Czym zastąpić system PIM? Poznaj alternatywę dla Pimcore, Akeneo i Ergonode

Dlaczego firmy coraz częściej szukają rozwiązań do zarządzania danymi o produktach

Sklepy internetowe z roku na rok zyskują coraz większe znaczenie, a wraz z nim rośnie potrzeba sprawnego zarządzania informacjami produktowymi. Dotyczy to zarówno firm działających od początku online, jak i przedsiębiorstw, które przez lata sprzedawały głównie offline. Wejście do różnych kanałów internetowych oznacza konieczność przygotowania opisów produktów, zdjęć, parametrów technicznych, meta tagów, danych logistycznych, kategorii, wariantów oraz treści dopasowanych do platform sprzedażowych.

Wszystkie przygotowania są szczególnie ważne dziś, gdy wymagania wyszukiwarek, marketplace’ów i popularnych chatbotów AI zmieniają się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Do tradycyjnych kanałów dystrybucji dochodzi nowy obszar widoczności produktów – środowiska oparte o AI, które mogą rekomendować konkretne marki, sklepy i produkty na podstawie informacji dostępnych o nich w internecie. W praktyce oznacza to, że firmy muszą stale dostosowywać opisy, atrybuty, strukturę informacji, dane techniczne i treści SEO, jeśli chcą utrzymać widoczność oferty, ruch organiczny i sprzedaż.

Aby przyspieszyć te działania, firmy coraz częściej szukają technologii, które nie tylko pozwolą na centralne zarządzanie danymi, ale także na połączenie z dodatkowymi automatyzacjami. PIM przestaje być wtedy tylko miejscem do przechowywania danych, a staje się narzędziem operacyjnym, do którego można podpiąć procesy generowania opisów, uzupełniania atrybutów, tłumaczeń, optymalizacji SEO, przygotowywania feedów produktowych czy dystrybucji danych do sklepu, marketplace’ów i innych kanałów sprzedaży. Dzięki temu firma może szybciej reagować na zmiany i skalować działania bez ręcznego poprawiania setek lub tysięcy produktów osobno.

Problemy w systemach PIM, z którymi mierzą się firmy e-commerce

Gotowe PIM-y mają wiele zalet, ale nie zawsze odpowiadają na realne potrzeby firm e-commerce. W praktyce przedsiębiorstwa często napotykają bariery związane z kosztami, nadmiarem funkcji, ograniczoną elastycznością oraz trudnościami w dopasowaniu automatyzacji do własnych procesów. Poniżej dokładniej opisujemy 4 główne powody, dla których przedsiębiorcy szukają alternatyw dla Pimcore, Akeneo czy Ergonode.

Wysoki koszt wdrożenia i utrzymania

Jedną z głównych barier jest koszt. Technologie takie jak Pimcore, Akeneo czy inne rozbudowane platformy PIM mogą być zbyt drogie dla mniejszych i średnich firm, szczególnie na początku rozwoju sprzedaży online. Sam abonament lub licencja to często dopiero początek wydatków. Do tego dochodzą koszty wdrożenia, konfiguracji, integracji, utrzymania, szkoleń oraz ewentualnego developmentu dodatkowych funkcji.

W praktyce koszt korzystania z gotowego systemu PIM może być znaczący. Jeśli miesięczna subskrypcja narzędzia w pakiecie Enterprise wynosi około kilku tysięcy złotych miesięcznie, to wydatki roczne szybko mogą urosnąć nawet do 50 tys. zł rocznie. Do tego dochodzi jednorazowy koszt wdrożenia systemu przez wyspecjalizowaną agencję często również wynoszący kilkadziesiąt tysięcy złoty. Dla wielu firm taki wydatek to duże obciążenie, szczególnie jeśli oprogramowanie nie jest wykorzystywane w pełnym zakresie.

Nadmiar funkcjonalności, których firma nie potrzebuje

Dla wielu firm problemem jest także to, że gotowe systemy PIM oferują bardzo szeroki zestaw funkcjonalności, z których część nigdy nie zostanie wykorzystana. Przedsiębiorstwo płaci więc za rozbudowany system zarządzania informacją, mimo że w praktyce potrzebuje tylko wybranych procesów.

Czasem problemem okazuje się też konstrukcja pakietów cenowych. Firma może potrzebować tylko jednej konkretnej funkcjonalności, ale aby z niej skorzystać, musi przejść na wyższy, znacznie droższy plan. Przykładowo, jeśli potrzebna jest integracja z Baselinkerem, może się okazać, że nie wystarczy plan darmowy lub niższy pakiet – Ergonode oferuje ją dopiero w bardziej rozbudowanej wersji produktu. W praktyce oznacza to dopłatę nie ze względu na większe limity czy realnie potrzebne funkcje, ale wyłącznie po to, by odblokować jeden element. W efekcie firma otrzymuje wiele dodatkowych możliwości, których nie zamierza wykorzystywać, a sam system staje się bardziej rozbudowany, niż faktycznie tego potrzebuje.

Jeśli Twojej firmie zależy na prostej pracy z informacjami o produkcie, jak na przykład przykład uporządkowywanie opisów, automatyczne generowanie meta tagów, podstawową synchronizację danych z ERP czy workflow akceptacji treści – być może PIM nie będzie odpowiedni dla Twojego biznesu. W niektórych przypadkach wdrożenie dużego systemu może być po prostu nieproporcjonalnie kosztowne względem faktycznych potrzeb, a jednocześnie wprowadzać chaos wśród pracowników.

Ograniczona elastyczność automatyzacji

Kolejnym wyzwaniem są automatyzacje. W gotowych systemach PIM często mają one dość ogólny charakter. Oczywiście wiele platform umożliwia rozbudowę, integracje po API lub dodawanie własnych funkcjonalności, szczególnie jeśli są to rozwiązania open source. W praktyce jednak dopasowanie systemu do konkretnego procesu biznesowego bywa trudne, czasochłonne albo kosztowne.

Firma może potrzebować automatyzacji, która działa zgodnie z jej własnym modelem pracy, specyfiką branży, strukturą produktów lub niestandardowym sposobem publikacji danych. Gotowe moduły nie zawsze to umożliwiają, a ich rozbudowa wymaga dodatkowego budżetu i pracy programistycznej. Więcej o tym problemie oraz o możliwościach rozbudowy podstawowych funkcjonalności PIM pisaliśmy w naszym artykule Automatyzacja i AI w e-commerce a zarządzanie danymi produktowymi.

Kosztowny development dodatkowych funkcji

Development dodatkowych funkcji w gotowym PIM-ie może finalnie kosztować więcej niż stworzenie własnej, dedykowanej aplikacji. Jeśli firma musi stale dopisywać niestandardowe moduły, budować obejścia, integrować zewnętrzne narzędzia i dostosowywać system do swoich procesów, gotowy PIM może przestać być ekonomicznie uzasadniony.

Problem staje się szczególnie widoczny wtedy, gdy firma potrzebuje czegoś bardzo specyficznego w samym interfejsie PIM-a, a producent systemu nie przewidział takiej możliwości nawet z wykorzystaniem dostępnych wtyczek. Może chodzić na przykład o podgląd aktualnych stanów magazynowych bezpośrednio przy karcie produktu albo o mechanizm, który na podstawie cen konkurencji warunkuje treść opisów produktowych.

W takich przypadkach, zamiast przyspieszać pracę, system zaczyna wymuszać kompromisy. Firma musi dostosowywać się do ograniczeń narzędzia, zamiast korzystać z rozwiązania zaprojektowanego wokół jej rzeczywistych potrzeb.

Podsumowując, co bywa problematyczne

Gotowe platformy PIM mogą być dobrym wyborem dla części firm, ale nie zawsze są najbardziej opłacalne i elastyczne. Jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje konkretnych automatyzacji, prostszego procesu, niższych kosztów i większej kontroli nad rozwojem narzędzia, warto rozważyć alternatywę w postaci dedykowanego systemu typu Product Information Management.

Customowe systemy Product Information Management

Alternatywą dla gotowych PIM-ów może być własna aplikacja do pracy z zasobami cyfrowymi. Wdrożenie systemu PIM w takim modelu nie musi oznaczać budowania dużej platformy od zera. Jako Sagiton Automation korzystamy z gotowego szablonu PIM-a, który dostosowujemy do potrzeb naszych klientaów – dzięki temu nie budujemy systemu od zera, ale wdrażamy dedykowany PIM, wspierając się przy tym technologiami no-code, low-code i AI.

Taki customowy system może obejmować dokładnie te elementy, które są potrzebne w danym e-commerce – od przechowywania opisów, zdjęć, atrybutów i wariantów, po automatyzacje, integracje z ERP, generowanie i sprawdzenie treści, przygotowywanie feedów oraz eksport danych do sklepu lub marketplace’ów.

Poniżej znajdziesz najważniejsze korzyści, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze customowej aplikacji do zarządzania informacjami o produktach:

1. Dopasowanie do procesów firm
Największą przewagą customowego PIM-a jest elastyczność. Firma nie musi dopasowywać swojego workflow do gotowego narzędzia, ponieważ zakres funkcjonalności jest projektowany wokół sposobu pracy zespołu, specyfiki asortymentu i kanałów marketingowych. W praktyce można uwzględnić niestandardowe statusy, etapy akceptacji opisów, automatyczne powiadomienia, integracje z konkretnymi bazami danych czy własne reguły tworzenia i publikacji treści.

2. Brak opłat za niepotrzebne funkcje
‍W gotowych PIM-ach firmy często płacą za rozbudowane moduły, których realnie nie wykorzystują. Customowa aplikacja pozwala wdrożyć tylko te funkcje, które faktycznie wspierają pracę zespołu. Dzięki temu budżet trafia w konkretne obszary, a interfejs oprogramowania jest bardziej czytelny dla Twoich pracowników.

‍3. Niższy koszt w dłuższej perspektywie
‍Wraz z fazą analizy stworzenie customowego PIM-a może zaczynać się już od około 45 000 zł. W tej cenie otrzymujesz dedykowaną aplikację zaprojektowaną pod własne procesy i potrzeby biznesowe. Co ważne,  posiadasz także licencję na wieczyste użytkowanie oraz dowolne modyfikacje systemu. Oznacza to jednorazową inwestycję, po której pozostają głównie koszty utrzymania, takie jak hosting i serwer, wynoszące zwykle kilkaset złotych miesięcznie.

Warto porównać to z modelem abonamentowym gotowego PIM-a. Jeśli roczna opłata za platformę wynosi ok. 40 000 zł, to inwestycja w customową aplikację zaczyna zwracać się już po niecałych półtora roku. Po tym czasie firma nie opłaca kolejnych wysokich subskrypcji za samo korzystanie z narzędzia. Zamiast tego może rozwijać własną aplikację zgodnie ze strategią, potrzebami zespołu i zmianami w kanałach sprzedaży.

‍4. Dedykowane automatyzacje pracy z danymi o produktach
Automatyzacje coraz częściej dostępne są w gotowych rozwiązaniach PIM, ale w customowym systemie można projektować je od podstaw, zgodnie z konkretnym procesem pracy firmy. Takie narzędzia PIM od początku powstają z myślą o integracjach, mają dopasowane API, a dodatkowo często zespół technologiczny ma dostęp do całego kodu źródłowego aplikacji. Dzięki temu automatyzacje związane z kontrolą kompletności kart produktowych, synchronizacją z ERP czy obsługą cyklicznych aktualizacji można wdrażać szybciej, prościej i często taniej niż w przypadku rozbudowy gotowego narzędzia.Dedykowany system zarządzania produktami daje nam więc możliwość precyzyjnego dopasowania automatyzacji do specyfiki organizacji, źródeł danych, struktury katalogu i sposobu, w jaki firma prowadzi zarządzanie zasobami produktowymi. Customowy PIM pozwala ograniczyć ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań na setkach lub tysiącach pozycji, zmniejszyć ryzyko błędów i łatwiej skalować sprzedaż online.

‍5. Rozwój razem z firmą
‍Customowy produkt IT możemy zacząć od najważniejszych funkcji, a następnie rozwijać go razem z Twoim biznesem. od prostego panelu do pracy z ofertą po zaawansowaną aplikację z automatyzacjami, integracjami i modułami AI. Firma nie musi czekać na funkcje dostępne w roadmapie dostawcy, nie jest ograniczona sztywną architekturą gotowej platformy i nie płaci za moduły, które nie mają znaczenia dla jej biznesu.
‍

Jak widzisz, customowy PIM może być dobrą alternatywą dla Pimcore, Akeneo czy Ergonode, szczególnie wtedy, gdy firma potrzebuje większej kontroli nad danymi, własnych automatyzacji i elastycznego środowiska do rozwoju sprzedaży online. Zamiast dopasowywać procesy do gotowego narzędzia, można stworzyć aplikację, która od początku wspiera konkretny model działania e-commerce, a w dłuższej perspektywie może być bardziej opłacalna niż abonament za gotową platformę. W wielu przypadkach taka inwestycja zaczyna zwracać się już po około 1,5 roku w porównaniu z subskrypcją gotowego systemu PIM, zwłaszcza gdy firma intensywnie rozwija katalog produktów, automatyzacje i integracje z innymi narzędziami.

Kiedy warto rozważyć alternatywy dla Pimcore, Akeneo czy Ergonode?

Gotowy PIM może być dobrym wyborem, jeśli firma potrzebuje standardowego systemu, akceptuje model abonamentowy i mieści się w funkcjach przewidzianych przez producenta. Jeśli jednak dwuletni koszt wdrożenia, licencji i utrzymania przekracza 50 000 zł, warto porównać go z kosztem stworzenia dedykowanego PIM-a. Po zintegrowaniu gotowej platformy z ERP, OMS, e-commerce, marketplace’ami, CRM-em i innymi narzędziami jej późniejsza wymiana może być trudna, kosztowna i ryzykowna operacyjnie.

W przypadku gotowych systemów firma często pracuje nie bezpośrednio z producentem oprogramowania, ale z partnerem wdrożeniowym. Gdy pojawia się potrzeba stworzenia niestandardowej funkcji, ścieżka decyzyjna bywa dłuższa: wymaganie musi zostać opisane, wycenione, przekazane dalej, a następnie ocenione pod kątem zgodności z roadmapą produktu. To może wydłużać development, podnosić koszty i prowadzić do nieporozumień. Co więcej, producent może ostatecznie nie zgodzić się na wdrożenie danej funkcji, jeśli koliduje ona z wizją produktu, architekturą systemu lub potrzebami innych klientów.

Dedykowany PIM daje w tym zakresie większą suwerenność technologiczną. Firma nie jest uzależniona od jednego dostawcy, planów rozwoju gotowej platformy ani sztywnych pakietów funkcji. Może rozwijać system z obecnym partnerem technologicznym, wewnętrznym zespołem IT albo innym wykonawcą, który przejmie rozwój aplikacji. Dzięki temu narzędzie może rosnąć razem z biznesem, a decyzje o nowych funkcjach, integracjach i automatyzacjach wynikają z realnych potrzeb firmy, a nie z ograniczeń gotowego systemu.

Jeśli zastanawiasz się jaki system PIM wybrać, skontaktuj się z nami! Jako Sagiton Automation pomagamy klientom w przygotowaniu porównania systemów PIM oraz podjęciu decyzji o wyborze odpowiedniego rozwiązania.