6 sposobów na zastosowanie sztucznej inteligencji w firmie

Dlaczego zastosowanie sztucznej inteligencji w biznesie staje się coraz popularniejsze?

Pierwszy tzw. "boom" na AI rozpoczął się z końcem 2022 roku, kiedy na rynek wyszedł pierwszy ogólnodostępny chatbot LLM – ChatGPT. Początkowo wykorzystywany był głównie testowo przez osoby zainteresowane technologią, jednak szybko pojawiły się pierwsze analizy trendów, które przewidywały świetlaną przyszłość sztucznej inteligencji wśród wielu zastosowań:

"W 2023 r. nastąpi gwałtowny wzrost popularności sztucznej inteligencji dzięki szybkiemu rozpowszechnieniu modeli we wszelkiego rodzaju zastosowaniach." Artykuł Forbes: AI Trends For 2023: Industry Experts (And ChatGPT AI) Make Their Predictions

Można powiedzieć, że analizy rynkowe się sprawdziły – w 2023 roku mieliśmy już dostęp do szerokiego zakresu narzędzi AI dla biznesu. W pierwszych miesiąc roku ze sztucznej inteligencji korzystały głownie większe firmy, szybko okazało się, że AI może znaleźć zastosowanie także w sektorze MŚP. Dlaczego osoby ze świata biznesu tak szybko przekonały się do używania, stosunkowo nowej na rynku, technologii AI? Istnieje wiele raportów na temat plusów i minusów wdrożeń, które moglibyśmy przedstawić, ale w tym artykule, chcemy przedstawić również nasze doświadczenia. Przedsiębiorstwa, dla których już w 2023 r. wprowadzaliśmy systemy sztucznej inteligencji, przede wszystkim ceniły AI za:

1. Szybką analizę ogromnych ilości danych – systemy analizy danych wykorzystujące AI mogą w mgnieniu oka przetworzyć historyczne dane lub całe bazy danych, generując raporty albo wyciągając istotne informacje na podstawie zadanych pytań, co oszczędza firmom czas i zasoby ludzkie.
2. Możliwość łatwej personalizacji obsługi klienta – sprzedaż i obsługa klienta to najpopularniejsze sektory, w których wdrażamy rozwiązania AI. Nasi klienci cenią przede wszystkim chatboty oraz systemy automatycznych odpowiedzi, dzięki którym ich pracownicy nie muszą ręcznie odpowiadać na każde, nawet najmniejsze zapytanie.
3. Autonomiczne podejmowanie decyzji – zanim zaczęliśmy wdrażać AI, optymalizacja procesów polegała głównie na "sztywnej" automatyzacji, która do wykonania akcji wymagała wielu predefiniowanych reguł. AI potrafi natomiast podejmować decyzje w oparciu o analizę danych w czasie rzeczywistym, adaptując się do zmieniających warunków.

Obszary firmy, w których (według nas) warto stosować AI

Obsługa klienta

1. Chatboty i voiceboty‍

Tak jak pisaliśmy wyżej, dzięki zastosowaniu AI w procesach obsługi klienta możemy przede wszystkim generować spersonalizowane komunikaty i odpowiedzi na zapytania naszych klientów. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w postaci chatbotów i voicebotów staje się coraz popularniejsze już nie tylko u dużych przedsiębiorstw, ale także w mniejszych firmach. Takie systemy automatycznie odpowiadają naszym klientom – od tych najprostszych zapytań po bardziej zaawansowane i wymagające szerszego kontekstu. Poziom skuteczności takich mechanizmów sztucznej inteligencji zależy od tego, jak szczegółowe dane i instrukcje otrzymają podczas wdrożenia. I choć może się wydawać, że stworzenie własnego chatbota firmowego jest drogie i skomplikowane to wcale nie musi tak być. Wraz z rozwojem sztucznej inteligencji na rynku pojawiają się coraz to nowsze i tańsze narzędzia ai dla biznesu, których subskrypcja wynosi czasami jedynie kilka dolarów miesięcznie.

2. Podpowiedzi do procesu obsługi klienta

W branżach, w których kluczowy pozostaje kontakt z człowiekiem – jak usługi B2B czy medycyna – firmy nie zawsze chcą, aby ich klienci wchodzili w interakcję z modelami AI. Oczywiście rozumiemy to, bo wykorzystanie sztucznej inteligencji nie powinno działać na szkodę przedsiębiorstwa, a tak niestety może się stać jeśli klient nie życzy sobie kontaktu "z maszyną". Nie oznacza to jednak, że jako firma musimy całkowicie rezygnować z wdrożenia sztucznej inteligencji w swoich procesach obsługi klienta. Nadal możemy wykorzystać AI chociażby do analizy sentymentu oraz emocji osób, z którymi rozmawiają nasi konsultanci i dzięki temu podpowiadać im, których klientów warto obsłużyć w pierwszej kolejności. Jak to może działać? Odpowiednio wdrożone algorytmy sztucznej inteligencji wykrywają chociażby wyższy poziom zdenerwowania jednego z naszych klientów i na tej podstawie podejmują decyzję o przesunięciu danego zapytania na górę listy ticketowej. Tego typu rozwiązania przede wszystkim pomagają na sprawniejsze zarządzanie relacjami z klientem i sprawiają, że obie strony są zadowolone.

Sztuczna inteligencja w sprzedaży

3. Automatyczne transkrypcje rozmów

Z AI nie tylko szybciej obsłużysz obecnych klientów, ale także możesz szybciej osiągać swoje cele biznesowe związane z pozyskaniem nowych. Wdrożenie sztucznej inteligencji w sprzedaży warto wykorzystać chociażby do automatycznego tworzenia transkrypcji rozmów z potencjalnymi klientami – zarówno tych odbywających się online jak i telefonicznych. Takie wykorzystanie AI to nie tylko oszczędność czasu, które normalnie handlowcy przeznaczają na notowanie podczas spotkań, ale także możliwość wygenerowania pliku PDF z podsumowaniem i przesłanie go do leada jednym kliknięciem. Potencjalny klient, z którym prowadzimy rozmowy sprzedażowe, będzie miał dzięki temu dostęp do wszystkich ustaleń pod ręką i nie będzie aż tak często wracał do handlowca z pytaniami. Dodatkowo, taki PDF z podsumowaniem po prostu robi dobre wrażenie od samego początku rozmów, a każdy wie, że pierwszy kontakt z klientem jest najważniejszy w całym procesie sprzedażowym.

4. Automatyzacja zadań handlowca

Transkrypcja rozmów wygenerowana przez AI to także silna podstawa do zautomatyzowania systemu CRM (Customer Relationship Management – system zarządzania relacjami z klientami). Algorytmy sztucznej inteligencji w biznesie mogą przeanalizować transkrypcję i na jej podstawie wykonywać różne czynności, na przykład:

• Założyć zadania w CRM-ie – odpowiednio wdrożone systemy sztucznej inteligencji mogą analizować treść rozmowy, aby automatycznie tworzyć właściwe zadania. Na przykład, jeśli handlowiec deklaruje wysłanie oferty do końca tygodnia, AI zarejestruje takie zobowiązanie, utworzy odpowiednie zadanie z deadlinem na piątek godz. 17:00 i oznaczy w nim handlowca odpowiedzialnego za danego leada.
• Ocenić tzw. potencjał zakupowy – rozwiązania AI potrafią analizować firmowe dane historyczne oraz informacje o zachowaniu danego klienta pochodzące z transkrypcji rozmów, aby na tej podstawie przygotować scoring leada w sposób spójny z Twoimi celami biznesowymi. Jeśli w Twojej firmie masz określone idealne buyer persony, AI może postarać się je wykryć wśród obecnych szansach sprzedaży, aby nadać im większy scoring i tym samym pokazać handlowcom, na których leadach najlepiej się skupić.
• Wysyłać automatyczne follow-upy – systemy wykorzystujące sztuczną inteligencje mogą także wykorzystywać analizę danych sprzedażowych do tworzenia wiadomości typy follow-up. Dzięki takiej personalizacji obsługi klienta, Twoi sprzedawcy, nie będą musieli pamiętać o tym, aby odzywać się do leadów, które prosiły o kontakt w specyficznym okresie.

Jeśli chcesz zacząć wykorzystywać AI w sprzedaży, ale obawiasz się wysokich kosztów wdrożenia, sprawdź nasze moduły automatyzacji sprzedaży. Są to rozwiązania oparte na integracjach systemów, z których możesz korzystać w formie subskrypcyjnej. Wdróż automatyzację procesów biznesowych już od 350 zł miesięcznie!

5. Automatyzacja ofertowania

Kolejna czynność, w której wdrożenie sztucznej inteligencji w sprzedaży daje mierzalne efekty, jest przygotowywanie ofert. Dzięki połączeniu AI i automatyzacji procesów biznesowych, możliwe jest usprawnienie nawet w złożonych i zmiennych czynności wykonywanych przez handlowców w trakcie ofertowania. I choć przygotowywanie ofert w każdym biznesie wygląda inaczej, poniżej przedstawiamy przykładowy, zautomatyzowany proces:

• Nasłuch skrzynek mailowych – algorytmy sztucznej inteligencji analizują zapytania klientów i wyciągają kluczowe informacje o ich potrzebach.
• Automatyczny kontakt z podwykonawcami – system wysyła zapytania ofertowe i zbiera odpowiedzi.
• Agregacja ofert – dzięki sztucznej inteligencji, automatyzacja porównuje ceny, zakres i dostępność usług.
• Kalkulacja marży – system wylicza koszty końcowe i generuje gotową ofertę PDF.
• Wysyłka i follow-up – oferta trafia do klienta, a CRM aktualizuje status szansy sprzedaży.

Dzięki temu, że algorytmy sztucznej inteligencji potrafią działać w dynamicznych warunkach, możliwa jest automatyzacja niemal każdego procesu ofertowania – niezależnie od jego złożoności. Jeśli chcesz, aby Twój zespół sprzedaży oszczędzał czas i mógł skupić się na finalizacji transakcji zamiast na ręcznej obsłudze ofert, dowiedz się więcej o użyciu sztucznej inteligencji w sprzedaży i ofertowaniu.

Analiza danych

6. Zautomatyzowane zarządzanie danymi‍

Jeśli dane firmy są rozproszone między różnymi narzędziami, trudno jest przedstawić je w przejrzysty sposób na jednym dashboardzie. Aby ułatwić zarządzanie ogromną ilością danych, można stworzyć scentralizowaną bazę, w której wszystkie informacje są porządkowane i udostępniane do dalszej analizy AI. Dzięki temu, algorytmy sztucznej inteligencji mogą wspierać generować szybkie podsumowania, rekomendacje biznesowe czy raporty PDF na żądanie. Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu tekstu i obrazu możliwe jest także włączanie do tej bazy dokumentów, zrzutów ekranu czy faktur, co dodatkowo poszerza zakres analizowanych informacji – nie musisz chociażby przygotowywać w tym celu osobnych plików Excel. Tak przygotowany system analizy danych sprawia, że pracownicy zyskują dostęp do jednego źródła prawdy, które można w dowolnej chwili odpytać o konkretne wnioski dotyczące wybranego obszaru działalności firmy.

Jak wdrożyć sztuczną inteligencję, aby było to opłacalne?

Wykorzystanie sztucznej inteligencji najlepiej sprawdza się tam, gdzie trzeba chociażby podejmować decyzje na podstawie danych – i gdzie ta decyzja ma realne przełożenie na cele biznesowe. Warto jednak pamiętać, że systemy AI nie zawsze opłaca się wdrażać, ponieważ każdy z algorytmów sztucznej inteligencji trzeba testować i integrować z istniejącą infrastrukturą (czyli innymi aplikacjami, z który AI pobiera dane firmy lub w których wykonuje akcje – np. przyjmuje zamówienie w e-commerce). Oznacza to, że przy zbyt małych procesach – np. takich, które zajmują pracownikowi około 30 minut tygodniowo – koszt i skomplikowanie wdrożenia AI mogą być wyższe niż potencjalna oszczędność. Jak często powtarza nasz CEO, Marcin, w automatyzacji chodzi o to, żeby nie wychodzić z armatą na muchę, czyli rozwiązanie musi być po prostu adekwatne do skali problemu.

W Sagiton wdrażamy tzw. agentów AI, czyli systemy sztucznej inteligencji mające dostęp do różnych aplikacji i wykonujące określone akcje na podstawie pozyskanych z nich danych – a projekty tego typu zaczynają się już od około 15 tysięcy złotych. Mimo to widzimy, że wielu klientów zakłada, że AI “wystarczy włączyć” i samo zacznie działać. Tymczasem odpowiednie wykorzystanie sztucznej inteligencji w biznesie wymaga integracji API w celu pobierania danych, przetwarzania ich i podejmowania realnego działania – bez tego AI pozostaje po prostu chatbotem, takim jak standardowy ChatGPT.

Więcej o tym, kiedy automatyzacja procesów biznesowych jest opłacalna, a kiedy nie – oraz jak policzyć zwrot z inwestycji swojego projektu – opisaliśmy szczegółowo w artykule Ile możesz zaoszczędzić w firmie w 2026 roku dzięki automatyzacji procesów?

Skontaktuj się z nami i dowiedz się jak wykorzystać sztuczną inteligencję w swojej firmie!

Twoja konkurencja już automatyzuje procesy za pomocą AI, a ty nie wiesz jak wprowadzanie sztucznej inteligencji do codziennej pracy mogłoby wyglądać w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, pomożemy Ci wycisnąć z AI ile tylko się da! Jako Sagiton mamy 13 lat doświadczenia w digitalizacji przedsiębiorstw – pomagamy firmom naszych klientów mądrze wykorzystywać technologię w biznesie. Umów bezpłatną konsultację i dowiedz się, co możesz zautomatyzować: https://www.sagiton.pl/kontakt