Alternatywa dla systemów CRM – czym zastąpić Pipedrive, Livespace i Hubspot?

Dlaczego firmy szukają zamienników dla SaaS

Wybór systemu CRM bardzo często wygląda podobnie – zanim firmy zdecydują się na podpięcie karty płatniczej, managerowie testują różne platformy, porównują funkcjonalności i cenniki... a finalnie i tak okazuje się, że w każdym rozwiązaniu czegoś im brakuje. Jeden system nie posiada odpowiednich automatyzacji, drugi wymaga dodatkowo płatnych integracji, a trzeci staje się bardzo drogi już przy kilku użytkownikach w zespole. Często dochodzi też do sytuacji, że nawet tak podstawowe narzędzie jak CRM, po dokładnym przeliczeniu licencji, dodatkowych modułów oraz kosztów wdrożenia, przekracza koszt 20–30 tysięcy złotych rocznie. Co gorsza – mimo wysokich opłat firma nadal musi dopasowywać swoje procesy do ograniczeń gotowego rozwiązania.

Jeszcze kilka lat temu stworzenie własnego systemu CRM było rozwiązaniem zarezerwowanym wyłącznie dla dużych organizacji z ogromnym budżetem IT.

Na szczęście, dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Rozwój technologii no-code i low-code sprawił, że budowanie dedykowanych aplikacji biznesowych stało się szybsze, tańsze i znacznie bardziej dostępne również dla małych oraz średnich firm.

Coraz więcej przedsiębiorstw dochodzi do wniosku, że zamiast dopasowywać procesy sprzedażowe do ograniczeń gotowych platform takich jak Pipedrive, Livespace czy HubSpot, lepiej stworzyć własny system CRM idealnie dopasowany do sposobu działania firmy. Nowoczesne rozwiązania no/low-code pozwalają wdrażać aplikacje nawet w kilka dni, bez konieczności programowania wszystkich funkcjonalności od zera w tradycyjny sposób. Dzięki temu firmy mogą szybciej automatyzować sprzedaż, integrować różne narzędzia i rozwijać system razem z biznesem — bez płacenia za funkcje, których nigdy nie wykorzystają.

Dedykowany CRM nie musi więc już oznaczać wielomiesięcznego projektu IT za setki tysięcy złotych. W wielu przypadkach własne rozwiązanie okazuje się bardziej opłacalne niż wieloletnie abonamenty SaaS oraz ciągłe kompromisy związane z ograniczeniami gotowych systemów. Więcej o zaletach CRM sprzedażowych stworzonych dzięki nowoczesnym technologiom oraz AI przeczytasz w następnych akapitach.

5 korzyści zastąpienia tradycyjnych systemów CRM customowym rozwiązaniem

Gotowe systemy CRM typu SaaS są wygodne na start, jednak wraz ze wzrostem firmy bardzo często zaczynają generować ograniczenia – zarówno technologiczne, jak i finansowe. W praktyce wiele przedsiębiorstw płaci za rozbudowane platformy, które nie są w pełni dopasowane do ich procesów sprzedażowych, a każda dodatkowa funkcjonalność wymaga kolejnych integracji, dopłat lub kompromisów.

Nowoczesne technologie oraz AI pozwalają dziś stworzyć dedykowany system CRM dokładnie pod potrzeby firmy, eliminując wiele problemów charakterystycznych dla gotowych rozwiązań SaaS. W poniższych akapitach przedstawiamy 5 głównych powodów, dla których według nas warto zastąpić gotowe narzędzia customowymi rozwiązaniami CRM.

Koszt dedykowanego systemu CRM może być niższy niż roczny abonament SaaS

Narzędzia CRM zazwyczaj pobierają opłaty miesięcznie, dodatkowo z podziałem na użytkowników. W przypadku popularnych platform, takich jak Livespace czy HubSpot, miesięczne koszty potrafią bardzo szybko rosnąć wraz z rozwojem Twojego zespołu handlowego. Jeśli firma zatrudnia kilku lub kilkunastu sprzedawców, opłaty abonamentowe mogą wynosić nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Tymczasem alternatywa dla Pipedrive czy Salesforce stworzona w nowych technologiach i dostosowana pod potrzeby firmy to koszt od około kilkunastu tysięcy złotych jako jednorazowe wdrożenie. Co ważne – takie customizowane rozwiązanie najczęściej nie posiada limitów użytkowników, więc można z niej korzystać bez stałego zwiększania kosztów licencji, nawet jeśli biznes intensywnie się rozwija.

Większa kontrola nad kosztem oprogramowania CRM

W przypadku wyboru systemu CRM opartego o model SaaS przedsiębiorstwo jest uzależnione od polityki cenowej dostawcy. Wysokość opłat miesięcznych może zmieniać się z miesiąca na miesiąc, a gwarancje cen, jeśli w ogóle istnieją, najczęściej obowiązują wyłącznie przez określony czas, np. 12 miesięcy.

Dedykowany system zarządzania sprzedażą jest pod tym względem znacznie łatwiejszy do zaplanowania budżetowo. Jako firma posiadająca oprogramowanie, posiadasz większą kontrolę nad rozwojem aplikacji oraz kosztami utrzymania, bez ryzyka nagłych podwyżek abonamentu lub ograniczeń wynikających z wybranego pakietu.

Szybsze wdrażanie dodatkowych integracji i konfiguracji

Wiele firm zakłada, że po wdrożeniu gotowego systemu CRM wszystko zacznie działać od razu. W praktyce bardzo często okazuje się, że podstawowe wersje systemów posiadają ograniczone funkcjonalności i wymagają dodatkowej konfiguracji lub płatnych rozszerzeń.

Automatyzacje procesów sprzedażowych, integracje z systemem CRM, tracking maili czy połączeń telefonicznych często wymagają dodatkowych narzędzi albo komunikacji przez API. Jeżeli wybrany CRM nie posiada odpowiednich możliwości natywnie, wdrożenie brakujących funkcjonalności może być czasochłonne i kosztowne.

W przypadku stworzenia dedykowanego systemu CRM, Twoje rozwiązanie może zostać od początku zaprojektowane z myślą o konkretnych integracjach i procesach w firmie. Dzięki temu konfiguracja jest prostsza, a cały system lepiej wspiera codzienną pracę handlowców.

Kolejnym problemem związanym z "dokładaniem" automatyzacji procesów biznesowych do już istniejących rozwiązań, jest fakt, że narzędzia te często wymuszają na przedsiębiorcach zmianę planów w celu dostosowania funkcji. Chociażby, w jednym z systemów CRM, który jest popularny wśród małych firm, aby operować na zmiennych warunkowowych zależne od etapów lejka musisz... podnieść plan. Chcesz "dodatkowo" korzystać z dashboardów do monitorowania sprzedaży? Również musisz podnieść plan. W ten sposób, jeśli posiadasz kilku użytkowników, miesięczny koszt subskrypcji może drastycznie wzrosnąć. Jest to szczególnie uciążliwe zwłaszcza jeśli Twoja firma była zmuszona zwiększyć pakiet dla całego zespołu w celu skorzystania z jednej, kluczowej funkcji.

W przypadku stworzenia własnego CRMa, problem ten nie występuje – jako właściciel oprogramowania nie poniesiesz kosztów zwiększenia/zmiany planu. Koszty, które mogą Cię objąć ograniczone są do stworzenia samej integracji oraz ewentualnej subskrypcji dodatkowego narzędzia, z którym chcesz połączyć system sprzedaży.

Brak uzależnienia od dostawcy narzędzia (vendor lock-in)

Decydując się na własną platformę CRM, firma zyskuje pełną niezależność w zakresie rozwoju i utrzymania systemu. Dedykowane rozwiązanie można w dowolnym momencie rozbudować o nowe automatyzacje sprzedaży, dodatkowe integracje czy funkcje dopasowane do realnych procesów biznesowych. Co najważniejsze – jako właściciel oprogramowania otrzymujesz dostęp do kodu źródłowego oraz pełną kontrolę nad danymi dotyczącymi funkcji, rozwojem systemu i kierunkiem dalszych zmian. Jest to więc najlepszy wybór dla przedsiębiorstw, które chcą budować stabilne procesy sprzedażowe bez ryzyka uzależnienia od ograniczeń, zmian cenowych czy polityki jednego dostawcy.

W przypadku gotowych systemów SaaS bardzo często wygląda to inaczej. Jeśli firma potrzebuje zmian w platformie CRM lub dodatkowych funkcjonalności, zazwyczaj kontaktuje się najpierw z partnerem wdrożeniowym, a ten dopiero przekazuje wymagania do producenta oprogramowania. Taki długi łańcuch komunikacji sprawia, że wdrażanie zmian jest czasochłonne i kosztowne – przedsiębiorstwa często płacą wysokie stawki za modyfikacje, długo czekają na realizację, a finalnie otrzymują rozwiązania, które nie są w pełni zgodne z ich oczekiwaniami. Dodatkowo wsparcie klienta w modelu SaaS bywa ograniczone przez politykę producenta oraz możliwości wybranego pakietu.

W podejściu custom developmentu firma współpracuje bezpośrednio z zespołem rozwijającym system, dzięki czemu proces wdrażania nowych funkcji jest szybszy, bardziej elastyczny i lepiej dopasowany do rzeczywistych potrzeb biznesu w porównaniu do rozwiązań typu SaaS.

‍

Najlepszy system CRM to taki, który realnie wspiera handlowców

Pamiętaj także, że podejście im więcej tym lepiej nie sprawdza się w przypadku narzędzi biznesowych. Najlepszy system CRM do obsługi procesu sprzedaży to nie aplikacja napikowana wszystkimi możliwymi automatyzacjami.

W wielu średnich i małych firmach o wiele lepiej sprawdzi się rozwiązanie, które posiada dokładnie te funkcjonalności, których potrzebuje zespół – bez przeładowania zbędnymi modułami. Handlowcy, którzy obsługują dużą liczbę zapytań B2B, nie mają czasu na uzupełnianie dziesiątek pól czy korzystanie z rozbudowanych funkcji, które nie wspierają ich codziennej pracy.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się stworzyć własny CRM z automatyzacjami procesów biznesowych dopasowanymi do konkretnego modelu sprzedaży. Nowoczesne rozwiązania pozwalają szybko i stosunkowo tanio wdrożyć CRM, który odpowiada rzeczywistym potrzebom organizacji.

Case study: Projekt rozbudowy Livespace CRM – wdrożenie nowych funkcjonalności automatyzujących

Zgłosiła się do nas firma B2B posiadająca cztery niezależne działy handlowe oraz dużą liczbę zapytań od potencjalnych klientów. Organizacja korzystała z systemu CRM Livespace, jednak wraz ze wzrostem skali sprzedaży zaczęły pojawiać się ograniczenia związane z zarządzaniem leadami oraz automatyzacją procesów sprzedażowych.

Jedną z najbardziej dokuczliwych wad CRM Livespace okazał się brak możliwości rozdzielenia procesu kwalifikacji leadów na etapy MQL (Marketing Qualified Leads) i SQL (Sales Qualified Leads). Wszystkie zapytania trafiały do systemu jako jeden typ kontaktu, co utrudniało zarządzanie danymi klientów, przygotowywanie dokładnych raportów sprzedażowych i analiz skuteczności działań marketingowych.

Klient potrzebował więc sposobu na rozbudowę istniejącego systemu zarządzania kontaktami i przeniesienie części funkcji CRM do bardziej elastycznego środowiska. Stworzyliśmy dedykowaną alternatywę dla Livespace opartą o Airtable, która została zintegrowana z formularzami WordPress, GetResponse oraz komunikatorem firmowym (Slack). Wszystkie leady zaczęły trafiać do jednego centralnego systemu, gdzie są automatycznie agregowane, kwalifikowane i oznaczane odpowiednimi statusami.

Dodatkowo zaimplementowaliśmy automatyczną dystrybucję leadów pomiędzy handlowców. System uwzględnia dostępność zespołu, rotacyjnie przydziela zgłoszenia i eliminuje konieczność ręcznego zarządzania procesem. Po zakwalifikowaniu i przejściu etapu MQL lead automatycznie trafia do CRM Livespace jako gotowa szansa sprzedaży wraz z kompletem danych.

Końcowo, projekt rozszerzyliśmy również o moduł CRM Raporty – stworzone w nim dashboardy menedżerskie umożliwiają analizę skuteczności działań sprzedażowych. Dzięki takim zaawansowanym funkcjom CRM, firma uzyskała pełniejszą kontrolę nad procesem sprzedaży i możliwość bieżącego monitorowania wyników wszystkich działów handlowych.

W efekcie klient zachował obecny system CRM, jednocześnie eliminując jego największe ograniczenia poprzez wdrożenie dedykowanego systemu wspierającego automatyzację procesów sprzedażowych oraz raportowanie danych w czasie rzeczywistym.

Kiedy w małych i średnich przedsiębiorstwach warto zamienić system CRM na dedykowane rozwiązanie?

W przypadku małych i średnich firm decyzję o zmianie CRMa warto zacząć przede wszystkim od analizy kosztów. Standardowo, jeśli przedsiębiorstwo wydaje około 20 tysięcy złotych rocznie lub więcej na abonamenty, licencje i dodatkowe moduły automatyzacji marketingu, bardzo często okazuje się, że bardziej opłacalnym rozwiązaniem będzie stworzenie własnego systemu dopasowanego do procesów firmy. Dedykowane rozwiązanie może łączyć automatyzacje procesów biznesowych oraz nowoczesne interfejsy tworzone w technologiach no/low-code, dzięki czemu przedsiębiorstwo otrzymuje narzędzie lepiej dopasowane do swojej codziennej pracy niż gotowe platformy SaaS.

W praktyce wiele firm zaczyna szukać alternatywy dla Salesforce, HubSpot czy innych popularnych systemów nie tylko ze względu na koszty, ale również przez ograniczenia funkcjonalne. Bardzo często przedsiębiorstwa dochodzą do momentu, w którym rozwój procesów sprzedażowych wymaga stworzenia dodatkowych integracji, narzędzi lub płatnych rozszerzeń. Jeśli rozbudowa obecnego systemu zarządzania lejkiem sprzedaży znacząco zwiększa budżet – nie tylko poprzez wyższą subskrypcję, ale również koszty wdrożenia kolejnych aplikacji – nawet przy mniejszych wydatkach warto rozważyć dedykowane rozwiązanie CRM.

Szczególnie dotyczy to firm, które intensywnie rozwijają automatyzację obsługi klienta, rozbudowują lejki sprzedaży lub potrzebują bardziej elastycznego zarządzania procesem handlowym. W takich sytuacjach własny system pozwala szybciej dostosowywać funkcjonalności do zmieniających się potrzeb biznesu, bez konieczności dopasowywania firmy do ograniczeń gotowego narzędzia.

Oprócz samego budżetu warto oczywiście uwzględnić również czas wdrożenia nowego rozwiązania. Każda zmiana systemu zarządzania potencjalnymi klientami wiąże się z okresem adaptacji zespołu handlowego oraz koniecznością przyzwyczajenia się do nowej obsługi systemu CRM. Jednocześnie dużą przewagą aplikacji dedykowanych tworzonych w technologiach no/low-code jest możliwość bardzo szybkiego budowania interfejsów i dopasowywania ich do realnych potrzeb użytkowników. Dzięki temu handlowcy mogą pracować na prostszych i bardziej intuicyjnych widokach.

Jeśli szukasz alternatywy dla CRM i chcesz sprawdzić, jakie rozwiązania będą najlepsze dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przeanalizować obecne procesy sprzedażowe i pokażemy, jakie możliwości daje dedykowany system CRM oparty o nowoczesne technologie oraz AI!