Jak zablokować oszustów? Chroń swoją firmę usługową przed fałszywymi fakturami

1. Najprostszy schemat: Manipulacja podczas wystawiania faktury w systemie księgowym

Sytuacja‍

Podczas przeglądu faktur w systemie księgowym zauważono, że jedna z nich zawiera inny numer konta niż firmowy. Okazało się, że doszło do zmiany numerów rachunków – pracownik podmienił go na swój, próbując przekierować płatność. Na szczęście podstawowe zabezpieczenia pozwoliły wykryć problem fałszywych danych firmy przed dokonaniem przelewu przez klienta.

Jak temu zapobiec?

Manipulacja numerem konta w systemie księgowym to najprostszy rodzaj oszustwa związanego z fakturami. Oto, jak go zablokować:

• Zablokuj zmiany numeru konta: Skonfiguruj system księgowy w taki sposób, aby zmiana numeru konta wymagała autoryzacji przełożonego lub dodatkowego potwierdzenia. To uniemożliwia pracownikom samodzielne manipulacje.
• Włącz powiadomienia o zmianach: Ustaw automatyczne powiadomienia (e-mail lub SMS) dla kadry zarządzającej przy każdej próbie modyfikacji numeru konta. To zapewnia natychmiastową widoczność podejrzanych faktur czy działań.
• Weryfikacja dwuskładnikowa (2FA) : Dodaj 2FA dla kont z dostępem do ustawień finansowych, takich jak zmiana numeru konta. To dodatkowa warstwa ochrony, która blokuje nieautoryzowane zmiany i uniemożliwi wysyłanie fałszywych faktur.

Efekt

Te proste mechanizmy zamykają możliwość manipulacji w systemie księgowym i tym samym minimalizują ryzyko fałszywego wystawiania faktur. Automatyczne powiadomienia o wykrytych anomaliach i weryfikacja dwuskładnikowa (2FA) pozwoliły firmie szybko zareagować, zanim klient dokonał płatności na fałszywe konto. Wdrożenie tych zabezpieczeń wymaga minimalnego wysiłku, a znacząco zwiększa bezpieczeństwo.

2. Sprytniejszy schemat: Fałszywa faktura wysłana z firmowej poczty

Sytuacja

Klient otrzymał fakturę z firmowej skrzynki e-mail, ale z innym numerem rachunku bankowego niż firmowy. Ta fikcyjna faktura VAT została stworzona w edytorze tekstu, zapisana jako PDF i wysłana z firmowego adresu e-mail, mimo że nie była zarejestrowana w systemie księgowym. Firma nie miała o niej pojęcia, dopóki klient sam nie zgłosił problemu.

Jak temu zapobiec?

Gdy oszust działa poza systemem księgowym, ale korzysta z firmowej poczty, kluczowe jest monitorowanie korespondencji wychodzącej w celu zauważenia fałszywej faktury. Oto rozwiązania:

• Monitoruj pocztę wychodzącą: Skonfiguruj serwer pocztowy, by automatycznie flagował wysyłane wiadomości zawierające załączniki PDF lub słowa kluczowe, takie jak „faktura” czy „rachunek”. Podejrzane wiadomości można kierować do przełożonego w celu chociażby sprawdzenia kwoty faktury lub weryfikacji numerów kont bankowych.
• Analizuj załączniki: Wdrożenie automatycznego skanowania wysyłanych załączników PDF w poszukiwaniu numerów kont bankowych pozwala porównać je z oficjalnym numerem firmy. Jeśli numer się nie zgadza, system generuje alert o fałszywych informacjach dla kadry zarządzającej.
• Ogranicz format załączników: Ustal, że faktury mogą być wysyłane tylko jako PDF. Wiadomości z innymi formatami (np. dokumenty tekstowe) są automatycznie flagowane lub blokowane do czasu weryfikacji przez menadżerów.

Efekt

Monitorowanie poczty wychodzącej i analiza załączników pozwoliły firmie wychwycić fałszywą fakturę, zanim dotarła do klienta. Alert o PDF-ie ze zmienionym numerem konta bankowego umożliwił szybką reakcję. Profesjonalna konfiguracja serwerów pocztowych zapewnia pełną kontrolę nad korespondencją.

3. Zaawansowane oszustwo: Podszywanie się pod firmową domenę

Sytuacja

Klient zgłosił, że otrzymał fakturę z adresu e-mail wyglądającego jak firmowy, ale z innym numerem konta. Okazało się, że oszust wysłał fikcyjną fakturę VAT z własnego serwera, ale podszywając się pod firmowy adres e-mail (tzw. spoofing). Firma nie miała o tym pojęcia, dopóki klient nie skontaktował się z pytaniem o zapłatę fałszywej faktury.

Jak temu zapobiec?

Wykrycie oszustwa fakturowego z podszywaniem się pod domenę wymaga zaawansowanych zabezpieczeń serwerów pocztowych. Oto, jak je wdrożyć:

• Określ autoryzowane serwery pocztowe: Skonfiguruj ustawienia DNS, by wskazywały, które serwery mogą wysyłać e-maile w imieniu Twojej domeny. Wiadomości z nieautoryzowanych serwerów są oznaczane jako spam lub odrzucane przez serwery odbiorcze.
• Podpisy cyfrowe dla e-maili: Włącz mechanizm podpisywania wiadomości, który potwierdza, że e-mail pochodzi z Twojej domeny i nie został zmodyfikowany. Wymaga to odpowiedniej konfiguracji serwerów pocztowych.
• Polityka weryfikacji i raportowania: Wdrożenie zasad określających, co serwery odbiorcze mają robić z nieautoryzowanymi wiadomościami (np. przenieść do spamu lub odrzucić). Ustaw raportowanie, by otrzymywać powiadomienia o próbach podszywania się, co pozwala monitorować podejrzane działania.

Efekt

Zabezpieczenia serwerów pocztowych sprawiły, że fałszywy e-mail został oznaczony jako spam, a raport o próbie podszywania się umożliwił firmie szybką reakcję. Konfiguracja ta jest standardem w cyberbezpieczeństwie i skutecznie chroni przed spoofingiem.

4. Najbardziej wyrafinowany schemat: Oszustwo fakturowe z prywatnej poczty

Sytuacja

Klient otrzymał fakturę z prywatnej skrzynki e-mail (utworzonej w schemacie [email protected]), podszywającej się pod firmowy adres w polu „From”. Faktura, stworzona w edytorze tekstu i zapisana jako PDF, zawierała inny numer konta niż firmowy. Firma nie miała o niej pojęcia, a klient, nieświadomy oszustwa, dokonał zapłaty fałszywej faktury.

Jak temu zapobiec?

Jest to najbardziej skomplikowany schemat, wymagający pełnej automatyzacji i monitoringu. Istnieją jednak rozwiązania, które mogą pomóc w zminimalizowaniu wysyłania fałszywych faktur z podrobionych adresów e-mail:

• Automatyzacja fakturowania: Zintegruj system księgowy z systemem zarządzania usługami lub zadaniami, aby faktury były generowane automatycznie po zakończeniu zlecenia i wysyłane z dedykowanego adresu e-mail (np. [email protected]). Poinformuj klientów o tym, w jakie dni mogą spodziewać się automatycznej wiadomości e-mail, dzięki czemu faktury wysłane w innym dniu powinny wzbudzić ich podejrzenia. A jeśli do oszustwa fakturowego dojdzie faktycznie pod koniec okresu rozliczeniowego lub w dniu zakończenia usługi, klient otrzyma zarówno prawdziwą fakturę jak i fałszywą wysłaną z prywatnej skrzynki, co również powinno go zaniepokoić.
• Adnotacje w korespondencji: Aby zminimalizować ryzyko oszustw fakturowych, możesz także uświadomić swoich klientów o potencjalnych zagrożeniach. Pilnuj, aby faktury były zawsze wysyłane z tego samego adresu e-mail. Dodatkowo, w celu zabezpieczenia swojej firmy przed ewentualnym obarczenie winą, możesz dodać na każdej fakturze i w e-mailach informację: „Płatność tylko na konto [numer konta firmy]. Faktury z innych adresów e-mail są nieważne. Skontaktuj się z nami w razie wątpliwości pod [oficjalny kontakt].”
• Monitorowanie płatności: Regularnie porównuj wpływy na firmowe konto z fakturami w systemie księgowym. Jeśli płatność nie dotarła, skontaktuj się z klientem, pytając, na jakie konto została dokonana wpłata. Dodatkowo, automatyczne wysyłanie przypomnień o niezapłaconych fakturach przyspiesza wykrycie oszustwa – jeśli klient już zapłacił fakturę posiadającą fałszywe dane, na pewno Cię o tym poinformuje jeśli otrzyma ponaglenie płatności.
• Zabezpieczenia serwerów pocztowych: Wdrożenie zasad weryfikacji nadawcy (opisanych w punkcie 3) zmniejsza ryzyko, że fałszywy e-mail z prywatnej skrzynki zostanie uznany za wiarygodny przez serwery odbiorcze Twoich klientów.

Efekt

Automatyzacja fakturowania sprawiła, że klient otrzymał oficjalną fakturę z systemu, co pozwoliło mu zauważyć niezgodność z fałszywą fakturą z prywatnej skrzynki. Dodatkowo monitorowanie płatności ujawniło brak wpłaty na firmowe konto, co skłoniło firmę do kontaktu z klientem i skutkowało szybszym wykryciem oszustwa. Takie rozwiązania wymagają większej inwestycji w automatyzację procesów, ale jest najskuteczniejsze w walce z "wyrafinowanymi" oszustwami fakturowymi.

Skuteczna obrona przed fikcyjnymi fakturami VAT – jak wdrożyć?

Jak widzisz, fikcyjne faktury VAT mogą przybierać różne formy – od prostych manipulacji w systemie księgowym po zaawansowane ataki z prywatnych skrzynek e-mail. Jako specjaliści w automatyzacji procesów biznesowych i konfiguracji bezpiecznych serwerów, w przypadku oszustw związanych z fakturami rekomendujemy:

• Proste oszustwa: Zablokuj zmiany numeru konta w systemie księgowym, włącz powiadomienia i weryfikację dwuskładnikową (2FA).
• Fikcyjne faktury z firmowej poczty: Monitoruj korespondencję wychodzącą i automatycznie analizuj załączniki.
• Podszywanie się pod domenę: Skonfiguruj zabezpieczenia serwerów pocztowych, by odrzucać nieautoryzowane wiadomości.
• Oszustwa z prywatnej poczty: Zautomatyzuj fakturowanie i monitoruj płatności, by wychwycić niezgodności.

Chcesz zabezpieczyć swoją firmę? Nie musisz robić tego sam. Sagiton specjalizuje się w automatyzacji procesów biznesowych, hostingu i konfiguracji bezpiecznych serwerów, w tym serwerów pocztowych. Skontaktuj się z nami, a zaprojektujemy i wdrożymy rozwiązania, które ochronią Twoją firmę i finanse Twoich klientów. Zabezpiecz swój biznes przed oszustwami związanymi z fakturami już dziś!