Uporządkuj swoje procesy przed wdrożeniem faktur KSeF – automatyzacja fakturowania

Jeśli przeczytałeś/-aś już dziesiątki artykułów o systemie e faktur to... przeczytaj jeszcze nasz! W tym blog poście nie dowiesz się jak dokładnie wygląda i na czym polega KSeF (bo to już przecież wiesz), ale za to zdobędziesz wiedzę, która pomoże Ci przekuć tę uciążliwą zmianę w coś pozytywnego dla Twojej firmy. Przygotowanie procesów pod krajowy system e-faktur to idealny moment na wdrożenie automatyzacji procesów księgowych!

System KSeF w skrócie – co się zmieni?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kluczowa zmiana w sposobie wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur w Polsce. System ten umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, które trafiają bezpośrednio do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Dzięki temu eliminowana jest konieczność ręcznego przesyłania dokumentów między kontrahentami – faktura staje się dostępna w systemie natychmiast po jej wystawieniu. KSeF przyspiesza obieg dokumentów, redukuje błędy i ułatwia kontrolę podatkową, a także wymusza standaryzację danych, co jest korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów skarbowych. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych, ale również szansę na znaczne uproszczenie procesów finansowo-księgowych.

Dlaczego KSeF to idealna okazja na wprowadzenie automatyzacji procesu księgowania?

Wprowadzenie KSeF wymusza analizę obecnych procedur związanych z fakturowaniem. Skoro i tak musisz coś zmienić, zrób to z głową — nie tylko „dostosuj się” do nowych zasad, ale ulepsz obecne procesy. To moment, w którym każdy przedsiębiorca "zabierze się" za:

• przejrzenie dotychczasowych obiegów faktur i dokumentów z nimi związanych (np. załączników),
• pozbycie się zbędnych kroków w całym procesie wystawiania faktur,
• zidentyfikowanie punktów ręcznego wpisywania danych i ich zautomatyzowaniu.

Wprowadzenie KSeF w pewien sposób wymusza na nas analizę obecnych procedur związanych z fakturowaniem. Kiedy ostatni raz zastanawiałeś/-aś się jak wygląda – i przede wszystkim – ile czasu zajmuje wystawianie i wysyłanie faktur w Twoim przedsiębiorstwie? To codzienna czynność, która z pozoru wydaje się prosta, ale po zsumowaniu wszystkich działań – od zebrania danych, przez weryfikację, aż po wysyłkę i archiwizację – może pochłaniać dziesiątki godzin miesięcznie. Czas, który moglibyśmy przeznaczyć na rozwój biznesu, obsługę klientów czy zoptymalizowanie kosztów. Przy nadchodzącym obowiązkowym KSeF przyjrzyj się tym procesom i zastanów się: czy nie warto zautomatyzować tego raz, a dobrze?

Wystawianie dokumentów księgowych – co zoptymalizować?

W wielu firmach działy księgowości nadal funkcjonują tak, jakby czas się zatrzymał – zatrudniają kolejnych asystentów do przepisywania danych, ręcznego wystawiania faktur, drukowania papierowych faktur czy pilnowania statusów płatności. Tylko po co, skoro te procesy można z powodzeniem zautomatyzować? Oto 5 obszarów, które warto zautomatyzować przed zabraniem się za efaktury:

Pozyskiwanie danych – integracja z programami i dokumentami źródłowymi

Czy Twoi pracownicy co miesiąc przeszukują dziesiątki narzędzi i kanałów komunikacji w celu odnalezienia wszystkich ustaleń z klientami, liczby godzin czy cen usług, które muszą zafakturować? Dzięki automatyzacji faktur, ręczne wyszukiwanie i wprowadzanie danych do dokumentów księgowych to już przeszłość! System fakturujący może automatycznie pobierać je z CRM, ERP, dokumentów z zamówieniami (lub Twojego e-commerce jeśli jesteś sprzedawcą) dzięki czemu faktura tworzona jest na podstawie danych już wcześniej zatwierdzonych co eliminuje błędy i zapewnia oszczędność czasu.

Logika biznesowa i przetwarzanie danych dot. płatności

Automatyzacja faktur pozwala stosować z góry ustalone reguły: np. specyficzne dla Twojej firmy naliczanie rabatów, przypisywanie właściwych stawek VAT, czy wybór szablonów faktur w zależności od typu klienta. Możliwe są również różnego rodzaju automatyczne walidacje: czy kontrahent ma poprawny NIP? Czy warunki zgadzają się z umową? Dzięki temu księgowość nie musi ręcznie analizować każdej faktury – wszystkie warunki są  sprawdzane i egzekwowane według ustalonych reguł.

Generowanie plików faktur w odpowiedzi na konkretne zdarzenia

Automatyzacja może tworzyć faktury w formacie zgodnym z systemem KSeF (XML - e-faktura), z automatyczną numeracją i pełnym zestawem danych wymaganych przez prawo i Twoje firmowe procedury. Dodatkowo możliwe jest automatyczne wyszukiwanie i dodawanie załączników (np. specyfikacji, dokumentów WZ, umów). Jedną z najbardziej istotnych korzyści automatyzacji procesu wystawiania faktur jest to, że dokument może być tworzony w tle i bez ręcznego wywoływania akcji. Ustal, jakie zdarzenie ma wywoływać rozpoczęcie procesu fakturowania, a dokumenty księgowe zostaną automatycznie wygenerowane jako efekt zatwierdzenia zamówienia, zrealizowania usługi lub zmiany statusu transakcji w CRM. Dzięki takiej automatyzacji faktur nie tylko oszczędzasz czas, eliminując ręczne tworzenie dokumentów, ale realnie odciążasz dział księgowości. Nikt nie musi pamiętać o wystawieniu faktur i pilnowaniu terminów. Faktury powstają dokładnie wtedy, kiedy powinny – jako naturalny element procesu biznesowego – a nie jako oddzielne, ręcznie uruchamiane zadanie.

Automatyczne faktury a inne procesy biznesowe w firmie

W praktyce to nie samo wystawienie faktury jest największym wyzwaniem – bo przecież to tylko efekt końcowy całego szeregu działań. Z naszych doświadczeń wynika, że problem zaczyna się wcześniej: w braku spójności między działami, opóźnionym przekazywaniu informacji przez handlowców, niepełnych danych od działu operacyjnego czy konieczności ręcznego potwierdzania transakcji. A więc korzyści automatyzacji procesu księgowania faktur najpewniej zobaczymy, kiedy podejdziemy do problemu całościowo. Jak to zrobić?

Proces wystawiania faktur nie zaczyna się w księgowości

Faktura to wynik działań wielu działów – sprzedaży, logistyki, obsługi klienta. Sprawdź, gdzie powstają dane do faktury i które działania mają na nią wpływ zanim trafią do działu księgowego.

Zidentyfikuj punkty styku z fakturą

Ustal, kto wprowadza dane, gdzie najczęściej pojawiają się błędy i co blokuje sprawny przepływ informacji. To tam automatyzacja będzie miała największy efekt.

Określ reguły i wyjątki przetwarzania faktur

Zdefiniuj, jakie warunki muszą być spełnione, żeby faktura mogła powstać automatycznie. Uwzględnij różne modele transakcji, terminy, waluty czy nietypowe scenariusze.

Wybierz i wdróż system, który zintegruje się z pozostałymi działami

Automatyzacja wystawiania faktur musi być częścią większego ekosystemu – powinna pobierać dane z CRM, ERP czy zamówień i przesyłać faktury dalej: do klienta, banku czy zewnętrznej księgowości. Dlatego też gotowe rozwiązania i narzędzia, które traktują automatyzację faktur jako osobny proces, nie zawsze się sprawdzają. Jeden z naszych klientów napotkał problem podczas korzystania z programu Comarch ERP Optima. Narzędzie nie pozwalało na automatyczne wysłanie faktury na więcej niż jeden adres e-mail. Pracownicy mogli więc przekazać fakturę jedynie klientowi, a sposób pracy i rozliczania wymagał również wysłania kopii do przedstawiciela działu zakupów oraz handlowca. Wdrożenie dedykowanej automatyzacji procesu wystawiania faktur pozwoliło zaoszczędzić naszemu klientowi dziesiątki godzin miesięcznie. Ten przykład pokazuje, że gotowe systemy nie zawsze spełniają wszystkie potrzeby firmy – czasami konieczne jest wdrożenie dodatkowych rozwiązań lub rozszerzeń. W przypadku automatycznego wysyłania faktur w firmie naszego klienta, dopiero dedykowana integracja pozwoliła osiągnąć pełną efektywność procesu.

Realne przykłady automatyzacji faktur – poznaj korzyści zautomatyzowania procesów naszych klientów

Jeśli nadal nie przekonaliśmy Cię, że w automatyzację fakturowania naprawdę warto zainwestować, zapoznaj się z poniższymi wdrożeniami u naszych klientów i dowiedz się, w jakich przypadkach BPA (Business Process Automation) może Ci pomóc. Uwaga, nie będą to standardowe case studies o automatyzacji procesów w programach do faktur – przecież nie po to otworzyłeś/-aś ten artykuł. Poniższe przykłady to bardziej złożone problemy, które pokażą Ci, jak duży wpływ na przetwarzanie faktur mają inne procesy firmowe.

Automatyzacja obiegu faktur w firmie handlowej

Wyzwanie naszego klienta:
Firma handlowa borykała się z nieefektywnym procesem wystawiania faktur po zakończeniu sprzedaży. Handlowcy uzupełniali formularz z danymi do faktury w przygotowanym w tym celu oprogramowaniu, a następnie ręcznie dołączali protokół odbioru. Formularz był podstawą do wystawienia faktury przez księgowość. Problem polegał na tym, że przez pomyłki dane z formularza często nie zgadzały się ani z pierwotnym zamówieniem, ani z treścią protokołu. To prowadziło do licznych nieporozumień i mailowych ustaleń pomiędzy handlowcami a księgowością – każda faktura wymagała ręcznej weryfikacji, poprawiania danych i ponownego potwierdzania. Proces był żmudny, podatny na błędy i generował frustrację po obu stronach.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie:
Przebudowaliśmy cały proces w taki sposób, aby handlowiec nie musiał już wykonywać dwóch czynności – uzupełniać formularza i osobno załączać protokoł odbioru. Zamiast tego wypełnia tylko jeden, uproszczony formularz online, który zawiera wszystkie niezbędne dane – z dodatkową funkcjonalnością ich walidowania (np. zgodność z zamówieniem, kompletność pozycji, poprawność danych klienta). Po jego wysłaniu system automatycznie generuje dokument sprzedaży, który trafia do handlowca mailem w celu elektronicznego podpisu. Ten dokument zastępuje wcześniejszy, ręcznie tworzony protokół i staje się podstawą do wystawienia faktury – bez dodatkowych maili, plików i ustaleń z księgowością.

Efekt automatyzacji księgowania:
Cały proces wystawiania faktur skrócił się z kilku dni do kilkunastu minut. Dział księgowy otrzymuje tylko kompletne i zweryfikowane dane, a liczba błędów i "ręcznych poprawek” spadła niemal do zera. Handlowcy zyskali jasną ścieżkę działania, a firma – płynny, skalowalny i zautomatyzowany system obiegu dokumentów sprzedażowych.

Jak widzisz, sama automatyzacja procesów w programach do faktur nie zawsze jest rozwiązaniem, czasami należy spojrzeć na dany problem bardziej całościowo, przeliczyć ryzyko błędów ludzkich i przerobić część wykonywanych przez zespół zadań.

Automatyzacja księgowania w firmie sprzedającej elementy stalowe

Wyzwanie naszego klienta:
W firmie sprzedającej elementy stalowe proces sprzedaży był rozproszony, oparty na ręcznych działaniach i czasochłonnych weryfikacjach. Pracownicy działu księgowego sprawdzali dane klientów w kilku systemach (CRM i ERP), ręcznie weryfikowali NIP klientów, przepisywali informacje z rozmów telefonicznych i ręcznie budowali ofertę – każdemu produktowi przypisując odpowiedni kod. Po wysłaniu oferty rozpoczynała się mailowa wymiana z klientem, często z negocjacjami cen i warunków zakupu. Aby zaproponować właściwy rabat, handlowcy ręcznie sprawdzali historię zamówień klienta. Po akceptacji oferty, pracownicy ręcznie wystawiali fakturę.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie:
Wprowadziliśmy automatyzację obejmującą cały proces – od pierwszego kontaktu z klientem po utworzenie faktury. Rozmowy handlowe są teraz automatycznie rejestrowane, a na podstawie transkrypcji system tworzy auto notatki, które trafiają do bazy danych i służą jako podstawa do wygenerowania oferty (kosztorysu). System automatycznie (za pomocą API) dobiera pozycje produktów, kody, ceny i rabaty – uwzględniając historię zakupową danego klienta. Dzięki temu, handlowiec otrzymuje gotowy draft oferty, który może zatwierdzić lub edytować, a następnie przesłać klientowi bez konieczności ręcznego wypełniania plików. Gdy klient zaakceptuje ofertę, dane automatycznie trafiają do oprogramowania, w którym na podstawie zatwierdzonego kosztorysu generowana jest gotowa faktura – bez konieczności przepisywania, wysyłania maili czy dodatkowego potwierdzania danych.

Efekt automatyzacji pracy działu księgowego:
Czas przygotowania oferty skrócił się z kilkudziesięciu minut do kilku, a faktura może zostać wystawiona niemal natychmiast po akceptacji oferty – bez udziału handlowca. Zespół przestał ręcznie przepisywać dane z plików, a proces fakturowania został odciążony od błędów i opóźnień.

Ten przykład doskonale pokazuje nam, że często problem nie leży w samym wystawieniu faktury, ale w tym, co dzieje się wcześniej. Zanim dokument trafi do działu księgowego, pracownicy muszą zebrać dane z różnych źródeł, potwierdzić warunki, sprawdzić zgodność z ofertą – i to właśnie te czynności związane z zarządzaniem dokumentacją okazują się najbardziej czasochłonne lub podatne na błędy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usprawnień, jakie wdrażamy u naszych klientów, odwiedź stronę: https://www.sagiton.pl/branze/automatyzacja-administracja-i-finanse

Przygotujesz swoją firmę tylko na KSeF, czy wdrażasz automatyzację fakturowania od A do Z?

KSeF nie jest początkiem automatyzacji, ale świetnym pretekstem, aby w końcu uporządkować i usprawnić procesy związane z fakturowaniem. Jeśli skupisz się wyłącznie na samym obowiązku wystawiania e-faktur, nadal możesz tracić czas i pieniądze na powtarzalne, ręczne czynności. Warto potraktować wdrożenie KSeF jako impuls do szerszej zmiany w organizacji. A jeśli Twój system faktur nie obsługuje KSeF, masz problemy z integracją lub nie wiesz, od czego zacząć – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci zautomatyzować procesy od A do Z, żeby faktura była tylko formalnością, a nie punktem zapalnym w codziennej pracy.