W Twojej firmie ponownie został podniesiony temat wdrożenia systemu PIM (product information management), ale nie wiesz jak zabrać się za ten projekt? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jaki jest najczęstszy problem podczas planowania architektury systemu oraz jak dobrze połączyć zarządzanie informacjami produktowymi z dodatkowymi automatyzacji procesów.
Podczas wdrożeń systemów PIM, szczególnie gdy firma realizuje taki projekt po raz pierwszy, jednym z najczęstszych problemów jest niewłaściwe określenie zakresu funkcjonalności.
Osoby inicjujące wdrożenie zazwyczaj muszą najpierw uzyskać zgodę na budżet od zarządu lub kadry kierowniczej. W efekcie początkowe koszty projektu bywają świadomie ograniczane, aby zmniejszyć próg wejścia i ułatwić podjęcie decyzji o rozpoczęciu wdrożenia.
Samo etapowanie projektu nie jest oczywiście błędem. Wręcz przeciwnie – wdrażanie systemu PIM krok po kroku często jest znacznie bezpieczniejsze niż próba uruchomienia wszystkich funkcjonalności jednocześnie. Problem jednak pojawia się wtedy, gdy kolejne etapy nie są uwzględnione w architekturze systemu od samego początku.
Aby obniżyć początkowy koszt i skrócić czas uruchomienia systemu do zarządzania informacją produktową, firmy często odkładają na później takie elementy jak:
Dzięki takiemu ograniczeniu początkowego zakresu łatwiej jest uzyskać zgodę na projekt i szybciej uruchomić podstawową wersję systemu. Problemy często zaczynają się jednak później, gdy firma chce stopniowo dokładać do działającego już systemu PIM kolejne procesy, integracje i automatyzacje. I nie zrozum nas źle – nie jesteśmy przeciwnikami etapowych wdrożeń. Wręcz przeciwnie. Uważamy jednak, że również etapowe wdrożenie wymaga odpowiedniej architektury i planu rozwoju systemu.
Gdy próbujemy rozbudowywać działający już system zarządzania informacją produktową o kolejne niestandardowe funkcjonalności, każda zmiana może wymagać ingerencji w istniejące procesy, strukturę danych oraz integracje. Trudniejsze staje się również testowanie zmian, ponieważ jedna modyfikacja może wpływać na kilka innych elementów całego środowiska. Z czasem może pojawić się jeszcze jeden problem – system PIM zaczyna odpowiadać nie tylko za zarządzanie informacją produktową, ale również za coraz większą liczbę procesów, do których pierwotnie nie został zaprojektowany.
W efekcie rośnie stopień skomplikowania całego rozwiązania. System może działać wolniej, jego utrzymanie staje się droższe, a w niektórych przypadkach firma musi przejść na wyższy i droższy plan wybranego narzędzia PIM tylko po to, aby obsłużyć dodatkowe procesy.
Często problemem staje się także tzw. vendor lock-in, czyli uzależnienie funkcjonowania firmy od jednego dostawcy oprogramowania. Jeśli Twoja firma przemieni system PIM w jedyne centrum zarządzania biznesem to bardzo szybko może okazać się, że przestaniesz mieć kontrolę nad budżetem. Dlaczego? Ponieważ większość SaaS cyklicznie podnosi abonamenty, a kiedy urośnie on do nieakceptowalnego dla Twojej firmy poziomu, może okazać się, że “przepięcie” na inne rozwiązanie nie będzie już takie łatwe. Przeniesienie wszystkim funkcjonalności na inny, tańszy system często jest dla firm nie tylko czasochłonnym, ale także kosztownym projektem technologicznym. Dlatego w kluczowych obszarach firmy, warto jest myśleć o tym, jak zabezpieczyć się, przed taką sytuacją. Więcej o tym, jak uzyskać suwerenność cyfrową w e-commerce przeczytasz w naszym artykule: https://www.sagiton.pl/blog/suwerennosc-cyfrowa-w-e-commerce
W Sagiton proponujemy firmom naszych klientów inne podejście: zamiast umieszczać wszystkie procesy wewnątrz jednego systemu, warto połączyć PIM z zewnętrzną warstwą automatyzacji. Dzięki temu system zarządzania może realizować swoje podstawowe zadanie – przechowywać, porządkować i udostępniać dane produktowe – podczas gdy osobne narzędzia odpowiadają za automatyzację procesów, integracje oraz przepływ informacji pomiędzy systemami. O tym podejściu opowiemy więcej w kolejnym akapicie.
Tradycyjne podejście często zakłada, że to właśnie platforma PIM powinna stać się miejscem, do którego bezpośrednio podłączone zostaną wszystkie pozostałe systemy wykorzystywane przez firmę. System do zarządzania informacją produktową integruje się więc z ERP, sklepem internetowym, marketplace'ami, systemami magazynowymi, narzędziami marketingowymi oraz kolejnymi źródłami i odbiorcami danych. Z czasem do tego samego środowiska dokładane są również następne automatyzacje procesów.
Na początku takie rozwiązanie może wydawać się najprostsze. W dłuższej perspektywie może jednak prowadzić do nadmiernego uzależnienia całej infrastruktury od jednego systemu.
Alternatywą jest architektura, w której system PIM pozostaje centralnym źródłem informacji produktowej, ale nie musi samodzielnie realizować wszystkich procesów zachodzących wokół tych danych. Pomiędzy PIM-em a pozostałymi narzędziami pojawia się dodatkowa warstwa automatyzacji odpowiedzialna za przesyłanie, przekształcanie, sprawdzanie i synchronizowanie informacji. W takim modelu można na przykład pobrać dane z systemu ERP, odpowiednio je przetworzyć, zweryfikować ich poprawność i dopiero wtedy przesłać do systemu PIM. Następnie inne automatyzacje mogą pobrać gotowe informacje produktowe, dostosować je do wymagań konkretnego marketplace'u i przekazać dalej.
Największą zaletą takiej architektury jest jej elastyczność.
Jeżeli firma chce podłączyć nowy marketplace, nie musi przebudowywać funkcjonalności systemu PIM. Można stworzyć dodatkowy proces automatyzacji odpowiedzialny za nowy kanał sprzedaży. Jeżeli po pewnym czasie firma rezygnuje z danego narzędzia, można je odłączyć bez ingerowania w pozostałe elementy infrastruktury. Podobnie wygląda wymiana jednego rozwiązania na inne. Dzięki temu kolejne elementy można stosunkowo swobodnie dokładać, odłączać i zastępować, bez konieczności przebudowywania całej architektury zarządzania informacją produktową.
Ma to szczególne znaczenie w e-commerce, gdzie kanały sprzedaży i wykorzystywane narzędzia regularnie się zmieniają. Im więcej integracji i automatyzacji znajduje się bezpośrednio w systemie PIM, tym trudniej później wymienić platformę, podłączyć nowe rozwiązanie lub zmodyfikować istniejący proces. Zewnętrzna warstwa automatyzacji ogranicza ten problem, a przy okazji pozwala uniknąć przeciążania PIM-u nadmiarem funkcjonalności oraz zbytniego uzależniania się od dostawcy oprogramowania. Warto pamiętać także, że za bardzo rozbudowany system może być nie tylko trudniejszy w utrzymaniu, ale również mniej wygodny dla pracowników, którzy muszą poruszać się między coraz większą liczbą funkcji i procesów.
Dlatego warto rozdzielić odpowiedzialności: PIM powinien służyć przede wszystkim do zarządzania danymi produktowymi, natomiast bardziej złożone integracje i automatyzacje powinny działać poza jego obszarem. Nie oznacza to, że każdą automatyzację (np. proces wprowadzania i akceptacji danych produktowych) trzeba przenosić na zewnątrz – kluczowe jest raczej to, aby nie próbować zamieniać PIM-u w system odpowiedzialny za wszystkie procesy w firmie.
Nie oznacza to oczywiście, że wszystkie automatyzacje powinny znajdować się poza PIM-em. Proste procesy bezpośrednio związane z zarządzaniem danymi produktowymi często warto pozostawić wewnątrz platformy. Kluczowe jest jednak to, aby nie próbować na siłę zamieniać jednego systemu w narzędzie odpowiedzialne za każdy proces zachodzący w organizacji.
W praktyce najlepsze rezultaty często daje więc architektura hybrydowa: system PIM jako stabilne źródło i centrum zarządzania danymi produktowymi oraz elastyczna warstwa automatyzacji, która łączy go z pozostałymi elementami środowiska technologicznego firmy.
Więcej o takim podejściu do architektury systemu PIM pisaliśmy w naszym artykule: "Jak wdrożyć system PIM, aby było to opłacalne?"
Jeśli chodzi o automatyzacje PIM, część z nich jest dostępna jako gotowe moduły lub rozszerzenia popularnych systemów PIM. Nie zawsze będzie to jednak najlepsze rozwiązanie – w niektórych przypadkach prostsza, bardziej elastyczna, a nawet tańsza może okazać się dedykowana automatyzacja PIM działająca poza samą platformą. Zdarza się nawet, że firma zmienia pakiet systemu na wyższy tylko dla jednej funkcjonalności i nie korzysta z innych feature’ów, a koszt abonamentu wzrasta dwukrotnie. Dlatego też przed wdrożeniem każdej kolejnej funkcjonalności warto przeprowadzić przynajmniej krótką analizę procesu, kosztów oraz planowanego rozwoju systemu PIM.
Jednym z najbardziej czasochłonnych etapów pracy z systemem PIM bywa samo zebranie danych potrzebnych do utworzenia kompletnej karty produktu. Automatyzacja może pobierać informacje z plików dostawców, katalogów, wiadomości e-mail, dokumentów PDF lub innych dostępnych źródeł, a następnie porządkować je przed przekazaniem do właściwego systemu. Takie zautomatyzowane zarządzanie danymi ogranicza ręczne przepisywanie parametrów i pozwala szybciej wprowadzać do oferty większą liczbę produktów.
Integracja PIM z systemami ERP pozwala automatycznie wymieniać informacje pomiędzy narzędziami bez konieczności ręcznego eksportowania i importowania plików. W zależności od architektury mogą to być między innymi dane podstawowe produktów, kody, ceny zakupu, informacje o dostawcach czy inne parametry potrzebne w dalszych procesach biznesowych. Dodatkowa warstwa automatyzacji może przy okazji przekształcić dane, ujednolicić ich format i sprawdzić ich poprawność jeszcze przed zapisaniem ich w systemie PIM.
Samo zgromadzenie informacji nie oznacza jeszcze, że produkt jest gotowy do publikacji. Automatyzacja może sprawdzać kompletność wymaganych atrybutów, obecność zdjęć, poprawność formatów, jednostek, kodów oraz innych elementów karty produktowej. Reguły mogą być różne dla poszczególnych kategorii i kanałów sprzedaży, dzięki czemu łatwiej utrzymać spójność danych produktowych nawet przy bardzo dużym katalogu.
Jeżeli system wykryje problem, może oznaczyć produkt jako niekompletny, zatrzymać jego publikację albo automatycznie przekazać zadanie odpowiedniej osobie.
Chcesz wdrożyć zautomatyzowane zarządzanie danymi w swoim systemie PIM? Skontaktuj się z nami i uzyskaj indywidualną wycenę!
Bezpłatna konsultacjaIntegracje z systemami e-commerce i marketplace'ami często wymagają dostosowania danych do zupełnie różnych struktur. Ta sama informacja może mieć inną nazwę, format lub miejsce w strukturze kategorii w zależności od kanału sprzedaży.
Automatyczne mapowanie pozwala przekształcać dane przechowywane w systemie PIM do formatu wymaganego przez konkretną aplikację. Dzięki temu rozwój wielokanałowości nie musi oznaczać ręcznego przygotowywania osobnych plików dla każdego sklepu lub marketplace'u.
Uporządkowane dane znajdujące się w PIM-ie mogą być podstawą do automatycznego generowania treści z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. W ten sposób można wdrożyć automatyczne tworzenie opisów technicznych, opisów produktów, specyfikacji, meta title, meta description czy krótszych treści przeznaczonych do konkretnych kanałów sprzedaży.
Proces może uwzględniać zarówno dane techniczne produktu, jak i wcześniej ustalone wytyczne dotyczące stylu komunikacji marki. Dzięki temu ten sam produkt może otrzymać bardziej specjalistyczny opis w sklepie branżowym i inną wersję treści przeznaczoną na marketplace. Kiedy zdecydujemy się na takie wykorzystanie AI, ważne jest jednak odpowiednie zaprojektowanie kontroli jakości, szczególnie w przypadku informacji technicznych, których poprawność ma bezpośredni wpływ na decyzje klientów.
W przypadku sprzedaży zagranicznej automatyzacja może wspierać nie tylko samo tłumaczenie, ale również dostosowywanie treści do wymagań poszczególnych rynków. Na podstawie informacji przechowywanych w PIM-ie można przygotowywać kolejne wersje językowe nazw, opisów produktów, parametrów oraz treści SEO.
Taki proces może uwzględniać słownictwo charakterystyczne dla marki, lokalne frazy kluczowe oraz różnice w sposobie prezentowania produktów. Dzięki temu rozwój sprzedaży na kolejnych rynkach nie musi oznaczać proporcjonalnego zwiększania liczby ręcznie przygotowywanych treści.
Automatyzacja PIM może obejmować również materiały wizualne. Po dodaniu zdjęcia proces może automatycznie rozpoznać produkt, przypisać plik do odpowiedniej pozycji, zmienić jego format i rozmiar, usunąć tło lub przygotować warianty wymagane przez poszczególne kanały sprzedaży. Możliwe jest także generowanie zdjęć produktów w aranżacjach – dzięki temu, na przykład jeden mebel może zostać pokazany zarówno we wnętrzu retro jak i klasycznym, bez konieczności organizowania jakichkolwiek sesji produktowych.
Przy większej liczbie produktów eliminuje to wiele powtarzalnych czynności związanych z ręczną obróbką i zarządzaniem plikami. W przypadku bardziej zaawansowanego przetwarzania obrazów warto jednak pozostawić możliwość kontroli efektu przez człowieka, szczególnie gdy automatyzacja ingeruje w wygląd samego produktu.
Automatyzacja może obejmować także pliki CAD, BIM oraz inne zasoby techniczne powiązane z produktami. System PIM dostarcza dane produktowe, na podstawie których można automatycznie zmieniać geometrię modeli, generować warianty plików, przygotowywać wersje językowe i dostosowywać materiały do wymagań różnych odbiorców. Podobny zautomatyzowany proces realizuje BIMStreamer – nasz system do zarządzania bibliotekami BIM.
Zarządzanie sprzedażą w wielu kanałach wymaga nie tylko opisów, parametrów i innych danych produktowych, ale również informacji o stanach magazynowych, dostępności, czasie realizacji czy aktualnej cenie. Nie wszystkie z nich znajdują się w PIM-ie – część może pochodzić z systemów ERP i magazynowych, a bardziej złożone wartości, takie jak cena końcowa, mogą być automatycznie wyliczane w dedykowanych modułach na podstawie rynku, czasu, zawartości koszyka lub historii zakupowej klienta.
Podczas publikacji informacje z różnych źródeł mogą być łączone „w locie” z danymi z PIM-u, a następnie przesyłane razem do sklepu internetowego, marketplace’u lub innego kanału sprzedaży. Ten sam mechanizm może obsługiwać późniejsze aktualizacje i synchronizację, dzięki czemu zespół nie musi ręcznie wprowadzać zmian w wielu miejscach.
Nie każda automatyzacja musi polegać wyłącznie na przesyłaniu informacji pomiędzy systemami. Konkretne zdarzenie w PIM-ie może uruchamiać cały dalszy proces biznesowy.
Dodanie nowego produktu może rozpocząć walidację danych i przygotowanie treści. Zatwierdzenie karty produktowej może uruchomić publikację w wybranych kanałach. Wykrycie brakujących informacji może utworzyć zadanie dla pracownika, a zmiana istotnego parametru może rozpocząć ponowną synchronizację danych z systemami zewnętrznymi.
Dzięki temu integracja PIM z warstwą automatyzacji pozwala budować procesy reagujące na rzeczywiste zdarzenia, zamiast opierać pracę zespołu na ręcznym sprawdzaniu systemu i wykonywaniu kolejnych czynności.
Ostatecznie nie chodzi jednak o to, aby automatyzować każdy możliwy element pracy z PIM-em. Najlepszymi kandydatami są zwykle procesy powtarzalne, wykonywane na dużą skalę, wymagające przenoszenia danych pomiędzy systemami lub szczególnie narażone na błędy. To właśnie ich analiza powinna być punktem wyjścia przy planowaniu kolejnych etapów automatyzacji i dalszego rozwoju systemów PIM.
Przykład
Niektóre automatyzacje uruchamiane po zmianie danych lub złożeniu zamówienia obejmują procesy, których system PIM nie jest w stanie obsłużyć samodzielnie. Jeżeli produkt jest wytwarzany na zamówienie, automatyzacja może zebrać informacje sprzedażowe, połączyć je ze specyfikacją techniczną lub modelem fabrykacyjnym z systemu PDM, a następnie przekazać komplet danych do produkcji.
W PIM-ie zazwyczaj znajdują się przede wszystkim informacje marketingowe i sprzedażowe, natomiast szczegółowe dane produkcyjne pozostają w wyspecjalizowanych systemach ze względu na ich rozmiar oraz ochronę firmowego know-how. Podobnie poza PIM-em warto realizować analizę cen konkurencji i automatyczne dobieranie polityki cenowej, przekazując do kanałów sprzedaży dopiero wyliczoną cenę końcową.
Nie każda funkcjonalność wymaga budowania dedykowanej automatyzacji. W wielu przypadkach gotowy moduł dostępny w systemie PIM może w pełni odpowiadać potrzebom firmy i być najszybszym sposobem na uruchomienie danego procesu. Zanim jednak podejmiemy decyzję, warto przeprowadzić analizę podobną do tej, o której pisaliśmy wcześniej.
Nie ma jednej odpowiedzi, która będzie właściwa dla każdej firmy. Decyzja powinna zależeć od dostępnych funkcjonalności, specyfiki procesu, możliwości jego dostosowania oraz kosztów obu rozwiązań. Jeżeli nie masz pewności, które podejście sprawdzi się w Twojej organizacji, skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy dostępne możliwości i pomożemy Twojej firmie ograniczyć koszty wdrożenia systemu PIM, wybierając rozwiązanie dopasowane do rzeczywistych potrzeb i planów rozwoju.
W Sagiton pomagamy firmom e-commerce w zachowywaniu spójności danych produktowych. Skontaktuj się z nami, a nasz specjalista przygotuje dla Ciebie wycenę odpowiedniej automatyzacji PIM.
Napisz do nas
E-commerce
07.07.2026
alternatywy-dla-pim
Czym zastąpić system PIM? Poznaj alternatywę dla Pimcore, Akeneo i Ergonode
Systemy PIM pomagają firmom porządkować informacje produktowe, zarządzać opisami, zdjęciami, atrybutami i publikacją w wielu kanałach marketingowych. Nie zawsze jednak gotowe rozwiązania, takie jak Pimcore, Akeneo czy Ergonode, są najlepszym wyborem – dowiedz się kiedy i na co warto je zamienić.
.webp)
E-commerce
07.07.2026
automatyzacja-zarzadzania-danymi-produktowymi
Automatyzacja i AI w e-commerce a zarządzanie danymi produktowymi
Myślisz, że wdrożenie PIM w e-commerce to wystarczająca automatyzacja danych produktowych? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak odpowiednio wykorzystać AI w e-commerce, aby wynieść zarządzanie informacją produktową na jeszcze wyższy poziom!
E-commerce
07.07.2026
ai-i-hiperpersonalizacja-w-e-commerce
AI i hiperpersonalizacja w e-commerce
W marketingu mówi się, że historia zatoczyła koło. Zaczynaliśmy od osobistych relacji z lokalnym sprzedawcą, który znał nasze imię i wiedział, że lubimy bardziej wypieczony chleb. Potem nastała era przemysłowa, która tę intymność zabiła na rzecz skali. Dziś, dzięki technologii, wracamy do punktu wyjścia – ale na masową skalę.
Wybierz w formularzu temat, który Cię interesuje, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą w przeciągu 24 h roboczych.
Dziękujemy za kontakt!
