Jak wdrożyć automatyzację procesów w małej firmie? 5 kroków

Od czego standardowo zaczyna się wdrażanie automatyzacji procesów?

Kiedy w firmie pojawia się temat wdrożenia automatyzacji procesów, pierwszym krokiem menedżerów jest zazwyczaj znalezienie firmy technologicznej, która pomoże zrealizować projekt. Na pierwszy rzut oka wydaje się to rozsądnym działaniem. Mamy problem lub potrzebę biznesową, więc kontaktujemy się z kimś, kto może pomóc nam je rozwiązać.

W Sagiton, z perspektywy agencji automatyzującej, widzimy jednak, że zbyt szybkie zgłoszenie się do dostawcy automatyzacji może przynieść odwrotny skutek. W skrajnych przypadkach projekt nigdy nie dochodzi do etapu wdrożenia.

Dlaczego tak się dzieje? Kiedy mała firma chce zautomatyzować swoje procesy, najczęściej realizuje się jeden z dwóch scenariuszy:

1. Agencja automatyzacji przedstawia ofertę audytu procesów – wtedy wizja szybkiej automatyzacji zaczyna się komplikować. Zanim agencja przystąpi do prac, musi poznać procesy firmy, zmapować je, przeanalizować i przygotować możliwe ścieżki działania. Dopiero po zakończeniu tego etapu specjaliści mogą rozpocząć wdrażanie automatyzacji. Z perspektywy klienta oznacza to dodatkowy czas i wyższe koszty.
2. Agencja prosi o wewnętrzne mapowanie procesów – jeżeli chcesz wdrożyć automatyzację procesów taniej, możesz samodzielnie przygotować mapy procesów, na podstawie których agencja stworzy odpowiednie rozwiązanie. W takim przypadku cała odpowiedzialność za początkowy etap projektu spoczywa jednak na Twojej firmie. Takie zadania często się przeciągają, szczególnie gdy zespół wykonuje je po raz pierwszy i nie ma doświadczenia w mapowaniu procesów.

Jak widać, żadna z tych możliwości nie jest idealna. Wyjątkiem może być sytuacja, w której firma dysponuje budżetem na zewnętrzny audyt procesów albo ma na tyle rozbudowany zespół, że może przeznaczyć kilka miesięcy na analizę pod kątem automatyzacji.

Nie oznacza to jednak, że mała firma musi rezygnować z automatyzacji. Poniżej przedstawiamy pięć kroków, które pomogą skutecznie przygotować i wdrożyć automatyzację procesów.

Jak zacząć automatyzację w małej firmie w 5 krokach?

W kolejnych częściach opisujemy działania, które większość małych przedsiębiorstw może wykonać samodzielnie. Dzięki temu można nie tylko przyspieszyć projekt, ale również zwiększyć szanse na jego ukończenie. Nikt nie chce przecież realizować projektu technologicznego, który przeciąga się miesiącami lub latami.

1. Sprawdź, czy możesz samodzielnie wykonać mapowanie procesów

Jak wspomnieliśmy wcześniej, większość firm automatyzujących pracuje na podstawie map procesów. Nawet proste schematy mogą być przydatne nie tylko podczas wdrażania automatyzacji, ale także później, przy monitorowaniu jej działania.

Mapowanie procesów pozwala również sprawdzić, czy obecny sposób pracy jest właściwie zorganizowany. Czasami wydaje się, że dany proces wymaga rozbudowanej automatyzacji, jednak podczas analizy okazuje się, że wystarczy zmienić jego przebieg. W takiej sytuacji pierwsze efekty optymalizacji można osiągnąć bez inwestowania w dodatkowe technologie.

2. Wybierz najbardziej czasochłonne zadania

Nie warto rozpoczynać rozmowy z agencją automatyzacji od stwierdzenia: „Jesteśmy firmą z sektora MŚP. Chcemy coś zautomatyzować, ale nie wiemy co”. Wyjątkiem jest sytuacja, w której Twoja firma jest gotowa przeznaczyć kilka tysięcy złotych na audyt procesów biznesowych.

Najlepiej zgłosić się do agencji po przeprowadzeniu wstępnej analizy i określeniu, jakie zadania chcemy zautomatyzować. Mapowanie procesów powinno pokazać, które czynności zajmują najwięcej czasu. Jeżeli przedstawisz przygotowane mapy firmie wdrażającej automatyzację, jej specjaliści również będą mogli wskazać obszary, w których potencjalne oszczędności będą największe.

3. Określ zakres automatyzacji procesów

Szczególnie w małej firmie nie należy automatyzować wszystkiego jednocześnie. Nawet jeśli mapowanie procesów pokaże wiele czasochłonnych zadań, na początku warto skupić się na jednym z nich. Ułatwi to wdrożenie zmiany, ocenę rezultatów oraz kontrolowanie działania automatyzacji.

Ważnym kryterium jest także podatność procesu na błędy, czyli liczba pomyłek i poprawek, które pojawiają się podczas jego realizacji. Jeżeli firma często musi wystawiać korekty faktur z powodu błędnych danych, dobrym pierwszym krokiem może być automatyzacja procesu księgowości. Pozwoli ona nie tylko przyspieszyć pracę, ale również ograniczyć liczbę pomyłek. Ich poprawianie bywa bowiem bardziej czasochłonne niż samo wykonanie procesu.

Gdy wybierzemy proces, od którego chcemy rozpocząć, znamy jego przybliżony przebieg i wiemy, ile osób bierze w nim udział, możemy przejść do wyboru partnera technologicznego.

4. Wybierz partnera technologicznego

W przypadku automatyzacji procesów w małej firmie wybór odpowiedniego partnera technologicznego ma szczególne znaczenie.

Wiele agencji automatyzujących, które zatrudniają kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników, nie podejmuje się projektów o bardzo małym budżecie. Firmy te ponoszą koszty związane z reklamą i sprzedażą, a do realizacji projektu często angażują nie tylko programistów, ale także project managerów oraz testerów. Z tego powodu niewielkie wdrożenia mogą być dla nich nieopłacalne.

Warto oczywiście zapytać agencję, czy podejmie się realizacji projektu. Trzeba jednak pamiętać, że przedstawiona wycena może przekraczać budżet małego przedsiębiorstwa.

W Sagiton realizujemy projekty automatyzacji procesów, których budżety zaczynają się od około 5000 zł. W takim zakresie możliwe jest na przykład wdrożenie średnio zaawansowanej automatyzacji faktur. Jeżeli natomiast potrzebujesz jedynie prostej automatycznej wysyłki wiadomości e-mail, której przygotowanie zajmie specjaliście godzinę, szybszym i tańszym rozwiązaniem może być współpraca z freelancerem.

Freelancer sprawdzi się w przypadku niewielkiej automatyzacji, ograniczonego budżetu lub konieczności poprawienia istniejącego systemu. Choć zwykle będzie to najbardziej opłacalna kosztowo opcja, przy większych projektach automatyzacji procesów bezpieczniejszym wyborem może być wyspecjalizowana agencja. Dysponuje ona ekspertami z różnych obszarów i może przejąć większą odpowiedzialność za powodzenie całego projektu.

5. Monitoruj procesy i inwestuj w dalsze usprawnienia

Kolejnym obszarem, w którym mała firma może ograniczyć koszty wdrożenia automatyzacji procesów, jest monitoring rezultatów. Firmy automatyzujące często oferują taką usługę w ramach dodatkowej współpracy. Jeżeli jednak budżet jest ograniczony, można wyznaczyć osobę wewnątrz organizacji, która będzie regularnie sprawdzać działanie wdrożonego rozwiązania.

Taka osoba powinna kontrolować, czy pracownicy korzystają z automatyzacji i wykonują procesy zgodnie z założeniami ustalonymi podczas mapowania. Zdarza się bowiem, że zespół stawia opór wobec nowych rozwiązań. W efekcie, mimo inwestycji w technologie, firma nadal działa tak samo jak przed wdrożeniem. Więcej informacji o takich sytuacjach znajdziesz w naszym artykule: „Błędy w automatyzacji procesów biznesowych i jak ich unikać”.

Jeżeli wdrożone automatyzacje przynoszą mierzalne rezultaty, warto przeznaczyć część uzyskanych oszczędności na kolejne usprawnienia. Pozwala to stopniowo zwiększać korzyści z cyfryzacji przedsiębiorstwa i osiągać wyższy ROI z automatyzacji.

W przypadku małych firm szczególnie dobrze sprawdza się stopniowe wdrażanie automatyzacji procesów. Kolejne projekty mogą być finansowane z oszczędności wygenerowanych dzięki wcześniej zautomatyzowanym procesom.

Przykład wdrożenia automatyzacji w małej firmie – aplikacja RentGuard

Automatyzacja w małej firmie nie musi oznaczać wielomiesięcznego projektu ani budżetu dostępnego wyłącznie dla dużych organizacji. Dzięki rozwojowi technologii no-code i low-code nawet dedykowane systemy można dziś tworzyć w kosztach dopasowanych do możliwości mniejszych przedsiębiorstw. Dlatego w Sagiton często współpracujemy z małymi przedsiębiorstwami, pomagając im wdrażać rozwiązania, które ograniczają liczbę powtarzalnych zadań i przynoszą mierzalne korzyści biznesowe.

Przykładem takiego projektu jest aplikacja RentGuard, którą stworzyliśmy dla wrocławskiej firmy zarządzającej mieszkaniami na wynajem krótkoterminowy. Jej celem była automatyzacja obsługi klienta i zmniejszenie liczby telefonów od gości korzystających z apartamentów Airbnb.

Problem naszego klienta

Zespół firmy otrzymywał wiele zgłoszeń dotyczących prostych i powtarzalnych kwestii, takich jak uruchomienie ogrzewania czy korzystanie z wyposażenia mieszkania. Każdy taki telefon wymagał zaangażowania pracownika, przez co mniej czasu pozostawało na obsługę bardziej złożonych problemów.

Co wdrożyliśmy?

W ramach wprowadzenia automatyzacji w procesy firmowe przygotowaliśmy aplikację z bazą wiedzy dotyczącą poszczególnych nieruchomości. Goście mogą znaleźć w niej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, a także instrukcje w formie zdjęć i materiałów wideo. Dzięki temu wiele problemów rozwiązują samodzielnie, bez konieczności kontaktowania się z obsługą.

W aplikacji wdrożyliśmy również inteligentny chatbot, który odpowiada na pytania na podstawie dostępnych treści. Gdy problem wymaga pomocy pracownika, system wskazuje właściwy numer telefonu do zarządcy. Jest to praktyczny przykład wykorzystania AI w małej firmie bez konieczności budowania rozbudowanego i kosztownego systemu od podstaw.

Goście uzyskują dostęp do aplikacji po zeskanowaniu kodu QR znajdującego się w mieszkaniu. System został także przetłumaczony na języki najczęściej używane przez klientów. Z kolei zarządcy mogą korzystać z panelu administracyjnego, w którym sprawdzają liczbę zapytań, najczęściej zgłaszane problemy oraz aktywność w poszczególnych apartamentach.

Jakie są korzyści z automatyzacji?

Dzięki automatyzacji udało się ograniczyć liczbę powtarzalnych zgłoszeń, zwiększyć komfort gości i usprawnić pracę zespołu. Zautomatyzowane procesy obsługi klienta stały się również elementem wyróżniającym ofertę mieszkań na tle konkurencji.

Aplikacja została zaprojektowana w sposób modułowy, co pozwala rozwijać ją wraz z potrzebami firmy i w przyszłości przekształcić w rozwiązanie SaaS dla innych właścicieli nieruchomości.

Cały projekt został zrealizowany w ciągu dwóch tygodni, a jego koszt wyniósł 20 000 zł. RentGuard pokazuje, że skuteczne wdrożenie automatyzacji i stworzenie kompletnej, dedykowanej aplikacji jest możliwe również w budżecie mniejszej firmy.

Dlaczego warto skorzystać z automatyzacji procesów biznesowych w MŚP?

W przypadku małych i średnich firm presja konkurencyjna bywa znacznie bardziej bezpośrednia niż w dużych organizacjach. Korporacje zazwyczaj mają już rozpoznawalną markę, ustabilizowane procesy pozyskiwania klientów i bardziej przewidywalny cash flow. W sektorze MŚP regularnie pojawiają się natomiast nowe firmy, które walczą o tych samych odbiorców, często ceną, szybkością obsługi lub większą elastycznością.

Z tego powodu optymalizacja kosztów i efektywne wykorzystanie czasu pracowników mają w mniejszej firmie szczególne znaczenie. W dużym przedsiębiorstwie fakt, że przygotowanie faktury trwa godzinę zamiast dziesięciu minut, może mieć stosunkowo niewielki wpływ na cały budżet. W niewielkim zespole każda dodatkowa godzina poświęcona na powtarzalne zadania oznacza jednak mniej czasu na sprzedaż, obsługę klientów i rozwój firmy. Dlatego, odpowiadając na pytanie czy warto automatyzować małą firmę, należy uwzględnić nie tylko bezpośrednie oszczędności, ale również możliwość szybszego skalowania działalności. Zautomatyzowane procesy pozwalają realizować więcej zadań bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia, ograniczają liczbę błędów i ułatwiają utrzymanie jednakowego standardu obsługi.

Dodatkowo, należy pamiętać również o tym, że leszcze kilka lat temu wdrożenie automatyzacji procesów często wymagało dużego budżetu i tworzenia rozbudowanego oprogramowania od podstaw. Obecnie technologie no-code i low-code pozwalają przygotowywać skuteczne rozwiązania również w budżetach dostępnych dla sektora MŚP. Dzięki temu automatyzacja małej firmy nie musi być jednym dużym projektem. Można rozpocząć od pojedynczego procesu, sprawdzić efekty i stopniowo rozwijać kolejne usprawnienia tak jak pisaliśmy w poprzednich akapitach.

Firmy, które nie zaczną korzystać z takich możliwości, mogą z czasem odstawać od konkurencji. Przedsiębiorstwo, które dzięki automatyzacji ograniczy koszty operacyjne, może szybciej obsługiwać klientów, zwiększyć marżę, a nawet obniżyć ceny swoich usług. Wdrożenie automatyzacji staje się więc nie tylko sposobem na usprawnienie codziennej pracy, ale także narzędziem pozwalającym utrzymać konkurencyjność i rozwijać firmę bez nadmiernego zwiększania kosztów.