Czym jest audyt organizacyjny? Poznaj 3 oznaki tego, że warto go przeprowadzić 

Co to jest audyt organizacyjny i po co się go przeprowadza?

Audyt organizacyjny to nic innego jak analiza tego, w jaki sposób funkcjonuje dana firma. Zazwyczaj taką diagnozę wykonują zewnętrzni audytorzy, którzy poznają przedsiębiorstwo za pomocą cykli spotkań (w formie online lub stacjonarnie) z kadrą kierowniczą oraz wyznaczonymi interesariuszami.

Audyty organizacyjne mogą skupiać się na różnych aspektach prowadzenia działalności, są to między innymi:

• audyty stanowisk pracy i struktury organizacyjnej – analiza podziału ról, odpowiedzialności i zależności między stanowiskami w celu wykrycia luk kompetencyjnych, nakładających się obowiązków czy niejasnego zakresu odpowiedzialności;
• audyt efektywności procesów w danym obszarze – ocena sposobu realizacji wybranych procesów oraz identyfikacja zbędnych działań, wąskich gardeł i innych czynników obniżających efektywność pracy;
• audyt kultury organizacyjnej i komunikacji wewnętrznej – analiza sposobu współpracy i przepływu informacji w firmie, a także wartości, postaw i zachowań wpływających na zaangażowanie pracowników,
• audyt technologiczny – sprawdzenie aktualnie wykorzystywanych przez firmę rozwiązań technologicznych, ich efektywności, a czasem również bezpieczeństwa.

Decyzja o wykonaniu głębszej analizy często wynika z nieprawidłowości zauważanych w codziennym funkcjonowaniu firmy, ale nie tylko. Impulsem do jego wykonania może być również rozwój organizacji, planowane zmiany czy potrzeba zwiększenia efektywności wybranych obszarów działalności.

Należy jednak pamiętać, że samo wskazanie problemów i obszarów wymagających usprawnień nie wystarczy, aby poprawić funkcjonowanie firmy. O tym, co zrobić, aby wnioski z audytu faktycznie przełożyły się na wyniki organizacji, opowiemy w dalszych częściach artykułu.

Na razie skupimy się na sygnałach, które mogą świadczyć o tym, że warto bliżej przyjrzeć się sposobowi funkcjonowania naszej organizacji.

3 oznaki tego, że Twoja organizacja powinna przeprowadzić audyt

W małych i średnich przedsiębiorstwach, które nie posiadają wyspecjalizowanych działów audytowych ani nie korzystają na co dzień ze wsparcia zewnętrznych audytorów, niektóre problemy organizacyjne mogą przez długi czas pozostawać niezauważone. Właśnie dlatego ważne jest, aby menedżerowie zwracali uwagę na sygnały świadczące o tym, że sposób funkcjonowania firmy wymaga dokładniejszej analizy.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, audyty organizacyjne mogą dotyczyć różnych obszarów działalności i realizować różne cele. Nie każdy z poniższych problemów będzie więc wymagał przeprowadzenia dokładnie takiego samego rodzaju analizy. Każdy z nich może jednak być sygnałem, że warto bliżej przyjrzeć się temu, co dzieje się wewnątrz organizacji.

Zaangażowanie pracowników spada

Choć wiele firm z sektora MŚP nie monitoruje regularnie poziomu zaangażowania pracowników, jego wyraźny spadek może świadczyć o konieczności dokładniejszego przyjrzenia się kulturze organizacyjnej lub sposobowi realizacji codziennych procesów.

Zazwyczaj badanie zaangażowania pracowników leży po stronie działu HR i odbywa się między innymi za pomocą ankiet pracowniczych. Takie narzędzia mogą jednak nie wystarczyć do zidentyfikowania wszystkich źródeł problemu. Przykładowo, przyczyną frustracji zespołu mogą być żmudne i nieefektywne procesy, niejasny podział odpowiedzialności czy brak realnego wpływu menedżerów na ważne decyzje podejmowane w firmie.

W takich przypadkach problem niekoniecznie leży więc w samym środowisku pracy, ale w sposobie funkcjonowania całej organizacji. Audyt pozwala spojrzeć na te zależności szerzej i zidentyfikować obszary, których usprawnienie nie zawsze wymaga dużych inwestycji, a może znacząco poprawić zarówno komfort pracy, jak i efektywność zespołu.

Dane są rozproszone, a podejmowanie decyzji trwa „w nieskończoność”

W wielu firmach problemem nie jest brak danych, ale ich nadmiar i rozproszenie. Poszczególne informacje znajdują się w różnych systemach, arkuszach, raportach czy nawet w wiedzy konkretnych pracowników, przez co zebranie ich w całość przed podjęciem decyzji wymaga dużej ilości czasu.

W efekcie kadra zarządzająca, mimo dostępu do wielu informacji, nadal podejmuje część decyzji „na wyczucie”. Dane dotyczące sprzedaży, finansów, produkcji czy magazynu nie zawsze są ze sobą połączone, a poszczególne działy mogą korzystać z różnych źródeł informacji i inaczej interpretować te same wskaźniki.

Taka sytuacja prowadzi nie tylko do wydłużenia procesu decyzyjnego. Może również powodować błędy, wykonywanie tych samych czynności przez kilka osób czy konieczność ręcznego sprawdzania informacji, które firma już posiada, ale przechowuje je w kilku różnych miejscach.

Audyt organizacyjny lub procesów może pomóc odnaleźć miejsca, w których przepływ danych zostaje zaburzony, a także określić, które działania warto uporządkować, uprościć lub zautomatyzować.

Rozproszone dane są bowiem często jedynie objawem większego problemu z przepływem informacji i współpracą pomiędzy poszczególnymi obszarami organizacji.  Zewnętrzni audytorzy pomagają spojrzeć na te zależności całościowo i znaleźć rzeczywistą przyczynę trudności.

Koszty funkcjonowania organizacji wzrosły

Rosnące koszty działalności mogą mieć bardzo różne źródła. Mogą dotyczyć zatrudnienia i utrzymania pracowników, kar lub potrąceń wynikających z opóźnień, kosztów realizacji konkretnych procesów, a nawet działań marketingowych czy sprzedażowych. W zależności od źródła problemu pomocny może być więc zarówno ogólny audyt organizacyjny, jak i analiza konkretnego obszaru firmy.

Jednym z celów takiego audytu jest identyfikacja tzw. wąskich gardeł, czyli miejsc, które spowalniają działanie organizacji, generują niepotrzebne koszty lub wymagają wykonywania czynności, które nie przynoszą firmie proporcjonalnej wartości.

Czasami źródło dodatkowych kosztów może być przy tym zaskakująco proste. Po przeprowadzeniu audytu może się na przykład okazać, że dział sprzedaży każdego miesiąca segreguje dokumentację dotyczącą kosztów klientów, mimo że dokładnie tę samą pracę wykonuje również dział księgowy. Żaden z zespołów nie wie jednak o działaniach drugiego, dlatego przez wiele miesięcy firma ponosi koszt wykonywania tego samego procesu dwukrotnie.

Właśnie takie niewidoczne na pierwszy rzut oka nieefektywności mogą z czasem znacząco wpływać na koszty funkcjonowania całej organizacji. Audyt pomaga je zidentyfikować i ocenić, które procesy rzeczywiście wymagają zmiany.

Jak wybrać firmę konsultingową do audytu procesów?

Wybór firmy konsultingowej jest kluczowym etapem, ponieważ nie każda firma oferuje taki sam zakres audytu. Warto więc sprawdzić doświadczenie audytorów oraz to, czy w swoich audytach skupiają się na całościowym zarządzaniu w firmie, czy przede wszystkim na poprawie efektywności poszczególnych obszarów.

Istotne jest również to, jakie obszary zostaną zbadane. Wiele zespołów konsultingowych potrafi zidentyfikować wąskie gardła i rozpisać procesy pracy, ale nie posiada pracowników z kompetencjami technicznymi, którzy mogliby zapewnić doradztwo w zakresie wykorzystywanych narzędzi i aplikacji. W efekcie Twoja firma otrzyma rekomendacje zmian, ale niekoniecznie dowie się, na jaki system warto wymienić przestarzały ERP, który spowalnia codzienną pracę.

Wybór powinien więc zależeć przede wszystkim od wyniku audytu, który chcemy uzyskać. Jeżeli problem w dziale sprzedaży wynika z dużej rotacji pracowników, wystarczające mogą okazać się audyty struktury organizacyjnej. Jeśli zależy nam jednak na kompleksowym spojrzeniu na procesy, ich restrukturyzacji, analizie dokumentacji i wykorzystywanych technologii, warto wybrać firmę posiadającą doświadczenie nie tylko w analizie procesów, ale również w obszarze technologii, zarządzania zmianą i automatyzacji.

W Sagiton Automation przeprowadzamy audyty procesów biznesowych, które pozwalają na identyfikację wąskich gardeł w firmach naszych klientów. Po każdym audycie klient otrzymuje zmapowane obecne procesy, obiektywne rekomendacje zmian oraz gotowe scenariusze automatyzacji, które może wdrożyć również z innym dostawcą. Audyt organizacyjny firmy przygotowujemy w taki sposób, aby organizacja była gotowa do transformacji cyfrowej. Wyniki udostępniamy w interaktywnej aplikacji zawierającej między innymi poziomy dostępu, wyliczenia ROI, prognozowane oszczędności oraz chatbota AI odpowiadającego na pytania dotyczące audytu.

Case study: Audyt procesów biznesowych dla firmy z branży finansowej

Jak wspomnieliśmy wcześniej, nasze audyty nie ograniczają się jedynie do identyfikowania problemów. Klienci otrzymują również konkretne rekomendacje zmian, a w zależności od potrzeb także propozycję architektury systemu, integracji pomiędzy wykorzystywanymi narzędziami lub automatyzacji wybranych działań.

Przykładem jest audyt przeprowadzony dla firmy z sektora finansowego, która każdego dnia obsługiwała dużą liczbę dokumentów i spraw. Ich ręczna analiza, klasyfikowanie oraz przekazywanie do odpowiednich zespołów zajmowały dużo czasu i utrudniały skalowanie procesu. Celem audytu było sprawdzenie, w jaki sposób sztuczna inteligencja może usprawnić te działania bez utraty kontroli nad jakością i bezpieczeństwem danych.

W ciągu 15 dni roboczych przeanalizowaliśmy obecny sposób pracy, procedury, źródła danych, punkty decyzyjne oraz występujące wyjątki. Następnie zaprojektowaliśmy docelowy obieg dokumentów, obejmujący między innymi automatyczne przypisywanie spraw, uzupełnianie danych i integrację z obecnymi narzędziami klienta. W czynnościach wymagających oceny lub zatwierdzenia pozostawiliśmy udział pracownika.

Efektem audytu był raport liczący ponad 200 stron. Zawierał on nie tylko mapę obecnych i docelowych procesów, ale również propozycję architektury rozwiązania, rekomendowaną kolejność wdrożenia oraz ocenę opłacalności poszczególnych automatyzacji. Uwzględniliśmy także elementy niezbędne do bezpiecznego wykorzystania AI, takie jak poziomy dostępu, możliwość prześledzenia wykonanych operacji, kontrola człowieka i jednoznaczne określenie odpowiedzialności za podejmowane decyzje.

Audyt organizacji jako początek optymalizacji procesów

Audyt organizacyjny może być pierwszym krokiem do uporządkowania sposobu działania firmy i wskazania obszarów, które wymagają usprawnienia. Dobrze przeprowadzona analiza pomaga przyspieszyć realizację zadań, ograniczyć zbędne koszty i lepiej wykorzystać dostępne zasoby. W efekcie firma może zwiększyć efektywność procesów, a tym samym poprawić swoją rentowność. Jeśli chcesz zoptymalizować procedury w swojej organizacji, skontaktuj się z nami.