Automatyzacja procesów biznesowych – usprawnij działanie swojej firmy!

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?

Zacznijmy od podstaw, czyli od definicji automatyzacji procesów – na pewno wiele razy przeglądając strony biznesowe lub czytając artykuły branżowe na Linkedin natknąłeś/-aś się na akronim BPA. Stworzony on został od słów Business Process Automation i jest określeniem na wszystkie usprawnienia, które wdrażamy w firmach w celu zautomatyzowania i tym samym przyspieszenia wykonywania codziennych zadań – takich jak wypełnianie dokumentów czy wysyłanie maili. Możliwe jest to dzięki wdrożeniu systemów automatyzacji, które są niczym innym jak programem, wykonującym za nas zdigitalizowaną (czyli wykonywaną za pomocą komputera) pracę. Takie systemy tworzone są przez specjalistów ds. automatyzacji procesów, czyli w dużej mierze programistów.

Najprostsza, przykładowa automatyzacja procesów

Automatyzację najlepiej jest wytłumaczyć na podstawie przykładów – wyobraź sobie, że pracujesz w dziale administracji i finansów w średniej wielkości przedsiębiorstwie. Do Twoich codziennych zadań należy między innymi archiwizacja i opisywanie wszystkich faktur kosztowych. Aby to robić, każdego dnia pobierasz dokumenty spływające na skrzynkę mailową, a następnie umieszczasz je na dysku firmowym nadając przy tym odpowiednią nazwę. Dodatkowo raz w miesiącu logujesz się na wszystkie programy, z których korzysta Twoja firma i również pobierasz z nich wystawione faktury. Pod koniec okresu rozliczeniowego i tak może się zdarzyć, że któryś z pracowników zapomni przesłać Ci dokumentu księgowego, więc na wszelki wypadek kontaktujesz się z każdym, aby uniknąć takiej sytuacji. Razem z opisywaniem dokumentów, proces ich archiwizacji zajmuje Ci miesięcznie nawet do 30 godzin. W im większej firmie pracujesz, tym więcej czasu musisz poświęcać na obieg dokumentów – w większości przedsiębiorstw zajmuje się tym nawet więcej niż jedna osoba. Tylko po co? Systemy automatyzacji mogą to wszystko zrobić za Ciebie! Faktury ze skrzynki mogą zostać automatycznie pobrane, firmowe programy mogą wysłać dokumenty do bazy bez konieczności logowania się do nich, a wszyscy pracownicy mogą otrzymać automatyczne powiadomienia e-mail z formularzem, dzięki któremu wyślą fakturę. Na koniec automatyzacja opisze i nazwie odpowiednio każdy plik na podstawie zdefiniowanej przez Ciebie struktury poprzez pobranie informacji z dokumentu (dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków). Brzmi prosto, prawda? W gruncie rzeczy podstawowa automatyzacja jest prosta – o bardziej zaawansowanych systemach do obsługi skomplikowanych procesów biznesowych będziemy pisać w dalszej części tego artykułu.

Poniżej znajdziesz grafikę, która wizualizuje opisaną wcześniej automatyzację procesów finansowych:

Poznaj rodzaje automatyzacji!

Po przeczytaniu poprzednich akapitów myślisz, że już mniej więcej wiesz czym jest automatyzacja? No to uwaga, bo w świecie automatyzacji czekają na nas pułapki. Oprócz BPA, mamy też RPA i IPA... dla większości przedsiębiorców najważniejszy jest ten pierwszy akronim, ale żeby trochę rozjaśnić Ci temat, poniżej znajdziesz również definicję tych dwóch kolejnych wyrażeń.

Robotyzacja procesów biznesowych

Czy automatyzacja procesów biznesowych to to samo co robotyzacja procesów biznesowych? Określenie robotyzacji procesów biznesowych, z angielskiego Robotic Process Automation (RPA), może odnosić się do dwóch, a nawet trzech różnych obszarów – i to również bywa źródłem nieporozumień. Z jednej strony, RPA tradycyjnie kojarzone jest z przemysłem, czyli z robotyzacją procesów produkcyjnych, gdzie maszyny, takie jak robotyczne ramiona, zastępują ludzi w wykonywaniu powtarzalnych czynności na liniach montażowych. Te fizyczne roboty działają z dużą precyzją, szybkością i wytrzymałością, wykonując zadania takie jak spawanie, pakowanie czy montaż.

Z drugiej strony, w świecie biurowym i cyfrowym, robotyzacja procesów może oznaczać coś zupełnie innego. Niektórzy specjaliści określają tak automatyzację procesów biznesowych, która wykorzystuje różnego rodzaju boty czy scrapery sieciowe. Nie są to fizyczne maszyny, ale rodzaj oprogramowania wykonującego rutynowe, powtarzalne zadania za użytkownika, symulując działania człowieka przy komputerze. Taki bot wykonuje zadania dokładnie tak, jak zrobiłby to pracownik – czyli klikając, pisząc i nawigując po interfejsie graficznym aplikacji. Nie korzysta z żadnych wewnętrznych integracji ani API, tylko otwiera programy, wypełnia formularze, loguje się przez ekrany logowania, kopiując dane z jednego miejsca do drugiego. To kluczowa różnica między Robotic Process Automation (RPA) a automatyzacją narzędziami takimi jak n8n czy Zapier, które realizują automatyzację za pomocą połączeń API (Interfejs Programowania Aplikacji). One nie „klikają”, tylko przesyłają dane między systemami bez udziału interfejsu graficznego. RPA sprawdza się tam, gdzie API nie istnieje lub jest zbyt kosztowne do wdrożenia, np. w starszych aplikacjach desktopowych. Wdrożenie automatyzacji procesów typu RPA ma jednak swoje wady – jeżeli interfejs graficzny automatyzowanej przez nas aplikacji się zmieni, automatyzacja może przestać działać w założony przez nas sposób. Dzieje się tak, ponieważ robot symuluje ruchy człowieka. Taki rodzaj automatyzacji może też generować problemy wydajnościowe szczególnie przy procesach wymagających tysięcy operacji, ponieważ dane z interfejsu graficznego trzeba zinterpretować i nie mamy nad nimi takiej kontroli jak przy przesyłaniu API.

Zdarzają się również przypadki, że specjalista ds. automatyzacji procesów nazwie typową automatyzację z użyciem API i narzędzi automatyzujących właśnie określeniem RPA. Właściwie w większości artykułów te nazwy są używane naprzemiennie jako synonimy. Dla jasności przekazu, w naszym tekście posługiwać się będziemy jedynie nazwą BPA, aby nie wprowadzać niepotrzebnego zamieszania.

Intelligent Process Automation (IPA)

IPA to najnowszy rodzaj automatyzacji, który pojawił się w świecie biznesu razem z rozwojem sztucznej inteligencji. Tzw. inteligentna automatyzacja procesów, czyli z angielskiego Intelligent Process Automation (IPA) to nic innego jak wykorzystanie AI (sztucznej inteligencji) w systemach automatyzacji. W przeciwieństwie do tradycyjnego BPA, które wykonuje wyłącznie ściśle zaprogramowane, powtarzalne zadania (na zasadzie stanie się A to wykonaj B – np. otrzymałeś mail z fakturą, więc pobierz plik), IPA potrafi „myśleć” i podejmować decyzje na podstawie danych. Ta technologia pozwala łączyć automatyzację z elementami uczenia maszynowego, przetwarzania języka naturalnego (NLP), rozpoznawania obrazów czy analizy predykcyjnej. Dzięki temu sztuczna inteligencja może za nas np. odczytać nieustrukturyzowane dane z maili, interpretować treść dokumentów, rozpoznawać intencje użytkownika czy sugerować kolejne kroki w procesie biznesowym. Usprawnienia automatyzujące z wykorzystaniem sztucznej inteligencji nazywamy po prostu automatyzacją procesów biznesowych AI. Rozwój inteligentnej automatyzacji procesów pozwala nam także na tworzenie systemów AI, które nazywane są agentami AI. O tym rodzaju automatyzacji możesz przeczytać w naszym artykule: https://www.sagiton.pl/blog/czym-sa-agenci-ai

Obejrzyj nasze video na YouTube, w którym tłumaczymy co to jest automatyzacja procesów biznesowych na realnych przykładach:

Obszary, w których możliwe jest wdrożenie automatyzacji procesów

Tak jak pisaliśmy w poprzednich akapitach, automatyzację wdrażamy w procesach zdigitializowanych, czyli takich, które wykonywane są za pomocą komputera czy telefonu. Dlatego też często przed rozpoczęciem automatyzowania procesów zalecamy naszym klientom digitalizację – jak to może wyglądać? Jako przykład ponownie weźmy dział administracji. Załóżmy, że taki zespół specjalistów zajmujący się przygotowywaniem i wystawieniem umów z pracownikami, każdorazowo drukuje te dokumenty, aby zebrać odpowiednie podpisy w formie papierowej. Digitalizacja tej czynności może polegać na przeniesieniu nawet całego procesu do programów komputerowych i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (nawet wraz z podpisem elektronicznym). Dzięki temu automatyzujemy prawie wszystkie czynności i zapewniamy naszym klientów pełną optymalizację procesu – możliwe jest również zautomatyzowanie go częściowo, np. do momentu wydruku umowy, ale efekty wdrożenia będą wtedy oczywiście mniejsze.

‍

Wiesz już więc, jakiego typu procesy możemy automatyzować, a poniżej znajdziesz listę obszarów, w których takie wdrożenia są najpopularniejsze:

Automatyzacja procesów administracyjnych

W obszarze administracji możliwe jest dziś automatyzowanie niemal wszystkich czynności, od najbardziej rutynowych po bardziej złożone i skomplikowane procesy biznesowe. Wysyłka e-maili i przypomnień do kontrahentów, generowanie umów czy aneksów, elektroniczny obieg dokumentów oraz sprawdzanie danych kontrahentów w zewnętrznych systemach mogą przebiegać całkowicie automatycznie. Jeśli jednak w organizacji nie ma pełnego zaufania do działania automatyzacji, możemy zaprojektować system zarządzania, w którym człowiek końcowo zatwierdza każdy krok, zanim dokument lub informacja trafi dalej. Dzięki temu możliwe jest doskonalenie procesów biznesowych bez utraty kontroli i bezpieczeństwa informacji w Twojej firmie.

Automatyzacja procesów finansowych

W obszarze finansów automatyzacja ma szczególne znaczenie, ponieważ pozwala eliminować błędy ludzkie związane z przepisywaniem dużej ilości informacji, przyspieszać księgowanie dokumentów i lepiej kontrolować przepływy pieniężne. Dzięki odpowiednim narzędziom można np. automatycznie przetwarzać faktury, uzgadniać dane z systemów bankowych i automatyzować procesy związane z zarządzaniem budżetami w czasie rzeczywistym. Automatyzacja procesów zarządzania w finansach pozwala lepiej wykorzystywać dane historyczne i predykcyjne do planowania wydatków i analiz ryzyka. Takie zautomatyzowane dashboardy finansowe to kluczowy krok w stronę optymalizacji procesów i budowania nowoczesnego, odpornego na błędy środowiska finansowego.

"Badania pokazują, że 74% organizacji korzystających z BPA odnotowało znaczną poprawę produktywności i oszczędności kosztów. Nie jest to już tylko narzędzie dla dużych korporacji; firmy każdej wielkości wykorzystują automatyzację, aby pozostać konkurencyjnymi." źródło: ProValet.io

Automatyzacja przepływu pracy HR

W dziale kadr automatyzujemy procesy takie jak rekrutacja, onboarding pracowników, przetwarzanie wniosków urlopowych czy ocen okresowych. W przypadku rekrutacji tzw. Intelligent Process Automation (IPA) z wykorzystaniem sztucznej inteligencji umożliwia przyspieszenie zadań, które na pierwszy rzut oka wydają się niemożliwe do zautomatyzowania – np. analizę CV czy prowadzenie korespondencji z kandydatami. Takie podejście znacząco usprawnia zarządzanie procesami biznesowymi w obszarze personalnym, pozwalając działowi HR skoncentrować się na działaniach strategicznych (np. prowadzeniu rozmów z kandydatami), a nie powtarzalnych. Dobrze wdrożona automatyzacja przepływu pracy HR optymalizuje więc nawet najbardziej skomplikowane procesy biznesowe.

Automatyzacja obsługi klienta i systemów zarządzania relacjami z klientem (CRM)

W obszarze zarządzania relacjami z klientem automatyzacja ma ogromny wpływ na jakość obsługi oraz efektywność działań sprzedażowych. Z pomocą BPA możliwe jest automatyczne odpowiadanie na zapytania, personalizowanie komunikacji i analizowanie historii kontaktu bez udziału pracowników. Istnieje również wiele automatyzacji, które możemy wdrożyć do istniejących już systemów zarządzania relacjami z klientem (CRM). Dzięki takim usprawnieniom, zapewniamy naszym klientom spójność i szybkość reakcji, jednocześnie zmniejszając koszty operacyjne poświęcane na obsługę klienta i sprzedaż. Zautomatyzowany CRM, nie tylko może być zintegrowany z wszystkimi innymi narzędziami w firmie w celu przyspieszenia pracy, ale również ułatwia identyfikację potrzeb klientów. Sztuczna inteligencja może podpowiadać handlowcom czy pracownikom obsługi klienta, jakie działania wykonywać, aby zapewnić wysoki poziom zadowolenia. To przykład optymalizacji procesów, który przekłada się bezpośrednio na wzrost satysfakcji i lojalności klientów.

Automatyzacja ofertowania

Proces ofertowania, często rozbudowany i wieloetapowy, również możemy skutecznie zautomatyzować. Zautomatyzowany system zarządzania ofertami redukuje czas oczekiwania i eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego kopiowania danych. Jak to może wyglądać? Po tym, jak klient skontaktuje się z działem sprzedaży, CRM automatycznie utworzy lead'a z danymi potrzebnymi do wyceny. System zarządzania relacjami przypisze dostępnego handlowca, a dane z formularzy, e-maili czy rozmów telefonicznych zostaną automatycznie przetworzone i zapisane. Następnie generator ofert sprawdzi kompletność informacji, wykona kalkulacje i – jeśli zajdzie taka potrzeba – przekaże je do działu technicznego do weryfikacji. Po zatwierdzeniu powstanie gotowa oferta, którą handlowiec przejrzy i automatycznie, za pomocą jednego przycisku, wyśle do klienta. Taka automatyzacja nie tylko sprzyja lepszej organizacji pracy zespołów sprzedażowych i szybszemu odpowiadaniu na zapytania klientów, ale też wspiera doskonalenie procesów biznesowych poprzez zbieranie danych i analizę skuteczności ofert.

Ile wynosi i od czego zależy koszt wdrożenia automatyzacji procesów?

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to bardzo popularny w ostatnim czasie temat, nic więc dziwnego, że na rynku pojawia się coraz to więcej firm automatyzujących czy też indywidualnych specjalistów ds. automatyzacji procesów. Zauważ jednak, że tylko niektórzy przedsiębiorcy udostępniają cenę usług automatyzujących na swoich stronach internetowych. Czy jest to jakiegoś rodzaju spisek w tej branży? Nic bardziej mylnego – dedykowanej automatyzacji po prostu nie da się wycenić (a przynajmniej bardzo trudne i często niedokładne) bez otrzymania choćby podstawowych informacji od potencjalnego klienta. Swego czasu, jako Sagiton Automation posiadaliśmy poglądowy cennik na naszej stronie, ale szybko okazało się, że często wprowadzał on użytkowników w błąd. Testowaliśmy także tzw. kalkulator opłacalności automatyzacji, dzięki któremu nasi potencjalni klienci mogli wyliczyć koszt i ROI wdrożenia automatyzacji procesów – z tego pomysłu również zrezygnowaliśmy. Dlaczego? A no właśnie dlatego, że przy wycenie automatyzacji należy znać szereg czynników, a tymi czynnikami są:

1. Stan procesów do zautomatyzowania

Na początku należy ustalić, czy procesy są już dobrze zmapowane, opisane i zdigitalizowane. Jeśli nie, to konieczne będzie ich uporządkowanie, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami analizy, dokumentacji oraz przygotowania do automatyzacji. Jeżeli wybierzesz usługę wdrożenia automatyzacji procesów u tzw. agencji automatyzującej, zmapowanie procesów powinno być przedstawione jako część oferty.

Mapowanie procesów biznesowych jest niezbędnym elementem każdego wdrożenia automatyzacji, ponieważ zautomatyzowanie nieodpowiednich procesów zamiast przynieść Ci korzyści może jedynie wygenerować wysokie koszty:

"Pierwszą zasadą każdej technologii stosowanej w biznesie jest to, że automatyzacja zastosowana do wydajnej operacji zwiększy wydajność. Drugą jest to, że automatyzacja zastosowana do nieefektywnej operacji zwiększy nieefektywność". Bill Gates, "Business the Speed of Thought"

2. Rodzaj narzędzi biznesowych, z jakich korzysta firma

To, z jakimi systemami ma pracować automatyzacja (np. CRM, ERP, arkusze kalkulacyjne, systemy finansowe), wpływa na wybór technologii oraz zakres integracji koniecznych do wykonania. Niektóre narzędzia posiadają otwarte API i są łatwe do zintegrowania, inne wymagają bardziej złożonych rozwiązań, tak jak wspomniane przez nas wcześniej RPA. Czasami może się okazać, że narzędzie, z którego korzystasz np. w celu rozliczeń faktur, jest praktycznie niemożliwe do zautomatyzowania czy też zintegrowania z innymi programami. W takich przypadkach najcześciej zaleca się zmianę systemu na taki, który bardzie bardziej kompatybilny z innymi.

3. Poziom skomplikowania procesów

Im więcej kroków, warunków i wyjątków w procesie, tym bardziej zaawansowane musi być rozwiązanie. To z kolei wpływa zarówno na czas realizacji, jak i koszt narzędzi automatyzujących, które będą w stanie obsłużyć skomplikowane procesy biznesowe. Dlatego najlepiej, aby firma która zajmie się automatyzowaniem procesów w Twoim przedsiębiorstwie, przed rozpoczęciem prac, miała możliwość dokładnego poznania wszystkich wewnętrznych procedur, które będzie optymalizować. Więcej o tym, jak przebiega przygotowanie i samo wdrażanie automatyzacji przeczytasz w następnej części artykułu.

4. Liczba osób zaangażowanych w dany proces

Automatyzacja procesów, w których bierze udział wiele osób lub działów, wymaga precyzyjnego zarządzania przepływem informacji i odpowiedzialnością. Im więcej uczestników, tym większa potrzeba stworzenia przemyślanego systemu monitorowania procesów biznesowych i ich automatyzacji. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że niektóre narzędzia do automatyzacji pobierają opłaty na podstawie ilości wykonywanych akcji (np. Zapier) czy ilości użytkowników (np. Airtable). Dlatego nawet jeśli za samo wdrożenie automatyzacji nie zapłacisz więcej jeśli posiadasz wielu pracowników, tak cena za zarządzanie zautomatyzowanymi procesami i ich utrzymanie może wzrastać wprost proporcjonalnie do wielkości Twojej firmy.

Teraz już wiesz, że jeśli agencja automatyzująca nie poda Ci ceny po pierwszym spotkaniu, to nie dlatego, że sprzedawca nie jest zainteresowany współpracą czy też coś przed Tobą ukrywa. Proces wyceny automatyzacji jest dość skomplikowany i nie zawsze można go zakończyć po kilkunastu minutach rozmowy z klientem. Jeżeli specjalista ds. automatyzacji procesów od razu poda Ci cenę wdrożenia, to prawdopodobnie chce sprzedać Ci już gotowy system lub nie wykonał dokładnej analizy, co może skutkować wdrożeniem automatyzacji procesów, która tak naprawdę będzie nieopłacalna.

Aby ułatwić klientom podejmowanie decyzji o wdrożeniu automatyzacji procesów, firmy często stosują wcześniej wspomniane przez nas widełki cenowe. W Sagiton ustalamy je i na bieżąco aktualizujemy na podstawie historycznych wdrożeń u naszych klientów. Czyli jeśli automatyzacja procesu finansowego u jednego klienta kosztowała 7 tysięcy, a u drugiego 15, możliwe jest że pierwsza wycena, jaką u nas otrzymasz będzie zaczynała się od 7 tysięcy. Nie oznacza to jednak, że taki będzie finalny koszt automatyzacji – do takiej wyceny potrzebna jest głębsza analiza. Poniżej znajdziesz nasz cennik przykładowych automatyzacji:

Jak wygląda proces wdrożenia automatyzacji, albo przynajmniej jak powinien wyglądać?

Doskonalenie procesów biznesowych nie powinno być przypadkowe ani zbyt pospieszne — dobrze zaplanowane etapy wdrożenia automatyzacji pozwalają zminimalizować ryzyko zautomatyzowania nieodpowiednich procesów, maksymalnie zoptymalizować poświęcany budżet i osiągnąć realne oszczędności operacyjne. Firma zajmująca się automatyzacją powinna podejść do tego zadania strategicznie, opierając się na dogłębnej analizie Twoich procesów i ścisłej współpracy z Twoim zespołem. Niezbędnym elementem jest zrozumienie specyfiki automatyzowanych procesów biznesowych, ich celów oraz ograniczeń technologicznych i organizacyjnych.

‍

Cały proces powinien być przejrzysty, oparty na jasnych etapach. Poniżej przedstawiamy, jak powinien wyglądać proces wdrożenia automatyzacji krok po kroku:

1. Konsultacja wstępna – rozpoznanie potrzeb i problemów

To pierwszy etap rozmów biznesowych, który pozwala agencji automatyzującej wstępnie zrozumieć Twoje potrzeby. Na tym etapie analityk biznesowy powinien zadać Ci kluczowe pytania dotyczące problemów w procesach oraz ocenić, czy ich automatyzacja jest w ogóle możliwa, a jeśli tak, to czy może przynieść Ci realne korzyści. Podczas takiej konsultacji możesz również otrzymać ogólne informacje o metodyce automatyzacji procesów, kosztach automatyzacji lub przykładowe cenniki z Twojej branży – tzw. widełki cenowe.

2. Konsultacja techniczna – wstępna analiza procesów

Głębsza analiza, w którą zaangażowany jest już nie tylko analityk biznesowy, ale także ekspert techniczny. Celem jest zrozumienie szczegółów procesów, które potencjalnie będą automatyzowane. Jeżeli proces, których chcesz zautomatyzować nie jest bardzo skomplikowany, agencja automatyzująca może podać Ci końcową cenę wdrożenia już na tym etapie rozmów.

3. Warsztaty projektowe lub audyt procesów

Warsztaty projektowe, trwające zazwyczaj jeden dzień (zdalnie lub na miejscu), to kluczowy etap przygotowawczy, bez którego nie powinno się podejmować decyzji o wdrożeniu automatyzacji. Ich głównym celem jest stworzenie spójnej strategii automatyzacji — dokumentu, który pozwala klientowi zrozumieć, jaki jest biznesowy problem, który rozwiązujemy, czy automatyzacja się opłaca, jak szybko zobaczymy efekt oraz jakie konkretnie procesy biznesowe warto zautomatyzować.

Podczas warsztatów eksperci wspólnie z Twoim zespołem przeprowadzą mapowanie procesów biznesowych — czyli dokładną analizę, jak przebiegają dziś kluczowe działania operacyjne, kto jest za nie odpowiedzialny i gdzie występują tzw. "wąskie gardła". Dla wybranych procesów należy oszacować koszty ich ręcznego wykonywania, co pozwala realnie ocenić potencjalny zwrot z inwestycji (ROI).

W kolejnym kroku agencja automatyzująca powinna wybrać najbardziej adekwatne technologie. Równolegle analizując potencjalne ryzyka wdrożenia oraz czynniki organizacyjne, takie jak poziom akceptacji zespołu dla zmian czy zależności między działami. Finalnie, najlepiej jest zdefiniować tzw. MVP (minimum viable product) – czyli najmniejszy fragment procesu, który warto zautomatyzować w pierwszym kroku, aby Twoja firma mogła możliwie szybko zobaczyć efekty automatyzacji i przetestować rozwiązanie w praktyce. Dobrze przeprowadzone warsztaty nie tylko porządkują wiedzę o procesach, ale także pozwolą Ci podjąć decyzję w oparciu o dane — a nie intuicję.

4. Decyzja o podjęciu dalszej współpracy i rozpoczęcie wdrażania automatyzacji procesów biznesowych (BPA)

Po zakończeniu warsztatów projektowych Twoja firma powinna otrzymać szczegółową strategię automatyzacji — dokument, który zawiera mapowanie procesów biznesowych, ocenę opłacalności, identyfikację ryzyk oraz propozycję konkretnych technologii. Na tej podstawie podejmiesz świadomą decyzję, czy chcesz przejść do etapu wdrożenia i jeśli tak, to w jakim zakresie.

Jeśli zdecydujesz się na dalszy krok, projekt zazwyczaj rozpocznie się od wdrożenia najprostszej wersji automatyzacji, która pozwoli Ci szybko przetestować rozwiązanie w praktyce i zobaczyć pierwsze efekty. Dzięki automatyzacji procesów już po kilku tygodniach możesz zauważyć realne oszczędności czasu, redukcję błędów i odciążenie zespołu z powtarzalnych zadań.

W trakcie realizacji projektu, agencja automatyzująca powinna zadbać również o odpowiedniego monitorowanie procesów biznesowych i na bieżąco reagować na potencjalne błędy. Możesz również otrzymać już część dostępów do narzędzi, które pomogą Ci w zarządzaniu zautomatyzowanymi procesami.

Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych z agencją automatyzującą?

Podczas wyboru agencji automatyzującej warto zwrócić uwagę nie tylko na jej ofertę, ale przede wszystkim na realne działania i doświadczenie. Sprawdź, czy agencja posiada udokumentowane case studies, pracowała z klientami o podobnym profilu oraz czy sama korzysta z rozwiązań, które oferuje. Kluczowe jest, aby partner miał doświadczenie w mapowaniu procesów biznesowych – to fundament do wdrożeń usprawniających procesy biznesowe. Zapytaj potencjalnego dostawcę, czy automatyzację można wdrażać stopniowo, dobre agencje proponują podejście iteracyjne, które pozwala szybko uzyskać efekty i ograniczyć ryzyko. Weryfikuj opinie klientów, np. na Clutch, oraz to, czy agencja angażuje się w działalność edukacyjną, zdobywa nagrody branżowe czy też rozwija własne produkty.

Podsumowując, jak automatyzacja procesów biznesowych (BPA) może pomóc Twojej firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do zwiększania efektywności operacyjnej w firmie. Dzięki niej ograniczysz liczbę błędów, przyspieszysz wykonywanie zadań i odciążysz zespół z czasochłonnych, powtarzalnych czynności. BPA pozwoli Ci nie tylko obniżyć koszty, ale też lepiej wykorzystywać zasoby firmowe i skupić się na działaniach, które rzeczywiście generują rynkową wartość. Automatyzacja to również większa przewidywalność i możliwość łatwego skalowania procesów w miarę rozwoju firmy. Dodatkowo, dobrze wdrożona automatyzacja poprawia jakość obsługi klienta, usprawnia przepływ informacji i zwiększa kontrolę nad kluczowymi obszarami działalności. Co ważne, nie musisz automatyzować wszystkiego od razu, pamiętaj, że możesz zacząć od jednego procesu i rozwijać wdrożenie stopniowo, dokładnie tam, gdzie ma to największy sens. BPA to nie tylko technologia, ale strategiczne podejście do prowadzenia nowoczesnego biznesu.