Przepływy pracy – czym jest workflow w firmie? Przykłady wdrożeń

Czym jest workflow?

Workflow, z angielskiego przepływ pracy, to w prostych słowach sposób, w jaki wykonywana jest praca mająca na celu ukończenie danego procesu biznesowego. Workflow istnieje w każdym przedsiębiorstwie, ponieważ w każdym z nich pracownicy wykonują pewne czynności, aby osiągnąć wyznaczony wcześniej cel.

Więc kiedy firmy pytają nas o wdrożenie workflow, tak naprawdę co mają na myśli, to wdrożenie ustrukturyzowanego przepływu pracy (posiadającego twardo ustalone reguły) lub zautomatyzowanie workflow, czyli wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych (o tym opowiemy w następnym akapicie).

Poniżej znajdziesz kilka przykładów workflow, które istnieją (prawie) w każdej firmie – czy są one uporządkowane czy nie, pracownicy z reguły wykonują te czynności:

• workflow do wystawiania faktur,
• workflow podpisywania dokumentów z nowymi kontrahentami,
• workflow on i off-boardingu pracowników,
• workflow tworzenia i rozsyłania raportów.

Jak widzisz, workflow to nawet najprostsze działania wykonywane podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Co jest ważne natomiast, to fakt aby przepływy pracy w firmach systematyzować, opisywać i nadzorować.

Nadzorowanie przepływów pracy – dlaczego odpowiednie zarządzanie workflow jest ważne?

Dlaczego zarządzanie workflow jest kluczowe w kontekście usprawniania procesów w firmie? Odpowiednio uporządkowane systemy workflow pomagają menadżerom nadzorować pracę i przepływ informacji, a pracowników wspierają w szybszym i sprawniejszym wykonywaniu zadań. Takie zmiany mają znaczący wpływ na oszczędność czasu w przedsiębiorstwach, według raportu Asany:

"Pracownicy umysłowi szacują, że usprawnienie procesów pozwoliłoby im zaoszczędzić 4,9 godziny tygodniowo, co w skali roku daje ponad sześć tygodni roboczych" – Raport Asana Anatomy of Work Global Index 2023

Weźmy jako przykład wspomniany już workflow do onboardingu pracowników. Załóżmy, że w naszym dziale HR zatrudnione są 3 osoby. Kiedy przychodzi moment wdrożenia nowego pracownika, zespół za każdym razem wykonuje mniej więcej ten sam zestaw zadań: przygotowuje dokumenty, zbiera wymagane informacje, przekazuje je do odpowiednich osób i pilnuje kolejnych etapów wdrożenia.

Problem pojawia się wtedy, gdy cały ten proces funkcjonuje wyłącznie na podstawie przyjętych w zespole zwyczajów. Nie ma jednego, jasno określonego schematu postępowania. Przy jednym onboardingu dokumenty przygotowuje jedna osoba, przy kolejnym robi to ktoś inny. Czasami pracownicy muszą ustalić między sobą, kto powinien zająć się konkretnym zadaniem. Innym razem tracą czas na sprawdzanie, u kogo znajdują się potrzebne dokumenty albo jaki właściwie powinien być kolejny krok. Łatwo też o pominięcie któregoś z etapów, szczególnie jeśli onboardingów jest kilka jednocześnie.

Sytuacja ta wyglądałaby zupełni inaczej, gdyby firma miała ustalony jasny workflow onboardingu, na przykład za pomocą tzw. mapy procesu, na której rozpisane są poszczególne czynności wykonywane przez pracowników. Na potrzeby tego artykułu, przygotowaliśmy uproszczoną wizualizację takiego workflow:

Dodatkowo, oprócz tego, że spisanie procesu pomaga na co dzień uporządkować pracę i zwiększyć jej efektywność, ułatwia również późniejsze doskonalenie sposobu działania organizacji. Gdy poszczególne etapy są jasno określone, znacznie łatwiej wychwycić niezgodności, opóźnienia czy miejsca, w których proces nie przebiega zgodnie z założeniami. Menedżer może wówczas zestawić opisany workflow z tym, jak proces wygląda w rzeczywistości, i sprawdzić, na których etapach najczęściej pojawiają się problemy. Pozwala to zidentyfikować tzw. wąskie gardła, czyli miejsca, w których zadania się kumulują, realizacja trwa zbyt długo albo dochodzi do powtarzających się błędów.

Na tej podstawie można zaproponować konkretne zmiany w procesie, a następnie wprowadzić je do istniejącego workflow. Co ważne, zarządzanie przepływem pracy staje się wtedy znacznie prostsze również od strony komunikacyjnej. Zmodyfikowany proces można w czytelny, nawet graficzny sposób przedstawić pracownikom, jasno wskazując, co się zmienia, kto odpowiada za dany etap i jak od tej pory powinien wyglądać przebieg pracy.

Wdrożenie systemu workflow daje firmie nie tylko uporządkowany schemat działania, ale także punkt odniesienia do jego dalszej optymalizacji.

Workflow a automatyzacja procesów biznesowych

Teraz, kiedy już wiesz co to jest workflow, możemy przejść do omówienia technologii, przez którą w ostatnich latach ten temat stał się tak popularny, czyli automatyzacji. Dzięki temu, że podczas spisywania workflow, wiemy dokładnie jakie czynności, kiedy i przez kogą są (a przynajmniej powinny być) wykonywane, taki zobrazowany przepływ pracy jest doskonałą podstawą do automatyzacji procesów biznesowych.

Tak naprawdę w nowoczesnym biznesie, workflow to dopiero początek. Największe poprawy efektywności procesów firmy uzyskują właśnie dzięki zastosowaniu automatyzacji.

Załóżmy, że jako firma chcąca usprawnić sprzedaż zgłaszasz się do agencji automatyzacji, gdyż wykorzystanie AI wydaje Ci się naturalnym krokiem w stronę efektywności. Pierwszym ważnym pytaniem, które zada specjalista ds. automatyzacji będzie "A czy Państwo mają już spisane procesy?" lub "Jak wygląda takie workflow sprzedaży w Państwa firmie?". Te informacje potrzebne są firmie automatyzującej, aby dowiedzieć się m.in.:

• które czynności w procesie są powtarzalne i można je zautomatyzować, a które lepiej nadal wykonywać manualnie,
• ile zajmuje aktualnie realizacja zadań i o ile uda się ją przyspieszyć,
• jak wysokie jest ryzyko błędów w obecnym procesie,
• ile osób będzie korzystało z systemu automatyzacji,
• z jakich narzędzi korzystają pracownicy i jakie integracje pomiędzy nimi zastosować.

W momencie kiedy masz już zmapowane procesy i opisane reguły dot. wykonywania danych czynności, firma automatyzująca będzie mogła szybciej przejść do samej automatyzacji workflow.

Oczywiście, jeśli nie wiesz jak dokładnie wyglądają workflow w Twoim przedsiębiorstwie lub dziale, nie oznacza to, że musisz przekładać temat automatyzacji. Aktualnie wiele agencji automatyzujących specjalizuje się nie tylko we wdrażaniu usprawnień, ale także w tworzeniu tzw. BPMN (Business Process Model and Notation), czyli graficznych map procesów. Taką firmą jest także Sagiton – jako agencja automatyzacji pomagamy naszym klientom kompleksowo, od przeprowadzenia audytu procesów, przez ich zmapowanie, aż po projektowanie i implementację systemów automatyzacji. Więcej o tych usługach przeczytasz na naszej podstronie: https://www.sagiton.pl/uslugi/audyty-procesow-biznesowych

Jak wygląda automatyzacja workflow – przykłady

Aby zobrazować Ci, jaka jest różnica pomiędzy procesem workflow wykonywanym manualnie, a takim w którym korzystamy z automatyzacji lub AI, poniżej znajdziesz przykłady w formie "przed i po":

Obieg faktur i dokumentów księgowych

W tradycyjnym modelu pracownicy księgowości muszą regularnie monitorować skrzynkę odbiorczą i śledzić, czy pojawiły się na niej nowe faktury. Następnie każdą z nich trzeba odpowiednio opisać, opłacić w terminie i ręcznie zarchiwizować w przeznaczonym do tego folderze. Przy większej liczbie dokumentów taki proces wymaga ciągłego kontrolowania kolejnych wiadomości i łatwo staje się czasochłonny.

Po digitalizacji tego procesu workflow może wyglądać zupełnie inaczej. System wykorzystujący AI może samodzielnie monitorować skrzynkę, rozpoznawać wiadomości zawierające faktury, pobierać dokumenty, nadawać im odpowiednie nazwy i zapisywać je we właściwych folderach. Dodatkowo raz w tygodniu może przesyłać zespołowi księgowemu, np. za pośrednictwem komunikatora, listę faktur, których termin płatności się zbliża. Dzięki temu pracownicy mogą zająć się nimi jednorazowo, zamiast każdego dnia ręcznie śledzić napływające wiadomości. Pozwala to eliminować powtarzalne czynności i sprawia, że cały proces staje się bardziej efektywny.

Przygotowywanie raportów operacyjnych

Aby firmy mogły efektywnie zarządzać działaniami, co jakiś czas warto przygotować raport, np. z wynikami finansowymi poszczególnych zespołów. Stworzenie takiego zestawienia często wymaga od menedżerów wykonania sekwencji powtarzalnych zadań – kopiowania, przeliczania i porządkowania danych, co jest zazwyczaj bardzo czasochłonne.

Digitalizacja procesów pozwala natomiast na generowanie raportów w sposób zautomatyzowany. Automatyczny system workflow może zbierać informacje z różnych narzędzi, odpowiednio je porządkować, przedstawiać w formie graficznej, a nawet wyciągać z nich wnioski. Zwiększa to efektywność pracy nad danymi i sprawia, że pracownikom często pozostaje jedynie weryfikacja lub wyeksportowanie gotowego dokumentu.

Oprogramowanie i systemy workflow

Na rynku dostępne są różnego rodzaju systemy do zarządzania procesami biznesowymi, nazywane również platformami workflow. Pozwalają one przenieść opisany wcześniej przebieg procesu do jednego narzędzia: odwzorować jego kolejne etapy, przypisać do nich odpowiedzialne osoby, ustalić terminy i określić zasady przechodzenia między poszczególnymi krokami. Coraz częściej takie rozwiązania umożliwiają również automatyzację części czynności, np. wysyłanie powiadomień, tworzenie zadań czy przekazywanie danych pomiędzy narzędziami.

Do tej grupy można zaliczyć zarówno dedykowane systemy workflow, jak i bardziej rozbudowane oprogramowanie do zarządzania zadaniami i pracą zespołów. Przykładem jest platforma ClickUp, która oprócz organizowania zadań i workflow rozwija również funkcje wykorzystujące AI, takie jak agenci wspierający pracowników w wykonywaniu powtarzalnych i administracyjnych czynności.

Dobre oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pozwala więc nie tylko graficznie zamodelować procesy, ale również powiązać je z rzeczywistymi zadaniami wykonywanymi w firmie oraz wprowadzić do nich automatyczne reguły. Dzięki temu informacje o przebiegu pracy są zgromadzone w jednym miejscu i tym samym umożliwiają menedżerom efektywne zarządzanie workflow.

Case study: Wdrożenie workflow obiegu dokumentów w dziale administracji

Jakiś czas temu mieliśmy okazję stworzyć system workflow usprawniający obieg dokumentów w dziale administracji. Punktem wyjścia był proces podpisywania umów i zleceń, który za każdym razem wyglądał nieco inaczej. Pracownicy ustalali między sobą, kto zajmie się konkretnym dokumentem, a po przekazaniu go np. do handlowca, administracja często traciła kontrolę nad tym, na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Odpowiedzialność była rozproszona, a śledzenie statusu dokumentów wymagało dodatkowych wiadomości i ręcznych ustaleń.

Dlatego zaprojektowaliśmy dopasowany system workflow, który pozwolił uporządkować cały proces obsługi dokumentów. Pracownicy administracji zyskali jedno miejsce, w którym mogą sprawdzić m.in., kiedy umowa została zgłoszona do podpisu, kto aktualnie jest za nią odpowiedzialny i na jakim etapie się znajduje.

W ramach rozwiązania przygotowaliśmy również przejrzyste formularze z odpowiednimi walidacjami. Dzięki nim osoby podpisujące dokumenty z firmą samodzielnie podają wymagane dane w odpowiednim formacie. Takie zautomatyzowane workflow eliminuje konieczność wielokrotnego dopytywania o brakujące informacje, ogranicza liczbę błędów i zmniejsza potrzebę ponownego kontaktu z klientem.

Jeżeli podpis dokumentu się opóźnia, oprogramowanie może dodatkowo automatycznie wysłać przypomnienie do odpowiedniej osoby. Pracownicy nie muszą więc ręcznie sprawdzać statusu każdej umowy ani pamiętać o kolejnych działaniach.

Taka automatyzacja administracji pozwoliła zaoszczędzić 110 godzin miesięcznie. To dobry przykład tego, jak odpowiedni system workflow może uporządkować obieg informacji, przyspieszyć procesy i ułatwić ich bieżące nadzorowanie.

Zarządzanie przepływami pracy – co warto zapamiętać

Dzięki temu artykułowi wiesz już czym jest i jak działa workflow, dlaczego tak często mówimy o nim w kontekście BPA (business process automation), a także jak działają platformy i narzędzia workflow.

Już samo uporządkowanie i spisanie przebiegu pracy pomaga firmie lepiej kontrolować procesy, przypisywać odpowiedzialności, szybciej zauważać opóźnienia i wąskie gardła oraz świadomie wprowadzać zmiany. Dzięki temu zamiast działać na podstawie nieformalnych ustaleń, zespół ma jasny punkt odniesienia i może łatwiej ocenić, co dobrze funkcjonuje, a co wymaga poprawy.

Pamiętaj jednak, że największy potencjał oszczędności pojawia się wtedy, gdy część powtarzalnych czynności przejmują systemy. Ograniczenie ręcznej pracy, zautomatyzowanie pilnowania terminów czy przenoszenia danych między narzędziami pozwala skrócić czas realizacji procesów, zmniejszyć liczbę błędów i odciążyć pracowników od zadań, które nie wymagają ich bezpośredniego zaangażowania.