Wdrożenie AI w księgowości – jak działa taka automatyzacja procesów?

Czym jest automatyzacja procesów księgowych – poznaj przykłady

Automatyzacja procesów księgowych to wykorzystanie nowoczesnych technologii do przejęcia powtarzalnych, żmudnych zadań, które do tej pory wykonywane były ręcznie. Dzięki temu możliwe jest znaczące ograniczenie liczby błędów, oszczędność czasu i zwiększenie jakości obsługi klienta.

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie automatyzacji nie zawsze musi oznaczać zastosowanie systemów opartych na AI. Czasochłonne zadania możemy niwelować także za pomocą statycznych algorytmów, czyli takich, które nie wykorzystują sztucznej inteligencji do dynamicznego podejmowania decyzji, a działają według ściśle określonych zasad.

Do najczęściej automatyzowanych procesów księgowych należą:

• Księgowanie dokumentów – zautomatyzowane przetwarzanie i dekretacja dokumentów finansowych, np. faktur kosztowych czy przychodowych, dzięki integracji z systemami księgowymi, technologiom OCR (optycznego rozpoznawania znaków) oraz AI.
• Wprowadzanie danych z faktur i innych dokumentów – systemy AI potrafią odczytywać dane z paragonów papierowych lub faktur elektronicznych i weryfikować poprawność pól (np. NIP, kwoty, terminy płatności). Takie usprawnienie eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania i uzupełniania danych przez pracowników.
• Kontrolowanie płatności – to usprawnienie pozwala na porównywanie wyciągów bankowych z zapisami księgowymi w czasie rzeczywistym, co upraszcza proces uzgadniania i wykrywania niezgodności w płatnościach.
• Generowanie raportów podatkowych – zautomatyzowane tworzenie deklaracji podatkowych (np. VAT, CIT, PIT) oraz raportów wymaganych przez prawo. Dzięki dostępowi do danych, system może zebrać niezbędne informacje i wygenerować kompletne zestawienia. Pozwala to skrócić czas przygotowania raportów i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Jak widzisz, wykorzystanie AI oraz algorytmów automatyzujących pozwala uprościć i przyspieszyć wiele rutynowych zadań, od wprowadzania faktur po generowanie raportów podatkowych. Dodatkowo zautomatyzowane przepływy pracy (tzw. workflows) ograniczają ryzyko błędów i odciążają pracowników w wykonywaniu powtarzalnych zadań.

Moduły automatyzujące w programach księgowych

Nowoczesne programy dla biur księgowych coraz częściej zawierają rozbudowane moduły automatyzujące. Opierają się one zarówno na wspomnianych przez nas wcześniej statycznych algorytmach, jak i na rozwiązaniach typu księgowość AI, które umożliwiają księgowym szybkie zastosowanie tej technologii w codziennej pracy.

Przykłady modułów do usprawniania procesów biznesowych

Rozwiązania automatyzujące, które natywnie zintegrowane są z danym narzędziem księgowym, to między innymi systemy do:

• automatycznego rozpoznawania i księgowania dokumentów,
• weryfikacji poprawności danych,
• generowania deklaracji podatkowych,
• czy obsługi obiegu dokumentów elektronicznych.

Wiele narzędzi umożliwia również integrację z bankowością online, co pozwala na automatyczne pobieranie wyciągów i uzgadnianie płatności w czasie rzeczywistym. Dzięki temu praca w biurze księgowym jest bardziej spójna, a dostęp do aktualnych danych znacznie szybszy i wygodniejszy.

Ograniczenia gotowych narzędzi do automatyzacji księgowości i faktur

Należy jednak pamiętać, że zarówno każde biuro księgowe jak i każda firma prowadząca własną księgowość wewnętrzną stosuje inny model pracy. Co za tym idzie, oprogramowanie przygotowane dla wielu firm jednocześnie, nie zawsze spełni specyficzne wymogi procesowe Twojego przedsiębiorstwa.

Jeżeli pracujesz w branży księgowej, na pewno nie raz spotkałeś/-aś się z problemem tzw. cyfrowych blokerów – pomimo tego, że posiadasz nowoczesny system, nadal większość pracy wykonujesz ręcznie. Dlaczego tak się dzieje? Powodów może być wiele, ale jako Sagiton Automation najczęściej spotykamy się z trzema blokerami procesów księgowych:

1. Brak czasu i wsparcia szkoleniowego
Pracownicy księgowości często nie mają przestrzeni ani zasobów, aby nauczyć się w pełni korzystać z nowych narzędzi czy funkcji dostępnych w oprogramowaniu. W natłoku bieżących obowiązków trudno im poświęcić czas na szkolenia lub testowanie nowych rozwiązań. Sprawia to, że większość procesów nadal wykonywana jest ręcznie i w formie niezdigitalizowanej, a tym samym potencjał cyfryzacji czy zastosowania AI w księgowości pozostaje niewykorzystany.

2. Brak integracji systemów księgowych z innymi programami używanymi w firmie
W wielu organizacjach program księgowy nie współpracuje płynnie z innymi kluczowymi systemami – np. magazynowym, sprzedażowym, ERP czy CRM. Brak takiej integracji oznacza, że kiedy pracownicy chcą rozpocząć chociażby rozliczanie klientów, muszą logować się do kilku narzędzi i ręcznie przenosić dane pomiędzy nimi. Taki sposób rozliczeń nie jest efektywny – spowalnia pracę i zwiększa ryzyko błędów.

3. Brak kluczowych funkcjonalności specyficznych dla danej firmy
Niektóre systemy księgowe nie uwzględniają specyficznych potrzeb wynikających z procedur obowiązujących w danym biurze czy dziale finansowym. Na przykład u jednego z naszych klientów, księgowa ze względu na ograniczenia w narzędziu do rozliczeń, mogła automatycznie wysyłać fakturę e-mailem tylko do jednej osoby. Tymczasem procedury wewnętrzne wymagały przesłania dokumentu zarówno do klienta, jak i do sprzedawcy. Konieczne było więc wdrożenie dodatkowej automatyzacji, która „rozbudowała” funkcjonalności ich oprogramowania, umożliwiając jednoczesną wysyłkę dokumentów księgowych do kilku adresatów zgodnie z wewnętrznymi zasadami.

Możliwe do wdrożenia automatyzacje oraz rozwiązania AI w księgowości wewnętrznej

Pomimo stale pojawiających się ulepszeń w popularnych programach do księgowania, wiele firm decyduje się na implementację dedykowanych rozwiązań, które są lepiej dopasowane do ich unikalnych procesów i problemów, z jakimi mierzą się na co dzień.

Tak jak pisaliśmy w poprzednich akapitach, standardowe usprawnienia często nie odpowiadają w pełni na specyficzne potrzeby biznesowe, dlatego integracje systemów oraz indywidualnie projektowane moduły automatyzacji stają się coraz bardziej popularne. Poniżej znajdziesz przykłady wykorzystania algorytmów oraz AI dla księgowości do rozbudowania podstawowych wersji programów do rozliczania.

Integracja z systemami sprzedażowymi lub e-commerce

Pomimo tego, że pracownicy korzystają z dedykowanego oprogramowania, procesy finansowo-księgowe w Twojej firmie nadal są czasochłonne? Ręczne przenoszenie informacji pomiędzy narzędziami możesz w łatwy sposób wyeliminować dzięki synchronizacji danych w czasie rzeczywistym! Taka integracja wewnętrznych programów sprawi, że nie tylko pozbędziesz się podatnego na błędy ręcznego uzupełniania informacji, ale także znacząco przyspieszysz przetwarzanie faktur. Aby usprawnić codzienną pracę, firmy często integrują systemy do faktur z rozwiązaniami takimi jak systemy sprzedażowe (POS, e-commerce), programy magazynowe (WMS), bankowość elektroniczna, systemy ERP, CRM oraz narzędzia do monitorowania płatności i windykacji.

Automatyczne przypominanie klientom o konieczności opłaty faktur

Twoi klienci nadal nie płacą należności na czas, a Ty w żaden sposób nie reagujesz? Skorzystaj z inteligentnych asystentów AI, którzy mogą na bieżąco analizować wpłaty, monitorować terminy płatności oraz samodzielnie wysyłać spersonalizowane powiadomienia do kontrahentów

Takie zastosowanie sztucznej inteligencji w księgowości może pomóc Ci osiągnąć znacznie płynniejszy cashflow. Dzięki automatyzacji przypomnienie trafia do klienta zawsze wtedy, kiedy powinno – bez względu na to, jak wiele innych, pilniejszych obowiązków ma w danym momencie Twój zespół. Bo bądźmy szczerzy, ponaglanie klientów to jedno z mniej przyjemnych zadań, z tego powodu pracownicy często odkładają je na później, a czasem nie wykonują go wcale. W efekcie należności pozostają nieopłacone dłużej, niż powinny. Zautomatyzowanie tego procesu eliminuje ten problem: system konsekwentnie przypomina o płatnościach, odciąża pracowników i pomaga utrzymać regularne wpływy.

Dedykowane raporty z asystentami AI

Wiele firm jednocześnie korzysta z kilku systemów do analizy i przetwarzania danych finansowych jednocześnie. Dział marketingu analizuje wydatki w swoim dashboardzie, sprzedaż przelicza CAC w systemie CRM, a osoby z finansów patrzą na faktury jedynie jako koszt – bez uwzględniania tego, jaką korzyść przyniósł dany wydatek. Takie prowadzenie firmy często prowadzi do tego, że przed podjęciem decyzji biznesowej, menadżerowie muszą ręcznie zbierać informacje o cashflow przedsiębiorstwa. Na szczęście, dzięki odpowiednim integracjom i stworzeniu centralnego miejsca do zarządzania finansami firmy, możliwe jest korzystanie z wielowymiarowych analiz obejmujących jednocześnie sprzedaż, koszty, budżety czy prognozy przepływów finansowych. Tego typu rozwiązania pobierają dane finansowe z wielu systemów, takich jak ERP czy CRM, aby aktualizować dashboardy w czasie rzeczywistym i tym samym umożliwiać Ci szybką analizę danych.

Samo stworzenie dashboardu to jednak nie koniec – rozwój sztucznej inteligencji rewolucjonizuje sposób w jaki firmy przetwarzają informacje. Asystenci i agenci AI mogą teraz analizować dane oraz Twoje procesy finansowe, aby wyciągać z nich wnioski i wysyłać Ci zautomatyzowane podpowiedzi. Dodatkowo, dzięki systemom AI, które zajmują się przetwarzaniem danych w czasie rzeczywistym, menadżerowie mogą otrzymywać powiadomienia w przypadku pojawienia się różnego rodzaju odchyleń czy zagrożeń finansowych.

Automatyzacja oraz AI w biurze rachunkowym

W następnych akapitach opowiemy o rozwiązaniach technologicznych, które do swoich procesów moga wdrożyć biura księgowe.

System do zarządzania zadaniami z wykorzystaniem AI

Przy obsłudze wielu klientów łatwo stracić kontrolę nad tym, które dokumenty zostały już przesłane, które czekają na zaksięgowanie, a które wymagają dodatkowej reakcji pracownika. Osoba odpowiedzialna za nadzorowanie zespołu musi wtedy ręcznie sprawdzić postęp prac i dopytywać księgowych o status poszczególnych dokumentów. Im więcej klientów i zadań, tym trudniej zachować pełną zgodność między tym, co wpłynęło od klienta, a tym, co zostało już wykonane.

Rozwiązaniem może być zastosowanie wewnętrznego systemu checklist, w którym księgowi w jednym miejscu zaznaczają wykonane zadania, np. otrzymanie dokumentów, ich weryfikację czy zaksięgowanie. Do poszczególnych pozycji można również dodawać komentarze, uwagi i przypomnienia, dzięki czemu zamiast kilkukrotnie pytać pracownika o ten sam dokument, wystarczy raz zostawić informację przy konkretnym zadaniu. Osoba nadzorująca zespół od razu widzi więc, co zostało już zrobione, a które sprawy nadal wymagają działania.

Taki system można dodatkowo rozbudować o agenta AI, który dzięki integracji z wykorzystywanymi narzędziami sam sprawdzi, jakie dokumenty przesłał klient, rozpozna czego dotyczą i na tej podstawie utworzy odpowiednie zadania dla księgowych. Dzięki takiemu wykorzystaniu AI, księgowość jest lepiej zorganizowana, a sztuczna inteligencja wspiera nie tylko analizę danych, ale również koordynację codziennej pracy zespołu.

Transkrypcje rozmów z użyciem sztucznej inteligencji do zautomatyzowanego do tworzenia zadań

Ile razy w tym miesiącu ktoś z Twoich pracowników zapomniał przekazać ważnych ustaleń z rozmowy telefonicznej z klientem biura? W firmach obsługujących wielu klientów biznesowych kluczowa jest dobra organizacja zleceń przekazywanych telefonicznie. Dlatego też coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na korzystanie z technologii VoIP, dzięki której możliwe jest nagrywanie rozmów. Takie zapisy rozmów księgowych mogą zostać wykorzystane do tworzenia auto transkrypcji, na bazie których narzędzia oparte na sztucznej inteligencji potrafią wygenerować zadania w systemie obsługi klienta.

Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym pozwala zminimalizować sytuacje, w których pracownicy zapominają o szczegółach ustaleń i muszą ponownie kontaktować się z klientem. Dodatkowo do zapisanych transkrypcji dostęp mogą mieć wszystkie osoby obsługujące daną firmę, co sprawia, że księgowi nie muszą spędzać dziesiątek godzin miesięcznie na przekazywaniu sobie informacji ustnie czy też mailowo.

Automatyzacja korespondencji i kontroli faktur od klientów

Nadal tracisz czas, aby co miesiąc przypominać klientom o dosyłaniu brakujących faktur kosztowych? Zautomatyzuj proces upominania się o dokumenty! Wdrożenie bazy stałych kosztów w połączeniu z pulpitem klienta biura rachunkowego pozwala narzędziom AI na bieżąco weryfikować, czy wszystkie faktury w danym miesiącu zostały już dostarczone, zgodnie ze schematami księgowymi ustalonymi dla danego klienta. Jeśli brakuje na przykład faktury za leasing czy media, system automatycznie wyśle przypomnienie, eliminując tym samym konieczność ręcznego monitorowania dokumentów i wysyłania kolejnych wiadomości. Dzięki temu eksperci mogą skupić się na bardziej analitycznych zadaniach lub doradztwie klientom.

Usprawniona komunikacja pomiędzy działami

Komunikacja w Twoim biurze rachunkowych nadal pozostawia wiele do życzenia? W nowoczesnej księgowości coraz większe znaczenie ma sprawny przepływ danych pomiędzy działami. Jeśli nadal zastanawiasz się nad tym, co warto zautomatyzować, zainwestuj w odpowiednie przesyłanie kluczowych danych, takich jak listy płac czy zestawienia godzin pracy. Dobra komunikacja między działami przyspiesza fakturowanie i wystawianie dokumentów kadrowych. Wsparciem może być również integracja z systemem VoIP, o którym wspominaliśmy w poprzednich akapitach, aby rozmowy telefoniczne z klientami były automatycznie wysyłane pomiędzy działami. Dzięki takim rozwiązaniom czynności w biurze rachunkowym przebiegają sprawniej, a dane finansowe nie giną w natłoku maili czy luźnych rozmów.

Czy wdrożenie AI w księgowości jest bezpieczne?

Tak, wdrożenie AI w księgowości może być przeprowadzone w sposób bezpieczny. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie tej technologii do jakichkolwiek firmowych systemów, a szczególnie tych przetwarzających dane osobowe, finansowe lub inne informacje wrażliwe, wymaga zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Dotyczy to również wykorzystania AI do automatyzacji procesów księgowych, gdzie systemy mogą uzyskiwać dostęp do dużej ilości poufnych danych klientów.

O tym, jak zabezpieczać takie rozwiązania, m.in. poprzez odpowiednie zarządzanie dostępami, anonimizację danych, monitoring czy mechanizmy ludzkiej akceptacji, szerzej pisaliśmy w artykule o cyberbezpieczeństwie w zautomatyzowanych procesach: https://www.sagiton.pl/blog/automatyzacja-procesow-a-bezpieczenstwo-danych

Przy implementacji AI, kluczowe znaczenie ma przede wszystkim wybór odpowiedniego partnera technologicznego, który już na etapie projektowania rozwiązania powinien potrafić zidentyfikować potencjalne zagrożenia i właściwie zabezpieczyć przepływ danych. Wybierając agencję automatyzacji posiadającą doświadczenie również w cyberbezpieczeństwie, możesz bezpiecznie wdrażać AI i automatyzować kolejne zadania bez rezygnowania z kontroli nad firmowymi danymi.

Podsumowując, kiedy warto stosować automatyzację oraz sztuczną inteligencję w księgowości?

Pomimo że nowoczesne programy księgowe oferują coraz więcej wbudowanych funkcji usprawniających procesy, wciąż pozostaje wiele obszarów, które można przyspieszyć i lepiej dopasować do indywidualnych procedur firm. Integracje z systemami sprzedażowymi, bankowymi czy CRM, automatyczna kontrola kompletności dokumentów, skuteczniejsze zarządzanie zadaniami i komunikacją w zespole to tylko przykłady, gdzie dodatkowe zastosowanie AI dla księgowości może przynieść realne korzyści. Jeśli widzisz obszary do usprawnień w swoich procesach księgowych, skontaktuj się z nami – jako Sagiton Automation nie boimy się trudnych procesów i chętnie pomożemy Ci zaprojektować rozwiązanie skrojone na miarę Twoich potrzeb.