Czy wykorzystanie Excela do automatyzacji codziennej pracy jest opłacalne?

Excel w firmach – potężne narzędzie, które szybko zamienia się w chaos

Program Microsoft Excel od lat jest jednym z głównych narzędzi wykorzystywanych w firmach do pracy z danymi. Umożliwia on szereg funkcji, takich jak import, filtrowanie danych czy tworzenie zestawów danych. Każdy średniozaawansowany użytkownik programu Excel potrafi w nim wyliczać budżety, tworzyć harmonogramy, zestawienia czy raporty. Problem pojawia się wtedy, gdy ilość arkuszy i plików Excel w firmie zaczyna przekraczać możliwości zespołów. Dane są rozproszone, arkusze programu Excel dublują się, a każda zmiana wymaga ręcznego uaktualniania w wielu miejscach.

W wielu przedsiębiorstwach korzystających z Microsoft Excel brakuje centralizacji danych, wersjonowania plików i automatycznego przepływu informacji. Pracownicy tracą godziny na powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, filtrowanie, kopiowanie czy tworzenie raportów, które co miesiąc ręcznie uzupełniane są tymi samymi źródłami danych. 

Jeszcze większym problemem jest praca na plikach lokalnych, czyli pobieranie przez pracowników plików oraz wymienianie ich pomiędzy sobą drogą mailową. Choć zdarza się to teraz niezwykle rzadko, niektóre firmy nadal w ten sposób funkcjonują. Taka praca z arkuszami Excel jest nie tylko nieefektywna, ale wręcz nieracjonalna – prowadzi do chaosu wersji, utraty danych i znaczącego spowolnienia procesów biznesowych. Pracownicy zamiast jednocześnie pracować na dokumentach, wciąż czekają aż ktoś inny wyedytuje i odeśle im plik lub zakładają równoległe wersje w nadziei, że przyspieszy to ich pracę. Niestety bardzo szybko zamienia się to w informacyjny chaos – nikt nie wie, jaka wersja budżetu kwartalnego jest aktualna, czy każda osoba odpowiedzialna otrzymała i potwierdziła już plik, ani kto i jakie zmiany w dokumencie wprowadził. 

‍

To wszystko sprawia, że choć Excel nadal bywa pomocny przy pracy z danymi, coraz więcej firm decyduje się pójść o krok dalej i szuka rozwiązań, które lepiej odpowiadają na potrzeby rosnącej skali operacji oraz wymagań współczesnego środowiska pracy.

Automatyzacja zadań w Excelu – pierwszy krok do porządkowania pracy

Nie oznacza to, że Excel nie ma potencjału. Dzięki dodatkom automatyzacji takim jak Power Query, tabele przestawne, a także Visual Basic Applications (VBA), możliwa jest zaawansowana automatyzacja programu Excel. Firmy mogą wdrażać makra, wykorzystywać język VBA, a nawet korzystać z dodatków automatyzacji do generowania raportów, tworzenia alertów czy automatycznego przeliczania i analizy danych.

Automatyzacja Excela może znacznie usprawnić codzienną pracę i uporządkować procesy — to idealny etap przejściowy, gdy firma jeszcze nie jest gotowa na pełną zmianę na bardziej zaawansowane narzędzia automatyzacji. Jaki może być przykład automatyzacji zadań w Excelu? Jest to chociażby generowanie miesięcznych zestawień sprzedaży lub wysyłka raportów do klientów na podstawie danych źródłowych. Takie procesy biznesowe oparte na funkcjach programu Excel, takich jak tworzenie makr VBA czy skryptów VBA pozwala oszczędzać firmom czas i unikać błędów.

Kiedy tworzenie automatyzacji Excela to za mało – problemy, które możesz napotkać

Choć automatyzacja zadań w Excelu przynosi pewne korzyści, coraz więcej firm decyduje się pójść o krok dalej i całkowicie zrezygnować z arkuszy programu Excel. Dzieje się tak, ponieważ narzędzie to, mimo swojej elastyczności i szerokiego wachlarza funkcji automatyzacyjnych (takich jak formuły, tabele przestawne czy makra VBA), ma swoje ograniczenia. W miarę jak rosną potrzeby zespołów i skala operacji firmy, pojawiają się problemy, których nie da się łatwo rozwiązać w arkuszu kalkulacyjnym. Jednym ze sposobów na uniknięcie problemów związanych z korzystaniem z Exceli, jest migracja danych i procesów do narzędzi typu no-code lub low-code. Takie rozwiązania technologiczne w wielu przypadkach mogą całkowicie zastąpić Excela – więcej o tej technologii opowiemy w dalszej części artykułu.

Poniżej znajdziesz 5 ograniczeń jakie możesz napotkać korzystając z Microsoft Excel:

Ograniczenia w automatyzacji złożonych procesów biznesowych

Excel dobrze sprawdza się przy prostych zadaniach, jednak przy bardziej złożonych procesach biznesowych zaczynają ujawniać się jego ograniczenia. Automatyzacja procesów takich jak zatwierdzanie dokumentów, obieg wniosków czy obsługa zgłoszeń między działami wymaga mechanizmów logicznych, warunków decyzyjnych i powiązanych akcji, których arkusz nie oferuje w sposób natywny. Tworzenie makr VBA może wspomóc automatyzację powtarzalnych zadań, ale nie zastąpi przy tym dedykowanego systemu workflow. Automatyzacja w Excelu zazwyczaj ogranicza się do przeliczeń, kopiowania lub filtrowania danych, a nie do pełnego zarządzania procesem. W dodatku każdy etap automatyzacji wymaga ręcznej konfiguracji, pisania kodu lub użycia prostych funkcji Excela, które nie uwzględniają złożonych zależności między krokami. Nawet dodatek automatyzacji nie zmieni faktu, że funkcje Excela nie są zaprojektowane do modelowania przepływów pracy. W dynamicznych organizacjach, gdzie procesy wymagają integracji wielu ról i źródeł danych, arkusz staje się więc wąskim gardłem, ponieważ jego integracja z innymi systemami może być trudna lub nawet awykonalna (ten temat rozwiniemy w następnym akapicie). W takich przypadkach lepiej sprawdzają się aplikacje typu no-code, które umożliwiają wizualne budowanie logiki procesów i ich monitorowanie w czasie rzeczywistym. Excel może pozostać wtedy narzędziem pomocniczym – np. do analizy danych lub tworzenia raportów – ale nie centralnym elementem systemu operacyjnego firmy.

Trudności z integracją z innymi systemami spoza środowiska Microsoft

Excel nie jest narzędziem naturalnie przystosowanym do integracji z zewnętrznymi ekosystemami IT. Automatyzacja procesów wymaga często przesyłania danych między różnymi aplikacjami, systemami ERP, CRM, OMS, WMS, programami księgowymi – i tu arkusz kalkulacyjny zaczyna odstawać. Co prawda możliwe jest wykorzystanie języka VBA lub dodatków COM do połączeń z zewnętrznymi źródłami danych, jednak jest to czasochłonne, wymaga specjalistycznej wiedzy i często wiąże się z ryzykiem błędów. Automatyzacja zadań takich jak import danych, synchronizacja statusów czy generowanie raportów biznesowych wymaga niestandardowych rozwiązań. Skrypty VBA bywają trudne w utrzymaniu, a ich modyfikacja przez osobę bez dużego doświadczenia z systemami Microsoft może prowadzić do poważnych problemów z jakością danych. Brakuje także gotowych interfejsów do obsługi popularnych narzędzi, przez co proces integracji jest wolniejszy i mniej elastyczny niż w systemach no-code. Nawet wykorzystanie dodatków automatyzacji nie gwarantuje pełnej kompatybilności z nowoczesnymi platformami SaaS. Dlatego w sytuacjach, gdy dane programu Excel muszą być zsynchronizowane z wieloma systemami spoza środowiska Microsoft, warto rozważyć bardziej wyspecjalizowane rozwiązania z wbudowaną logiką integracyjną.

Brak reaktywności na zdarzenia

Jednym z istotnych ograniczeń Excela w kontekście automatyzacji procesów biznesowych jest brak natywnej reaktywności na zdarzenia zewnętrzne. W tradycyjnym arkuszu kalkulacyjnym to użytkownik musi wykonać jakąś akcję – otworzyć plik, zaktualizować dane, wprowadzić zmiany – aby cokolwiek się wydarzyło. Excel sam z siebie nie zareaguje na pojawienie się nowego dokumentu w obiegu, przychodzącego maila czy zmianę w systemie zewnętrznym. Przykładowo, jeśli do firmy trafia nowa faktura, to ktoś musi ręcznie ją dopisać do odpowiedniego arkusza. Zastosowanie narzędzi do automatyzacji procesów pozwala na wykrywanie takich zdarzeń automatycznie – np. poprzez integrację ze skrzynką mailową skanowanie folderów czy bezpośrednie połączenie z bazą danych – i samodzielnie aktualizować dane lub uruchamiać kolejne kroki procesu.

Owszem, Excel oferuje pewne formy automatyzacji, np. poprzez VBA, Power Query, a także integrację z Power Automate, ale każda z tych metod ma poważne ograniczenia. Skrypty VBA działają wyłącznie lokalnie, tylko wtedy, gdy plik Excela jest otwarty, i wymagają ręcznego uruchamiania lub aktywności użytkownika. Nie mogą więc działać w tle ani nasłuchiwać zdarzeń z innych systemów w czasie rzeczywistym. Co więcej, makra często są blokowane przez polityki bezpieczeństwa w organizacjach, a ich rozwój i utrzymanie wymaga znajomości kodu oraz dużej ostrożności – jeden błąd może zablokować cały plik. Z kolei Power Automate, choć oferuje większe możliwości integracji, nadal opiera się na zewnętrznych połączeniach i ma swoje ograniczenia w zakresie skali, szybkości i elastyczności działania w połączeniu z Excela.

W praktyce oznacza to, że Excel nie jest przystosowany do procesów, w których dane muszą być przetwarzane na bieżąco, automatycznie i bez udziału człowieka. Brak prawdziwej reaktywności utrudnia wdrażanie automatyzacji na większą skalę i powoduje, że wiele działań wciąż wymaga ręcznej ingerencji, co zwiększa ryzyko błędów, wydłuża czas realizacji zadań i ogranicza możliwości rozwoju procesów.

Brak kontekstowości danych i elastycznych widoków użytkownika

W przeciwieństwie do nowoczesnych aplikacji no/low-code, Excel nie pozwala na tworzenie ról użytkowników ani widoków dostosowanych do kontekstu pracy. Każdy użytkownik programu Excel widzi ten sam arkusz kalkulacyjny, co prowadzi do chaosu, nadmiaru informacji i ryzyka przypadkowej modyfikacji danych. Jest to znaczące zwłaszcza jeśli zależy nam na stopniowaniu dostępu do danych – nie każdy pracownik powinien widzieć i mieć możliwość zmiany wszystkich informacji. Brakuje tu mechanizmu, który umożliwiałby np. filtrowanie danych automatycznie dla konkretnej osoby czy zespołu. Automatyzacja zadań w Excelu nie rozwiązuje tego problemu, ponieważ opiera się na jednej strukturze danych widocznej dla wszystkich. Makra VBA mogą częściowo ukrywać niektóre informacje, ale nie dają prawdziwej personalizacji. Co więcej, zmiana układu arkusza przez jednego użytkownika wpływa na komfort pracy innych – im więcej osób pracuje na jednym arkuszu tym większy chaos się generuje. W nowoczesnych aplikacjach możliwe jest dynamiczne generowanie widoków zależnych od roli użytkownika – w Excelu takie rozwiązanie wymagałoby zaawansowanego kodu VBA i bardzo skomplikowanego procesu wdrożeniowego. Automatyzacja programu Excel jest więc dobrym narzędziem lokalnym, lecz nie systemowym. Gdy zespół potrzebuje wielu widoków i filtrowania danych w czasie rzeczywistym, lepszym kierunkiem jest przejście na platformy zaprojektowane z myślą o pracy kontekstowej.

Zmniejszona wydajność przy dużych wolumenach danych

Excel świetnie sprawdza się przy analizie niewielkich zbiorów danych, jednak w miarę wzrostu skali, narzędzie zaczyna ujawniać swoje ograniczenia. Gdy arkusz kalkulacyjny zawiera kilkadziesiąt lub kilkaset tysięcy wierszy, działanie formuł, Tabel przestawnych czy nawet prostych filtrów znacznie zwalnia. W wielu przypadkach automatyzacja programu Excel przy pomocy makr VBA przestaje być wystarczająca – skrypty mogą się zawieszać lub generować błędy z powodu przeciążenia. Wydajność dodatkowo obniża się, gdy użytkownik programu Excel próbuje połączyć dane z różnych źródeł, np. poprzez Power Query. Automatyzacja zadań w tak dużych zbiorach wymaga precyzyjnej optymalizacji kodu i dobrej znajomości funkcji programu Excel. Przykład automatyzacji zadań, który działa dobrze na małej próbce, może nie nadawać się do użytku przy masowych analizach. Dla dużych wolumenów lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie baz danych lub aplikacji low-code, które są zoptymalizowane pod kątem przetwarzania i filtrowania danych. Nawet najbardziej zaawansowane funkcje arkusza kalkulacyjnego mają swoje limity i mogą generować więcej problemów niż korzyści w środowisku wymagającym szybkości i niezawodności.

Inne rozwiązania umożliwiające automatyzację zarządzania danymi

Tak jak pisaliśmy wcześniej, zamiast inwestować czas i zasoby w rozbudowę złożonych plików Excel i tworzenie skomplikowanych makr VBA, wiele firm decyduje się dziś na migrację do nowoczesnych platform no-code lub low-code. Tego typu rozwiązania łączą prostotę arkusza z możliwościami baz danych, aplikacji webowych i systemów zarządzania procesami. Przykładem takich rozwiązań są m.in. Smartsheet, Glide czy AirTable – narzędzia, które pozwalają tworzyć elastyczne, skalowalne środowiska pracy bez konieczności pisania kodu.

‍

Dzięki nim można łatwo zautomatyzować wprowadzanie danych, uporządkować przepływy pracy i zapewnić zespołowi dostęp do zawsze aktualnych informacji – również z poziomu przeglądarki lub urządzenia mobilnego. Pozwalają one budować aplikacje biznesowe – np. rejestry, raporty, systemy zgłoszeniowe czy panele analityczne – w środowisku graficznym, czyli bez potrzeby pisania kodu. W przeciwieństwie do Excela, narzędzia te działają w czasie rzeczywistym, wspierają współpracę wielu użytkowników jednocześnie, zapewniają centralizację danych i umożliwiają tworzenie automatycznych przepływów pracy (workflow), które uruchamiają się na podstawie konkretnych zdarzeń. W sytuacjach, gdy w firmie funkcjonuje wiele równoległych arkuszy Excel i brakuje spójnego przepływu danych, przejście na narzędzie low-code może oznaczać ogromny krok w stronę nowoczesnej, zorganizowanej pracy.

‍

Kiedy automatyzacja pracy z Excelem jest opłacalna

Automatyzacja pracy w Excelu nie zawsze jest błędem, są przypadki jej uzasadnionego użycia o ile jest stosowana w odpowiednim kontekście. Nie zawsze warto od razu inwestować w zaawansowane systemy — czasem wystarczy dobrze zoptymalizowany arkusz, który uporządkuje procesy i zredukuje ręczną pracę. Poniżej przedstawiamy sytuacje, w których automatyzacja Excela jest opłacalna i uzasadniona:

1. Gdy procesy są "samowystarczalne" i nie wymagają integracji z innymi systemami lub korzystają wyłącznie z narzędzi Microsoft

Jeśli cały proces może być zamknięty w ramach Excela (lub narzędzi w jego ekosystemie, takich jak Power Query czy Outlook), automatyzacja ma realny sens. Oznacza to, że dane są wprowadzane, przetwarzane i wykorzystywane bez konieczności komunikacji z zewnętrznymi systemami. Przykładem takiej automatyzacji może być przygotowywanie miesięcznego raportu sprzedaży na podstawie danych z kilku plików Excela, z automatycznym filtrowaniem i wysyłką mailem do wybranych odbiorców – wszystko zrealizowane wewnątrz środowiska Microsoft (chociaż oczywiście nie całościowo, ponieważ pobieranie danych sprzedażowych lub ich ręczne uzupełnianie również odbywa się z użyciem zewnętrznych narzędzi). W takich przypadkach automatyzacja pozwala częściowo oszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów w kalkulacjach i przyspieszyć działania operacyjne bez konieczności wdrażania bardziej rozbudowanych rozwiązań.

2. Gdy Excel służy jako narzędzie do testowania i prototypowania nowych procesów

Excel może być świetnym środowiskiem do szybkiego przetestowania pomysłu na automatyzację, zanim firma zainwestuje czas i zasoby w jego rozwój na szerszą skalę. Dzięki prostym formułom, można zbudować działający prototyp automatycznego procesu i sprawdzić, czy rzeczywiście przynosi zakładane korzyści. Na przykład firma chce zautomatyzować proces przygotowywania zestawienia zaległych płatności klientów i przypominania o nich drogą mailową. Zamiast od razu budować rozbudowany system przypomnień, najpierw tworzy w Excelu plik, do którego pracownicy przenosić będą dane z faktur, a następnie automatyzacja w Excelu wyfiltruje nieopłacone pozycje, utworzy gotowe komunikaty e-mail i wyeksportuje je do Outlooka za pomocą VBA. Po kilku tygodniach używania takiego rozwiązania zespół może sprawdzić, czy sposób działania odpowiada ich potrzebom, gdzie występują wąskie gardła i czy warto ten proces rozwijać dalej – np. tworząc dedykowaną integrację z narzędziem do fakturowania. Dzięki temu Excel staje się bezpiecznym "poligonem doświadczalnym", który pozwala tanio i szybko sprawdzić, czy pomysł na automatyzację ma sens.

Potrzebujesz wsparcia przy migracji z Excela? Porozmawiajmy

Excel może być skutecznym narzędziem do automatyzacji prostych, powtarzalnych zadań, szczególnie w firmach, które nie potrzebują jeszcze zaawansowanych systemów. Jego możliwości sprawdzają się najlepiej wtedy, gdy procesy są zamknięte w ekosystemie Microsoft i nie wymagają skomplikowanej integracji. Jednak w miarę rozwoju firmy i wzrostu złożoności danych, Excel zaczyna ograniczać skalowalność i przejrzystość pracy. Jeśli potrzebujesz pomocy w przeniesieniu swoich automatyzacji lub danych z Excela do bardziej zaawansowanych narzędzi, umów się z nami na bezpłatną rozmowę online – pomożemy Ci uporządkować Twoje dane i wdrożyć faktycznie opłacalną automatyzację procesów.