca czy sprzedawca? Bez udokumentowanej historii trudno to ustalić. Dzięki automatyzacji procesu RFQ wszystkie informacje i działania są archiwizowane w systemie, co pozwala łatwo sprawdzić, na jakim etapie pojawił się błąd i kto odpowiadał za poszczególne czynności.

Excel czy dedykowany system?

Wiele firm korzysta z arkuszy Excel do zarządzania zapytaniami ofertowymi i oczywiście nie ma w tym nic złego, dopóki nie wpływa to negatywnie na efektywność pracy. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw, w których w procesie RFQ uczestniczą zaledwie 2-3 osoby, korzystanie z prostszego rozwiązania może być nawet bardziej opłacalne. Wspólna praca na jednym pliku nie powinna sprawiać większych problemów, a kontrolowanie wprowadzanych zmian jest stosunkowo łatwe.

Sytuacja komplikuje się jednak, gdy z jednego arkusza korzysta kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu pracowników. Wtedy trudno ustalić, kto usunął ważną informację z wiersza 345. i dlaczego po raz kolejny zamówiono uszczelki w niewłaściwym rozmiarze (na magazynie zalega już 10 sztuk, których nikt nie potrzebuje, a ich zwrot jest nieopłacalny). Brzmi absurdalnie, ale wiele firm produkcyjnych właśnie w ten sposób działa – procesy się skalują, a system (a raczej jego brak) pozostaje taki jak na początku działalności.

Warto pamiętać, że wdrożenie dedykowanego oprogramowania to nie tylko automatyzacja wysyłania i monitorowania zapytań ofertowych, ale również większe bezpieczeństwo danych i lepsza kontrola nad całym procesem zakupowym. Proces RFQ prowadzony w takim systemie jest mierzalny i przejrzysty – można na bieżąco monitorować jego przebieg, sprawdzać historię zmian oraz łatwo ustalić, kto zgłosił zapotrzebowanie na dany produkt i kto odpowiadał za kolejne etapy zamówienia.

Podsumowując – jak zautomatyzować proces RFQ w firmie produkcyjnej?

Przede wszystkim warto zacząć od sprawdzenia, które czynności w Twojej firmie zajmują najwięcej czasu i powodują najwięcej problemów. Być może pracownicy działu zakupów tracą godziny na kontakt telefoniczny z dostawcami, odpowiedzi na zapytania trafiają do spamu i pozostają niezauważone, a może największym wyzwaniem jest komunikacja pomiędzy działem zakupów a produkcją?

Kiedy zidentyfikujesz problematyczne obszary, warto zacząć od tzw. quick win, czyli zautomatyzować tę część procesu, której usprawnienie przyniesie firmie największe korzyści przy stosunkowo niewielkim nakładzie pracy.

Pamiętaj, że przedstawione w artykule oprogramowanie to tylko przykład tego, jak może wyglądać zautomatyzowany proces wysyłania i monitorowania zapytań ofertowych. W Twoim przedsiębiorstwie usprawnienie procesu zakupowego może wymagać zupełnie innego podejścia. Nie zawsze konieczne jest wdrożenie nowego systemu – czasami wystarczy odpowiednio rozbudować obecne rozwiązania, np. pozostawić pracownikom możliwość korzystania z Excela, ale zintegrować arkusz z innym firmowym systemem i zautomatyzować przepływ danych. Automatyzacja nie musi również oznaczać rezygnacji z wykorzystywanego ERP czy innych narzędzi firmowych. W wielu przypadkach nowe funkcjonalności można zintegrować z istniejącym środowiskiem, dzięki czemu pracownicy nadal korzystają ze znanych im rozwiązań.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak mogłaby wyglądać automatyzacja RFQ w Twojej firmie, skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację ze specjalistą ds. automatyzacji procesów biznesowych: https://www.sagiton.pl/kontakt