System obsługi procesów dla Ministerstwa Finansów

O kliencie

Pracowaliśmy na zlecenie firmy Sygnity S.A., jednego z największych dostawców rozwiązań IT dla sektora publicznego w Polsce. Klientem końcowym było Ministerstwo Finansów, a konkretnie Izba Celna, która realizowała projekt SEAP (Single Electronic Access Point) – systemu do automatyzacji i cyfrowego obiegu dokumentów między jednostkami administracji państwowej. Do projektu dołączyliśmy na jego zaawansowanym etapie, po tym jak poprzedni podwykonawca zrezygnował z kontynuacji prac. Naszym zadaniem było przejęcie projektu, przeanalizowanie istniejących komponentów oraz dokończenie i rozwinięcie kluczowych funkcjonalności, m.in. silnika procesowego i panelu administracyjnego (konsoli procesów). Pomimo trudności związanych z przejęciem projektu w trakcie trwania, udało nam się terminowo zrealizować wszystkie postawione przez klienta wymagania.

Podstawowe problemy naszego klienta

Brak zintegrowanego systemu do zarządzania procesami urzędowymi (workflow)

Izba Celna, jako część Ministerstwa Finansów, chciała zautomatyzować obieg dokumentów i usprawnić komunikację między systemami wewnętrznymi. Jednak nie posiadała jednej platformy, która umożliwiałaby sprawne zarządzanie procesami administracyjnymi, tzw. workflow, w urzędach. Każda operacja musiała być nadzorowana ręcznie, co spowalniało pracę.

Brak możliwości wprowadzania danych przez urzędników w trakcie trwania procesu

W momencie przejęcia przez nas projektu brakowało mechanizmu umożliwiającego użytkownikom wprowadzanie danych wejściowych do procesów. Wiele procesów wymagało od pracowników informacji – np. zatwierdzeń, uzupełnień formularzy czy decyzji. Niestety, ówczesny system nie pozwalał na interakcję użytkownika z procesem w jego trakcie.

Trudność w śledzeniu postępu i statusu obiegu dokumentów oraz procesów

Administratorzy nie mieli narzędzi do monitorowania, na jakim etapie znajduje się dany proces. Nie było też wglądu w to, jakie informacje zostały już przetworzone i przez kogo. Brak transparentności powodował opóźnienia, duplikacje i błędy w dokumentacji.

Problemy z wersjonowaniem definicji procesów

Procesy w administracji często trwają tygodniami. W tym czasie urzędnicy mogli wprowadzać zmiany w ich strukturze. To prowadziło do niezgodności między starszymi i nowszymi wersjami – workflow procesu był niestabilny, a dane mogły się nie zgadzać.

Brak mechanizmu bezpiecznego cofania zmian (rollback)

System działał w środowisku rozproszonym – obejmował wiele serwerów i systemów instytucji. Gdy proces kończył się błędem w połowie, nie było możliwości automatycznego wycofania zmian we wszystkich zaangażowanych systemach. To groziło utratą spójności danych i paraliżowało dalsze działania.

W odpowiedzi na problemy i wyzwania klienta wdrożyliśmy

Nowoczesną konsolę do zarządzania procesami urzędowymi (workflow)

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy panel administracyjny – tzw. konsolę procesów, która pozwalała administratorom z poziomu jednej aplikacji: uruchamiać, zatrzymywać i monitorować wszystkie aktywne procesy workflow w instytucji. Dzięki temu zarządzanie obiegiem dokumentów w urzędzie stało się przejrzyste i zautomatyzowane. Konsola umożliwiała także śledzenie wykonanych kroków, ich kolejności, oraz przegląd wszystkich zmiennych między etapami.

Obsługę interakcji użytkowników z procesami (User Tasks)

Dodaliśmy obsługę tzw. zadań użytkownika (user tasks) – czyli momentów, w których proces zatrzymuje się i oczekuje na dane od urzędnika (np. akceptacja, komentarz, uzupełnienie formularza). W tym celu rozszerzyliśmy i nadpisaliśmy standardową bibliotekę jBPM, tak aby umożliwić dynamiczne generowanie formularzy na podstawie oczekiwanych danych wejściowych, zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Mechanizm wersjonowania definicji procesów

Zaimplementowaliśmy system wersjonowania workflow, który umożliwia tworzenie nowej instancji procesu przy każdej jego aktualizacji. Dzięki temu równolegle mogły działać procesy oparte na starych i nowych definicjach – bez ryzyka utraty danych lub błędów. Administratorzy mieli dostęp do informacji o wersji każdego procesu i jego definicji, co zwiększało bezpieczeństwo i stabilność działania systemu workflow w administracji.

Mechanizm rollbacku – cofanie zmian w rozproszonym środowisku

Ze względu na rozproszone środowisko IT Izby Celnej (wiele połączonych systemów i serwerów), stworzyliśmy dedykowany mechanizm wycofywania zmian (rollback). Jeśli którykolwiek etap procesu zakończył się błędem, system automatycznie wycofywał wszystkie wcześniejsze operacje w odwrotnej kolejności. To rozwiązanie pozwoliło zachować spójność danych i ciągłość działania systemów nawet w przypadku awarii.

Integrację z istniejącymi systemami Ministerstwa Finansów

Wdrożona przez nas konsola procesów została głęboko zintegrowana z różnymi usługami i bazami danych Ministerstwa Finansów w ramach platformy SEAP. Umożliwiło to pobieranie i przekazywanie danych między systemami bez konieczności ręcznej ingerencji. Dzięki temu automatyzacja procesów w instytucjach publicznych zyskała realną efektywność i niezawodność.

Bezpieczne logowanie oraz praca bezpośrednio w infrastrukturze klienta

W trosce o ochronę wrażliwych danych Ministerstwa Finansów, wdrożyliśmy mechanizm logowania jednokrotnego (SSO – Single Sign-On), który zapewniał użytkownikom bezpieczny dostęp do systemu bez konieczności wielokrotnego uwierzytelniania. Co istotne, ze względów bezpieczeństwa – pracowaliśmy bezpośrednio na miejscu, w infrastrukturze klienta. Dzięki temu wszystkie operacje, kod źródłowy i dane pozostawały w środowisku Ministerstwa, bez konieczności przesyłania ich poza zabezpieczoną sieć. Takie podejście było kluczowe w kontekście cyfrowego bezpieczeństwa instytucji publicznych i zgodności z wewnętrzną polityką ochrony informacji.