Ile kosztuje stworzenie aplikacji biznesowej? Prawda o wycenach, której nikt Ci nie powie

Podstawowy problem przy wycenie aplikacji

Chcesz stworzyć własny SaaS, usprawnić firmę wewnętrznym narzędziem albo masz pomysł na startup. Zadajesz więc proste pytanie: "Ile to będzie kosztować?". I słyszysz najgorszą możliwą odpowiedź: "To zależy".

W Internecie znajdziesz wszystko: od studenta, który zrobi "apkę" za 2000 zł, po software house'y, które nie wstają z krzesła za mniej niż 150 000 zł. Rozstrzał jest gigantyczny. Skąd masz wiedzieć, kto ma rację? Czy tańszy po prostu jest okazją, a droższy chce Cię naciągnąć?

Prawda jest niewygodna: Większość wycen, które otrzymujesz na etapie "luźnego pomysłu", jest nic niewarta.

W tym artykule wyjaśnimy Ci, dlaczego wycena projektu aplikacji na podstawie "specyfikacji na kolanie" to proszenie się o kłopoty, ile realnie kosztuje aplikacja biznesowa o niskiej, średniej i wysokiej złożoności, oraz jak nie utopić budżetu w narzędziu, którego nikt nie będzie używał.

Jaka pułapka czeka na Ciebie, kiedy chcesz poznać koszt stworzenia aplikacji?

Zanim porozmawiamy o pieniądzach, ustalmy jedno. Nikt nie rozpoczyna procesu tworzenia aplikacji dla samej aplikacji (chyba że hobbystycznie). Z reguły motywacją jest chęć rozwiązania konkretnego problemu – swojego lub cudzego.

Najczęstsze powody to:

• Zdobycie nowych klientów (dostrzeżenie niszy).
• Utrzymanie obecnych klientów (zwiększenie jakości usług).
• Redukcja kosztów (zwiększenie efektywności pracy).

Często wydaje nam się, że nasz problem jest uniwersalny ("skoro ja mam problem z rezerwacją u fryzjera, to inni też"), ale bez weryfikacji to tylko hipoteza. Problem w tym, że bardzo często Ty jako inwestor nie wiesz jeszcze JAK aplikacja ma działać. Wiesz tylko, jaki masz problem. I to prowadzi do pułapki.

Pułapka "Specyfikacji na serwetce"

Przychodzisz do firm programistycznych z listą życzeń spisaną na jednej kartce. "Chcę stworzyć aplikację jak Uber, ale dla hydraulików, i miało jeszcze to i tamto". I zadajesz im pytanie: ile będzie kosztować moja biznesowa aplikacja mobilna?

Firma A wycenia to na 20 tys. zł.

Firma B daje wycenę na 80 tys. zł.

Firma C na 40 tys. zł.

Wybierasz ofertę za 40 tys. zł, bo wydaje się bezpiecznym środkiem? To błąd. To klasyczne porównywanie jabłek do gruszek. Bez precyzyjnego projektu technicznego, każdy z tych wykonawców wycenił coś zupełnie innego. Jeden zrozumiał "system powiadomień" jako proste maile, drugi jako zaawansowaną aplikację mobilną z systemem push.

Działanie w ten sposób prowadzi do katastrofy. Dlaczego? Bo często to, o co prosisz, wcale nie jest tym, czego potrzebujesz. Pokażemy Ci to na kilku przykładach z naszego doświadczenia.

Przykład 1: Pułapka na "Scrapera"

Zgłosił się do nas klient. Poprosił o wycenę aplikacji webowej automatyzującej scrapowanie, która będzie ściągała ceny materiałów ze stron różnych dostawców i zbierała je w raporty wysyłane na maila.

Co zrobiłaby typowa firma? Wyceniłaby scrapera.

Co zrobiliśmy my? Zapytaliśmy: "Po co Ci te dane?".

Okazało się, że klient potrzebował aktualnych cen materiałów, aby móc rzetelnie przygotowywać wyceny usług dla swoich klientów. Jego problemem nie był brak raportów na mailu, tylko czasochłonny proces tworzenia ofert. Zamiast budować niestabilny scraper (który przestanie działać, jak tylko dostawca zmieni układ strony), zaproponowaliśmy system do automatyzacji ofertowania, który automatycznie wysyła zapytania do dostawców za pomocą integracji z zewnętrznymi API, analizuje ich odpowiedzi mailowe za pomocą AI, pobiera stamtąd dane i od razu podstawia je do kalkulatora z którego generowane są ładne PDFy ofertowe dla klienta. Rozwiązaliśmy więc prawdziwy problem biznesowy, zamiast ślepo spełniać techniczne życzenie.

Przykład 2: Aplikacja mobilna dla budowlańców

Inny przykład. Klient chciał uzyskać wycenę dedykowanej aplikacji mobilnej dla kierowników budów. Cel aplikacji: zdjęcia postępów prac, raporty, ewidencja WZ, lista obecności.

Koszt natywnej aplikacji mobilnej (iOS + Android) to lekko 50–80 tys. zł + niekończąca się zabawa w aktualizacje i poprawki. Tylko czy zmęczony kierownik budowy po 10 godzinach pracy usiądzie do wypełniania tabelek w aplikacji? Nie.

Rozwiązanie? Zamiast drogiej aplikacji mobilnej, połączyliśmy WhatsAppa z prostym systemem serwerowym. Kierownik nagrywa notatkę głosową i robi zdjęcie. System to przetwarza i wrzuca w raport.

Koszt realizacji projektu? 15-20% ceny aplikacji.

Efekt? Ludzie faktycznie tego używają.

Dodatkowo klient zrzucił z siebie konieczność utrzymania aplikacji mobilnej – nie jest on właścicielem oprogramowania, utrzymaniem zajmuje się za niego Meta (właściciel Whatsappa).

Jak jest więc rzeczywisty koszt aplikacji? Realne "widełki"

Skoro już wiesz, że "wymagania na kolanie" często oznaczają "proszenie się o problem", przejdźmy do liczb – tego pewnie szukasz, skoro natrafiłeś/-aś na ten artykuł. Poniższe kwoty to szacunki rynkowe.

1. Budżet startowy / Mikro-narzędzia: 10 000 – 20 000 zł

Kiedyś w tej kwocie nie dało się zrobić nic sensownego. Dziś jest inaczej. Dzięki nowoczesnym narzędziom (No/Low-code) jesteśmy w stanie w tym budżecie stworzyć działające mikro-rozwiązania lub proste Minimum Viable Product (MVP).

Co zrobisz w takiej kwocie projektu:

• prosty panel do zarządzania jednym procesem (np. zapisy na kursy),
• inteligentny formularz,
• automatyzację spinającą dwa systemy.

Warunek: Musisz zaakceptować pewne kompromisy. Nie będzie to rozbudowany system klasy Enterprise, ale konkretne narzędzie rozwiązujące jeden, palący problem tu i teraz.

2. Aplikacja biznesowa o niskiej/średniej złożoności (MVP): 20 000 – 50 000 zł

Tutaj zaczynamy rozmowę o dedykowanych systemach, na których można oprzeć działanie firmy.

Co zrobisz:

• cyfryzacja Excela,
• CRM szyty na miarę,
• panel Klienta B2B,
• system obiegu dokumentów.

Ryzyko: W tym budżecie margines błędu wciąż jest mały. Robienie tego "na żywioł" bez planu to hazard.

3. Aplikacja biznesowa o wysokiej złożoności / zaawansowany produkt: 80 000 – 150 000 zł +

Tutaj wchodzimy w "kawał dobrego softu".

Co zrobisz:

• Marketplace,
• "Uber dla X",
• rozbudowane systemy B2B z trudnymi integracjami (księgowość, magazyny),
• natywne funkcje mobilne.

Gdzie jest haczyk: przy takich kwotach start bez dokładnej analizy technicznej to samobójstwo biznesowe.

Poznanie kosztów tworzenia aplikacji bez analizy jest jak budowa domu bez projektu

Wyobraź sobie, że idziesz do ekipy budowlanej i mówisz: "Chcę dom, tak z 150 metrów, ładny. Ile to będzie kosztować?".

Jeden majster powie 300 tys., drugi 2 miliony. I obaj mają rację, bo Ty nie masz projektu. Nie ma policzonych obciążeń, nie wiadomo, czy dach ma być z dachówki czy z blachy.

Z aplikacjami jest identycznie.

Porównywanie ofert za 20, 40 i 80 tys. bez warsztatu technicznego, podczas którego powstaje makieta, user journey i architektura systemu, jest bezcelowe.

To, że ktoś dał ofertę na 20 tys. zł, nie oznacza, że koszt budowy aplikacji będzie mniejszy. Ale może to oznaczać, że:

• firma nie zrozumiała połowy Twoich wymagań (bo były niejasne),
• w trakcie prac dojdą "dodatkowo płatne zmiany", które podwoją budżet,
• otrzymasz produkt, który nie będzie nadawał się do dalszego rozwoju.

Czy stać Cię na takie ryzyko?

Jeśli planujesz wydać na aplikację 50 czy 100 tysięcy złotych, zadaj sobie pytanie: czy możesz pozwolić sobie na działanie bez planu? Zainwestowanie w warsztat techniczny to nie jest dodatkowy koszt – to jedyny sposób na zapanowanie nad chaosem. To właśnie na tym etapie:

• Dzielimy projekt na fazy i definiujemy MVP: analiza pozwala "odchudzić" projekt. Często okazuje się, że wiele funkcji, które wydawały się niezbędne, można odłożyć na później i tym samym zmniejszyć wstępny koszt opracowania aplikacji. Dzięki temu budujemy Minimum Viable Product (MVP) – wersję aplikacji, która zawiera tylko to, co kluczowe, aby sprawdzić Twój pomysł na rynku. To drastycznie zmniejsza nie tylko budżet potrzebny na start, ale także twoje ryzyko biznesowe.
• Otrzymujesz twarde dane: z gotową dokumentacją i makietami po przeprowadzeniu warsztatu możesz pójść zrealizować projekt do nas, albo do pięciu innych firm. Dopiero wtedy porównujesz realne oferty za ten sam zakres prac. A tym samym zyskujesz kontrolę nad procesem.

Możesz pominąć ten etap i zaufać wycenie aplikacji "na telefon". Ale musisz liczyć się z ryzykiem, że zostaniesz z niedokończonym systemem i wyczerpanym budżetem.

Podejście fair play: jak dzielimy się ryzykiem z naszymi klientami

W Sagiton rozumiemy, że faza analizy to wydatek, który musisz ponieść tak naprawdę jeszcze przed startem prac. Dlatego mamy prostą zasadę:

Jeśli zdecydujesz się na przeprowadzenie warsztatu technicznego u nas, a następnie zlecisz nam wdrożenie projektu – zrefundujemy Ci część kosztów analizy (zazwyczaj 50%) przy fakturze końcowej.

Dlaczego? Bo dobrze przeprowadzona analiza ułatwia pracę również nam. Dzięki temu Ty masz niższy próg wejścia i profesjonalny plan, a my pewność, że budujemy dokładnie taką aplikację, jaką potrzebujesz.