Automatyzacja procesów oraz użycie AI w biurach rachunkowych i księgowości

Czym jest automatyzacja procesów księgowych – poznaj przykłady

Automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie nowoczesnych technologii do przejęcia powtarzalnych, żmudnych zadań, które do tej pory wykonywane były ręcznie. Dzięki temu możliwe jest znaczące ograniczenie liczby błędów, oszczędność czasu i zwiększenie jakości obsługi klienta. Takie rozwiązania wdrażamy w wielu sektorach biznesowych – m.in. w sprzedaży, marketingu, HR czy rekrutacji. Sama automatyzacja księgowości pozwala natomiast usprawnić pracę zarówno w małych biurach rachunkowych, jak i w działach finansowych dużych przedsiębiorstw.

Do najczęściej automatyzowanych procesów księgowych należą:

• Księgowanie dokumentów – automatyczne przetwarzanie i dekretacja dokumentów finansowych, np. faktur kosztowych czy przychodowych, dzięki integracji z systemami księgowymi oraz technologiom OCR (optycznego rozpoznawania znaków) oraz AI (sztucznej inteligencji).
• Wprowadzanie danych z faktur i innych dokumentów – systemy AI mogą automatycznie odczytywać dane z paragonów papierowych lub faktur elektronicznych i weryfikować poprawność pól (np. NIP, kwoty, terminy płatności). Takie usprawnienie eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania i uzupełniania danych przez pracowników.
• Kontrolowanie płatności – automatyzacja pozwala na porównywanie wyciągów bankowych z zapisami księgowymi w czasie rzeczywistym, co upraszcza proces uzgadniania i wykrywania niezgodności w płatnościach.
• Generowanie raportów podatkowych – automatyczne tworzenie deklaracji podatkowych (np. VAT, CIT, PIT) oraz raportów wymaganych przez prawo. Dzięki dostępowi do danych, system może zebrać niezbędne informacje i wygenerować kompletne zestawienia. Pozwala to skrócić czas przygotowania raportów i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Jak widzisz, automatyzacja procesów księgowych pozwala uprościć i przyspieszyć wiele codziennych obowiązków, od wprowadzania faktur po generowanie raportów podatkowych. Dodatkowo zautomatyzowane przepływy pracy (tzw. workflows) ograniczają ryzyko błędów i odciążają pracowników w wykonywaniu powtarzalnych zadań. Więcej przykładów automatyzacji działów księgowych w przedsiębiorstwach znajdziesz na naszej stronie poświęconej finansom i rachunkowości: https://www.sagiton.pl/uslugi/automatyzacja-procesow-finansowych

Moduły automatyzujące w programach dla biur rachunkowych

Nowoczesne oprogramowania dla biur rachunkowych coraz częściej zawierają rozbudowane moduły automatyzujące, które wspierają pracę księgowych na wielu etapach obsługi klienta.

Przykłady modułów do usprawniania procesów biznesowych

Takie moduły zawierają wbudowane automatyzacje, które natywnie zintegrowane są z danym narzędziem księgowym. Mogą to być m.in. moduły do:

• automatycznego rozpoznawania i księgowania dokumentów,
• weryfikacji poprawności danych,
• generowania deklaracji podatkowych,
• czy obsługi obiegu dokumentów elektronicznych.

Wiele systemów umożliwia również integrację z bankowością online, co pozwala na automatyczne pobieranie wyciągów i uzgadnianie płatności w czasie rzeczywistym. Dzięki temu praca w biurze rachunkowym jest bardziej spójna, a dostęp do aktualnych danych znacznie szybszy i wygodniejszy.

Ograniczenia gotowych narzędzi do automatyzacji księgowości i faktur

Należy jednak pamiętać, że zarówno każde biuro księgowe jak i każda firma prowadząca własną księgowości wewnętrzną stosuje inny model pracy. Co za tym idzie, oprogramowanie nie zawsze spełnia specyficzne wymogi procesowe. Rozwiązanie technologiczne, powinno być więc dostosowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, a nie wdrożone tylko ze względu na aktualne trendy rynkowe. Jeżeli pracujesz w branży księgowej, na pewno nie raz spotkałeś/-aś się z problemem cyfrowych blokerów – pomimo tego, że posiadasz nowoczesny system, nadal większość pracy wykonujesz ręcznie. Dlaczego tak się dzieje?

Powodów może być wiele, ale jako Sagiton Automation najczęściej spotykamy się z trzema blokerami procesów księgowych:

1. Brak czasu i wsparcia szkoleniowego
Pracownicy księgowości często nie mają przestrzeni ani zasobów, aby nauczyć się w pełni korzystać z nowych narzędzi czy funkcji dostępnych w oprogramowaniu. W natłoku bieżących obowiązków trudno im poświęcić czas na szkolenia lub testowanie nowych rozwiązań, co sprawia, że potencjał automatyzacji pozostaje niewykorzystany, a większość procesów nadal wykonywana jest ręcznie i w formie niezdigitalizowanej.

2. Brak integracji systemów księgowych z innymi programami używanymi w firmie
W wielu organizacjach program księgowy nie współpracuje płynnie z innymi kluczowymi systemami - np. magazynowym, sprzedażowym, ERP czy CRM. Brak takiej integracji oznacza, że kiedy pracownicy chcą rozpocząć rozliczanie klientów, muszą logować się do kilku narzędzi i ręcznie przenosić dane pomiędzy nimi. Taki sposób rozliczeń nie jest efektywny – spowalnia pracę i zwiększa ryzyko błędów.

3. Brak kluczowych funkcjonalności specyficznych dla danej firmy
Niektóre systemy księgowe nie uwzględniają specyficznych potrzeb wynikających z procedur obowiązujących w danym biurze rachunkowym czy dziale finansowym. Na przykład u jednego z naszych klientów, księgowa ze względu na ograniczenia w narzędziu do rozliczeń, mogła automatycznie wysyłać fakturę e-mailem tylko do jednej osoby. Tymczasem procedury wewnętrzne wymagały przesłania dokumentu zarówno do klienta, jak i do sprzedawcy. Konieczne było więc wdrożenie dodatkowej automatyzacji pracy, która „rozbudowała” funkcjonalności ich oprogramowania księgowego, umożliwiając jednoczesną wysyłkę do kilku adresatów zgodnie z wewnętrznymi zasadami.

Możliwe do wdrożenia integracje systemów księgowych i dedykowane automatyzacje

Pomimo stale pojawiających się ulepszeń w popularnych programach do księgowania, wiele biur rachunkowych decyduje się na implementację dedykowanych automatyzacji, które są lepiej dopasowane do ich unikalnych procesów i problemów, z jakimi mierzą się na co dzień. Standardowe rozwiązania często nie odpowiadają w pełni na specyficzne potrzeby biznesowe, dlatego integracje systemów oraz indywidualnie projektowane moduły automatyzacji stają się coraz bardziej popularne. Poniżej znajdziesz przykłady nowych technologii, które mogą rozbudować narzędzia używane przez księgowość wewnętrzną jak i zewnętrzne biuro rachunkowe:

1. Automatyzacja dla księgowości wewnętrznej:

Integracja z systemami sprzedażowymi lub e-commerce

Pomimo tego, że pracownicy korzystają z dedykowanego oprogramowania, procesy finansowo-księgowe w Twojej firmie nadal są czasochłonne? Wyeliminuj potrzebę ręcznego przenoszenia danych pomiędzy narzędziami, dzięki automatyzacji w księgowości! Integracja wewnętrznych programów sprawi, że nie tylko pozbędziesz się podatnego na błędy ręcznego uzupełniania informacji, ale także znacząco przyspieszysz przetwarzanie faktur. Aby usprawnić codzienną pracę, warto zintegrować system do faktur z rozwiązaniami takimi jak systemy sprzedażowe (POS, e-commerce), programy magazynowe (WMS), bankowość elektroniczna, systemy ERP, CRM oraz narzędzia do monitorowania płatności i windykacji.

Automatyczne przypomnienia o płatnościach faktur

Twoi klienci nadal nie płacą należności na czas, a Ty w żaden sposób nie reagujesz? Skorzystanie z automatyzacji, która na bieżąco monitoruje terminy płatności i samodzielnie wysyła powiadomienia do kontrahentów, może pomóc Ci w osiągnięciu płynnego cashflow. Bądźmy szczerzy, cyfryzacja windykacji to nie tylko przyspieszenie procesów, ale także znaczące odciążenie dla Twoich pracowników. Ponaglanie klientów to jedno z mniej przyjemnych zadań, przez co jest to zazwyczaj odwlekane, a w niektórych przypadkach wcale niewykonywane. Zostaw to automatyzacji i spraw, aby pracownicy mogli skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Dedykowane raporty i dashboardy do controllingu

Korzystasz z wielu narzędzi z funkcjami do controllingu, ale nadal brakuje Ci jednego, centralnego miejsca do zarządzania finansami firmy? Nowoczesne narzędzia oraz sztuczna inteligencja, pozwalają zautomatyzować procesy związane z analizą i przepływem danych finansowych, jednocześnie minimalizując błędy ludzkie. Takie rozwiązania do automatyzacji controllingu mogą pobierać dane z wielu systemów, takich jak ERP czy CRM, aby aktualizować dashboardy finansowe w czasie rzeczywistym i tym samym zapewnić Ci szybki dostęp do danych. Standardowe podsumowania księgi głównej często nie dostarczają szczegółowej analityki niezbędnej do podejmowania strategicznych decyzji. Dzięki odpowiednim integracjom można tworzyć wielowymiarowe analizy obejmujące sprzedaż, koszty, budżety czy prognozy przepływów finansowych – a to wszystko na jednym, przejrzystym dashboardzie finansowym!

2. Automatyzacja pracy w biurze rachunkowym:

System do zarządzania zadaniami dla biur księgowych

Masz dość ciągłego dopytywania się przez pracowników, czy wszystkie dokumenty klienta są już zaksięgowane? W nowoczesnym biurze rachunkowym warto zautomatyzować procesy związane z kontrolą statusu księgowań u klientów biura. Zautomatyzowany system do zarządzania zadaniami pozwala oznaczać, czy dokumenty zostały już zaksięgowane, czy wciąż czegoś brakuje, a może faktura ma trafić do księgowania w kolejnym miesiącu. Dodatkowo możliwe jest stworzenie funkcjonalności komentarzy (np. dotyczące zawieszenia działalności przez klienta biura), dzięki którym przypływ informacji w biurze rachunkowym byłby uporządkowany, a każda czynność w biurze rachunkowym byłaby zarejestrowana w systemie. Skorzystaj z automatyzacji procesów księgowych i spraw, aby zespół nie musiał nieustannie pytać o aktualny status dokumentów.

Transkrypcje rozmów z użyciem sztucznej inteligencji do zautomatyzowanego do tworzenia zadań

Ile razy w tym miesiącu ktoś z Twoich pracowników zapomniał przekazać ważnych ustaleń z rozmowy telefonicznej z klientem biura? W biurze rachunkowym obsługującym wielu klientów biznesowych kluczowa jest dobra organizacja zleceń przekazywanych telefonicznie. Dzięki skorzystaniu z technologii VoIP możliwe jest nagrywanie rozmów przeprowadzanych przez księgowych i tworzenie auto transkrypcji, na bazie których AI wygeneruje zadania w systemie obsługi klienta biura. Taka automatyzacja procesów w biurze rachunkowym pozwala zminimalizować sytuacje, w których pracownicy zapominają o szczegółach ustaleń i muszą ponownie kontaktować się z klientem. Dodatkowo do takich transkrypcji dostęp mogą mieć wszystkie osoby obsługujące daną firmę, co sprawia, że księgowi nie muszą spędzać dziesiątek godzin miesięcznie na przekazywaniu sobie informacji ustnie czy też mailowo.

Automatyzacja korespondencji i kontroli faktur od klientów

Nadal tracisz czas, aby co miesiąc przypominać klientom o dosyłaniu brakujących faktur kosztowych? Zautomatyzuj proces upominania się o dokumenty! Wdrożenie automatycznej bazy stałych kosztów w połączeniu z pulpitem klienta biura rachunkowego pozwala takiemu systemowi na bieżąco weryfikować, czy wszystkie faktury w danym miesiącu zostały już dostarczone, zgodnie ze schematami księgowymi ustalonymi dla danego klienta. Jeśli brakuje na przykład faktury za leasing czy media, system automatycznie wyśle przypomnienie, eliminując tym samym konieczność ręcznego monitorowania dokumentów i wysyłania kolejnych wiadomości. Taka automatyzacja nie tylko usprawnia obsługę usług księgowych, ale również pozwala wyeliminować błędy ludzkie i znacząco odciąża codzienną pracę biur rachunkowych.

Komunikacja między działami w biurze rachunkowym

Komunikacja w Twoim biurze rachunkowych nadal pozostawia wiele do życzenia? W nowoczesnej księgowości coraz większe znaczenie ma sprawny przepływ danych pomiędzy działami. Jeśli nadal zastanawiasz się nad tym, co warto zautomatyzować, zainwestuj w odpowiednie przesyłanie kluczowych danych, takich jak listy płac czy zestawienia godzin pracy. Dobra komunikacja między działami przyspiesza fakturowanie i wystawianie dokumentów kadrowych. Wsparciem może być również integracja z systemem VoIP, o którym wspominaliśmy w poprzednich akapitach, aby rozmowy telefoniczne z klientami były automatycznie wysyłane pomiędzy działami. Dzięki takim rozwiązaniom czynności w biurze rachunkowym przebiegają sprawniej, a dane finansowe nie giną w natłoku maili czy luźnych rozmów.

Podsumowując, co warto zautomatyzować w księgowości i finansach?

Pomimo że nowoczesne programy księgowe oferują coraz więcej wbudowanych funkcji automatyzacji, wciąż pozostaje wiele obszarów, które można usprawnić i lepiej dopasować do indywidualnych procesów w firmie czy biurze rachunkowym. Integracje z systemami sprzedażowymi, bankowymi czy CRM, automatyczna kontrola kompletności dokumentów, skuteczniejsze zarządzanie zadaniami i komunikacją w zespole to tylko przykłady, gdzie dodatkowa automatyzacja może przynieść realne korzyści. Jeśli widzisz obszary do usprawnień w swoich procesach księgowych, skontaktuj się z nami – jako Sagiton Automation nie boimy się trudnych procesów i chętnie pomożemy Ci zaprojektować rozwiązanie skrojone na miarę Twoich potrzeb.