PIM i Strategia Omnichannel: Jak uporządkować dane produktowe w wielokanałowej sprzedaży

Problem: Chaos w danych produktowych

Wyobraźmy sobie hurtownię elektrotechniczną z asortymentem od setek dostawców. Jeden producent przesyła informacje produktowe w PDF, inny w Excelu, a kolejny na portalu B2B, często bez zdjęć czy szczegółowych parametrów. Wprowadzenie produktu do systemu ERP, a potem do CMS sklepu internetowego, wymaga ręcznego przepisywania danych, co pochłania godziny. Publikacja na Allegro? Trzeba stworzyć nowy opis, bo informacje produktowe z ERP zawierają tylko podstawy, jak SKU czy cena. W efekcie klient widzi różne ceny, opisy czy zdjęcia w zależności od kanału sprzedaży. To rodzi zamieszanie, podważa zaufanie i prowadzi do zwrotów, gdy np. dostarczony produkt ma inną obudowę niż na zdjęciu.

Sytuację komplikują różnice w wymaganiach kanałów sprzedaży. Na polskim rynku opis produktu musi być w języku polskim, ale na Amazonie wymagana jest wersja angielska zgodna z lokalnymi regulacjami. Certyfikaty czy aprobaty techniczne różnią się w zależności od regionu, a marketplace’y narzucają własne hierarchie produktowe i atrybuty. Bez centralnego systemu zarządzania danymi (tzw. centralized product information) i odpowiedniej strategii wielokanałowej (tzw. omnichannel strategy) firmy toną w chaosie, tracąc czas i pieniądze na ręczne poprawki.

Krótka historia problemu zarządzania produktami

Na początku XXI wieku, wraz z rozwojem e-commerce, firmy zaczęły sprzedawać przez wiele kanałów – sklepy online, marketplace’y, aplikacje mobilne. Wszystkie dane produktowe były rozproszone: w ERP, CMS, arkuszach kalkulacyjnych. Ręczne zarządzanie prowadziło do błędów, a klienci zaczęli oczekiwać spójności – tej samej ceny i opisu w każdym kanale. Brak standaryzacji i centralizacji danych stał się barierą dla skalowania biznesu. Firmy potrzebowały rozwiązania, które pozwoliłoby uporządkować dane i dostosować je do różnych kanałów sprzedaży.

Rozwiązanie: Wdrożenie systemu PIM, DAM i Omnichannel marketing

Aby sprostać tym wyzwaniom, powstały systemy PIM (Product Information Management), DAM (Digital Asset Management) oraz strategie omnichannel. Razem tworzą one ekosystem, który pozwala firmom zarządzać danymi i dostarczać spójne doświadczenie zakupowe poprzez catalog management – czyli proces organizowania, aktualizowania i udostępniania informacji o produktach w celu zapewnienia ich dokładności i spójności we wszystkich miejscach sprzedaży.
‍

PIM software: Centralizacja i standaryzacja informacji produktowej

PIM to system, który centralizuje wszystkie dane produktowe – od numerów SKU, przez opisy, ceny, po specyfikacje techniczne i relacje między produktami (np. w przypadku produktów komplementarnych), stanowiąc jedyne źródło prawdy dla tych danych (single source of truth). Zamiast ręcznie przepisywać dane z PDF-ów, PIM dla produktów importuje je od dostawców, standaryzuje (np. mapując na klasyfikację ETIM) i umożliwia łatwe dostosowanie do różnych kanałów sprzedaży. Na przykład, dla sklepu internetowego opis może być szczegółowy, a dla Allegro krótki i marketingowy. PIM pozwala też zarządzać wielojęzycznymi wersjami danych, certyfikatami czy aprobatami technicznymi, dostosowując je do wymogów lokalnych rynków.

Od PIM do PXM: Budowanie angażującego doświadczenia produktowego

Podczas gdy PIM dla produktów koncentruje się na centralizacji i standaryzacji danych produktowych, PXM (Product Experience Management) idzie o krok dalej, kładąc nacisk na tworzenie spójnego i angażującego doświadczenia klientów. PXM wykorzystuje dane zarządzane w systemie PIM, aby dostarczać personalizowane, kontekstowe i emocjonalnie angażujące treści w każdym punkcie styku z klientem – czy to w sklepie internetowym, na marketplace’ach, w aplikacjach mobilnych czy w mediach społecznościowych (tzw. doświadczenie produktowe omnichannel). Na przykład, PXM pozwala dostosować sposób prezentacji produktu (np. wizualizacje, storytelling, rekomendacje) do preferencji konkretnego segmentu klientów (tzw. customer experience optimization), zwiększając ich zaangażowanie i lojalność. W połączeniu ze strategią PXM, system PIM pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie danymi, ale także budowanie wyjątkowych doświadczeń dla klientów, które wyróżniają je na tle konkurencji w strategii omnichannel.

Automated Data Management: Silnik napędowy PIM i PXM

Kluczowym elementem wspierającym PIM system, jest automatyczne zarządzanie danymi (Automated Data Management). To proces, który wykorzystuje technologię do automatycznego zbierania, standaryzacji, przetwarzania i aktualizowania danych produktowych bez konieczności ręcznej interwencji. Automatyczne zarządzanie danymi pozwala na importowanie informacji od dostawców, czyszczenie danych (np. usuwanie duplikatów, ujednolicanie formatów) i synchronizację w czasie rzeczywistym z różnymi kanałami sprzedaży, takimi jak Allegro, Amazon czy sklepy internetowe. W kontekście PXM automatyzacja umożliwia dynamiczne dostosowywanie treści produktowych do zachowań i preferencji klientów, np. poprzez personalizowane rekomendacje czy automatyczne tłumaczenie opisów na różne języki. Dzięki automatycznemu zarządzaniu danymi firmy oszczędzają czas, minimalizują błędy i zapewniają spójność danych we wszystkich kanałach, co jest fundamentem skutecznej strategii omnichannel.

Data Validation Workflow: Współpraca i kontrola jakości danych

System PIM pozwala również wdrożyć proces walidacji danych (Data Validation Workflow), który angażuje różne osoby w firmie i opiera się na precyzyjnym zarządzaniu uprawnieniami. W tym procesie wszystkie dane produktowe są uzupełniane, weryfikowane i akceptowane przez różne role, takie jak copywriterzy, menedżerowie produktu czy country managerowie, z uwzględnieniem różnych poziomów dostępu. Na przykład, copywriter może tworzyć i edytować opisy produktowe, ale dopiero country manager zatwierdza je przed publikacją, aby zapewnić zgodność z lokalnymi wymogami rynkowymi lub strategią marki (tzw. data quality insights). System PIM pozwala na definiowanie ról i uprawnień, co umożliwia skonfigurowanie przepływu pracy, w którym każdy uczestnik ma dostęp tylko do odpowiednich danych i funkcji. Taki proces nie tylko zapewnia wysoką jakość i spójność danych, ale także usprawnia współpracę między zespołami, minimalizuje ryzyko błędów (np. publikacji niekompletnych opisów) i przyspiesza wprowadzanie produktów na rynek.

Master Data Management: Łączenie PIM i BPA w kompleksowy system zarządzania danymi

PIM pomaga w zarządzania danymi produktowymi, ale jego pełny potencjał można uwolnić, integrując go z szerszym systemem MDM (Master Data Management) przy wsparciu usług automatyzacji procesów biznesowych (Business Process Automation, BPA). MDM obejmuje wszystkie kluczowe dane podstawowe w organizacji – nie tylko informację i zarządzanie produktami z PIM, ale także dane klientów, dostawców, pracowników czy finansów – tworząc single source of truth. Dzięki temu MDM zapewnia spójność danych w różnych systemach, takich jak ERP, CRM czy OMS, co jest kluczowe w strategii omnichannel.

Usługi automatyzacji procesów biznesowych (BPA) odgrywają kluczową rolę w budowaniu efektywnego systemu MDM opartego na PIM. BPA pozwala zautomatyzować procesy integracji danych między systemami, takie jak synchronizacja danych produktowych z PIM z informacjami o klientach z CRM czy stanami magazynowymi z ERP (inventory management). Na przykład, dzięki BPA można zautomatyzować proces aktualizacji cen produktów w różnych kanałach sprzedaży, generowania faktur po złożeniu zamówienia czy uruchamiania kampanii marketingowych na podstawie danych o preferencjach klientów. Tego typu automatyzacja eliminuje ręczne zadania, redukuje ryzyko błędów. Firmy specjalizujące się w automatyzacji procesów biznesowych mogą zaprojektować i wdrożyć takie rozwiązania, integrując PIM z innymi systemami w ramach MDM, tworząc spójny ekosystem danych, który napędza efektywność operacyjną i poprawia doświadczenia klientów. W rezultacie, połączenie PIM z usługami BPA pozwala firmom stworzyć kompleksowy system MDM, który nie tylko zarządza danymi, ale także optymalizuje procesy biznesowe, od sprzedaży po logistykę.

Jaki PIM dla produktów wybrać?

Obecnie na rynku istnieje wiele systemów klasy PIM takich jak Akeneo PIM, PimCore, InRiver, Eggheads PIM, Crystallize, Crossbase, ContentServ i wiele innych. Dlatego ważnym jest, aby zdefiniować wcześniej nasze wymagania i na tej podstawie dobrać ten właściwy.

Przykładowe wymagania jakie powinniśmy brać pod uwagę przy wyborze systemu Product Information Management:

• czy jesteśmy producentem czy resellerem (e-commerce)?
• czy działamy na wielu rynkach i kanałach sprzedaży i szukamy PIM dla wdrożenia strategii omnichannel?
• czy, w zależności od kanałów sprzedaży, posiadamy inne portfolia i hierarchie produktowe (tzw. catalog management) oraz zestawy atrybutów produktowych?
• czy zależy nam na wbudowanym wsparciu integracji z systemem zamówień OMS (Order Management System)?
• czy zależy nam na wbudowanym wsparciu do publikacji do najpopularniejszych marketplaców (np. Allegro, Amazon)?
• czy zależy nam na sprzedaży produktów w modelu subskrypcyjnym?
• czy nasi marketingowcy oprócz zarządzania dokładną informacją produktową, powinni mieć również rozbudowany system zarządzania treściami CMS (Content Management System)?

Oczywiście to tylko kilka przykładowych elementów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu PIM dla omnichannel.

Myślisz o wdrożeniu systemu PIM dla Twojego biznesu, ale nie wiesz które rozwiązanie jest najlepsze? Umów bezpłatną konsultację, a nasz specjalista pomoże Ci wybrać odpowiednie narzędzie: https://www.sagiton.pl/kontakt

DAM: Zarządzanie zasobami cyfrowymi

PIM system z często zintegrowanym rozwiązaniem Digital Asset Management (DAM) pozwala również na porządkowanie multimediów – zdjęć, filmów, dokumentów. DAM pozwala automatycznie obrabiać zdjęcia (np. kadrować, optymalizować rozdzielczość) i przypisywać je do konkretnych SKU. Dla hurtowni elektrotechnicznej oznacza to, że nawet jeśli dostawca dostarczy jedno zdjęcie niskiej jakości, DAM może wygenerować widoki 360 stopni lub poprawić obraz, zapewniając spójność wizualną w każdym kanale.

Successful Omnichannel Strategy: Spójność w każdym kanale

Wdrożenie strategii Omnichannel zapewnia jednolite doświadczenie zakupowe we wszystkich kanałach – od sklepu internetowego, przez marketplace’y, po portale B2B. Rozwiązania PIM dla Omnichannel dostarczają spójne dane i zasoby, a omnichannel gwarantuje, że klient widzi tę samą cenę, opis i zdjęcia, niezależnie od tego, czy kupuje w aplikacji mobilnej, czy na Amazonie. Co więcej, PIM pomaga dostosować dane do specyfiki kanału – np. różnej hierarchii produktowej na Allegro czy specyficznych atrybutów wymaganych przez marketplace’y.

Jak w praktyce działa wdrożony system PIM dla produktów firmy?

Weźmy przykład wspomnianej wcześniej hurtownii elektrotechniczną. Załóżmy że mogłaby ona posiadać system PIM, który importuje dane od dostawców, np. przez API, scrapping strony lub import kart katalogowych. Następnie standaryzuje je do wewnętrznego formatu np. ETIM (ETIM classes, ETIM Features, ETIM Values) i synchronizuje z ERP oraz CMS. Opisy są automatycznie tłumaczone na różne języki, a certyfikaty dopasowywane do regulacji danego rynku. DAM, będący częścią rozwiązania PIM, zarządza zdjęciami, zapewniając, że każdy wariant produktu ma odpowiednią jakość, a w połączeniu z AI automatycznie generuje zdjęcia produktów w aranżacjach. Gdy producent aktualizuje specyfikację, np. zmienia firmware produktu, PIM zapewnia rozesłanie zmiany do wszystkich kanałów w czasie rzeczywistym. Na Allegro opis jest krótki i chwytliwy, na portalu B2B – szczegółowy, z pełną tabelą parametrów. Klient zyskuje spójne informacje produktowe, a Twoja firma oszczędza czas i minimalizuje błędy.

Korzyści

• Spójność: Jedna wersja danych we wszystkich kanałach, dostosowana do ich specyfiki.
• Automatyzacja: Szybkie wprowadzanie produktów i aktualizacje dzięki PIM i DAM.
• Elastyczność: Łatwe dostosowanie danych do różnych języków, regulacji i hierarchii produktowych.
• Zaufanie klientów: Dokładna informacja produktowa i wysokiej jakości multimedia zmniejszają zwroty.

Zarządzanie informacją produktową – podsumowanie

PIM, DAM i omnichannel to odpowiedź na chaos w zarządzaniu danymi. Dla producentów, hurtowni i resellerów stanowią one fundament skalowalnego rozwoju i skutecznego reagowania na potrzeby klientów w wielokanałowym środowisku. Dzięki rozwiązaniom takim jak Akeneo PIM, firmy mogą wdrożyć systemy centralized product information i dzięki temu oferować swoim klientom dokładną informację produktową w każdym kanale.