Jak wdrożyć system PIM, aby było to opłacalne?

Kiedy firmy wdrażają systemy zarządzania danymi produktowymi?

Firmy decydują się na Product Information Management (PIM) zazwyczaj wtedy, gdy liczba produktów i kanałów sprzedaży zaczyna przekraczać możliwości ręcznego zarządzania. W praktyce oznacza to moment, w którym dane produktowe są rozproszone w wielu miejscach – arkuszach, systemach sprzedaży czy plikach eksportowanych do partnerów biznesowych.

W branży e-commerce i u producentów zarządzanie informacjami o produktach obejmuje nie tylko podstawowe parametry sprzedawanych przedmiotów, ale również zdjęcia, opisy marketingowe, specyfikacje techniczne czy tłumaczenia. Wraz ze wzrostem liczby produktów pojawia się potrzeba centralizacji tych danych. I właśnie wtedy pojawiają się systemy PIM oferujące centralne repozytorium informacji, które pozwala uporządkować katalogi produktowe oraz usprawnić procesy zarządzania danymi. PIM pozwala przechowywać wszystkie dane w jednym miejscu i wygodnie dystrybuować je do różnych systemów sprzedaży, sklepów internetowych czy platform marketplace – tzw. omnichannel.

Dlaczego gotowy PIM nie zawsze jest opłacalny?

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi PIM. Te najpopularniejsze, takie jak Akeneo PIM czy system Pimcore, są często pierwszym wyborem firm planujących wdrożenie systemu zarządzania informacją produktową. Jednak w praktyce implementacja PIM nie zawsze oznacza rozwiązanie wszystkich problemów.

Podczas planowania wdrożenia warto zwrócić uwagę na kilka wyzwań, które mogą pojawić się w trakcie korzystania z gotowych platform PIM:

1. Koszty licencyjne – wiele narzędzi działa w modelu abonamentowym lub licencyjnym, który rośnie wraz z liczbą produktów, użytkowników lub integracji. W efekcie wraz z rozwojem firmy rośnie również koszt utrzymania systemu PIM, co może znacząco wpłynąć na budżet technologiczny organizacji. Firma jest więc uzależniona od cennika dostawcy rozwiązania.
2. Ograniczenia technologiczne – gotowe systemy typu PIM oferują szeroki zakres funkcji, jednak nie zawsze pokrywają wszystkie potrzeby biznesowe. W praktyce oznacza to konieczność dodatkowego dostosowania systemu PIM lub budowania obejść dla funkcji, których nie przewidziano w standardowej konfiguracji.
3. Vendor lock-in – jednym z częstych wyzwań jest uzależnienie firmy od dostawcy technologii. Jeśli system PIM firmy staje się kluczowym elementem infrastruktury, zmiana narzędzia może być trudna i kosztowna, szczególnie gdy w grę wchodzi migracja danych oraz integracja z innymi systemami. Więcej o tym zjawisku i jego wpływie na e-commerce opisujemy w osobnym artykule: https://www.sagiton.pl/blog/suwerennosc-cyfrowa-w-e-commerce

Jak już pewnie zauważyłeś/-aś, aby uniknąć tych i podobnych problemów, implementacja systemu PIM powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb biznesowych oraz długoterminowych kosztów utrzymania rozwiązania. W przeciwnym razie nawet dobrze zapowiadające się narzędzia mogą z czasem ograniczać rozwój firmy lub generować nieprzewidziane koszty operacyjne. Z tego powodu coraz więcej organizacji szuka alternatywnych podejść do zarządzania danymi produktowymi.

Customowe rozwiązania do zarządzania informacją produktową

Alternatywą dla gotowych platform bywa stworzenie własnego systemu zarządzania informacją produktową. W takim przypadku firma projektuje własną platformę PIM i dostosowuje ją do swoich procesów zarządzania danymi.

Jedną z największych zalet takiego podejścia jest brak konieczności opierania się na modelu subskrypcyjnym. W wielu gotowych narzędziach koszt systemu PIM rośnie wraz z liczbą produktów, użytkowników czy integracji i może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie w formie corocznej subskrypcji. W przypadku rozwiązania dedykowanego, szczególnie budowanego przy użyciu narzędzi low-code lub no-code, koszt może wyglądać zupełnie inaczej: firma płaci jednorazowo za wdrożenie (np. około 30 000 zł), a w kolejnych latach ponosi jedynie koszty infrastruktury i ewentualnego utrzymania systemu. Dzięki temu inwestycja może zwrócić się znacznie szybciej. Dodatkowo platformy low-code pozwalają stosunkowo szybko tworzyć funkcjonalności dopasowane do konkretnych procesów firmy – zamiast dopasowywać procesy do możliwości gotowego systemu, można budować rozwiązania dokładnie pod potrzeby organizacji.

Choć takie podejście daje dużą elastyczność, w praktyce pojawia się kilka istotnych wyzwań, które mogą wpływać na koszt i efektywność całego projektu.

1. Brak kontroli budżetu – stworzenie własnej platformy oznacza nie tylko wdrożenie systemu, ale również jego długoterminowe utrzymanie. Dochodzą koszty rozwoju, infrastruktury oraz bieżących zmian w systemie, co sprawia, że całkowity koszt projektu może rosnąć wraz z rozwojem firmy.
2. Defocus biznesowy – rozwijanie i utrzymanie własnego systemu IT często odciąga organizację od jej głównej działalności. Zamiast skupiać się na sprzedaży, marketingu czy rozwoju oferty, zespół zaczyna poświęcać czas na rozwój systemu i rozwiązywanie problemów technologicznych.
3. Zależność od pracownika lub dostawcy – w przypadku rozwiązań tworzonych wewnętrznie firma często uzależnia się od konkretnego specjalisty, który zna architekturę systemu. Jeśli projekt jest realizowany przez zewnętrznego partnera, pojawia się ryzyko uzależnienia od dostawcy odpowiedzialnego za rozwój i utrzymanie rozwiązania.
4. Dług technologiczny – każdy dedykowany system wymaga ciągłego rozwoju i aktualizacji, chociażby związanych z nowymi podatnościami (lukami cyberbezpieczeństwa). Z czasem pojawiają się zaległości technologiczne, które utrudniają dalszy rozwój systemu i zwiększają koszty jego utrzymania. Taki dedykowany system informacji produktowej z czasem będzie więc pochłaniał kolejne budżety na jego utrzymanie.
5. Brak dokumentacji i wiedzy systemowej – w wielu projektach dokumentacja techniczna powstaje dopiero po wdrożeniu lub nie powstaje wcale. W efekcie wiedza o działaniu systemu jest rozproszona, co utrudnia jego rozwój oraz wdrażanie nowych funkcji.

Z tych powodów, choć dedykowana platforma PIM daje dużą kontrolę nad strukturą danych, w praktyce może okazać się, że jej utrzymanie będzie bardziej wymagające i kosztowne niż zakładano na początku projektu.

Natomiast fakt, czy warto wdrożyć system zarządzania danymi produktowymi będący customowym rozwiązaniem, należy oceniać indywidualnie. Podczas estymacji kosztów dla jednego z naszych klientów, okazało się, że z uwagi na skomplikowane procesy firmowe, stworzenie systemu PIM od zera będzie najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.

Wykorzystanie automatyzacji i integracji PIM jako serce systemu

Coraz więcej firm działających w e-commerce zaczyna podchodzić do tematu PIM w inny sposób – zamiast budować jeden duży system, tworzy architekturę opartą o automatyzację i integrację narzędzi. W takim modelu platforma PIM nie jest jedynym centrum systemu, lecz jednym z elementów większego ekosystemu wspierającego zarządzanie danymi produktowymi.

Automatyzacja pełni rolę warstwy, która odpowiada za przepływ informacji między narzędziami. Dzięki temu integracja PIM z platformami marketplace, systemami sprzedaży czy narzędziami marketingowymi jest znacznie bardziej elastyczna – powstaje wtedy architektura w kształcie gwiazdy, z której łatwiej jest odpiąć narzędzia. W praktyce oznacza to, że firma może korzystać z różnych rozwiązań, a automatyzacja dba o synchronizację danych między nimi.

Takie podejście pozwala stworzyć centralny system zarządzania danymi, w którym kluczową rolę odgrywa automatyzacja, a nie pojedyncza platforma technologiczna. Poniżej znajdziesz 4 główne powody, dla których firmy decydują się na taką strategię wdrożenia PIM.

Niższe koszty utrzymania systemu

Jednym z największych problemów klasycznych platform PIM jest wysoki koszt utrzymania. W wielu przypadkach, nie dość że firmy płacą jednorazowy koszt wdrożenia PIM, to dochodzą do niego miesięczne opłaty za platformę, które mogą sięgać kilku tysięcy złotych miesięcznie.

W modelu opartym na automatyzacji koszt infrastruktury bywa znacznie niższy. Serwer automatyzacji oraz subskrypcje narzędzi no-code lub low-code często kosztują około tysiąca złotych miesięcznie, co znacząco obniża koszty utrzymania systemu PIM w długim okresie. Warto jednak pamiętać, że początkowy proces wdrożenia systemu może być bardziej złożony i wymagać większej inwestycji na etapie projektowania architektury.

Łatwiejsza wymiana narzędzi i brak vendor lock-in

W architekturze opartej na automatyzacji pojedynczy system nie jest już krytycznym elementem całego środowiska. Jeśli jedno narzędzie przestaje spełniać oczekiwania lub jego koszty rosną, można je stosunkowo łatwo zastąpić innym.

Dzięki temu integracja danych PIM staje się bardziej elastyczna, a firma nie jest uzależniona od jednego dostawcy technologii. Automatyzacja pozwala więc budować architekturę, w której zmiana systemu nie oznacza konieczności przebudowy całego środowiska technologicznego.

Możliwość rozbudowy funkcjonalności

Automatyzacja umożliwia także łatwe dodawanie nowych funkcji. Jeśli firma potrzebuje dodatkowej funkcjonalności – na przykład generowania opisów produktów czy integracji z nowym kanałem sprzedaży – można ją wdrożyć poprzez integrację z innym narzędziem. W taki sposób firmy zamiast wykorzystywać natywne funkcjonalności systemów PIM, korzystają z połączeń z innymi narzędziami – np. DeepL do tłumaczeń lub Nano Banana do generowania zdjęć produktowych.

Tak stworzony system PIM pozwala rozwijać funkcjonalność stopniowo, bez konieczności ingerowania w rdzeń platformy. Zwiększa to również potencjał systemu PIM, ponieważ nowe elementy można dodawać w miarę rozwoju firmy i jej oferty produktowej.

Większa kontrola nad publikacją danych produktowych

W modelu opartym na automatyzacji system może być znacznie lepiej dopasowany do specyfiki firmy i jej procesów zarządzania danymi. Zamiast dostosowywać procesy biznesowe do ograniczeń platformy, można zaprojektować logikę publikacji produktów tak, aby obsługiwała wszystkie scenariusze występujące w danej organizacji – również mniej typowe przypadki, które wynikają chociażby z rodzaju sprzedawanych produktów.

Dzięki temu system PIM pozwala uwzględnić różne warianty produktów, specyficzne wymagania dla poszczególnych kanałów sprzedaży czy dodatkowe reguły walidacji informacji. Automatyzacja w połączeniu z AI może kontrolować, czy dane produktowe są kompletne, czy spełniają określone przez firmę standardy (np. ton wypowiedzi w opisach produktowych zgodny z komunikacją marki) oraz czy są gotowe do publikacji w sklepach internetowych i innych systemach sprzedaży.

W praktyce oznacza to większą kontrolę nad tym, jak i kiedy produkty trafiają do katalogów sprzedażowych. Dzięki systemowi PIM oraz automatyzacji firma może utrzymywać uporządkowane dane produktowe i lepiej zarządzać wizerunkiem swojej marki w całym ekosystemie e-commerce.

Jak więc wybrać odpowiedni system PIM?

Dlatego coraz więcej firm decyduje się dziś na podejście oparte na automatyzacji oraz integracji systemów lub na dedykowane rozwiązania PIM budowane od podstaw. W pierwszym przypadku organizacje łączą istniejące narzędzia w jeden spójny ekosystem – automatyzują przepływ danych między systemami sprzedażowymi, ERP, platformami e-commerce czy marketplace’ami, a zarządzanie informacjami produktowymi staje się elementem większej architektury danych. Takie podejście pozwala usprawnić zarządzanie informacjami produktowymi bez konieczności uzależniania się od jednego narzędzia.

W drugim przypadku firmy decydują się na stworzenie dedykowanego systemu PIM dopasowanego do swoich procesów biznesowych. Takie rozwiązanie jest szczególnie warte rozważenia wtedy, gdy koszt licencji gotowej platformy przekracza około 30 tys. zł rocznie. Przy obecnym rozwoju technologii low-code i no-code wdrożenie własnego systemu może być relatywnie szybkie i przewidywalne kosztowo – firma ponosi jednorazowy koszt wdrożenia, a w kolejnych latach płaci głównie za infrastrukturę i utrzymanie. W praktyce oznacza to, że przy wysokich kosztach licencyjnych dedykowane rozwiązanie może zwrócić się nawet w ciągu około dwóch lat, jednocześnie oferując większą elastyczność rozwoju systemu.

Dobrze zaprojektowany proces wdrożenia systemu PIM powinien więc nie tylko uporządkować dane produktowe, ale również zbudować elastyczną architekturę technologii, która będzie wspierać rozwój firmy w długim terminie. 

Jeśli w Twojej firmie stoisz przed wyborem systemu PIM – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wybrać rozwiązanie dostosowane do potrzeb Twojej firmy.