Automatyzacja fakturowania – jak wdrożyć? Zautomatyzuj narzędzia i faktury KSeF

Czym jest i jak wygląda zautomatyzowany proces fakturowania?

Najprościej mówiąc, wszelkie automatyzacje do faktur polegają na usprawnieniu różnych etapów pracy z dokumentami – od pobierania danych z systemów firmowych, przez wystawianie faktur, aż po ich dalszą obsługę. Oznacza to, że faktura może powstawać w sposób zautomatyzowany na podstawie wcześniej zatwierdzonych informacji, np. zamówienia, oferty lub statusu transakcji, bez przepisywania tych samych danych w kilku miejscach.

Warto jednak pamiętać, że proces fakturowania nie kończy się na samym wystawieniu dokumentu. Równie ważne jest odbieranie faktur od kontrahentów, ich katalogowanie, przypisywanie do odpowiednich osób i archiwizacja. Poniżej znajdziesz przykładowy schemat automatyzacji archiwizacji faktur, który pokazuje jeden z możliwych elementów takiego procesu.

W następnych akapitach opowiemy o tym, dlaczego wdrożenie krajowego systemu e-faktur było dla wielu przedsiębiorstw impulsem do rozpoczęcia projektów automatyzacji.

Dlaczego pojawienie się KSeF to idealna okazja na wprowadzenie automatyzacji procesu księgowania?

Wprowadzenie KSeF wymusza analizę obecnych procedur związanych z fakturowaniem. Skoro i tak musisz coś zmienić, zrób to z głową – nie tylko „dostosuj się” do nowych zasad, ale ulepsz obecne procesy. To moment, w którym każdy przedsiębiorca "zabiera się" za:

• przejrzenie dotychczasowych obiegów faktur i dokumentów z nimi związanych (np. załączników),
• pozbycie się zbędnych kroków w całym procesie wystawiania faktur,
• zidentyfikowanie punktów ręcznego wpisywania danych i ich zautomatyzowaniu.

Wprowadzenie KSeF w pewien sposób wymusza na nas analizę obecnych procedur związanych z fakturowaniem. Kiedy ostatni raz zastanawiałeś/-aś się jak wygląda – i przede wszystkim – ile czasu zajmuje wystawianie i wysyłanie faktur w Twoim przedsiębiorstwie? To codzienna czynność, która z pozoru wydaje się prosta, ale po zsumowaniu wszystkich działań – od zebrania danych, przez weryfikację, aż po wysyłkę i archiwizację – może pochłaniać dziesiątki godzin miesięcznie. Czas, który moglibyśmy przeznaczyć na rozwój biznesu, obsługę klientów czy zoptymalizowanie kosztów. Dlatego też, w momencie wprowadzenia krajowego systemu e-faktur, wielu przedsiębiorców przyjrzało się swoim procesom i zaczęło automatyzować powtarzalne czynności.

Wystawianie dokumentów księgowych – co zoptymalizować?

W wielu firmach działy księgowości nadal funkcjonują tak, jakby czas się zatrzymał – menadżerowie zatrudniają kolejnych asystentów do przepisywania danych, ręcznego tworzenia faktur, drukowania papierowych faktur czy pilnowania statusów płatności. Tylko po co, skoro te procesy można z powodzeniem zautomatyzować? Poniżej znajdziesz 3 kluczowe obszary, które warto zautomatyzować w MŚP.

Pozyskiwanie danych – integracja z programami i dokumentami źródłowymi

Czy Twoi pracownicy co miesiąc przeszukują dziesiątki narzędzi, exceli i kanałów komunikacji w celu odnalezienia wszystkich ustaleń z klientami, liczby godzin czy cen usług, które muszą zafakturować? Dzięki automatyzacji faktur, ręczne wyszukiwanie i wprowadzanie danych do dokumentów księgowych to już przeszłość! System fakturujący może automatycznie pobierać je z CRM, ERP, dokumentów z zamówieniami (lub Twojego e-commerce jeśli jesteś sprzedawcą) dzięki czemu faktura tworzona jest na podstawie danych już wcześniej zatwierdzonych co eliminuje błędy i zapewnia oszczędność czasu.

Logika biznesowa i przetwarzanie danych dot. płatności

Automatyzacja faktur pozwala stosować z góry ustalone reguły: np. specyficzne dla Twojej firmy naliczanie rabatów, przypisywanie właściwych stawek VAT, czy wybór szablonów faktur w zależności od typu klienta. Możliwe są również różnego rodzaju automatyczne walidacje: czy kontrahent ma poprawny NIP? Czy warunki zgadzają się z umową? Dzięki temu procesy księgowe nie opierają się na manulanym analizowaniu każdej faktury – wszystkie warunki są  sprawdzane i egzekwowane według ustalonych reguł.

Automatyczne generowanie faktur w odpowiedzi na konkretne zdarzenia

Automatyzacja może tworzyć faktury ustrukturyzowane w formacie xml, z automatyczną numeracją i pełnym zestawem danych wymaganych przez prawo i Twoje firmowe procedury. Dodatkowo możliwe jest automatyczne wyszukiwanie i dodawanie załączników (np. specyfikacji, dokumentów WZ, umów). Jedną z najbardziej istotnych korzyści automatyzacji wystawiania faktur jest to, że dokument może być tworzony w tle i bez ręcznego wywoływania akcji. Ustal, jakie zdarzenie ma wywoływać rozpoczęcie procesu fakturowania, a dokumenty księgowe zostaną automatycznie wygenerowane jako efekt zatwierdzenia zamówienia, zrealizowania usługi lub zmiany statusu transakcji w CRM. Dzięki takiej integracji nie tylko oszczędzasz czas, eliminując ręczne tworzenie dokumentów, ale realnie odciążasz dział księgowości. Nikt nie musi pamiętać o wystawieniu faktur czy śledzić terminów. Faktury powstają dokładnie wtedy, kiedy powinny – jako naturalny element procesu biznesowego – a nie jako oddzielne, manualnie uruchamiane zadanie.

Automatyczne faktury a inne procesy biznesowe w firmie

W praktyce to nie samo wystawianie faktury jest największym wyzwaniem – bo przecież to tylko efekt końcowy całego szeregu działań. Z naszych doświadczeń wynika, że problem zaczyna się wcześniej: w braku spójności między działami, opóźnionym przekazywaniu informacji przez handlowców, niepełnych danych od działu operacyjnego czy konieczności ręcznego potwierdzania transakcji. A więc korzyści automatyzacji procesu księgowania faktur najpewniej zobaczymy, kiedy podejdziemy do problemu całościowo.

Jak efektywnie wdrożyć  automatyzację procesu fakturowania?

Poniżej przedstawiamy 4 proste kroki do skutecznego zastosowania automatyzacji fakturowania w sektorze MŚP:

1. Zrozum, że proces wystawiania faktur nie zaczyna się w księgowości

Faktura to wynik działań wielu działów – sprzedaży, logistyki, obsługi klienta. Sprawdź, gdzie powstają dane do faktury i które działania mają na nią wpływ zanim trafią do działu księgowego.

2. Zidentyfikuj punkty styku z fakturą

Ustal, kto wprowadza dane, gdzie najczęściej pojawiają się błędy i co blokuje sprawny przepływ informacji. To tam usprawnienia będą miały największy efekt.

3. Określ reguły i wyjątki przetwarzania faktur

Zdefiniuj, jakie warunki muszą być spełnione, żeby faktura mogła powstać w sposób zautomatyzowany. Uwzględnij różne modele transakcji, terminy, waluty czy nietypowe scenariusze.

4. Wybór odpowiedniego oprogramowania, które zintegruje się z pozostałymi działami

Automatyczne wystawianie faktur musi być częścią większego ekosystemu – takie usprawnienie powinno pobierać dane z CRM, ERP czy zamówień i przesyłać faktury dalej: do klienta, banku czy zewnętrznej księgowości. Dlatego też gotowe rozwiązania i narzędzia, które traktują automatyzację faktur jako osobny proces, nie zawsze się sprawdzają.

Jeden z naszych klientów napotkał problem podczas korzystania z programu Comarch ERP Optima. Narzędzie nie pozwalało na automatyczne wysłanie faktury na więcej niż jeden adres e-mail. Pracownicy mogli więc przekazać fakturę jedynie klientowi, a sposób pracy i rozliczania wymagał również wysłania kopii do przedstawiciela działu zakupów oraz handlowca. Wdrożenie dedykowanej automatyzacji procesu wystawiania faktur pozwoliło zaoszczędzić naszemu klientowi dziesiątki godzin miesięcznie. Ten przykład pokazuje, że gotowe systemy nie zawsze spełniają wszystkie potrzeby firmy – czasami konieczne jest wdrożenie dodatkowych rozwiązań lub rozszerzeń. W przypadku automatycznego wysyłania faktur w firmie naszego klienta, dopiero dedykowana integracja pozwoliła osiągnąć pełną efektywność procesu.

Realne przykłady automatyzacji faktur – poznaj korzyści zautomatyzowania procesów naszych klientów

Jeśli nadal nie przekonaliśmy Cię, że w automatyzację fakturowania naprawdę warto zainwestować, zapoznaj się z poniższymi wdrożeniami u naszych klientów i dowiedz się, w jakich przypadkach BPA (Business Process Automation) może Ci pomóc. Uwaga, nie będą to standardowe case studies o automatyzacji procesów w programach do faktur – przecież nie po to otworzyłeś/-aś ten artykuł. Poniższe przykłady to bardziej złożone problemy, które pokażą Ci, jak duży wpływ na przetwarzanie faktur mają inne procesy firmowe.

Automatyzacja do faktur w firmie handlowej

Wyzwanie naszego klienta:
Firma handlowa borykała się z nieefektywnym fakturowaniem po zakończeniu sprzedaży. Handlowcy uzupełniali formularz z danymi do faktury w przygotowanym w tym celu oprogramowaniu, a następnie ręcznie dołączali protokół odbioru. Formularz był podstawą do tworzenia i wysyłania faktur przez dział księgowy. Problem polegał na tym, że przez pomyłki dane z formularza często nie zgadzały się ani z pierwotnym zamówieniem, ani z treścią protokołu. To prowadziło do licznych nieporozumień i mailowych ustaleń pomiędzy handlowcami a księgowością – każda faktura wymagała manualnej weryfikacji, poprawiania danych i ponownego potwierdzania. Proces był żmudny, podatny na błędy i generował frustrację po obu stronach.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie:
Przebudowaliśmy cały proces w taki sposób, aby handlowiec nie musiał już wykonywać dwóch czynności – uzupełniać formularza i osobno załączać protokoł odbioru. Zamiast tego wypełnia tylko jeden, uproszczony formularz online, który zawiera wszystkie niezbędne dane – z dodatkową funkcjonalnością ich walidowania (np. zgodność z zamówieniem, kompletność pozycji, poprawność danych klienta). Po jego wysłaniu system automatycznie generuje dokument sprzedaży, który trafia do handlowca mailem w celu elektronicznego podpisu. Ten dokument zastępuje wcześniejszy, ręcznie tworzony protokół i staje się podstawą do wystawienia faktury – bez dodatkowych maili, plików i ustaleń z księgowością.

Efekt automatyzacji księgowania:
Dzięki automatycznemu generowaniu faktur, proces skrócił się z kilku dni do kilkunastu minut. Dział księgowy otrzymuje tylko kompletne i zweryfikowane dane, a liczba błędów i "ręcznych poprawek” spadła niemal do zera. Handlowcy zyskali jasną ścieżkę działania, a firma – płynny, skalowalny i zautomatyzowany system obiegu dokumentów sprzedażowych.

Jak widzisz sam fakt, że w programach do faktur istnieje moduł z automatyzacją, nie zawsze jest rozwiązaniem, czasami należy spojrzeć na dany problem bardziej całościowo, przeliczyć ryzyko błędów ludzkich i przerobić część wykonywanych przez zespół zadań.

Wdrożenie automatyzacji KSeF

Wyzwanie naszego klienta:
Klient zgłosił się do nas, ponieważ szukał rozwiązania, które pozwoli mu sprawnie obsługiwać KSeF bez rezygnacji z dotychczasowego systemu księgowego SAP. Faktury sprzedażowe były przygotowywane właśnie w SAP, a następnie pobierane i przekazywane dalej do klientów. Problem polegał na tym, że centrala firmy nie zgodziła się na odejście od SAP ani przeniesienie obsługi faktur do innego programu z natywną integracją z KSeF. Klient potrzebował więc narzędzia, które połączy obecny sposób pracy z wymaganiami KSeF, a dodatkowo usprawni zarządzanie fakturami zakupu poprzez kierowanie ich do odpowiednich osób w organizacji.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie:
Zaproponowaliśmy klientowi rozwiązanie, które pobiera dane z plików Excel generowanych w SAP i przekształca je do formatu zgodnego z KSeF, uwzględniając różne typy faktur, korekty oraz dodatkowe pola wymagane przez klienta. System waliduje dane, wykrywa błędy i duplikaty, pozwala poprawiać konkretne pozycje bez ponownego ładowania całego pliku oraz zapisuje historię operacji i statusów. Zadbaliśmy także o integrację z KSeF przez token autoryzacyjny, pobieranie numeru KSeF po wysyłce, tworzenie PDF z kodem QR oraz możliwość masowego pobierania dokumentów. Dodatkowo zaprojektowaliśmy panel użytkowników i uprawnień, dzięki któremu faktury mogą trafiać do właściwych osób zgodnie z rolą lub numerem NIP.

Ten projekt pokazuje, w jaki sposób integrację z KSeF można wdrażać na różne sposoby — nie tylko przez gotowe programy do obsługi faktur, ale także przez rozwiązania dopasowane do istniejącego środowiska systemowego firmy. W wielu organizacjach kluczowe nie jest zastąpienie obecnego narzędzia, lecz zbudowanie warstwy integracyjnej, która połączy KSeF z już działającymi systemami, regułami biznesowymi i obiegiem dokumentów.

Automatyzacja księgowania w firmie sprzedającej elementy stalowe

Wyzwanie naszego klienta:
W firmie sprzedającej elementy stalowe proces sprzedaży był rozproszony, oparty na ręcznych działaniach i czasochłonnych weryfikacjach. Pracownicy działu księgowego sprawdzali dane klientów w kilku systemach (CRM i ERP), ręcznie weryfikowali NIP klientów, przepisywali informacje z rozmów telefonicznych i ręcznie budowali ofertę – każdemu produktowi przypisując odpowiedni kod. Po wysłaniu oferty rozpoczynała się mailowa wymiana z klientem, często z negocjacjami cen i warunków zakupu. Aby zaproponować właściwy rabat, handlowcy ręcznie sprawdzali historię zamówień klienta. Po akceptacji oferty, pracownicy ręcznie wystawiali fakturę.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie:
Wprowadziliśmy automatyzację obejmującą cały proces – od pierwszego kontaktu z klientem po utworzenie faktury. Rozmowy handlowe są teraz automatycznie rejestrowane, a na podstawie transkrypcji system tworzy auto notatki, które trafiają do bazy danych i służą jako podstawa do wygenerowania oferty (kosztorysu). System automatycznie (za pomocą API) dobiera pozycje produktów, kody, ceny i rabaty – uwzględniając historię zakupową danego klienta. Dzięki temu, handlowiec otrzymuje gotowy draft oferty, który może zatwierdzić lub edytować, a następnie przesłać klientowi bez konieczności ręcznego wypełniania plików. Gdy klient zaakceptuje ofertę, dane automatycznie trafiają do oprogramowania, w którym na podstawie zatwierdzonego kosztorysu generowana jest gotowa faktura – bez konieczności przepisywania, wysyłania maili czy dodatkowego potwierdzania danych.

Efekt automatyzacji pracy działu księgowego:
Czas przygotowania oferty skrócił się z kilkudziesięciu minut do kilku, a faktura może zostać wystawiona niemal natychmiast po akceptacji oferty – bez udziału handlowca. Zespół przestał ręcznie przepisywać dane z plików, a proces fakturowania został odciążony od błędów i opóźnień.

Ten przykład doskonale pokazuje nam, że często problem nie leży w samym wystawieniu faktury, ale w tym, co dzieje się wcześniej. Zanim dokument trafi do działu księgowego, pracownicy muszą zebrać dane z różnych źródeł, potwierdzić warunki, sprawdzić zgodność z ofertą – i to właśnie te czynności związane z zarządzaniem dokumentacją okazują się najbardziej czasochłonne lub podatne na błędy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usprawnień, jakie wdrażamy u naszych klientów, odwiedź stronę: https://www.sagiton.pl/uslugi/automatyzacja-procesow-finansowych

Jakie korzyści przynosi odpowiednio wdrożona automatyzacja fakturowania?

Odpowiednio wdrożona automatyzacja fakturowania pozwala firmie odzyskać czas, który wcześniej był poświęcany na przepisywanie danych, szukanie dokumentów i wyjaśnianie niezgodności między działami. Dzięki spójnemu obiegowi faktur łatwiej utrzymać kontrolę nad statusami, terminami płatności, załącznikami i osobami odpowiedzialnymi za dany etap. Firma ogranicza liczbę błędów, przyspiesza pracę działu finansowego i zyskuje większą przewidywalność całego procesu sprzedażowo-rozliczeniowego. Co ważne, dobrze zaprojektowane rozwiązanie nie musi oznaczać wymiany wszystkich dotychczasowych narzędzi – często wystarczy połączyć je w jeden sprawny ekosystem.

W efekcie fakturowanie przestaje być osobnym, uciążliwym zadaniem, a staje się naturalnym elementem codziennej pracy firmy.