Transkrypcje AI w sprzedaży – wykorzystaj transkrypcję rozmów i przyspiesz sprzedaż

Jakie problemy rozwiązuje zastosowanie sztucznej inteligencji do podsumowań rozmów sprzedażowych?

Automatyczna transkrypcja rozmów to technologia, która "słucha" twoich spotkań i zamienia je na tekst – 1:1 zgodny z tym co zostało powiedziane. Dzięki temu, w czasie rzeczywistym otrzymujesz szczegółowy zapis przebiegu rozmowy. Możliwa jest zarówno transkrypcja spotkań online przeprowadzanych chociażby na Google Meets czy Zoom, jak i rozmów telefonicznych (w tym przypadku wykorzystuje się specjalne rozwiązania VoIP).

Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji te surowe transkrypcje można automatycznie dzielić na przejrzyste notatki, podsumowania, listy zadań czy kluczowe informacje do dalszej analizy. Takie rozwiązania są już wykorzystywane między innymi w działach HR, obsługi klienta jak i do wewnętrznych spotkań firmowych. W tym artykule pokażemy Ci, jak wykorzystać je do usprawnienia procesów sprzedażowych – według nas to tu automatyczna transkrypcja spotkań robi największą robotę! Ale jeśli chcesz dowiedzieć się jak ta technologia usprawnia inne sektory, przeczytaj nasz blogpost Jak wykorzystać automatyczne transkrypcje AI w firmie?

Teraz, kiedy już wiesz jak działa transkrypcja i jakie daje możliwości, przyjrzyjmy się realnym wyzwaniom, z którymi mierzą się działy sprzedaży na co dzień. Podane przez nas przykłady to problemy z jakimi spotkaliśmy się zarówno my jak i nasi klienci. Pamiętaj jednak, że automatyzacja procesów biznesowych to bardzo elastyczne technologia. Jeśli Twoja firma mierzy się z innymi wyzwaniami, możliwe jest dostosowanie rozwiązań do specyficznych potrzeb.

Brak przejrzystości w zespole sprzedażowym

W Twojej firmie działa kilku handlowców, którzy codziennie rozmawiają z klientami? Jeśli tak, to pewnie znasz ten problem: rozmów jest mnóstwo, ale ich przebieg pozostaje „w głowach” sprzedawców lub w chaotycznych notatkach. Menedżerowie nie mają pełnego wglądu w to, ile rozmów faktycznie się odbyło, jakie tematy były poruszane i na jakim etapie procesu znajduje się dany klient. To sprawia, że kontrola nad całym działem sprzedaży jest ograniczona, a współpraca między handlowcami – utrudniona.

Rozwiązanie?

Dzięki automatycznej transkrypcji nagrań każda rozmowa telefoniczna czy spotkanie online może zostać zapisane i uporządkowane. Taki zautomatyzowany proces sprzedaży, może wyglądać następująco:

1. Monitoring rozmów telefonicznych – specjalne rozwiązania VoIP pozwalają na rejestrowanie pełnej transkrypcji rozmów z leadami. Sprzedawca korzystający z osobnego numeru, zakupionego chociażby z systemie VoIP Zadarma czy Ringostat, musi jedynie poinformować potencjalnego klienta o tym, że rozmowa jest nagrywana. Po zakończeniu połączenia automatyzacja pobiera plik audio i generuje transkrypcję.
2. Monitoring spotkań online – w podobny sposób moze działać także tworzenie transkrypcji w czasie rzeczywistym na podstawie rozmów prowadzonych na platformach takich jak Google Meet czy Zoom.
3. Integracja z CRM – odpowiednie integracje narzędzi sprawiają, że możemy przechowywać transkrypcje spotkań zarówno w dedykowanej bazie danych, jak i po prostu w firmowym systemie CRM. Menedżerowie, widzą w nim dokładnie: ile rozmów zostało przeprowadzonych, jakie były ich wyniki i jakie działania podjął handlowiec. Taka analiza rozmów umożliwia rzetelną ocenę efektywności zespołu oraz przekształcenie zebranych informacji o klientach w realną przewagę konkurencyjną.
4. Wspólny kanał komunikacji – aby zwiększyć przejrzystość procesów sprzedażowych, podsumowania rozmów mogą być także automatycznie wysyłane na wspólny kanał w Slacku czy innym komunikatorze. Dzięki temu wszyscy sprzedawcy są na bieżąco z problemami i wyzwaniami klientów – nie tylko tych, którzy sami prowadzą, ale i klientów innych członków zespołu. To otwiera przestrzeń do wzajemnego wsparcia, wymiany wiedzy oraz ułatwia przejmowanie klientów w razie urlopu czy choroby handlowca.

Stosy notatek i brak pełnego skupienia na kliencie podczas spotkań

Podczas rozmów sprzedażowych handlowiec powinien mieć możliwość 100% skupienia się na kliencie – słuchać jego potrzeb, zadawać pytania i budować relację. W praktyce jednak często wygląda to inaczej. Sprzedawca musi jednocześnie prowadzić notatki, aby nie zapomnieć o ważnych ustaleniach. Łatwo wtedy coś pominąć, zapisać nieprecyzyjnie albo zwyczajnie zgubić notatkę. Często prowadzi to do ponownego kontaktu z klientem tylko po to, by "przypomnieć sobie" szczegóły – co z kolei obniża profesjonalizm i wydłuża Twój proces sprzedaży.

Rozwiązanie?

Automatyczna transkrypcja rozmów eliminuje konieczność ręcznego robienia notatek i pozwala sprzedawcy w pełni skupić się na kliencie. A kiedy całość trafia do CRM, wiedza jest nie tylko zabezpieczona, ale i uporządkowana w taki sposób, aby można było ją w łatwy sposób analizować i wyciągać wnioski:

1. Agregacja wiedzy w CRM – jak pisaliśmy wyżej, wszystkie automatyczne transkrypcje spotkań i rozmów telefonicznych mogą zapisywać się w Twoim systemie CRM. Dzięki temu każda informacja jest łatwo dostępna i nie trzeba się martwić, że jakieś notatki "zagubią się".
2. Wszystkie kanały komunikacji w jednym miejscu – do CRM można także dołączać dane z innych źródeł, np. z maili czy SMS–ów. To sprawia, że handlowiec ma pełen obraz historii kontaktu z klientem, niezależnie od tego, w jakim kanale się on odbywał. Koniec z procesami sprzedażowymi, które ciągną się w nieskończoność, bo ktoś zapomniał uwzględnić pewnej kwestii w ofercie, lub pomylił kwotę, na jaką zgodził się klient.
3. Wsparcie agentów AI – gdy notatek i rozmów robi się bardzo dużo, można pójść o krok dalej i wdrożyć tzw. agentów AI, którzy w kilka sekund odpowiedzą na nasze pytania. Przykład? Handlowiec prowadzi leada już od dwóch miesięcy i chce sprawdzić, czy na początku rozmów interesował się konkretnym pakietem. Zamiast przeszukiwać kilkadziesiąt stron transkrypcji, wystarczy zapytać agenta – a dzięki temu, że ma on dostęp do pełnej transkrypcji rozmów i ustaleń, odpowiedź pojawi się natychmiast.

Obsługa klienta i przygotowywanie ofert zajmuje zbyt dużo czasu

Czy sprzedawcom w Twojej firmie zdarza się, że więcej czasu spędzają na porządkowaniu notatek, pisaniu podsumowania i przygotowaniu oferty niż na samej rozmowie z klientem? To bardzo częsty problem w sprzedaży. Handlowcy muszą przejrzeć swoje zapiski, ułożyć z nich spójny mail podsumowujący, a jeśli klient wykazuje zainteresowanie usługą czy produktem – przygotować jeszcze spersonalizowaną ofertę na podstawie ustaleń. Wszystko to pochłania cenny czas, który mógłby zostać wykorzystany na kolejne rozmowy lub poszukiwanie szans sprzedaży. A choć sztuczna inteligencja nie przeprowadzi za spotkania z klientem (bo w sprzedaży B2B relacje biznesowe są kluczowe), to może znacząco odciążyć Twój zespół w przygotowywaniu wszelkich materiałów na podstawie transkrypcji tekstowej rozmowy.

Rozwiązanie?
Transkrypcja online jest solidną podstawą do zautomatyzowanych procesów sprzedażowych. Dzięki odpowiednim integracjom z narzędziami AI, handlowiec nie musi już zaczynać od pustej kartki podczas obsługi klienta:

1. Automatyczne dokumenty z podsumowaniami – AI na podstawie transkrypcji tekstowej rozmowy generuje kompletny dokument, który może zawierać np. krótkie streszczenie spotkania w punktach, listę „to do” z przypisaniem odpowiedzialności jak i kluczowe ustalenia (np. zakres usługi, preferowane terminy, kwestie budżetowe). Takie podsumowanie nie musi być zwykłym tekstem – może zostać wygenerowane w dowolnym szablonie PDF, aby było spójne z identyfikacją wizualną Twojej firmy. Ostateczną treść zawsze można jeszcze edytować przed wysyłką. Dzięki takiej automatyzacji klient od razu otrzymuje profesjonalny dokument, handlowiec oszczędza mnóstwo czasu, a proces sprzedaży pozostaje przejrzysty dla obu stron.
2. Automatyczne oferty bazujące na transkrypcjach online – dzięki temu, że wszystkie ustalenia ze spotkań trafiają do jednej bazy danych (np. w CRM), odpowiednio przygotowany agent AI może szybko wygenerować ofertę na podstawie zgromadzonych informacji. Jeśli firma posiada skatalogowane dane historyczne, system może dodatkowo podpowiadać ceny, sugerując stawki w oparciu o wcześniejsze wyceny. Handlowiec wciąż zachowuje kontrolę – dokument jest w pełni edytowalny, więc można wprowadzić poprawki, dodać spersonalizowane elementy czy zaproponować wyższą cenę. Cały proces przygotowania oferty, który normalnie zajmowałby nawet kilka godzin, można w ten sposób skrócić do kilku minut.

Więcej o możliwościach automatyzacji sprzedaży znajdziesz w naszym artykule: https://www.sagiton.pl/blog/automatyzacja-sprzedazy-obsluga-leadow-z-telefonu

Podsumowując, jakie korzyści przynosi transkrypcja w czasie rzeczywistym?

Firmy, które jeszcze nie korzystają z transkrypcji AI w swoich procesach sprzedażowych, procesują klientów wolniej i mniej dokładnie – i choć dziś nie zawsze jest to widoczne, coraz więcej bardziej zdigitalizowanych przedsiębiorstw wdraża automatyczną transkrypcję rozmów, która prawdopodobnie stanie się standardem na rynku. Jest to technologia, która znacząco usprawnia pracę zespołów sprzedażowych, pozwalając handlowcom w pełni skupić się na kliencie bez konieczności robienia notatek. Automatyczna transkrypcja spotkań i połączeń telefonicznych ułatwia agregowanie wiedzy w CRM oraz analizę rozmów oraz zapewnia menedżerom pełny wgląd w procesy sprzedażowe. Jeśli chcesz wdrożyć podobne rozwiązania w swoim przedsiębiorstwie, skontaktuj się z nami – jako Sagiton Automation pomagamy firmom digitalizować i automatyzować procesy sprzedażowe w taki sposób, aby zwiększać ich konkurencyjność na rynku.