Ręczne ofertowanie coraz częściej blokuje rozwój firm budowlanych. Sprawdź, jak automatyczne zbieranie ofert na materiały i optymalizacja procesu przygotowywania ofert mogą realnie odciążyć zespół i przyspieszyć decyzje przetargowe.
Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, dobrze znasz ten problem. Żeby być na bieżąco z przetargami, musisz zapisywać się do wielu baz, portali i newsletterów. Każdego dnia trafiają do Ciebie dziesiątki maili z informacjami, które trzeba ręcznie przejrzeć, otworzyć przesłane załączniki, sprawdzić zakres robót i ocenić, czy dany przetarg w ogóle ma sens dla Twojej firmy. W praktyce oznacza to ogrom czasu spędzanego na przeglądaniu skrzynki, przepisywaniu danych do Excela, kategoryzowaniu przetargów i podejmowaniu wstępnych decyzji. Jest to powtarzalny proces, który nie wnosi realnej wartości i niepotrzebnie obciąża osoby odpowiedzialne za ofertowanie. W praktyce to one tracą zbyt dużo czasu na szczegółową analizę zleceń, które i tak nie przechodzą etapu kwalifikacji – ze względu na niespełnienie wymagań, zbyt wysokie ryzyko, zbyt krótki termin realizacji lub inne czynniki dyskwalifikujące. W efekcie zamiast koncentrować się na rokujących przetargach, marnują zasoby na oferty bez realnych szans, co prowadzi do deficytu czasu i obniżenia efektywności całego procesu.
Gdy wykonawca podejmie decyzję o starcie w przetargu, rozpoczyna się etap wewnętrznej analizy dokumentacji oraz wykonanie przedmiarów. W przypadku niektórych projektów, to podwykonawca przygotowuje kompleksową ofertę, która obejmuje zarówno robociznę, jak i materiały oraz sprzęt. Wtedy część pracy kosztorysowej jest wykonana po jego stronie, a rola generalnego wykonawcy polega przede wszystkim na dokładnej analizie oferty – zrozumieniu jej zakresu, sprawdzeniu założeń i potwierdzeniu zgodności z wymaganiami przetargowymi.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy podwykonawca oferuje wyłącznie robociznę, co najczęściej ma miejsce wtedy, gdy koszt materiałów stanowi istotną część zlecenia i jego finansowanie mogłoby zaburzyć cash flow podwykonawcy. W takim przypadku pełne kosztorysowanie materiałów, analiza cen i ryzyk oraz skompletowanie kompletnej wyceny spada na generalnego wykonawcę, co oznacza znacznie większy nakład pracy, większe zaangażowanie zespołu i zdecydowanie bardziej czasochłonny proces przygotowania oferty.
W wielu firmach budowlanych tylko 1 na 15 złożonych ofert kończy się podpisaniem kontraktu. Oznacza to, że finalizowanych jest zaledwie około 6% wszystkich przygotowanych propozycji. Każda oferta, szczególnie przy większych projektach, to dziesiątki, a czasem setki godzin pracy – liczenia, analizowania dokumentacji, sprawdzania zakresów i ryzyk.
Budownictwo jest branżą sezonową, dlatego wykonawcom rzadko opłaca się zatrudniać dodatkowe osoby do zespołu ofertowego, ponieważ nikt nie wie, ile przetargów pojawi się w następnym miesiącu. W efekcie, w najbardziej intensywnych okresach stali kosztorysanci nie są w stanie przerobić wszystkiego, co trafia na biurko.
Firma musi wtedy wybierać nie między „dobrym” a „złym” przetargiem, ale między tym, co już zaczęła liczyć, a nowymi tematami. Skoro w dany projekt zostało już włożonych kilkadziesiąt godzin pracy, zwyczajnie nie opłaca się go porzucać – nawet jeśli pojawiają się przetargi potencjalnie bardziej opłacalne. To prowadzi do sytuacji, w której przedsiębiorstwa z branży budowlanej rezygnują z lepszych okazji tylko dlatego, że są już „uwięzione” w innym procesie ofertowym.
Dlatego kluczowy jest moment drugiej kwalifikacji przetargu. Nie na etapie „czy to pasuje do profilu firmy”, ale czy w ogóle warto poświęcić kolejny tydzień pracy zespołu, żeby ten temat przeprocesować. Każda decyzja „idziemy dalej” oznacza zamrożenie ludzi, czasu i uwagi. Automatyzacja ofertowania w budownictwie pozwala ten moment przesunąć wcześniej – zanim kosztorys zacznie blokować rozwój firmy.
Ofertowanie jest procesem, który bezpośrednio prowadzi do sprzedaży usług. Statystycznie im więcej ofert przygotujesz, tym większe masz szanse na wygraną. Pytanie brzmi: dlaczego nadal ograniczasz rozwój przedsiębiorstwa ręcznym, czasochłonnym przygotowywaniem ofert? Jeśli choć raz Twoja firma musiała zrezygnować ze złożenia oferty tylko dlatego, że nie było komu i kiedy jej przygotować – to sygnał, że automatyzacja jest konieczna.
Coraz częściej problemem nie jest samo przygotowanie oferty, ale to, co dzieje się później. Wykonawca poświęca dziesiątki godzin na analizy, wyceny i kosztorys, a następnie proces decyzyjny po stronie inwestora przeciąga się miesiącami. W tym czasie zmieniają się ceny materiałów i robocizny, a realna marża stopniowo się kurczy.
Na długość postępowania wykonawca nie ma wpływu, ale ma wpływ na własny cashflow. Żeby utrzymać ciągłość zleceń, firma nie może opierać się na kilku „zamrożonych” przetargach – musi składać więcej ofert równolegle. Problem w tym, że przy ręcznym ofertowaniu zespół szybko dochodzi do granicy wydolności.
I choć wdrożenie automatyzacji procesów ofertowych nie służy przyspieszaniu decyzji inwestora, może jednak zwiększyć przepustowość zespołu. Taka implementacja pozwala przygotować więcej ofert w tym samym czasie, szybciej podejmować decyzje i ograniczyć ryzyko finansowe wynikające z długich i nieprzewidywalnych procedur przetargowych.
Wdróż z nami automatyzację dla wykonawców budowlanych i przyspiesz funkcjonowanie swojego przedsiębiorstwa!
Umów bezpłatną konsultacjęW Sagiton od lat współpracujemy z branżą budowlaną, tworząc rozwiązania, które realnie poprawiają efektywność funkcjonowania firm budowlanych. Na co dzień pracujemy z procesami, które są powtarzalne, czasochłonne i krytyczne dla biznesu – szczególnie tam, gdzie od sprawności działania zależy konkurencyjność firmy.
Jednym z przykładów takiej współpracy jest projekt Akasison AutoPlanner, który zrealizowaliśmy wspólnie z firmą Aliaxis w celu zautomatyzowania procesu analizy dokumentacji i ofertowania. To wdrożenie pokazało nam w praktyce, jak duży wpływ na organizację pracy, precyzję wycen i czas realizacji ofert ma dobrze zaprojektowana automatyzacja. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądało to rozwiązanie w praktyce, możesz przeczytać o nim tutaj: https://www.sagiton.pl/uslugi/automatyzacja-ofert-dla-aec#case-study
Dziś wykorzystujemy to doświadczenie z automatyzacji ofert i znajomość realiów budownictwa, aby pomagać wykonawcom w szybszym i bardziej przewidywalnym przygotowywaniu ofert. Poniżej pokazujemy, jakie automatyzacje możemy dla Ciebie wdrożyć i w jaki sposób technologia może odciążyć Twój zespół w codziennej pracy.
Czy Twoi pracownicy nadal poświęcają kilkadziesiąt godzin tygodniowo na zbieranie, zapisywanie, przeliczanie i porównywanie ofert od podwykonawców? Każdy telefon, każda wiadomość i każdy mail to kolejna minuta wyrwana z czasu, który mógłby być przeznaczony na analizę ryzyk, negocjacje lub zarządzanie realizacją.
Wdrożenie automatycznego zbierania ofert od podwykonawców pozwala wyeliminować ten chaos i uporządkować cały proces już na starcie. Co ważne – nie chodzi tu tylko o „szybsze zbieranie danych”, ale o stworzenie systemu, który sam rozpoznaje, filtruje i porządkuje informacje.
Jak może wyglądać zautomatyzowany proces zbierania ofert?
Jak widzisz, automatyczne zbieranie ofert od podwykonawców sprawia, że proces, który wcześniej trwał dni lub tygodnie, można skrócić do kilku godzin. To nie tylko oszczędność czasu, ale także większa kontrola, lepsza jakość danych i realna przewaga konkurencyjna – szczególnie w momentach, gdy liczba przetargów gwałtownie rośnie, a zasoby zespołu są ograniczone.
Automatyczne zbieranie ofert na materiały może działać dokładnie na tych samych zasadach, co automatyzacja zbierania ofert od podwykonawców – różnica polega wyłącznie na źródłach danych. Ceny materiałów mogą być pobierane z maili od hurtowni, ofert PDF, cenników online, systemów dostawców, a także z komunikacji telefonicznej, SMS czy WhatsApp.
Dzięki odpowiednim integracjom i regułom możemy od razu rozpoznawać, że dana wiadomość lub dokument dotyczy materiałów, identyfikować nazwy produktów, ilości, jednostki i ceny, a następnie przypisywać je do konkretnego przetargu lub pozycji kosztorysowej. Dzięki temu zespół nie musi ręcznie przepisywać danych ani aktualizować arkuszy – wszystkie ceny są gromadzone w jednym miejscu, porównywane w czasie rzeczywistym i gotowe do dalszej analizy. Dodatkowo system może samodzielnie wysyłać przypomnienia i ponaglenia do dostawców materiałów, którzy nie odpowiedzieli na zapytanie w wyznaczonym czasie, dzięki czemu zespół nie traci czasu na ręczne monitorowanie odpowiedzi i ciągłe upominanie się, a proces zbierania ofert przebiega sprawniej i bardziej przewidywalnie.
Firmy budowlane każdego dnia mierzą się z dużą liczbą przetargów i zapytań ofertowych. Część z nich wygląda obiecująco tylko na pierwszy rzut oka, ale ich realny potencjał ujawnia się dopiero po czasochłonnej analizie dokumentacji. Problem polega na tym, że taka dogłębna weryfikacja również zabiera czas – a gdy zespół już zacznie liczyć ofertę, rezygnacja po kilkudziesięciu godzinach pracy przestaje być racjonalna. W efekcie wykonawcy nie wybierają najlepszych przetargów, lecz te, które „już są w toku”. Lepsze okazje przechodzą obok, bo ludzie są zajęci innymi tematami. Brakuje prostego filtra na starcie, który pozwoliłby szybko odsiać przetargi mało rokujące, zanim zaczną blokować zespół ofertowy.
Rozwiązanie – zautomatyzowana kwalifikacja przetargów na starcie
Możliwe jest wdrożenie automatyzacji dla wykonawców budowlanych, która przejmuje wstępną kwalifikację przetargów i zapytań ofertowych. Wiedza, którą dziś masz „w głowie” – dotycząca opłacalności, ryzyk, typowych problemów czy preferowanych inwestycji – może zostać ujęta w algorytmie scoringowym i wykorzystywana automatycznie.
Przykładowo, gdy ktoś dzwoni z prośbą o przygotowanie oferty przetargowej, informacje z rozmowy – takie jak zakres robót, lokalizacja, orientacyjny budżet czy terminy – automatycznie trafiają do systemu. Już na tym etapie może działać jak filtr kwalifikacyjny, który zweryfikuje, czy Twoja firma spełnia podstawowe warunki udziału w przetargu, np. czy zrealizowaliście zlecenia o podobnej wartości w ostatnich 3 latach. Taka kwalifikacja pomaga automatyzacji od razu eliminować te tematy, które formalnie nie mają szans powodzenia. Dane mogą być także porównywane z historycznymi wygranymi i przegranymi przetargami, marżami oraz czasem realizacji. Na tej podstawie dany temat otrzymuje wstępną ocenę – dobry, średni lub słaby – jeszcze zanim kosztorysanci zaczną pracę. Dopiero przetargi z odpowiednim scoringiem trafiają do dalszego procesowania. Pozostałe są świadomie odkładane lub wracasz do nich tylko wtedy, gdy sytuacja rynkowa tego wymaga.
Korzyści z wdrożenia nowych technologii BPA (Business Process Automation)
Taka automatyzacja skraca czas podejmowania decyzji i ogranicza ryzyko „utknięcia” w nieopłacalnych procesach ofertowych. Zespół skupia się na przetargach z największym potencjałem, a nie na tych, które przypadkowo trafiły pierwsze na biurko. Tym samym zyskujesz większą kontrolę nad ofertami. Co najważniejsze – decyzje o tym, w które przetargi wchodzisz, przestają być intuicyjne i reaktywne, a zaczynają być oparte na realnych danych, doświadczeniu i jasno zdefiniowanych kryteriach. Przekłada się to na zwiększenie efektywności operacyjnej i zmniejszenie kosztów obsługi ofert.
Jednym z najbardziej czasochłonnych i obarczonych ryzykiem błędu etapów ofertowania jest analiza dokumentacji projektowej. Ręczne przeglądanie rysunków i opisów technicznych w dużych projektach budowlanych oznacza setki decyzji podejmowanych pod presją czasu. Każde przeoczenie, każda źle policzona ilość to realne ryzyko błędnej wyceny i utraty marży.
Nowoczesne technologie oparte o AI pozwalają przenieść ten proces do świata cyfrowego. Systemy analizują dokumentację techniczną – rysunki 2D CAD, pliki PDF, skany lub modele BIM – i automatycznie rozpoznają elementy konstrukcyjne takie jak stropy, ściany, podciągi czy fundamenty. Na tej podstawie możliwe jest wyciąganie ilości, tworzenie przedmiarów oraz zestawień materiałowych bez ręcznego liczenia każdej pozycji.
Oczywiście nie każdy projekt da się w pełni zautomatyzować. Dokumentacja bywa niekompletna, pliki CAD, rysunki 2D (rzuty, przekroje) różnią się jakością. Jednak nawet częściowe wykorzystanie AI do analizy dokumentacji pozwala znacząco przyspieszyć pracę zespołu, ograniczyć błędy ludzkie i zwiększyć konkurencyjność firmy budowlanej na rynku, gdzie szybkość reakcji i dokładność wyceny coraz częściej decydują o wygranym przetargu.
Jak widzisz, automatyzacja procesów w branży budowlanej może pomóc przedsiębiorcom z wieloma problemami, które blokują rozwój ich firm. Jak to się jednak ma do redukcji kosztów operacyjnych?
Aby ocenić, czy automatyzacja jest opłacalna, zawsze zaczynamy od prostego pytania: ile dana firma faktycznie wydaje co miesiąc na realizację konkretnego procesu. Kluczowy jest tu czas pracy ludzi – im więcej godzin pochłania dana czynność, tym większy potencjał oszczędności.
Dla przykładu: Jeśli dany proces obsługuje jedna osoba z wynagrodzeniem 8 000 zł brutto, a automatyzacja pozwala skrócić czas jej pracy o 60%, firma odzyskuje około 4 800 zł miesięcznie. Przy wdrożeniu automatyzacji za 15 000 zł inwestycja zwraca się w nieco ponad trzy miesiące, a każda kolejna oszczędność bezpośrednio poprawia rentowność Twojego przedsiębiorstwa.
Z uwagi na różną czasochłonność procesów, nie istnieje jedna „najlepsza” automatyzacja dla wszystkich firm budowlanych. Największą redukcję kosztów przynoszą te rozwiązania, które obejmują powtarzalne, czasochłonne zadania realizowane codziennie przez Twój zespół ofertowy. Im więcej godzin Twoi pracownicy poświęcają na monitorowanie przetargów, zbieranie ofert, liczenie ilości materiałów (np. betonu) lub maszyn, tym szybciej automatyzacja zaczyna realnie pracować na wynik finansowy firmy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dokładnie liczyć opłacalność takich wdrożeń, przeczytaj nasz artykuł: https://www.sagiton.pl/blog/automatyzacja-a-oszczednosci-w-firmie
%20(1).jpg)
W Sagiton mamy doświadczenie we współpracy z firmami z sektora AEC, którym pomagamy automatyzować procesy. Współpracę zawsze zaczynamy od analizy tego, gdzie Twoja firma traci najwięcej czasu i pieniędzy, a następnie sprawdzamy, jakie automatyzacje przyniosą Ci najszybszy efekt. Jeśli chcesz zobaczyć, jak takie rozwiązania mogłyby działać w Twoim przedsiębiorstwie – umów bezpłatną konsultację z naszym specjalistą.
Umów spotkanie online.webp)
Sprzedaż
transkrypcje-ai-w-sprzedazy
Czasy, w których sprzedawcy musieli ręcznie notować ustalenia z klientem minęły bezpowrotnie. Stosy notatek, niedopowiedzenia czy zgubione maile to już przeszłość. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak automatyczna transkrypcja rozmów może przyspieszyć Twoje procesy sprzedażowe oraz pomóc Ci przekuć dane w przewagę konkurencyjną.
Automatyzacja firmy
automatyzacja-a-oszczednosci-w-firmie
Wszystkie firmy wokół, w tym Twoja konkurencja, już zaczęły automatyzować, a Ty nadal nie wiesz czy to w ogóle się opłaca? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, ile tak naprawdę można zaoszczędzić dzięki automatyzacji firmy – artykuł napisany w oparciu o prawdziwe dane z naszych projektów.
Sprzedaż
automatyzacja-ofertowania-przyspiesz-sprzedaz
Proces tworzenia ofert jest nieoddzielną częścią zdobywania klientów w wielu branżach, zwłaszcza w sektorze B2B. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak przyspieszyć proces sprzedaży i odpowiadać na większą liczbę zapytań jednocześnie, dzięki automatyzacji tworzenia ofert handlowych.
Wybierz w formularzu temat, który Cię interesuje, a nasz specjalista skontaktuje się z Tobą w przeciągu 24 h roboczych.
Dziękujemy za kontakt!
